物业管理投标程序23.docx
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物业管理投标程序23
第三节 物业管理投标程序
物业管理招标投标在我国目前尚处于起步阶段，迄今为止，国内也仅有北京、广州、南京等地进行了初步尝试，而参与投标的物业管理公司更是寥寥可数。
应当说，在这一行业中投标活动的成功经验暂且乏善可陈。
然而，投标的公平性与竞争性又决定了它必将取代现有的开发商“包办制”，成为业主选择“管家”的主要形式。
对于物业管理公司而言，要想在竞争越来越激烈的物业管理行业中站稳脚跟，乃至成为行业主导，就必须要尽快做好准备，加入到投标竞争的行列之中，在竞争中发展壮大。
因此，了解物业管理投标的程序与技巧，了解投标中可能发生的争议及其解决途径，对于提高物业管理公司的投标竞争力以及保障其自身权益，都是非常现实和迫切的。
虽然，由于投标对象——物业管理服务的无形性与其他工程项目的实物性的差异，物业管理投标具有许多区别于其他项目投标的独特之处，但同样作为投标，其必经程序仍与其他项目投标有着诸多相似之处，仍要经历前期准备、购买标书、可行性分析、编写及封送标书等步骤。
一、投标前期工作
（一）取得从业资格
正如所有合法经营的企业法人一样，从业资格是物业管理公司从事正常营业活动所必须具备的首要条件，这自然也成为物业管理公司参与投标前必须首先考虑的基本因素。
按照国际与国内的不同管理规定，物业管理公司要取得投标资格所需履行的手续也有所不同。
1.从事国内投标的资格要求
物业管理公司在国内从事投标业务，必须取得《企业法人营业执照》和政府颁发的《物业管理企业资质证书》。
首先，按照我国《公司法》规定，作为独立经营、独立核算的法人机构，物业管理公司（或其所属集团公司）必须拥有有关工商行政管理局所颁发的营业执照，以证明其合法经营资格。
营业执照式样见图3-2-1。
其次，物业管理企业应具备经有关部门核准颁发的资质证书。
物业管理企业资质证书式样见图3-2-2。
鉴于我国物业管理行业起步较晚，队伍良莠不齐，管理混乱的现状，建设部已于1999年颁布了《物业管理企业资质管理试行办法》（以下简称《试行办法》），规定物业管理企业的资质管理实行分级审批制度。
该《试行办法》已于2000年1月1日起正式实施，其目的是要通过资质审查，严格控制物业管理队伍质量，提高服务水平，而对于从事物业管理投标的物业管理公司，审查更加严格。
在该《试行办法》出台并正式实施之前，各级地方政府均是根据本地情况制订并实施地区物业管理公司资质等级管理办法。
如上海市根据《上海市物业管理公司资质等级管理暂行办法》，将物业管理公司划分为以下三个等级：
①一级物业管理公司的资质标准
规模要求：
公司所管理物业规模一般在50万平方米以上，或者管理涉外物业在20万平方米以上。
类型要求：
公司所管理物业的类型在3种以上，或管理涉外物业在2种以上；并且所管理物业应有2个以上为优秀小区或者大厦，达标面积超过50％。
人员素质要求：
企业经理或常务副经理须从事专业物业管理工作3年以上；并且公司应具有经济类、工程类中级职称管理人员10人以上。
经营实力要求：
企业经营年限须在3年以上；且注册资本应在100万元以上（含100万元）。
②二级物业管理公司的资质标准
规模要求：
公司所管理物业规模一般在20万～50万平方米以上，或者管理涉外物业在5万～20万平方米以上。
类型要求：
公司所管理物业的类型在2种以上，或管理物业中含有涉外物业；且所管理的物业需有1个以上为优秀小区或者大厦，达标面积超过30％。
人员素质要求：
具有经济类、工程类中级职称管理人员6人以上。
经营实力要求：
企业经营年限须在2年以上；且注册资本应在50万元以上（含50万元）。
③三级物业管理公司的资质标准
规模要求：
公司管理物业规模一般在3万～20万平方米以上，或者管理涉外物业在1万～5万平方米以上。
人员素质要求：
具有经济类、工程类中级职称管理人员3人以上。
