程序文件参考文件.docx
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程序文件参考文件
受控状态：
受控
版次/修改状态：
A/0
分发号：
（）
程序文件汇编
编制:
刘峰、赵蕾
审核：
刘洪君
批准:
王纯军
2016-03-01发布2016-03-10实施
山东金太阳设备制造有限公司
序号
程序
编号
页码
1
文件和资料管理控制程序
JTY/CX-A-01
2
法律法规与其他要求控制程序
JTY/CX-A-02
3
记录控制程序
JTY/CX-A-03
4
管理评审控制程序
JTY/CX-A-04
5
人力资源控制程序
JTY/CX-A-05
6
员工职业健康管理程序
JTY/CX-A-06
7
产品实现策划控制程序
JTY/CX-A-07
08
环境因素/危险源辨识、风险评价控制程序
JTY/CX-A-08
09
合同评审控制程序
JTY/CX-A-07
10
相关方施加影响管理程序
JTY/CX-A-10
11
信息交流控制程序
JTY/CX-A-11
12
采购管理控制程序
JTY/CX-A-12
13
生产过程控制程序
JTY/CX-A-13
14
测量与监控设备控制程序
JTY/CX-A-14
15
内部审核控制程序
JTY/CX-A-15
16
产品的监视和测量控制程序
JTY/CX-A-16
17
运行控制程序
JTY/CX-A-17
18
应急准备与响应控制程序
JTY/CX-A-18
19
废弃物管理控制程序
JTY/CX-A-19
序号
程序
编号
页码
20
化学危险品管理控制程序
JTY/CX-A-20
21
能源、资源消耗管理程序
JTY/CX-A-21
22
合规性评价控制程序
JTY/CX-A-22
23
不合格品控制程序
JTY/CX-A-23
24
事故、事件、不符合管理程序
JTY/CX-A-24
25
纠正措施控制程序
JTY/CX-A-25
26
预防措施控制程序
JTY/CX-A-26
27
数据分析控制程序
JTY/CX-A-27
28
标识与可追溯性控制程序
JTY/CX-A-28
29
产品防护控制程序
JTY/CX-A-29
文件和资料管理控制程序
（JTY/CX-4.2.4-01）
1、目的
确保质量/环境/职业健康安全管理体系的所有文件、资料，均能保持其适用性、有效性，安全、系统地被管理与使用。
2、范围
适用于下列文件和资料的管理：
2.1管理手册；
2.2程序文件；
2.3第三层次文件；
2.4表单；
2.5外来文件；
3、定义
3.1受控文件：
具有制修订与分发记录，修订后须重新分发。
失效/废止版本须由办公室依本程序收回及销毁，并应随时保持最新版本的文件，盖有红色“受控”章。
3.2非受控文件：
3.2.1未盖有任何识别章的文件，仅供持有人参考；
3.2.2分发时是最新版本，但修订后不再另行分发。
废止后无须收回及销毁。
3.3管理手册
是公司建立符合GB/T19001-2015idtISO9001:
2015、GB/T24001-2015idtISO14001:
2015、GB/T28001-2011标准的要求，落实质量/环境/职业健康安全管理体系方针、目标最基本的方法。
3.4程序文件
管理手册中重点所延伸、引用的下一层次文件，是管理体系各重要作业程序的运作文件。
3.5第三层次文件
程序文件中作业内容所延伸引用的下一层次文件，是质量/环境/职业健康安全管理体系各重要作业程序的运作文件。
这一类的作业包括各种制度、规定、要求、规范、作业指导书等。
3.6表单
包括各类表格、图表、原始记录的记录格式。
3.7外来文件
来自公司外部的文件，如来自客户图纸、资料、供应商的产品规范说明书、国家标准、国际标准、法律、法规，设备说明书等。
3.8内部资料：
公司内部所订的技术资料、与管理体系有关的公司临时文件。
3.9外部资料：
公司外部所订定的各类标准，而为公司所引用者。
4、权责
4.1文件的制修订、审批：
4.1.1管理手册：
①办公室组织制修订；
②管理者代表（质量负责人）审核；
③总经理批准。
4.1.2程序文件：
①办公室组织制修订；
②管理者代表（质量负责人）审核；
③总经理批准。
4.1.3第三层次文件：
①相关部门主管组织制修订；
②部门主管审核；
③管理者代表（质量负责人）批准。
4.1.4外来文件：
①办公室负责收集；
②管理者代表（质量负责人）审核；
③总经理批准后使用。
4.2办公室负责：
内、外部资料的登录、分发、签收、回收、归档与销毁。
建立受控文件清单，收缴旧版、登录新版文件。
5、内容与要求
6.1文件编号及文件版本号
a）、管理手册编号
JTY/SC—□□□□
代表发布年号
代表“管理手册”
代表“山东金太阳”公司简称
b）、程序文件编号
