采购与支付管理办法.docx
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采购与支付管理办法
采购与支付管理办法
第一章总则
第一条为加强和规范公司采购管理，保障采购质量、降低采购风险、维护公司合法权益，根据《中华人民共和国招标投标法》、《公司设施维修工程项目管理实施办法》、《公司设备招标采购管理办法》、《公司预算管理办法》、《公司成本费用管理办法》等有关法律法规,结合公司的实际情况，特制订本办法。
第二条本办法对公司采购职责与分工、采购方式、采购审批、采购实施、验收与付款等方面进行规范。
第三条关键名词术语解释
（一）采购：
指一切通过货币支付等方式获取公司生产和运营所需的产品或服务的经济活动。
（二）生产设备：
包括但不限于大中型设备、生产车辆等。
（三）非生产设备：
包括但不限于计算机、打印机、复印机等。
（四）生产用物资：
包括但不限于工属具、大厦灯具、备品备件、生产用燃材料等。
（五）非生产用物资：
包括但不限于办公家具及用品、安防安保、劳保用品、物业用品、低值易耗品等。
（六）服务采购：
包括但不限于劳务外包、维护保养、租赁服务、技术开发研究、软件系统服务、咨询、审计、勘察、设计、监理等（含相关无形资产采购）。
（七）基建工程采购：
包括基建设施、小型建设施工、零星设施修缮等。
（八）公开招标：
以招标公告的方式邀请不特定法人或其他组织投标。
（九）邀请招标：
以投标邀请书方式邀请特定法人或其他组织投标。
指邀请三家及以上供应商报价，根据比价结果择优确定供应商的采购方式。
（十）单一来源采购：
指邀请唯一供应商进行报价和谈判的采购方式。
（十一）小额零星直接采购：
指采购金额较低、不能形成批次，由采购部门自行选择供应商直接采购的方式。
（十二）定向采购：
指经过市场调研，向在业界范围内享有较高声誉、市场占有率高、服务优的供应商进行采购的方式。
（十三）采购部门：
负责实施购买外部服务、产品的部门，完成供应商的准入、询价、谈判等采购工作的部门。
（十四）使用部门：
指采购产品、服务的实际使用部门。
第二章组织与职责
第四条公司各采购部门采购范围划分：
序号
采购范围
采购部门
相关物资、设备及基建工程类
服务类
一
管理咨询、法律咨询服务等
综合办
二
购置安检机、电气设备、照明灯具、制冷及供暖、计算机、打印机、复印机、传真机（一体机）、信息化等设备。
购置燃材料等相关物。
软件系统及其维护、信息化外委服务、网络服务及相关设备维护、通讯、视频监控系统安装与维护、信息化设备等维修
供电外委服务、生产设备检验检测服务、生产设备租赁服务、流动机械设备保养、电梯维护等相关服务，制冷及供暖维护、工属具及生产设备、生产机械等维修
科技信息部
三
行李倒运服务、移泊、卡车倒运等
操作部
四
购置消防、安防安保、警卫及相关物资、劳动保护用品等，安全咨询、培训、评价服务、职业卫生体检安检保安等相关服务
安全监察部
五
基建工程项目施工、基建工程设施修缮、购置生产及相关物资等
车辆大巴租赁服务、工间餐服务、零星修缮、工可研咨询、环能评、招标代理、勘察设计、测量测绘、代建、监理等相关服务、购置办公用品、办公家具等非生产性物资、物业服务、垃圾清运、有害生物消杀灭、环境监测、基建工程配套保养及维护、码头检测、码头升级论证、绿化养护等相关服务
工程物业部
六
教育培训、人力资源及劳务等相关服务
人力资源部
七
广告宣传服务等
招商市场部
（一）采购部门职责：
1.负责编制本部门负责的采购工作的实施细则；
2.负责组织招标工作；
3.负责编制采购建议计划或提出采购申请；
4.负责实施本部门负责的采购项目；
5.负责本部门采购范围内的供应商开发与准入申请；
6.负责采购过程资料的保存和管理工作；
7.负责组织采购验收。
（二）公司各部门为使用部门，其主要职责：
1.提出采购需用申请；
2.提出紧急采购申请；
3.参与采购验收。
（三）计财部职责：
