简易常用Word文档使用技巧方法大全超全.docx
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简易常用Word文档使用技巧方法大全超全
Word文档使用技巧方法大全
Word2000、2003、2007、2010快捷键使用大全总结
常用快捷键
快捷键 作用
一、字体类
Ctrl+B 使字符变为粗体
Ctrl+I 使字符变为斜体
Ctrl+U 为字符添加下划线
Ctrl+Shift+D 双下划线
Ctrl+Shift+< 缩小字号
Ctrl+Shift+> 增大字号
Ctrl+] 逐磅增大字号
Ctrl+[ 逐磅减小字号
Ctrl+Shift+F 改变字体
Ctrl+Shift+P 改变字号
Ctrl+D 改变字符格式（"格式"菜单中的"字体"命令）
Shift+F3 切换字母大小写（一次首字母变成大写，两次单词变成大写）
ctrl+shift+a 将所选字母设为大写
二、格式类
Ctrl+Shift+C 复制格式
Ctrl+Shift+V 粘贴格式
Ctrl+1 单倍行距（1为主键盘的数字键）
Ctrl+2 双倍行距
Ctrl+5 1.5倍行距
Ctrl+0 在段前添加一行间距
Shift+F1（单击） 需查看文字格式了解其格式的文字
Ctrl+E 段落居中
Ctrl+J 两端对齐
Ctrl+L 左对齐
Ctrl+R 右对齐
Ctrl+Shift+J 分散对齐
Ctrl+M 左侧段落缩进
Ctrl+Shift+M 取消左侧段落缩进
Ctrl+T 创建悬挂缩进
Ctrl+Shift+T 减小悬挂缩进量
Ctrl+Shift+S 应用样式
Ctrl+Shift+N 应用"正文"样式
Alt+Ctrl+1 应用"标题1"样式
Alt+Ctrl+2 应用"标题2"样式
Alt+Ctrl+3 应用"标题3"样式
三、编辑和文字移动
Backspace 删除左侧的一个字符
Ctrl+Backspace 删除左侧的一个单词
Delete 删除右侧的一个字符
Ctrl+Delete 删除右侧的一个单词
F2（然后移动插入 移动选取的文字或图形点并按Enter键）
Alt+F3 创建"自动图文集"词条
Alt+Shift+R 复制文档中上一节所使用的页眉或页脚
Shift+F5 移至前一处修订；对于刚打开的文档，移至上一次关闭文档时
插入点所在位置
四、文字选定
Shift+↓ 下一行
Shift+↑ 上一行
Shift+End 行尾
Shift+Home 行首
Ctrl+Shift+↓ 段尾
Ctrl+Shift+↑ 段首
Shift+PageDown 下一屏
Shift+PageUp 上一屏
Ctrl+Shift+Home 文档开始处
Ctrl+Shift+End 文档结尾处
Ctrl+Shift+F8纵向文本块（按Esc键取消选定模式）
F8+箭头键 文档中的某个具体位置（按Esc键取消选定模式）
五、F1—F10键
六、特殊字符
Ctrl+F9 域
Shift+Enter 换行符
Ctrl+Enter 分页符
Ctrl+Shift+Enter 列分隔符
Alt+Ctrl+.（句点） 省略号
七、文档审阅修改
◆查找、替换和浏览文本
Ctrl+F 查找文字、格式和特殊项
Ctrl+H 替换文字、特殊格式和特殊项
◆撤消和恢复操作
Ctrl+Z 撤消操作
Ctrl+Y 恢复或重复操作
◆用于审阅文档的快捷键
Home 定位至批注开始
End 定位至批注结尾
Ctrl+P 打印文档
以下分别介绍word2003、2000、2007、2010.
