合同管理.docx

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合同管理

山西金晖煤焦化工有限公司

合同行为管理条例

第一章总则

第一条为加强经济合同管理，保护国家利益、社会公共利益和本公司的合法权益，维护社会主义经济秩序，根据《中华人民共和国经济合同法》及有关法律法规，结合我公司实际，制定本条例。

第二条本条例所称合同行为，是指以公司名义同平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

包括各类经济合同和劳动合同等。

第三条公司的全资子公司和控股子公司以及以本公司董事长为法人代表的企业同平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议时，参照本条例实施。

第四条公司合同行为应本着公平诚信原则订立，遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。

第二章组织机构

第五条公司在办公室设立法律顾问室，负责公司的法律事务，对全公司合同行为进行统一监督和管理。

第六条法律顾问室可以有以下两种组织形式：

（一）由专职的、具备律师资格的法律人员构成，直接处理公司的法律事务。

（二）由公司内熟悉法律知识的人员构成，同时外聘兼职的具备律师资格的法律人员，法律顾问室负责联系、协助外聘法律人员工作，同时对全公司的合同行为进行统一的监督和管理。

第七条法津顾问室的职责是：

（一）负责组织宣传、贯彻有关合同法津、法规以及公司合同管理规章制度，对全体合同管理人员进行相关培训。

（二）负责办理法人授权委托手续，管理公司合同专用章。

（三）负责对各单位合同的签订、履行、变更、解除情况进行指导、监督和检查。

（四）负责对重大合同的审查，发现无效合同，自发现之时起四个小时内向法定代表人及主管领导汇报。

第八条法律顾问室以委托代理人身份代理各种合同签证业务、参与合同纠纷的调处，经公司法定代表人或公司主管领导批准，必要时可通过诉讼手段维护公司合法权益。

第九条法律顾问室负责检查、考核各单位合同基础管理工作，每半年向公司总经理汇报公司合同管理情况。

第一十条公司在下列部门设合同管理组，接受法律顾问室有关合同管理方面的指导、监督：

（一）人力资源部。

（二）财务部。

（三）销售部。

（四）机动部。

（五）供应部。

（六）生产技术部。

（七）项目与发展部

（八）其他被公司认为有必要设立合同管理组的部门。

第一十一条合同管理组负责本单位合同管理事务，设组长一名、合同管理员一名和合同业务员若干名。

合同管理组组长由各单位行政一把手担任，并经公司法定代理人授权后，在授权范围内对本单位合同签订、履行及日常管理工作全面负责。

第一十二条合同管理组职责是：

（一）根据国家有关法津法规政策及公司合同管理制度，结合本专业特点，拟定、修改本单位合同管理制度，并组织实施。

（二）对本单位合同的签订、履行、变更、解除情况进行监督、审查。

（三）负责本单位合同用章的保管、使用。

（四）负责本单位合同台帐、档案的登记，归档。

（五）及时了解掌握本单位合同纠纷的发生原因。

（六）负责办理授权委托转移手续（即继授权）。

第一十三条合同管理组组长职责：

（一）选任熟知有关法律法规，精通业务，认真负责的合同管理员和合同业务员。

（二）审批本单位合同管理制度，并负责落实。

（三）协助法律顾问室对重大合同进行审查。

（四）签订本单位权限内的重大合同。

（五）对重大合同的变更，解除及履行中存在的异议、纠纷组织研究处理，必要时向公司法律顾问室或公司总经理反映。

第一十四条合同管理员职责：

（一）起草本单位合同管理制度并组织落实，对违反法律、法规及公司合同管理制度的情况及时上报。