JTY/CX□—□□□
代表“程序文件”流水号
代表标准条款号
代表“程序文件
代表“山东金太阳”公司简称
c）、第三层次文件编号
JTY/T□□—□□□
代表流水号
制修订部门代码
第三层次文件分类代码
代表“第三层次文件”
代表“山东金太阳”公司简称
第三层次文件代码：
W-作业指导书；Z-制度；Y-检验文件；G-岗位任职要求A-安全管理制度。
d）、质量表单编号
JL□—□□□
表单流水号
部门代码
记录表单
5.2文件架构
a）、管理手册架构
按GB/T19001-2015idtISO9001:
2015、GB/T24001-2015idtISO14001:
20015、GB/T28001-2011标准编订，并明确体现章节内项目对应的程序文件、作业指导书。
b）、程序文件架构
①目的；
②范围；
③定义；
④权责；
⑤流程图；
⑥内容与要求；
⑦相关文件；
⑧相关记录。
c）、作业指导书架构
作业指导书的编写由相关制修订部门视实际需要自行制定，以有效表示内容为目的，易于阅读、了解、使用。
5.3文件制定、修订、废止：
5.3.1文件制修订
①文件若需要制修订时，由经办责任人提出《文件修改申请表》，经部门主管核准后，由原制订承办人确定文件修订内容，确定文件版本号，联同《文件修改申请表》一并呈送相关权责部门主管审核，批准后发行。
②若是文字错误，而不影响实质大意，则直接由各制修订部门在文件上更改签章后，一并纳入下次新版本修订内容之一。
③在文件审核、批准阶段，若有任何意见都由制修订部门修改。
6.3.2文件废止：
①相关部门由办公室填写《文件作废申请表》经原文件审批部门审批后作废。
②作废后的文件填写《作废文件清单》，作废原文件需销毁的，管理者代表批准后由办公室予以销毁。
5.4文件分发、回收：
5.4.1经批准发行的文件，均加盖红色“受控”章。
办公室依据《文件制修订申请表》上确定的范围，通知各位主管在《文件发放登记表》上签收。
5.4.2因份数不够或其它原因所致需持有文件的部门，可向办公室申请补发。
5.4.3所有发行文件应建立《受控文件清单》，以便于文件发行管理及备查。
5.4.4文件修订或废止时，办公室须收回各种相关旧版或废止文件，并予销毁。
5.5文件存档、销毁：
5.5.1文件存档：
①发行文件的原稿磁盘和书面文件原件，均由办公室存档。
②任何文件，办公室仅存档最新版本及前一版本。
前一版本的文件封面及每章节首页加盖“旧版”识别章。
③各类表单、记录的保存期限至少3年。
5.5.2文件销毁
办公室收回的失效文件应销毁。
因参考需要的文件必须加盖“作废”章。
过期的表单、记录由保存单位自行销毁。
5.6文档管理：
5.6.1现场使用的文件须置于作业现场，非现场使用的文件使用部门必须集中保管；
5.6.2文件使用单位应建立《受控文件清单》，以便管理和查阅；
5.6.3所有部门的文件档案管理应纳入内部审核项目中，以确保文件管理系统的正确运行。
5.6.4任何文件发行，须以电脑打印，其它版本一律无效。
文件经审核批准后，将磁盘交至办公室，文件修订时，从办公室借取原案磁盘，使用后交还办公室。
5.6.5文件评审
①定期评审：
在管理评审会议上，由管理者代表（质量负责人）报告质量管理体系的有效性、适宜性、充分性，并共同决议相关文件修订与否。
②不定期评审：
管理者代表（质量负责人）或相关部门主管，如发现质量管理体系的有效性、适宜性、充分性有缺失时，可提议召开会议，进行文件评审。
5.6.6外来文件管理：
①办公室应将外来文件登录于《外来文件清单》，并视需要，全数或局部发行给需要单位。
办公室可不必保留原版。
②办公室应每年至少一次对有改版可能性的外来文件，了解是否有最新版，如有应取得，并视实际需要进行发放。
5.7文件的电子媒体的控制
5.7.1对于存贮于计算机硬盘、软盘、光盘等电子媒体形式的文件，由办公室负责单独登记入《受控文件清单》中，并注明保存日期、到期强制性换新盘复制。
5.7.2电子媒介保存文件的复制期限：
a.光盘保存期8年；
b.硬盘保存期5年；
c.软盘保存期1年；
5.7.3保存期内应注意防潮、防磁、防辐射、不得重压等。
5.8与管理体系有关的其它公司文件（含正式文件、便文）的管理：
5.8.1与管理体系有关的其它文件是为临时解决管理体系中出现的问题而发的专文，属于临时性第三层次文件。
5.8.2与管理体系有关的其它文件有效期为第三层次文件版本升级之前。
若需要继续使用该文件，应重新审核、批准后，编入第三层次文件方能使用。
5.8.3与管理体系有关的其它文件不得与管理体系基本条款相违背，否则该部分无效。
6、相关文件
6.1记录控制程序
7、应用表单
7.1受控文件清单JL-4.2.3-001；
7.2文件发放/回收记录表JL-4.2.3-002；
7.3外来文件清单JL-4.2.3-003.