一、在Word中快速“粘贴”或快速重复输入
1、在Word2000/2002中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘贴”或按快捷键Ctrl+V。
其实还有另一种方法更方便。
执行菜单命令“工具→选项”，在打开的对话框中单击“编辑”选项，单击“用INS键粘贴”前的复选框，之后再单击“确定”按钮来关闭该对话框即可。
以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘上的INS键（即Insert键）就能快捷实现粘贴了。
2、备注：
快速重复输入相同容的目的（类似F4）
在Word中当输完一些容后，按下“Alt+Enter”键则刚才输入的容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。
其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的“重复”命令，与此技巧相同的还有“Ctrl+Y”快捷键
3、对于重复性的工作，请使用键盘上的F4键。
当你按下该键时，最后一次操作将重复一次。
例如，你可以重复添加边框的操作，重复向所选文字添加加粗格式的操作，重复插入文件或图片的操作。
注意:
格式刷适合于添加复杂的格式，但如果你只需重复简单的操作，还是使用F4键吧。
该技巧同样适用于以下程序:
Excel、PowerPoint。
4、有些时候，某段文字或图形需要在不同地方重复出现，反复输入会浪费大量时间，这时使用Word的区域复制功能就会显得轻松快捷。
方法是:
用鼠标在选定段落连击3次，然后同时按住Shift和Alt健，再同时按上下方向键，选定的段落就会随你的操作移动到所需位置。
5、有时候在Word文档中想多次插入一种小图标其实可以用“替换”的方法来快速实现。
单击“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击“高级”按钮，在“查找容”框中填入“tu”，点击“替换为”框，再单击“特殊字符”按钮，并选“剪贴板容”选项。
按“全部替换”按钮，即可将全文的字母“tu”一次性替换为剪贴板上的图片了。
二、如果你发现自己经常需要输入长单词，就应该考虑设置输入快捷键，
1、这样你只需要输入单词的一部分，剩下的由Word来完成。
例如，我想输入“电脑报”，我只需输入“DNB”，然后按空格键，Word会自动拼写所有的单词。
1）单击“工具→自动更正选项”命令（2010为文件-校对-自动更正），在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”复选框
2）在“替换为”一栏中，键入单词的完整的拼写，例如“电脑报”，单击“添加”按钮
现在你可以利用这个技巧快速地键入人名、科技术语，以及所有你要输入的词。
而且，一旦你在自动更正列表中加入新的条目，在PowerPoint和Outlook也将起作用，当然了，前提是你已经将Word设置为你的默认的E-mail编辑器。
三、使用F1～F12键让Word操作更快捷
F1：
打开帮助。
Shift+F1：
打开帮助工具（小问号）。
F2：
剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。
Shift+F2：
复制选中文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴复制的文本。
Alt+Ctrl+F2：
打开文件。
Ctrl+F2：
打印预览。
Alt+Shift+F2：
保存文件。
F3：
输入某条“自动图文集”词条的名称后，按下此键，即可将名称转换成该词条。
Shift+F3：
切换选中的西文字符的大小写。
Alt+F3:
创建自动图文集。
F4：
重复上一步操作。
Alt+F4：
关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出Word。
F5：
打开“查找与替换”对话框，并选定“定位”标签。
Alt+F5或Ctrl+F5：
将所有打开的Word文档最大化窗口还原到原来大小。
Ctrl+Shift+F5：
写书签。
F6：
在任务窗格与文档窗口之间切换。
Ctrl+F6：
在多个打开的文档窗口之间来回切换（至少打开两个文档才能看到此操作的结果）。
Alt+F6：
在两个打开文档窗口之间反复切换（至少打开两个文档才能看到此操作的结果）。
F7：
实施拼写检查。
Ctrl+F7：
当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以移动窗口。
F8：
激活扩展，可用鼠标点击选定相应文本。
Alt+F8：
打开“宏”对话框，用以运行宏命令。
Ctrl+F8：
当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以调整窗口的大小。
F9：
Ctrl+F9：
插入一个域记号“{}”。
F10：
激活菜单栏。
F11：
Ctrl+F11：