（二）办理合同的上报以及授权委托手续，负责合同专用章的管理使用。

（三）负责本单位合同的分类编号，台账登记，档案保管，按时填报合同统计报表。

（四）负责审查比较重大的合同，根据需要配合组长参加重大合同的谈判、签约活动。

需有关部门共同审查的合同应在四小时内上报公司法律顾问室。

（五）监督检查本单位合同履行情况，随时掌握合同履行中存在的纠纷情况，协助组长处理重大，复杂，难于处理的合同纠纷，并在四小时内上报公司法律顾问室。

第一十五条合同业务员职责：

（一）负责接洽联系，调查研究等有关方面准备工作。

（二）了解掌握合同另一方当事人的基本情况，资信状况履约能力，以及合同签订人的代理权限。

并将上述材料向法律顾问室，公司主管领导及时提供，确保其真实性。

（三）负责本单位合同项目的可行性分析，对重大合同项目应提出书面分析报告。

第三章合同行为细则

第一节授权委托

第一十六条授权委托分为期间授权委托和单位时间授权委托。

第一十七条单位时间授权委托即在单位时间内授权委托有效，公司实行年度授权制度，即单位时间为一年。

第一十八条公司对下属具有对外经营职能的非法人单位的行政负责人，授权委托实行单位时间授权委托，即每年十二月三十一日前被授权单位以行政负责人名义提出本单位经营活动自查报告及授权项目申请，送交公司法律顾问室审查后上报法定代表人审批并办理授权变更手续。

被授权的部门行政负责人可根据本单位情况，在公司授权范围内向有关人员办理继续授权委托，并在继续授权委托书上加盖行政负责人的个人章或签名。

第一十九条公司对非单位时间授权委托的单位或超越单位时间授权委托权限的单位实行期间授权委托制，即一事一委托，期间可以为合同签订全过程也可以为合同签订的某一阶段，具体程序为：

经办单位行政负责人提出书面申请，附合同拟稿和可行性报告及其它材料送法律顾问室审查；合同标的金额为100万元人民币以上报法定代表人批准，不超过100万元人民币的由总经理批准。

第二节审查

第二十条一般合同由授权经办的合同业务员自行审查，比较重大合同由合同管理员审查，重大合同由法律顾问室审查，特别重大合同由公司总经理与法律顾问室联合会审。

第二十一条审查内容包括：

（一）对方当事人的法人资格，以委托代理人身份参加的应查明其代理权限。

（二）对方资信情况；

（三）对方履行能力；

（四）合同语言是否语意明确，是否为双方当事人真实意思表示；

（五）合同条款有无违反法律法规以及本公司合同制度的条款；

（六）是否存在无效条款。

第二十二条审查时如对对方当事人履行能力及资信情况存在疑义时，应要求其提供相应担保并要求在合同中注明。

第二十三条特别重大合同的审查期限以谈判结束时间为准，重大合同的审查期限为二个工作日，比较重大合同审查期限为一个工作日。

第二十四条审查完毕后，负责审查人员应出具审查意见书，审查意见书应附有审查人员签名。

第三节签订

第二十五条签订合同的合同文本应采用国家工商行政管理总局关于各类合同统一印制的合同范本格式。

第二十六条签订合同除经公司总经理特许外，合同签订地应填写“山西省孝义市”或“孝义市梧桐镇”。

第二十七条签订合同时法定代表人必须填写董事长姓名，合同委托代理人必须由两人签名（即被授权单位的合同业务人员及其单位行政的负责人签字）。

第二十八条合同应以“山西金晖煤焦化工有限公司”或“孝义金晖煤焦有限公司”名义签订。

第二十九条合同原则上一律应以书面形式签订，特殊情况下经公司领导审定可行的，以要约或承诺的方式达成一致意见形成合同，事后应在二个工作日内形成书面合同。

第三十条涉外购销合同和技术引进合同，应委托进出口公司对外签约，并加盖印章，由我公司与被委托公司签定行纪合同。

第四节公证

第三十一条合同签订后可以进行公证，以保证合同合法可行，避免纠纷.