7.4文件修改申请单JL-4.2.3-004
法律法规与其他要求控制程序
（JTY/CX-4.3.2-01）
1.目的
明确本公司的活动、产品、服务中适用于环境因素、危险源的法律、法规及其它要求之收集、识别、登记的渠道及管理控制方法。
2.适用范围
适用于公司范围内所有活动、产品、服务的环境因素、危险源有关的法律、法规及其它要求。
3.定义（无）
4.职责与权限
4.1办公室
a）负责收集、登记、识别及保存适用于公司的相关环境和职业健康安全的法律及其它要求。
b）负责向公司各部门传达有关法律、法规及其它要求。
4.2各部门
a）负责对本部门员工实施相关法律、法规及其它要求的教育培训。
b）负责将有关法律、法规及其它要求的内容纳入各个指导书中，并贯彻执行。
5.内容与要求
5.1法律、法规及其它要求的范围
本公司的活动产品服务所必须遵守的与环境和职业健康安全相关的法律法规及其它要求的范围包括：
a）国家性法律、法规、条例、规章及标准
b）地方性法律、法规、条例、规章及标准（含山东省、德州市颁发的）
c）国际公约、国际田联相关要求
d）行业协定、相关方要求等
5.2法律、法规及其它要求的收集渠道
办公室须按以下各种方式来收集有关的法律、法规及其它要求：
a）每季度一次向市环保局和消防部门联系、搜集和购买。
b）不定时地上网查询并下载。
c）订阅有关报刊杂志，予以摘录。
d）不定时地在书店中（如：
新华书店）查找并购买。
e）不定时地向有关部委、行业协会或顾问公司咨询及收集。
5.3法律、法规及其它要求的登记
办公室对所收集到的法律、法规及其它要求进行登记，在《适用的法律与其它要求一览表》中记入相关内容。
4.4法律、法规及其它要求的识别
a）办公室须对所收集到的法律、法规及其它要求进行评审，并把适用于本公司的识别出来，若其中只有部分条款及内容适用，办公室则须摘录。
b）对确定适用于本公司的法律、法规及其它要求，办公室尚需在《法律法规摘录》中记入相关适用内容。
5.5法律、法规及其它要求的管理控制
5.5.1法律、法规及其它要求的传达
a）办公室须将确定为适用于本公司的法律、法规及其它要求或对其的摘录形成文件分发给公司的相关部门并做好记录，执行《文件控制程序》。
b）公司各部门在接收到办公室发来的法律、法规及其它要求后，应针对其中具体的条款内容组织相关员工学习，并做好培训记录，具体的则根据《人力资源控制程序》。
c）需要时，各部门应将法律、法规及其它要求中的具体要求纳入各个指导书中，以确保员工能贯彻执行。
5.5.2法律、法规及其它要求的保存
办公室须将初始收集到的法律、法规及其它要求和已形成文件的法律、法规及其它要求妥善保管，前者只要求编号登记，后者还要求受控管理。
5.5.3法律、法规及其它要求的变更
办公室应定期跟踪相关法律、法规及其它要求的时效性，当其发生变更时及时更新《适用的法律与其它要求一览表》。
法律法规更改后应及时收回原失效版本，换发新文。
5.6法津、法规及其它要求符合的监测
办公室每年组织一次适用的法律法规和其他要求的遵守情况的综合评价,按《合规性评价控制程序》执行。
5.7活动、产品、服务变更
a）当公司的活动、产品、服务发生变更时，首先由各部门按《环境因素识别和评价程序》中规定的方法识别出新的环境因素。
b）办公室则根据新识别出来的环境因素调查有无涉及新的法律、法规及其它要求，若有，则按本程序中规定的方法进行相应处理。
6.0相关文件
6.1《环境因素/危险源辨识、风险评价和控制策划程序》
6.2《文件和资料管理控制程序》
6.3《合规性评价程序》
7.记录
7.1《适用法律法规清单》JL-4.3.2-001
记录控制程序
（JTY/CX-4.2.4-01）
1、目的
对质量/环境/职业健康安全管理体系运行产生的记录进行管理和控制，以保证质量/环境/职业健康安全管理体系符合规定要求的程度，并为质量/环境/职业健康安全管理体系运行的有效性提供客观依据。
2、范围
本程序适用于产品质量形成过程、服务过程和质量/环境/职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录。
3、定义
3.1主管：
指在公司的管理体系中，在特定职能方面具有独立处理所属业务的权责的负责人。
4、权责
4.1办公室是本公司记录的管理部门。
4.2使用部门负责本部门记录的设计、使用及日常管理。
5、流程图（无）
6、内容与要求
6.1办公室负责建立记录的清单。