锁定选中的域，防止被更新，只对可能更新的域如“时间域”等有效。
Ctrl+Shift+F11：
解除对域的锁定（需要选中）。
F12：
另存文档。
Ctrl+F12：
打开文档。
四、如果你想在文档中插入一个特殊的符号，除了用插入图片的方法外，还有一些更为简便的方法，
1、选择智能ABC输入法，要输入“十、百、千、万”等单位，可以在输入i后输入s、b、q、w，然后打回车即可。
2、其实，在Word2002中可以很容易地实现大小写之间的转换，只要点击菜单“插入→数字”（2010为插入-编号），在“数字”文本框中输入需要的数字，再在“数字类型”下拉列表框中选择需要的方式就可以了。
3、另外一种方法是:
直接输入阿拉伯数字（如
），选中它们后，使用“插入→数字”命令（2010为插入-编号），在弹出的“数字”对话框中，选中“数字类型”下面的“壹、贰……”项后确定，则阿拉伯数字转换成大写数字。
反之亦然，可以把大写数字变成小写数字。
4、、利用“Alt+Ctrl+-（数字小键盘上的连接号）”组合键可以用来输入破折号，而且在英文状态下输入的破折号中间没有间断，就像一条直线;在中文输入法状态下，可以输入间断的破折号。
五、时间和日期
1、按下“Shift+Alt+D”键，即可快速输入随系统时间改变而改变的即时日期（时间）。
2、简单的单击“插入→日期和时间”命令，从中选择“二○○二年十一月九日”就可以了，至于日期和时间你可以自行调整。
六、格式修改
1、如果你编辑了一篇长文档，共有40章，而且对所有的文章标题你都使用了“标题1”样式。
现在你想选中文档中所有的40章标题，如果我们想对文档中采用相同格式的文本（例如“标题”）统一进行格式修改，可以采用下面的方法
1）.单击“格式→样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格
2）.在文档中，单击想要修改的任一个标题。
此时，“样式和格式”任务窗格中的”所选文字的格式”下将显示该格式的描述
3）.在“样式和格式”任务窗格中，单击“全选”按钮，则可选中文档中所有与选定容或插入点所在文本的格式相同的文本。
选中所有标题后，你就可以一次重新定义所有标题的格式，或者使用“复制”、“粘贴”命令提取文章的标题了。
在Word2010中则为选择文本，右键单击显示右键菜单，选择“样式-选择格式相似文本”
2、我们在编辑文档时，如果你在输入“一、使用方法”后，按下回车键，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“二、”字样，如果你不想使用项目编号，这个自动添加的编号就给你带来了很大的不便。
其实你只要在按过回车键后，再顺手按一下“Ctrl+Z”，即换了一行，同时又将自动添加的项目编号给去掉了。
3、如果你在文档中插入了多个文本框，想把这几个文本框起来，可以将鼠标移到第一个文本框边缘变成十字双箭头状时，右键单击选择“创建文本框”命令，此时鼠标变成茶杯状，将其移到第二个文框单击左键，就可以在这两个文本框间建立起。
重复该操作就可以将多个文本框起来。
多个文本框建立了以后，当我们向第一个文本框中输入文字时，如果该文本框容纳不下，则文字会自动移至第二个文本框、第三个文本框
4、Word给我们提供了一种批量复制格式的方法:
双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
5、由于网页排版中的“低2格”都是通过插入空格来实现的，我们从网上拷贝下来的文章段落在Word中进行段落重排时，因为已经设置了自动“首行缩进”两个汉字，再加上这2个全角空格，就成了段首4个汉字空格，手工进行删除实在是太麻烦，这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具栏中的“居中”按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左对齐”按钮，使段落恢复原来的对齐方式。
七、文本选择
1、将鼠标移到文档的左边，鼠标变成空心箭头状，此时单击鼠标可以选定一行文字;双击则选定整个段落;按住Ctrl单击鼠标，选定全文。
2、将鼠标放在一句话（句号与句号之间）文本中任一位置，按住Ctrl键后单击鼠标左键，则选中这一句话文本。
3、用鼠标将光标移至文本中任意位置，按住Shift键后，再用鼠标将光标移至下一个位置单击，则会选中两处光标之间的所有文本。
4、按下F8功能键（或者双击状态栏中的“扩展”文字），激活“扩展”状态（状态栏中的“扩展”按钮成激活状），此时可以实现以下操作
A、按PageDown或PageUp键，即可向下或向上选定文本
B、第二次按F8键选定光标所在词，第三次按F8键选定光标所在句子（两个句号之间），第四次按F8键，选定光标所在段，第五次按F8键，选定整个文档。
5、先单击要选择文本的一角，再按下“Ctrl+Shift+F8”组合键，然后按方向键→、←、↑或↓进行选择，也可以单击或拖动鼠标进行选择，此时，Word也是按列反白显示文本。
按Esc键或者在被选中的文本上单击鼠标左键，则取消选择
八、光标能够自动定位到上次编辑的位置，