经营实力要求：
企业注册资本10万元以上（含10万元）。
再如，天津市为规范行业秩序，推动该市物业管理健康发展，也相应出台《天津市物业管理企业资质等级评定办法》、《天津市物业管理招标投标规则》，全面引入市场机制，实行招标投标选聘物业管理企业。
该规则规定，天津市建筑面积在5万平方米以上的住宅小区的物业管理，应以招标投标方式选聘物业管理企业；建筑面积20万平方米以上的住宅小区的物业管理工作必须以招标投标选聘物业管理企业。
此外，该规则还对招标投标的程序和方法做出了相应规定。
以上这些规章制度仅仅是针对某些地区的个别特征而设置的，并不具有行业共性，而现行的《试行办法》却是在全国范围内建立起了行业的统一标准。
根据该《试行办法》规定，物业管理企业被划分为一级、二级、三级3个资质等级和临时资质。
一级企业可参加全国范围内物业管理项目的投标、议标；二级企业只限于参加全国范围内30万平方米以下物业管理项目的投标、议标；三级企业只限于参加本省（自治区、直辖市）区域内15万平方米以下物业管理项目的投标、议标。
物业管理企业应当按照《试行办法》规定申请企业资质等级评定。
未经主管部门进行资质评定并取得资质证书的，不得从事物业管理业务。
《试行办法》还规定，物业管理企业资质等级实行动态管理，每两年核定一次。
对于不符合原定资质等级标准的企业，由资质等级评定初审部门提出降级或吊销资质证书的意见，报审批部门批准后执行。
资质等级的升级应依次逐级上升，不得越级上升。
政府对物业管理公司进行这样的划分，并要求其按等级参与招标投标，无疑在竞争机制上为物业管理企业参与投标把好了关，同时也从体制上为维护招标投标竞争秩序，提高企业竞争水平提供了有力保障。
应当说，这一举措不仅将在物业管理行业中建立起公正、公平的市场竞争机制，实现优胜劣汰，而且还将推动全国物业管理招标投标的迅速发展。
2.参与国际投标应履行的手续
物业管理公司参与国际投标，应根据招标物业所在国规定，履行必要的手续。
（1）注册
在招标物业所在国注册，使其具有独立经营的法人资格，这对于进行国际投标的物业管理公司而言是一道必经程序。
注册后经该国政府核准颁发营业执照，公司即可正式营业，参与有关投标工作。
由于不同国家法律法规的差异，他们对异国进入的物业管理公司在注册与递交投标书的先后次序上的规定也有所不同。
但无论注册手续在先在后，物业管理公司在申请时都必须按规定提交文件。
由于不同国家所要求提交的文件种类不同，本书仅列举说明一些必须提交的主要文件：
①公司章程。
物业管理公司注册提交的公司章程必须对本公司的治理结构与经营体制做出充分说明，其主要内容包括：
公司性质、宗旨、注册资本、营业范围、组织机构、经营管理、总管理机构所在地等。
值得注意的是，由于我国实行《公司法》时间较短，加之独特的经济体制，我国公司成立时报批的组建文件往往与国际惯例有较大差别。
因此，国内物业管理公司对外投标时通常需另行准备一份对外适用的公司章程。
②营业执照。
国内投标公司提交营业执照副本审查，凡在国内已有营业执照的物业管理公司通常可直接向招标物业所在国提供营业执照，办理申请注册手续。
③关于分公司的证明。
分公司的证明文件应由物业管理总公司开出，说明该分公司的组织、章程；文件由选定的公证机关公证后生效。
④资产负债表及损益表。
这两份报表从财务的角度反映出物业管理公司的财力、财务状况及经营管理水平。
⑤曾接管物业的名称、规模、地点及服务质量等。
⑥办事处人员名单和任职证书。
即由办事处负责人签署委任的驻招标物业所在地工作人员名单以及他们的任职证明。
以上文件绝大多数都必须顺序经由省（市）公证处、国内外事部门及驻招标物业所在国的中国大使馆或领事馆公证，以表明文件的签名、印章属实，文件的副本、节本、影印本与原本相符。
公证之后，诸文件便可生效。
（2）选择代理人
物业管理公司如果在国外从事投标，必将面临异域文化所带来的种种障碍，而房地产项目的固定性以及物业管理服务的无形性，又要求他们必须承担较之于其他工程承包项目投标更大的风险。