6.2使用部门负责本部门记录的设计，由办公室负责记录的统一审核、统一印制发放和使用。
6.3记录的填写、修改
6.3.1记录的填写要及时、准确、清晰、完整、字体工整，并由记录人员签名方为有效；
6.3.2记录不得擅自涂改，不得填写与记录表格要求无关的内容，记录内容确需修改时将修改部分用横线划掉，并由修改人在修改处签字。
6.3.3记录要求被发送到其它部门时，应明确在表格尾部或右侧注明该记录的总联数及第几联或注明送交何单位；
6.3.4记录为流动作业人员所使用时，必须随身携带足够的数量和种类的相应表单。
6.4记录的管理
6.4.1收集、装订、归档。
a.各部门负责本单位记录的分类收集、装订成册、归档管理。
b.办公室负责对本公司记录进行统计编号，建立记录清单。
c.当体系文件版本整体性升级时，相关表单格式必须适应新文件要求，其格式版次也相应升级。
6.4.2储存
a.记录保存期至少三年，储存注意防火、防盗、防涂改、防损坏、防丢失；
b.空白表单和记录不得挪作它用。
6.4.3查阅
a.合同要求时，在保存期内的记录要提供给顾客或其代表查阅，查阅前必须经办公室主管批准并进行登记。
b.涉及保密性的记录经总经理批准。
c.本公司有关部门或人员查阅时，应经办公室主管的同意，并建立记录借阅登记台帐，注明借阅时间，归还期限、许可人等信息。
6.4.4处理
a.对超过保存期的记录，由保存单位自行销毁；
b.公司特殊规定的含重要技术、试验数据的质量记录不得擅自销毁。
如销毁，须经办公室主管和总工程师联合签字。
6.5记录的检查
办公室根据需要随时对各部门使用的记录填写情况进行检查，发现问题按《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》进行整改。
7、相关文件
7.1文件和资料管理控制程序；
7.2纠正措施控制程序。
7.2预防措施控制程序。
8、应用表单
8.1记录清单JL-4.2.4-01
管理评审控制程序
（JTY/CX-5.6-01）
1、目的
按计划的时间间隔评审质量/环境/职业健康安全管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
2、范围
本程序适用于总经理对公司质量/环境/职业健康安全管理体系的评审。
3、定义（无）
4、权责
4.1总经理负责主持管理评审会议。
4.2管理者代表（质量负责人）负责向总经理报告质量/环境/职业健康安全管理体系的运行情况，提出改进建议，编写相应的管理评审报告。
4.3办公室负责评审计划的制定、收集并提供管理评审所需的材料，负责对评审后纠正预防措施进行跟踪和验证。
4.4内审员负责对评审后纠正预防措施进行跟踪和验证。
4.5各相关部门准备并提供与本部门工作有关的评审所需的材料，并负责落实评审中提出的纠正、预防措施。
5、流程图（无）
6、内容与要求
6.1.1管理评审计划
每年至少进行一次管理评审活动，可结合内审的结果进行，也可根据需要安排。
6.1.2办公室在每次管理评审前一个月编制《管理评审计划》，报管理者代表（质量负责人）审核，总经理批准，计划主要内容包括：
a.评审时间；
b.评审目的；
c.评审范围及评审重点；
d.参加评审部门人员；
e.评审依据；
f.评审内容。
6.1.3当出现下列情况之一时可以增加管理评审频次：
a.公司机构改革、产品范围和资源配置发生重大变化时；
b.发生重大质量/环境/职业健康安全事故或用户关于质量/环境/职业健康安全有严重投诉或投诉连续发生时；
c.当法律、法规、标准及其它要求有变化时；
d.市场需求发生重大变化时；
e.即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核时；
f.质量/环境/职业健康安全管理体系审核时发生严重不合格时。
6.2管理评审输入
管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：
a.审核结果，包括第一方、第二方、第三方质量/环境/职业健康安全管理体系审核、产品质量审核结果；
b.顾客的反馈，包括顾客满意度的测量结果以及与顾客沟通的结果等；
c.过程的测量的结果和产品的合格率，包括对过程、产品的测量和监视；
d.改进、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果；
e.以往管理评审跟踪措施的实施及有效性；