1、打开文档，按“Shift+F5”快捷键，输入光标就会迅速跳到上次结束编辑工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。
提示:
Word可以记录键入或编辑文字的最后3个位置，在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。
要进到前两次编辑的位置，继续按下“Shift+F5”快捷键，直到所需的位置。
2、当你在Word中对长文档进行操作时，要想记住某个特定信息出现在什么地方是很困难的。
但当你使用，就可以快速导航到该信息。
隐藏书签容易添加和使用，你可以把它们放在你想要的任何地方，方法如下
将鼠标移到文档中要插入书签的位置，单击“插入→书签”命令，打开书签对话框，在其中为你的书签命名，点击“添加”按钮即可。
单击“编辑→定位”命令打开定位对话框，在“输入页号”域中键入书签名，然后单击“定位”按钮，就可以到达你用书签标记过的文档位置。
3、在用Word编辑一篇长文档时，若想快建定位到某页，只要按下F5键，在弹出的对话框中输人页码即可。
4、如果你想快速找到某位审阅者的批注，可以用以下方法:
单击“编辑→定位”命令，在弹出的“定位”对话框中单击左侧“定位目标”下拉列表框中的“批注”项，在“请输入审阅者”框中单击审阅者的，然后单击“下一处”按钮，就可以快速找到某位审阅者的审阅批注。
九、插入特殊字符
1、按住Alt键，并使用小键盘输入字符编码（例如大括号的编码为123），就可以插入相应的符号。
+是%，-是‰，左向（，右向）。
注意:
这种方法要求你要记住一些常用的符号编码，要想知道具体的字符编码，请单击“插入”菜单的“符号”命令，并在出现的对话框中查找编码。
2、首先，输入一个需转换的字符。
接着，将光标移至它的右边。
最后，按下组合键“Alt+X”，此时，Unicode字符便展现在你眼前;反之，若需将Unicode代码转换为字符时，和上述操作一样。
先输一组Unicode字符，还是将光标移至它的右边，按下组合键“Alt+X”。
十、“记忆式输入”
1、Word2002也具有智能化功能，可以自动进行，当你在输入常用词组和常用句子时，用它可以帮上大忙。
方法如下
1）单击“插入→自动图文集→自动图文集”命令，这时会弹出一个自动更正对话框
2）选择“自动图文集”选项卡下的“显示'记忆式输入’建议”选项，单击“确定”按钮
3）这样当你在进行文字处理，碰到常用的词组或常用的句子时，你只要选定它们，按下“Alt+F3”组合键，在弹出的窗口中按下“确定”，即可完成准备工作
4）今后，当你输入这些常用词组或常用句子时，只要输入前几个字符，Word就会自动给出建议使用的完整词条项，你只要按回车或F3即可接受该建议，若不想采用则继续输入其它字符即可。
十一、字体字号
1、按下Ctrl+Shift+P可访问字号框，注意:
这一技巧适用于Excel、FrontPage、PowerPoint。
2、Word文档字号的默认设置最大只能为72磅，最小只有5磅，那么如何输入比72磅还大或者比5磅更小的字呢？
操作的步骤是:
先选中要修饰的文本，然后点击“格式→字体”命令，直接在“字号”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值围为1～1638之间。
3、要想快速增大或减小Word中文字。
如果要加大文字，按下“Ctrl+Shift+>”;如果要减小文字，按下“Ctrl+Shift+<”。
注意:
该技巧在PowerPoint、FrontPage中同样适用。
十二、图片替换文字
它的操作方法是，首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”（注意:
输入的一定要是半角字符，c要小写），单击“替换”即可。
十三、如果你想为Word的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加注释，而又不想让注释出现在文档中，下面方法中的任意一种可以帮你实现
1.先选中需要注释的文本，单击“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方
2.将光标移至需要加注释的文本后面，单击“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）
十四、快速删除换行符和通配符
1、用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。
利用Word的“替换”功能，可以快速删除换行符。
方法是:
单击“编辑→替换”命令，在弹出的替换窗口中单击“高级”按钮，在“查找容”和“替换为”中使用“特殊字符”在查找容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”，然后
2、通配符可以进行模糊匹配，提高效率，在查找文字中得到大量应用，例如要将全文引号中的容设置为统一的格式，而引号中的容又不一致，这就需要我们使用通配符。
通配符有两个:
“*”号和“?