此时，聘用代理人承办注册、咨询等自己所不熟悉的当地业务，不仅可节约费用，还可利用代理人对当地物业的熟悉程度，增加其投标成功的可能性。
当然，代理的这些优势必须建立在代理人优秀的前提之上，因此如何选择合适的代理人也将成为投标公司必须认真对待的一个重要问题。
通常，代理人的作用主要表现在以下几点：
①业务咨询。
代理人应当利用其在当地广泛的社会关系与以往经验向投标公司提供相关的重要信息，包括重大项目的招标信息；开发商情况；当地法律、经济情况；社会风俗习惯；劳务雇用管理等。
为物业管理公司熟悉国外物业管理规定及服务要求提供帮助，这是代理人应提供的基本服务之一。
②业务代理。
代理人还可为物业管理公司的日常业务运作提供服务，这些工作包括代办各种例行手续，代为寻找当地合作伙伴，提供投标所需单价、费率等。
这些服务可以提高投标者工作效率，降低其交易成本。
③矛盾协调。
物业管理公司在异地从事投标，与当地业主必然会在文化、风俗等方面存在差异，加之服务行业本身与个人满足程度密切相关的特性，双方之间出现摩擦和争议在所难免。
此时，代理人则可在其中充分发挥“润滑剂”的作用，妥善协调解决矛盾。
物业管理公司在考虑了自身业务需要与代理成本之后，便可在当地的中介服务公司中慎重选择满足条件的代理人。
选择代理人时，投标公司应从自身的弱势及代理人可提供的互补优势出发，根据成本效益原则，综合评价做出决策。
代理人作为中介咨询公司是以其技术与智力提供服务，因此衡量其能力应首先考虑技术条件，其他因素次之。
投标公司选择代理人时应以代理公司的技术胜任能力、管理能力、资源可用性、业务独立性、取费结构及执业素质作为基础。
①技术胜任能力。
即中介咨询公司有能力为业主提供一个经过专业教育与训练、具有实际经验的组织团体来承担被委托的任务。
投标公司的判断可根据以下资料分析作出：
a.察看公司以往在合同任务实施过程中所采用的方法及技术处理手段的说明材料。
ｂ.调查该公司及其工作人员曾经在类似地区承担类似物业项目情况。
c.审查将要从事该项目的所有工作人员的经验和资历。
ｄ.了解该公司以前顾客对其工作成绩的评价。
②管理能力。
中介咨询公司必须具有与物业项目规模与类型相匹配的管理技能，必须适当安排人力资源、合理调整工作规划。
在提供服务全过程中，代理者还必须要善于与承包商、供应商、贷款机构及政府机构打交道，同时向委托方报告工作进展，以使其能及时和准确地作出决定。
对于这一指标评价所采用的方法主要有：
a.考查咨询总工程师以往业绩成就记录。
ｂ.考查被提名的项目经理以往业绩成就纪录。
c.询问咨询工程师对该物业项目管理的意见。
ｄ.判断自己与咨询工程师在原则问题上是否具有协商基础。
③资源可靠性。
即公司是否具备足够的咨询能力和人员来提供服务，以保证必要的技术标准和时间。
资源可靠性的评价可参照以下标准：
a.考查被提名参加该项目工作班子的技术与管理人员的能力。
ｂ.询问代理公司在提供服务过程中对各参加者职责委派所作出的安排，及其对自己应承担义务的了解。
c.调查该公司的声誉及财力状况。
④职业独立性。
中介咨询服务作为一种独立业务，应当符合FIDIC合同条款中有关职业道德规范、职业身份、权限及职业独立性等诸项规定。
投标公司可通过询问调查等方式去了解咨询工程师是否与可能影响其职业判断的商业、制造业或承包活动有直接或间接的利益关系，能否客观完成被委派的任务，并且通过应用合理的技术与经济原理使委托方获得最佳效益。
⑤取费合理性。
投标公司判断中介公司取费标准是否合理，应遵循国家有关部门的相应规定，有时还可参考FIDIＣ合同条款建议的取费标准。
⑥执业诚实性。
投标公司与代理公司必须建立起一种相互信任的关系。
委托方不应过多干预代理公司的工作，而代理公司更不得串通第三人蒙蔽委托方。
因此物业管理公司必须通过调查其以前客户或合作伙伴衡量中介咨询公司是否具有执业诚实性。