第三十二条公司对外签订的下列合同应当公证：

（一）联营合同。

（二）劳务合同。

（三）房产、固定资产转让租赁合同。

（四）多种经营机构承包、租赁合同。

（五）技术转让、技术协作合同。

（六）外包给二级资质以上工程队的工程承包合同。

（七）外包的引进设备，检修合同。

（八）包工包料的外包工程合同。

（九）主要的工程设计合同。

（一十）其它法定需要公证的合同。

第三十三条办理合同公证，由经办人单位指定代理人与双方法定代表人或代理人在法律顾问室相关人员的陪同下前往公证机关办理公证手续。

第三十四条办理公证手续，须持下列材料：

（一）文本一式三份。

（二）合同双方法定代表人身份证明。

（三）委托代理人的授权委托书，居民身份证，工作证。

（四）双方营业执照、资质证书、许可证书。

（五）其它有关材料。

第五节履行

第三十五条依法成立的合同，自成立时生效，公司应遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

第三十六条合同履行过程中如发现对方当事人履约能力及资信程度下降应及时通知公司法律顾问室并向主管领导上报，及时向对方出具不安抗辩书，维护公司合法权益。

第六节变更与解除

第三十七条合同一经签订即依法成立。

任何人不得擅自变更或解除，除出现法定事由及合同约定事由之外。

第三十八条合同若出现上述事由确定需要变更或解除，应按审查程序审查认可后，报公司领导批准后与对方达成协议。

第三十九条经办人收到对方要求变更或解除的通知后，必须一个工作日内提出处理意见，按原审程序报告报批，主管领导或法律顾问室应在两个工作日内审批，经办人答复对方最迟不得超过三个工作日（自收到通知之日起）。

第七节合同纠纷的解决

第四十条对方在法定可约定期限内提出数量、质量异议的，收到异议通知的单位应在收到通知一个工作日内报法律顾问室，公司应在法定或约定的期限内以书面形式答复对方。

第四十一条我方收到货物有数量、质量异议的，经办单位应在法定或约定期限内以书面形式向对方提出，对方在法定或约定期限内不予答复的视为默认。

第四十二条合同发生纠纷时经办单位或经办人应及时与对方解决，协商不成时，必须在一个工作日向法律顾问室汇报，并在三个工作日内提供有关资料，任何单位或个人不得延误诉讼时效或擅自放弃实体权利，更不得隐瞒实情。