”号，“*”表示多个字符，“?
”表示一个字符。
操作方法如下:
单击“编辑→替换”命令，打开替换对话框，单击“高级”按钮，在“使用通配符”前打钩，在“查找容”中输入通配符，在“替换为”中用鼠标点一下，什么也不输入，直接打开“高级”选项，设置好格式后全部替换。
3、快速删除文章中的空行。
方法是:
单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框，把光标定位在“查找容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部空行为止。
十五、页眉页脚设置
1、如果你想把页号设置成“第X页”这种形式，可以直接在页号前后加上“第”和“页”即可，以后再增加页面时，系统就会自动把你添加的文字显示出来。
利用这种方法你可以把页号设计成你想要的任何形式。
另外，你还可以用鼠标选中页号，然后为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。
2、“第X页共Y页”这种形式。
要实现这一点，请单击“视图→页眉和页脚”命令，然后切换到页脚区域。
接下来不要点击“插入→页码”命令，而是单击“插入→自动图文集→第X页共Y页”，“第X页共Y页”的域代码就会出现在页脚之中。
Word2010的“第X页共Y页”设置办法：
1）双击页脚，在页脚中输入“第页共页”。
2）将光标放到“第页”中间，点击插入-》文档部件-》域，在域名中选择Page
3）将光标放到“共页”中间，点击插入-》文档部件-》域，在域名中选择NumPages
3、对于任何文档，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。
具体方法是:
单击“视图→页眉和页脚”命令，切换到页脚，单击“插入→自动图文集”，然后从菜单选择“文件名”。
如果你希望文件路径也一同出现，请用“文件名字和路径”代替“文件”。
4、对于大型文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚。
你可以用以下方法来实现:
在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮，选择“版式”选项卡，选中“首页不同”，然后单击“确定”按钮即可。
5、取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要给文档重新排页码，以便后面的页号从第一页开始。
要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击“设置页码格式”按钮，把起始页号设置成0，然后点击“确定”，这样，文档第2页的页号就变成了1。
6、在字体设置对话框中只要把字体设成“字体”，如“宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了，这种方法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用的。
7、在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。
这时可以采用下述的方法去掉它:
确认插入点位于页眉，单击“格式→边框和底纹”命令，在弹出的对话框中选择“边框”，在边框设置选项选择“无”，“应用于”选择“段落”，单击“确定”即可。
8、印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实Word也可以达到这个功能。
分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码:
STYLEREF“标题1”（其中“标题1”为你想使用的样式名称）。
注意这里引号的使用。
当指定对象包含空格时，要使用引号。
指定对象的名称一定要和文档中实际有的样式严格一致，包括空格的数目，不然域将返回错误信息。
另外使用的引号应该是西文字符
9、我们想让每章都重新编排页码，也就是根据章节自动连续改变页码，如第一章有3页，页码分别表示为“1-1，1-2，1-3”;第二章有4页，页码分别表示为“2-1，2-2，2-3，2-4”，这该如何办呢？
单击“插入→页码”命令，打开“页码”对话框，设置好显示“位置”和“对齐方式”后单击“格式”按钮，在打开的“页码格式”对话框中选中“包含章节号”选项，选择好“章节起始样式”和“使用分隔符”;在“页码编排”中选中“起始页码”，并设为1，单击“确定”按钮即可。
十六、快捷键
1、按“Ctrl+Shift+K”组合键，这是一个开关键，小键盘。
2、上、下标的方法是通过点击“格式→字体”命令，在字体对话框中进行设置，比较麻烦，其实它们都可用快捷键。
下标:
“Ctrl+=（等号）”;上标:
“Ctrl+Shift++（加号）”。
3、在文档中插入一个分页符（或者直接按键盘上的“Ctrl+Enter”组合键或“Alt+Enter”
4、通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。
方法是:
将光标移到要连在一起的两个字之间，按下“Ctrl+Shift+Space”组合键，这两个字就被连在一起了
5、“Ctrl＋F9”组合键，插入一对标明域代码的花括号（{}）
6、:
“标题1、“标题2”、“标题3”的话，你可以直接使用键盘快捷
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