翰文标书管理及快速生成系统教程.docx

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翰文标书管理及快速生成系统教程

翰文标书管理及快速生成系统

第一章系统概述

随着建筑行业竞争日趋激烈化、规范化，如何快速编制科学合理、规范美观的标书及施工组织设计是建筑企业中标非常关键的事情，本系统是为帮助工程技术人员准确、快速地编制出的标书而开发的。

它具有以下特点：

1、提供大量的标书模板、素材，使您在编制标书时不用输入大量的文字也能快速制作标书。

2、提供了标书管理功能，可以对标书进行建立、调整、归类、备份等。

3、提供了标书编辑功能，对新建和已建标书进行添加、修改还可以导入WORD文档。

4、标书自动生成功能。

5、提供了标书转入模板的功能，随着竞标的增多，标书的积累，您的工作会越来越方便。

第二章标书管理

在编辑制作标书的过程中您会发现虽是不同的标书，但它们却有着许多相同或相近的内容，而同类标书的共同点就更多了，这些相同或相近的内容的标书就可以组织在一起，便于查找或为新的标书制作提供素材。

运行本软件后，在左边出现上下两个窗口，左上方的窗口是进行标书管理和标书编辑的区域，在此窗口内可完成标书的全部制作，如标书的新建、编辑、生成以及导入、备份等。

在左下方的窗口中，有标书常用模板、标书常用素材和用户标书选项，在此处存放了一些标书的范本和素材，在标书制作过程中，可根据内容相同或相近的原则，利用其中一些有用的内容。

也可以把其中某个标书完整地复制（用鼠标右键菜单）到左上方窗口“标书管理”的栏目下，进行重新的编辑和修改。

标书制作区

标书模板区

文档浏览及编辑区

在标书管理及模板、素材页面内使用一棵结构树，它是按照标书不同类型，以树形结构进行分类的。

图标为

的是文件夹分类、图标为

的是标书、图标为①的是一级标题，图标为②的是二级标题，以此类推，图标为

的是文档。

节点不同所进行的操作有所区别。

本系统通过鼠标拖曳和鼠标右键快捷菜单来管理和编辑标书，选中的节点不同，弹出的菜单功能有所区别，如左图所示：

一、增加子文件夹

在新建标书之前，可在“标书管理”栏目下增加一个子文件夹，表示一种新的分类。

也可在原有的文件夹下增加。

操作如下：

（1）、先选中一个文件夹节点或顶级节点。

（2）、单击鼠标右键，弹出下拉式菜单，选中”增加子文件夹”菜单，增加名为新文件夹的节点，表示为一种新的分类。

二、新建标书

新建标书有以下两种方法：

（1）、方法一：

通过复制已建的标书或模板库内的标书样本来建立新标书。

在模板页面中选中一个标书，单击鼠标右键选中”复制”菜单，如左图。

然后在标书页面中选中“标书管理”或“文件夹”节点，单击鼠标右键选中”粘贴”菜单（如右图），即完成标书建立。

然后在进入“编辑标书”状态，根据具体情况进行修改。

（2）、方法二：

先选中“标书管理”或“文件夹”节点，单击鼠标右键，弹出下拉式菜单。

选中”新建标书”菜单，增加一个名为”新工程项目”的节点。

选中后，点击上工作条中的“编辑标书”钮，进入编辑窗口。

在此窗口中，点击鼠标右键可添加标书的各级标题和标题下的文档。

三、标书归类

您可以建立一个分类（文件夹），通过移动标书位置把相同类别的文档放在同一个分类中，从而方便文档的查找。

标书归类有以下两种方法：

（1）、用鼠标选中要移动的标书，按住左键不放，使用鼠标拖曳标书，调整相近的标书位于同一文件夹下面，松开鼠标即可。

（2）、用鼠标右键点击要移动的标书，通过鼠标右键弹出菜单，使用“复制”、“粘贴”、“上移”、“下移”、“升级”、“删除”等功能来调整相近的标书位于同一文件夹下面。

四、浏览文档

如果要了解标书的具体类容，可用用鼠标点击标书节点前的“+”号，此时会出现标书的全部一级标题，再点击标题前的“+”号，直到出现文档节点，单击文档节点，在右窗口显示文档内容。

五、查找功能

本软件提供了大量的标书摸板和素材，为了方便用户快速找到自己需要的内容，本软件提供了“查找”功能。

用鼠标选中文件夹或标书节点，单击右键，选择查找，在弹出的对话框中输入要查找的内容，如“脚手架”，再点击“查找下一个”，在各级标题中含有“脚手架”的，都会被查找出来，这样逐次点击“查找下一个”，就会很方便的找到所需要的内容。

六、备份与导入标书

此功能可对标书进行备份存盘，也可把备份的标书导入出来。

（1）、选择标书节点，单击鼠标右键，弹出右键菜单选择“备份标书”功能，同时可对备份的标书进行命名和存放位置的选择。

（2）、选择“标书管理”或“文件夹”节点，弹出右键菜单选择“导入标书”功能，导入由本软件备份的标书文件，后缀名为.hbk的文件。

第三章标书编辑

在标书管理页面选择一个标书节点，再点击上工具条中的“编辑标书”按键，即可进入标书编辑页面，在这里可增加标书的各级子标题，以及标题下的文档和对文档的编辑，介绍如下：