第四十三条法律顾问室应在接到报告五个工作日内提出处理意见，需要向仲裁机构仲裁或向人民法院提起诉讼的由法律顾问室审定代理人并上报公司主管领导。

第八节合同的档案管理

第四十四条合同的档案管理是合同管理的基础工作，各单位应根据实际情况建立合同台帐、报表，并按时填报。

第四十五条合同档案保存期限为法定长期保存，时间为50年。

第四十六条合同的统计报表实行季报制，各单位于每季度第一个月前三个工作日内填报上季度报表并报法律顾问室。

法律顾问室应于每季度的前十个工作日内汇总，报公司主管领导。

第四十七条合同履行完毕后，合同业务员应于五个工作日内将合同文本及有关资料交合同管理员归档，丢失的必须查清原因。

归档的合同资料要分类编号、装定成册。

第五章合同专用章的使用管理

第四十八条公司合同专用章由公司统一刻制、使用，凡是公司下属非法人单位对外签订合同，必须加盖公司合同专用章。

第四十九条公司合同专用章按合同类别分类编号：

“合同专用章”“供应合同专用章”“销售合同专用章”“设计合同专用章”“运输合同专用章”“劳务合同专用章”“联营合同专用章”。

“合同专用章”可以通用，由法律顾问室保管使用，其它类型合同专用章，只限定特定类型合同使用。

其它类型合同专用章，只限定特定类型合同使用。

第五十条金晖公司合同专用章的使用单位分为长期使用单位和临时使用单位，实行年度授权的单位为长期单位，其它单位为临时使用单位。

第五十一条各类合同专用章由法律顾问室根据法定代表人授权范围、期限发放或收回，使用单位应由合同管理员保管使用。

合同专用章不准私自带出使用，确实需要时应书面申请经使用单位主管领导批准。

第五十二条严禁在空白合同上盖章，严禁超越授权范围用章。

第五十三条合同专用章一经丢失应立即向法律顾问室报告，法律顾问室应在接到报告的四个小时内将以公司名义登报声明做废的手续办理完毕。

第六章各类合同的主管部门

第五十四条办公室法律顾问室：

（一）企业联营、并购合同

（二）企业的资产转让租赁合同

（三）企业开办土地使用租赁合同

（四）企业参股、入股招商引资合同

（五）厂容绿化工程、设计实施合同

（六）行政后勤协保合同

第五十五条供应部：

（一）各类原煤采供合同。

（二）各类精煤采供合同。

（三）原煤、精煤入厂运输合同。

（四）除公司另有规定以外的各类物资采供合同。

第五十六条人力资源部。

（一）劳动合同。

（二）各种工伤保险，医疗保险失业保险合同。

（三）各类专家人才聘用合同

（四）员工对外培训、学习、实习合同。

（五）外来培训实习合同。

（六）专业职务的聘任合同。

第五十七条生产技术部。

（一）技术联合开发合同。

（二）技术转让、技术咨询合同。

（三）技术服务合同。

（四）保产、检修、汽运、吊车租用合同。

（五）生产急需外协外委合同。

第五十八条机动部。

（一）机械能源介质采供合同（水、电、蒸汽等）

（二）设备、备品备件采供合同（含外委加工）

（三）机器仪表类采供合同

（四）电气设备及备品备件采供合同

（五）生产设备、设施大中修外委合同

第五十九条财务部。

（一）财产保险合同

（二）贷款融资合同

（三）授权的担保合同

第六十条销售部。

（一）本公司焦炭产品（冶金焦、粒焦、粉焦等）的销售合同。

（二）公司化工产品（焦油、甲醇、粗笨、硫磺等）。

（三）本公司煤气销售合同。

（四）本公司中煤、煤泥、矸石外销合同。

（五）产品销售、相关的铁路、公路运输合同。

（六）焦炭产品采购合同。

（七）生产需用冼油采供合同。

第六十一条项目与发展部。

（一）建筑工程的可研、初设、设计合同。

（二）新建工程的土建、设备制造采供安装合同。

第六十二条其它单位授权范围内的合同。

第七章责任考核

第六十三条合同的基础管理工作纳入各单位目标管理体系的考核，由办公室法律顾问室根据实际情况对各单位提出具体要求，列入科室管理工作计划或公司重点工作计划。

第六十四条凡违反本条例款项规定一经查明，对单位处以200-2000元罚款，由法律顾问室书面通知人力资源部从当月单位奖金总额中扣除。

举揭发查证属实的，由法律顾问室提取扣罚金额10%用于奖励有功人员。

第六十五条违反本条例规定，给公司造成经济损失的，其损失从该单位留利分成或奖金总额中扣除，由法律顾问室通知财务部执行，并知会人力资源部。

由责任人主观故意或严重过失造成的损失，则该单位应向个人追偿损失的全部或部分并给予行政处分，若造成直接经济损失达到5万元人民币的，应移交检察机关立案处理。

第八章附则

第六十六条本条例中的“以上”均包含本数。

第六十七条“特别重大合同”指标的金额20万美元以上的涉外合同；紧密型、半紧密型联营合同，中外合资经营企业合同，中外合作经营企业合同。

“重大合同”指标的金额不超过20万美元的涉外合同，标的金额100万人民币以上的合同，松散型联合经营合同。

第六十八条本标准中的“比较重大合同”由法律顾问室参考标准确定范围。

第六十九条本标准如有未尽事宜或与法律、法规相抵触时，以法律、法规为准。

第七十条本标准解释归办公室法律顾问室。

第七十一条本标准自批准公布之日起执行。