采购及付款循环.docx

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采购及付款循环

第一節廠商聯繫管理作業CP101

1、作業程序

1、建立廠商檔案

（一）、採購經辦單位應建立「協力商資料表」，針對各協力商填具「供應商選擇評估基準表」，以作為繼續往來及評估其與本公司協調配合程度之參考依據。

（二）、廠商檔案除註明聯絡基本資料外，並應就其與本公司往

來供貨能力及品質狀況加以記錄，並編製「合格供應商

一覽表」。

（三）、採購單位除與廠商保持密切聯繫外，並應隨時注意市場

及產業變化狀況與潛在廠商的發展情形，以有效掌握市

場行情資訊，進而作為採購詢、議價之參考依據。

（四）、若供應商發生重大異常狀況（如倒閉、交期嚴重拖延、

品質嚴重不良等），採購人員應填具「簽呈」提出報告,

經廠長裁示是否除名。

2、控制重點

1、主要往來廠商基本資料是否建檔管理，並適時更新記錄，作為詢價對象選擇之參考。

2、重要廠商之供貨能力及製造品質與信用，是否有效掌握瞭解。

3、使用管理表單

1、協力商資料表。

二、供應商選擇評估基準表。

三、合格供應商一覽表。

四、簽呈。

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第二節請購作業CP102

1、作業程序

採購需求之請購內容包括：

1、提出需求

（一）、原物料：

固定使用或耗用量大的原物料。

（二）、副料：

非生產主要原料、但不可或缺，其需用時間與數

量較難控制者。

2、檢查庫存

請購前應先檢查存貨是否有下列情形

（一）、請購之商品品名、規格是否有替代品可替代。

（二）、倉庫庫存量是否充足。

3、請購單填具

（一）、設備或用品之採購由使用單位依所需提出「設備物品請購單」，並經核准。

（二）、原物料則由生管單位填具「請購單」，並經核准。

4、請購變更

請購單位對於請購之原物料或設備，倘有變更原請購之規格或數量等事項時，由原請購單位持經主管核准變更之請購單，通知採購單位；或將原請購單作廢，重新申請核准。

5、若有緊急採購案件，應於「請購單」上註明急件或特急件，以

利採購單位優先採購。

2、控制重點

1、需用日期是否明確、避免延遲上線生產。

2、備運期間是否充足。

3、請購單是否確實開立且連續編號。

4、核准是否依照核決權限辦理。

5、追查是否有延遲採購情形。

6、緊急採購是否為必要，並應查明原因。

3、使用管理表單

1、請購單。

2、設備物品請購單。

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第三節採購作業CP103

1、作業程序

1、查詢廠商資料

（一）、準備採購。

（二）、調閱廠商資料，瞭解過去採購及詢價資料。

（三）、向廠商詢價。

2、購買方式

（一）、詢價：

如屬經常購買性商品，每次採購前不做詢價作業，惟須不定期向長期廠商詢價一次；其餘如屬新開發之產品，除供應廠商稀少者外，應於採購前向二家以上之廠商詢價，並取得報價單。