一、添加子标题

用鼠标的右键菜单可在标书下增加子标题，还可在子标题下增加下一级的子标题。

操作如下：

（1）、选中标书一个节点。

（2）、按下工具条中的按钮或按下鼠标右键选取名为“子标题”的菜单。

（3）、在标书下自动增加一个名为新标题的子节点。

（4）用同样的方法可在子标题下增加下一级的子标题

二、添加新文档

选中一个节点，按下“新建文档”按钮或按下鼠标右键选取“新文档”菜单来添加新文档，这时可在右边的文档栏中输入具体的类容。

三、编辑新文档

在编辑文档时，上工具条中的功能项，如：

视图、插入、格式、工具、表格等，与word中的操作完全一样。

操作如下：

1、选择要编辑的文档节点，然后点击上工具条中“编辑文档”项，也可直接双击要编辑的文档节点。

2、此时上工具条中应显现出“保存”和“退出”两个选项按钮，在此状态下便可进行文档的编辑。

3文档编辑完成后，可按“保存”，把输入的文档保存下来，若不想保存，可在按“退出”时选择不保存。

四、调整标书、标题、文档顺序

若要调整多个标书的排列位置，或要调整标书中各子标题和文档的位置，有如下两种方法：

1、单击要调整的标书（子标题或文档），按住鼠标左键不放，使用鼠标拖曳标书（标题或文档）到预定的位置，松开鼠标即可。

此操作不但可进行位置的改变，也可进行子标题的升级或降级，例如把一级子标题降为二级，或把二级升为一级，以此类推。

2、通过鼠标右键弹出菜单，使用“复制”、“粘贴”、“上移”、“下移”、“升级”、“删除”等功能来调整标题及文档。

五、由模板与素材来创建标题及文档

在屏幕左下方的窗口中提供了一些模板与素材，通过复制模板与素材库内相近的内容来创建标题及文档。

在模板页面中选中一个节点，单击鼠标右键选中”复制”菜单，然后在标书页面中选中一个标书节点或标题节点，在单击鼠标右键选中”粘贴”菜单，即完成新文档及标题的建立，然后可根据具体情况进行修改和编辑。

第四章导入用户已建的WORD文档

如果想把自己已经做好的标书导入到标书软件里（你的标书文件必须是word文件），有下列两种导入方法：

1、导入WORD文档（把整个文档导入到该节点文档里）

选中一个文档节点，按下鼠标右键选取菜单导入WORD文档，在弹出的对话框中选取一个WORD文档，按打开按钮即可。

2、导入WORD标书（按文档各标题自动分别导入）

（1）、首先新建一空标书，然后进入标书编辑状态。

（操作如下：

在新建的标书节点上点右键，在右键菜单中选择“编辑标书”）。

选择导入方式

（2）、然后在该新标书节点的右键菜单中选“导入Word标书”。

（操作如下：

在“标书编辑”页面中的新标书节点上点右键，在右键菜单中选择“导入标书”中的子菜单“导入Word标书”，在弹出对话框中选择要导入的文档，软件会会自动按标题及正文生成各个节点）。

注意：

对要导入的Word文档要设置它的标题级别。

（由本软件生成的标书已自动设置后，不用再设置）。

操作如下：

（1）、用Word软件打开该文档，选择好要设置的标题。

（2）、在上工具栏中样式框中选择为标题（如选择为标题1或标题2等）。

如下图：

第五章生成标书

在组织好标书后，即可以进行生成标书的操作。

单击标书编辑窗口上方的工具条中的“生成标书”按钮或单击鼠标右键，在弹出菜单中点击“生成标书”菜单。

此时会出现标书格式设置窗口，可以根据实际情况设置标书文档的格式、标题、正文、页眉页脚、目录等操作

。

确定标书的格式后，系统即开始生成标书，根据标书组织结构生成标书文本。

生成标书，在生成完毕后，您可以按下“保存”按钮保存生成的标书或按下“退出”按钮回到标书编辑窗口，也可进行打印。

对生成的标书可进行再次修改，修改后的标书的页码和正文中的标题可能与目录的内容不符，此时目录及页码可自动更新。

操作如下：

（1）对标书修改后，此时标书中的页码和标题可能与标书目录中的内容不符。

（2）拉动滚动条到标书最前面目录的位置，单击右键先择“更新域”。

（3）再先择“只更新页码”或“更新整个目录”，这样目录中的页码与标题的显示就与正文的内容完全一样。

在标书编辑状态下，生成的标书还可以导回并按标题格式生成。

具体操作是点击鼠标右键，在“导入文档”菜单中进行选择。

第六章标书格式设置

标书格式是指在标书生成的过程中控制生成标书排版格式的模板。

通过它可以实现以下功能：

1、定制1-9级标题的格式来控制生成文档的标题的样式、对齐字体的大小以及尾随文字段落的格式。

2、定制正文的字体和段落的排版格式。

3、控制是否插入页眉或页脚以及页眉或页脚的内容。

4、控制是否自动插入页码以及页码的对齐方式。

5、控制是否自动生成目录。

系统提供了几种标准的标书样式。

你可以对这些样式进行修改以适应你的需要。

第七章管理模板与素材

如果我们希望对软件提供的模板或素材进行改动、增减，以丰富它的内容，可通过如下方法来完成。

右键点击“标书模板区”，弹出右键菜单，选择“模板修改”菜单，标书模板中的内容就会自动显示到“标书管理区”，这是可对“标书管理区”的模板内容进行修改、添加等工作。

如果要恢复，请点击主菜单中“系统管理”菜单，选择“用户标书管理”及可，如左图所示。