d.可能影响质量/环境/职业健康安全管理体系的各种变化，包括内外环境的变化，如法律法规的变化、新技术、新工艺、新项目的开发等；
e.质量/环境/职业健康安全管理体系运行情况，包括质量/环境/职业健康安全方针和目标指标的适宜性和有效性；
f.资源的需求、职责的再分配等。
6.3评审准备
6.3.1计划评审前，办公室以书面形式向管理者代表（质量负责人）汇报现阶段质量/环境/职业健康安全管理体系运行情况并提交本次评审计划，由管理者代表（质量负责人）审核，总经理批准。
6.3.2办公室根据评审输入的要求，组织资料的收集，准备必要的文件，评审资料由管理者代表（质量负责人）确认。
6.3.3办公室向参加管理评审的人员发放《管理评审通知单》，及本次评审计划和有关资料。
6.4管理评审会议
6.4.1总经理主持评审会议，各部门主管及相关人员做好签到并对评审输入做出评价；对于存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施，确定责任人和整改时间；
6.4.2总经理对所涉及的评审内容做出结论（包括对质量/环境/职业健康安全方针、目标、组织机构、过程控制、文件等方面的评价）；
6.5管理评审输出
6.5.1管理评审的输出应包括以下方面有关的措施：
a.质量/环境/职业健康安全管理体系及其过程的改进，包括对质量/环境/职业健康安全方针、目标、组织机构、过程控制、文件管理方面的评价；
b.与顾客要求有关的改进，对现有产品符合要求的评价，包括是否需要进行产品、过程审核内容相关的要求；
c.资源需求等。
6.5.2会议结束后，办公室根据管理评审输出的要求整理好会议记录并进行总结，编写《管理评审报告》，由管理者代表（质量负责人）审核，交总经理批准，并发至相应部门并监督执行。
本次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。
6.6改进、纠正预防措施的实施和验证由办公室或生产部根据《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》的规定，对纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。
6.7如果评审结果引起文件更改，按《文件和资料管理控制程序》有关要求执行。
6.8评审产生的相关的记录应由办公室按《记录控制程序》保管，包括管理评审计划，评审前各部门准备的评审资料、签到簿、评审会议记录及管理评审报告等。
7、相关文件
7.1《内部审核控制程序》；
7.2《纠正措施控制程序》；
7.3《预防措施控制程序》；
7.4《文件和资料管理控制程序》；
7.5《记录控制程序》
8、相关记录
8.1《管理评审计划》R-A-007；
8.2《管理评审通知单》R-A-008；
8.3《管理评审报告》R-A-009；
8.4《会议记录》R-A-010；
8.5《签到簿》R-A-011；
8.6《改进计划表》R-A-012。
人力资源控制程序
（JTY/CX-6.2-01）
1、目的
对所有从事影响产品质量符合性/环境/职业健康安全管理体系运行工作的人员进行控制，使其增强满足顾客要求的意识和能力，为满足质量/环境/职业健康安全管理体系规定的要求，确保稳定地生产符合顾客和法律法规要求的产品。
2、范围
本程序适用于对本公司所有与质量/环境/职业健康安全管理体系运行相关人员的确定、培训和评价。
3、定义：
特殊岗位人员：
焊工、电工、内审员、质检员等须经过专业培训持证上岗或经授权的人员。
4、权责
4.1办公室负责人力资源工作的组织管理。
4.2各职能部门对培训需求提出申请。
4.3相关部门予以配合。
5、流程图（无）
6、内容与要求
6.1人员资格的确定
办公室组织相关部门制定《岗位人员任职要求》。
重点对关键岗位和从事特殊过程的工作人员，提出包括教育、培训、技能和经验等方面的资格要求，保证从事影响质量/环境/职业健康安全管理体系运行工作的人员能够胜任所从事的工作，填写“人员任职资格确认表”。
6.2人员培训：
办公室提供培训或采取其它措施以满足以上需求。
6.2.1培训计划
a.了解各部门培训要求，办公室根据质量/环境/职业健康安全管理体系运行的要求，制定《年度培训计划》，报管理者代表（质量负责人）审核，总经理批准后实施。
b.《年度培训计划》包括：
培训内容、培训对象、时间安排。
c.如因特殊情况需调
升级会员 