（二）、比價：

採購人員應對廠商之規格、品質能符合請購之要求後，再做比價分析，並以為議價之參考；比價結果，最低價如有二家以上報價相同時，應以交貨日期較短及信譽較佳者優先採用。

（三）、議價：

依比價之結果，認為價格太高，則進行議價；議價時，除應確定品質規格、交貨期限及付款方式外，應考慮售後服務、保固期間等條件。

3、決定訂購事項

（一）、決定訂購前，應核對請購事項，確保請、訂購相符。

（二）、廠商之決定按照下列原則辦理：

1.原則上採用各報價中最低廉者，惟仍應考慮廠商之付款條件、交貨時間、信用狀況、品質性能等實質條件作為選擇因素。

2.對於本公司商品在品質上較優者。

3.兩家以上之價格相同者，應採用有名廠牌或殷實廠商。

（三）、經過比價、議價後，由採購單位下「採購單」，經權責主管核准後，正式辦理訂購手續。

（四）、採購單位應書明規格、交貨量及交期，送供應廠商回簽記錄。

（五）、重要之採購應訂定買賣契約。

2、控制重點

1、廠商資料記錄是否詳實，是否隨時更新。

2、價格資料收集是否完整。

3、重要之採購是否訂定買賣契約。

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4、預備訂購之數量及價格是否考慮周詳。

5、決定訂購前是否有核對請購事項，確保請、訂購相符。

6、「採購單」是否確實填寫且連續編號，並經主管簽核。

七、核對採購單是否有供應商回簽。

3、使用管理表單

1、採購單。

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第四節驗收作業CP104

1、作業程序

1、收料之前置作業

（一）、採購單位應隨時與倉儲單位保持連繫，將屆交期而未交

之採購案，跟催廠商交貨。

（二）、倉儲單位於收到廠商交貨通知前，應準備卸料工具及規

劃安排儲放位置。

2、點收與核對

（一）、廠商交貨時、倉儲人員、使用單位及相關單位應就廠商

檢附之送貨單、發票與採購單核對無誤後，請廠商於指

定卸貨地點卸貨。

（二）、卸貨完畢後，倉儲人員應核對數量，點收貨品，並開立

「收料單」，列明廠商名稱、品名、數量及驗收日期後、

經權責主管核准。

（三）、倉儲人員發現送來之貨品，與採購單數量不符或有其他

異常情況時，必須在「收料單」上書明實收數量或不符

狀況並通知採購人員，以為付款之參考。

（四）、收料單應預先連續編號，遺漏或作廢應註明原因並經核

准。

（五）、如係分批收料，倉儲人員應於收料單上註明分批收料日

期及數量，並通知採購人員。

（六）、各項違約事件之處理，應依公司規定辦理。

（七）、非原料的物品到達要填寫物品驗收單。

3、檢驗作業

（一）、收料人員收料後，品管單位應依進料檢驗程序進行檢驗

並開立「進料檢驗報告表」。

（二）、材料檢驗程序應包括

1、取樣樣品數。

2、依該材料使用性質之重要性列出檢驗項目。

3、各檢驗項目之品質水準或可接受範圍。

（三）、檢驗人員應根據實際收貨之數量，以隨機抽樣方式選取

樣品。

（四）、檢驗人員應就檢驗結果加以評定，是否收貨或退貨，並

於收料單上簽核。

四、入庫記帳

倉儲人員依料號點收後，每日輸入電腦系統之「收料單」並核

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對日期、料號及數量；並將「收料單」送採購單位辦理請款作

業。

五、索賠作業

若檢驗不合格時，則依批示辦理退貨、扣款、索賠之手續。

2、控制重點

一、收料單是否預先連續編號，遺漏或作廢是否註明原因並經核准。

二、收料單內容是否確實填寫並簽核。

三、如係分批收料，倉儲人員是否於收料單上註明分批收料日期及數量，並通知採購人員。

四、各項違約事件之處理，是否依公司規定辦理。

3、使用管理表單

1、採購單。

2、收料單。

三、進料檢驗報告表。

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第五節與合約不符作業CP105

1、作業程序

1、廠商送貨之交期應列入管制，其有逾期交貨而影響生產作業等情事者，除應催辦送交外，應按合約規定請求賠償。

2、送貨數量之短溢，應於收料當時請廠商送貨人員簽核確認。

3、破損、變質、或其他與訂單條件不符者，應經品管確認後，立即尋找廠商解決，避免拖延而發生責任歸咎困難等問題。

4、所交貨品之品質、規格不盡符合但可使用者亦屬違約，如因急需不能等候更換，改以減價收貨者，需於收料單上註明清楚。

5、退料處理程序

（一）、資材單位收料並開立「收料單」後，通知品管單位進行

檢驗，如屬供應商供貨品質不良者，品管單位於加註處

理意見後，由資材單位通知採購單位尋求供應商協調解

決。

（二）、供應商同意退貨時，資材單位應即開立「退貨單」，並

轉會計單位辦理登帳及扣減貨款等事宜。

（三）、供應商之品質瑕疵及處理狀況，應作成適當記錄後立即

更新供應商檔案。

2、控制重點

1、退料單是否有預先連續編號，遺漏或作廢是否有註明原因並經

核准。

3、使用管理表單

1、退貨單。

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第六節付款作業CP106

1、作業程序

1、請款

（一）、倉儲單位辦理完收料手續，並經品管單位檢驗合格後，

應即將各項單據送採購單位，由採購單位彙整辦理請款

作業。

（二）、會計單位依據採購人員填具之「請款單」，核對發票、

收料單、廠商送貨單等憑證，核對無誤後登錄傳票入帳，

交出納人員開立支票。

（三）、每月屆付款到期日，以現場領票或郵寄方式給廠商。

（四）、報關費、運費、雜費等其他費用;請款單位應填具「報銷單」，連同發票或相關憑證、呈報主管核准後轉會計單位請款。

（五）、會計單位依據請款單位送來之「請款單」編製傳票後，

交出納人員辦理現金、票據之交付、登記。

2、開立支票作業

（一）、除零用金支付外，其餘原則上應以抬頭劃線禁止背書轉

讓之支票支付。

（二）、支票之到期日應與付款條件相符。

2、控制重點

一、採購案是否有辦妥驗收手續，是否有檢齊相關憑證辦理請款。

二、製作支出傳票與開立支票人員是否分置二人。

三、付款是否依會計制度及票據管理辦法辦理。

四、所有應付帳款是否依規定辦理，並經主管核准。

五、應付帳款是否設置明細帳，並定期與總帳核對。

6、會計單位收到請款單後，是否審核其支付憑證是否齊備。

7、已付款之原始憑證是否加蓋付訖章，以避免重複付款或冒用情

形發生。

3、使用管理表單

1、請款單。

2、收退料匯總表。

3、報銷單。

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