1.审核采购行为是否有预算（或公司相关会议纪要）、是否按要求履行了招标等程序、是否经过审批、权限是否适当、金额支付是否在资金计划范围之内。
2.审核各项原始凭证，复核单据与凭证是否真实、齐备，手续是否齐全，计算是否正确。
3.采用适当方式，按资金计划适时签发有效支付凭证。
4.加强预付账款和定金的管理，加强应付账款和应付票据的管理，定期与采购部门、供应商核对往来款项，如有不符，应查明原因，及时处理。
第三章采购方式划分及选择
第五条根据公司的实际情况，采购的操作方式分为公开招标采购、邀请招标采购、单一来源采购、小额零星直接采购、定向采购；
公司各采购项目原则上应优先通过天津港物资供应平台进行采购。
第六条具备以下条件的，应当采用公开招标的方式进行采购：
（一）法律、法规和政府部门规定必须进行公开招标的；
（二）单批次基建工程采购估算金额在人民币200万元（含200万元）以上的；
（三）单批次生产设备采购估算金额在人民币50万元（含50万元）以上的；
（四）服务类采购，具备招标条件，估算金额在人民币50万元（含50万元）以上的；
第七条具备以下条件的，可以采用邀请招标的方式进行采购：
（一）单批次基建工程采购估算金额在人民币20万元以上（含20万元）、200万元（不含）以下的；
（二）单批次生产设备、材料采购估算金额在人民币20万元以上（含20万元）、50万元（不含50万元）以下的；
（三）服务类采购，具备招标条件，估算金额在人民币20万元以上（含20万元）、50万元（不含50万元）以下的；
具备以下条件的，可以采用简易邀请招标（比价）的方式进行采购
（一）单批次基建工程采购估算金额在人民币0.5万元以上（含0.5万元）、20万元（不含）以下的；
（二）单批次生产设备、材料采购估算金额在人民币0.5万元以上（含0.5万元）、20万元（不含20万元）以下的；
（三）服务类采购，具备比价条件，估算金额在人民币0.5万元以上（含0.5万元）、20万元（不含20万元）以下的；
第八条采购估算金额在人民币0.5万元（不含0.5万元）以下的可采用小额零星直接采购的方式进行采购。
第九条具备以下一种或几种情形，经批准后可采用单一来源采购方式：
（一）因特殊设计、专利产品、新技术推广、抢修及受到使用条件、服务范围、政策要求、行政管理等因素限制，只有唯一供应商可供选择的；
（二）必须保证与原有采购项目兼容、统一或者配套要求，需要继续从原供应商处进行采购的；
（三）突发紧急事故抢修或抢险救灾等紧急情况需要的；
（四）谈判管理成本费用较高与采购项目本身价值相比不值得的。
第十条物资平台无法满足采购需求的，可以采用定向采购方式向指定供应商直接进行采购：
（一）所采购的物资或服务价格透明公开、明码标价，供应商供货、服务范围具有区域便捷优势；
（二）拟选供应商为本地区范围内具有一定规模的综合商场、具有连锁性质的超市、专业性商店或物资产品的生产制造厂家。
（三）向原设备厂家采购服务、技术的
第十一条公司可以实施应急采购程序用来尽快恢复生产与运营秩序、保证公司人员与财产的安全。
实施应急采购程序包括以下情况：
（一）对影响公司连续性运营、存在重大安全及环保隐患的设备、设施进行紧急抢修及其相关物资采购。
（二）发生自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件、极端天气情况、环境污染时需要的救灾应急物资或应急服务。
（三）政府或上级主管单位要求实施紧急或应急状态时需要采购的应急物资或应急服务。
（四）政府或上级主管单位要求在短时间内完成整改或完善所需要采购的物资或服务。
10万（不含）以下由采购部门负责人批准后实施；
10万（含10万）至20万（不含20万）由采购部门负责人上报分管领导批准后实施；
20万（含20万）以上报总经理批准后实施；
采购完成后及时完善相关手续。
第四章采购的审批与实施
第十二条采购审批方式及权限划分：
（一）年度预算内已经明确的项目不再进行重复立项。
（二）年度预算内没有明确的项目应按《公司预算管理办法》相关规定履行预算外审批程序。
（三）采购计划经审批后，采购部门应当根据经批准的采购计划实施采购活动，发生变更的应当及时进行变更审批。
第十三条采购部门应做好采购过程记录，保证采购过程受控，并做好采购过程记录和资料的保管和归档工作。
对采购过程中的重要资料做好保存，如会议纪要、谈判纪要等。
第十四条任何采购或付款行为无论是否签署合同，办理采购（或付款）业务前必须编制采购（付款）申请单，按审批权限批准后方可进行购置工作，没有采购（付款）申请单的发票，财务部门有权拒绝付款。
第十五条凡具备以下条件之一的采购行为必须经公司总经理办公会批准后方可实施：
1.应当公开招标但采取邀请招标或者不进行招标的（通过物资供应平台进行的采购除外）；
2.采用单一来源方式进行采购的（通过物资供应平台进行的采购除外）；
3.限额20万元以上（含20万元）人民币以上的采购行为；
4.其他必须明确双方权利义务或特殊的采购行为。
第十六条需公开招标的，采购部门按国家相关法律、法规和集团公司相关规定组织实施招标采购工作。
第十七条需邀请招标的，由采购部门分管领导确定公司相关部门组成评审会进行评审。
评审后报分管领导和总经理审批。
评审成员与投标人有利益关系的，不得参加评审。
第十八条采用定向采购方式，具备议价条件的，采购部门应与供应商进行议价，尽可能降低采购成本和争取有利的条件与价格优惠。
不具备谈判条件的，如供应商为商场、超市等，采购部门应对价格进行调研,留有痕迹，在条件相同的情况下优先向价格最低的供应商采购产品和服务。
第五章采购合同签订
第十九条按照《集团公司合同管理办法》的相关规定，签订采购合同。
凡具备以下条件之一的采购行为需签定采购合同：
1.采用招标采购方式进行的采购行为；
2.购建及付款期限在1年以上的采购行为；
3.对于采购质量要求较高，具有保质（修）期的采购行为；
4.有预付款的采购行为；
5.零售商店以外直接购买的采购行为；
6.50000元限额人民币以上的采购行为；
7.其他必须明确双方权利义务的采购行为。
第二十条采购部门依据审批后的采购（付款）申请单签署订单（或采购合同）。
订单（或合同）签署完毕后，合同副本（一份）和请购单原件交计财部门保管。
第六章验收与付款
第二十一条订货过程中，如发现订单采购品项名称、规格型号、技术要求、需求数量、交货时间、产地等填报有误时，应立即与需求部门联系，重新填报，不得擅自更改。
第二十二条采购部门经办人应加强与供应商联系沟通，随时掌握制造进度和装运进度，督促供应厂商按时、按量、优质交货。
第二十三条当意外原因导致不能按期交货时，在催促供应商尽早交货的同时，应立即向需求部门通报情况，说明原因，必要时和有关部门采取有效补救措施。
第二十四条当需求部门提出提前或迟后交货要求时，应立即与供应商协商解决，并将协商情况及时反馈需求部门。
第二十五条对于资产类的采购验收，由采购部门组织，申请部门和财务部参与验收。
验收过程应做好记录，并填报固定资产验收单。
第二十六条对于非资产类的采购验收，由采购部门组织，申请部门参与，验收过程应做好记录。
第二十七条采购与验收应当分离，验收不得由采购经办人员单独办理。
第二十八条如果验收过程中发现诸如缺货、货损、不合格品等问题，由采购部门负责与供应商进行协商解决，进行补货、退换等。
第二十九条验收通过后，采购部门根据合同约定和公司有关规定办理采购付款手续。
第三十条使用部门在使用过程中，如有因质量差、数量不足、性能低或参数达不到实际要求时，应将信息及时反馈采购部门。
使用部门在反馈信息时，须采用书面报告的形式说明情况，采购部门以此作为退货、索赔的依据。
第三十一条付款后发生退货的，采购部门应与供应商协商将货款退回，并将退回的货款交到公司计财部后，才能将货物退还给供应商。
第三十二条付款程序，执行财务部相关要求。
第七章附则
第三十三条本办法由计财部和总经理办公会负责解释。
第三十四条本办法自发布之日起执行。
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