在考察了以上条件之后，投标公司则可根据物业项目的规模、服务内容的复杂性与重要性来确定代理公司。
通常这一决策可经历以下几个步骤：
①确定选择范围。
投标公司应当预测该招标物业服务所需的人力资源及其对人力资源的要求，并将可能需要的服务内容进行分类。
例如：
要求的专业知识领域和服务类型，对该物业服务要求的详细说明，地区特征因素（如地理位置、交通条件），将要签订的合同类型等。
②资格预审。
将具备接受委托资格的中介咨询公司按条件优劣顺序排队。
③分析预选。
物业管理公司可根据中介咨询公司的经验资历、人力资源可靠性、财力状况、以往履约情况、主要经营活动区域、与同行关系、政治社会和环境敏感性、要求的担保标准等条件进行逐一分析，选出3～5家候选公司。
④条件商议。
接下来物业管理公司则应分别与候选公司商议合作条件，并要求各候选公司就以下几点提出建议书：
工作内容说明；与该合同有关的证明单据和资料；资料说明；附有详细说明的其他替代方案；培训计划；过去在性质类似项目中的经验；资金控制的详细情况；工作人员的规模与职责；为实施该合同任务而提出的组织与管理的模式；对当地条件的了解；地区的资源；用于该服务项目的技术手段；资源的可利用性。
⑤审核排序。
投标公司应详细审议中介咨询公司所提交建议书中的所有细节，实地考察该咨询公司以前和目前正在提供的代理服务，获取更多的资料，并按这些公司的条件优劣顺序将建议书进行排列。
⑥接洽谈判。
投标公司可先邀请排名第一位的中介咨询公司讨论合同款项及取费标准，谈判应尽可能详细地对合同主要条款及法律要求等做出规定。
如果与第一家谈判失败，投标公司必须通过书面形式告知该公司，然后再与第二家进行谈判，直至达成满意的协议为止。
一旦选定，物业管理公司便可与该代理公司签订一份正式的代理协议，以作为界定双方权利义务的法律依据。
通常代理协议包括以下内容：
a.协议双方注册的法人名称、公司地址、法人代表姓名和职务。
ｂ.签订协议的目的与性质。
c.代理范围，包括代理的业务范围和时间范围。
ｄ.代理物业名称及代理期限。
e.代理双方的义务和职责。
这应当是合同的主要部分。
代理人可能承担的义务主要有：
向委托人提供信息及有关法律法规资料；协助委托人参与竞标；推荐可靠的投标合作者；协调委托人与当地有关部门及业主三方之间的关系；其他代理工作。
委托人可能应履行的职责主要有：
向代理人支付代理费；履行协议条款；支持代理人开展代理业务的工作，必要时提供代理人所需资料。
ｆ.代理费及其支付办法。
按某些国家规定，代理协议应呈报政府有关部门登记注册，如有必要，还需由公证部门予以公证。
（二）筹措资金
物业管理公司的财力状况也是衡量其实力的重要因素，它必须要能满足公司投标全过程及中标后的管理需要。
因此投标公司应根据自身财务状况及招标物业管理所需资金，做好资金筹措准备，以使自己有足够资金通过投标资格预审。
投标企业可以考虑的资金来源渠道主要有自有资金积累和银行贷款。
其中自有资金积累取决于物业管理公司的经营与盈利状况，而银行贷款则取决于公司的融资政策与信用状况。
投标公司可根据招标物业规模、自身收益情况及成本分析决定资金来源结构。
如物业管理企业需向银行申请贷款，则应遵照以下程序进行：
（1）递交文件，提出申请。
公司所提交的文件包括申请书、财务报表、物业项目情况说明、资金用途计划等。
（2）接受资信审查。
（3）取得贷款担保。
（4）签订贷款合同。
合同主要内容包括贷款期限、贷款利率、用款计划与还款计划等。
（三）收集招标物业相关资料
招标物业的相关资料是物业管理公司进行投标可行性研究必不可少的重要因素。
因此，物业管理公司在投标初期应多渠道多方位全面搜寻第一、二手资料。
这些资料的范围不仅包括招标公司和招标物业的具体情况，还应包括投标竞争对手的情况。
公司可能的资料来源大致有以下几个方面：
（1）报章杂志。
报纸或相关杂志历来是各种招标信息公开发布的传统渠道，而且许多物业及物业管理公司的有关情况也会在各种杂志上有介绍。
有意识地留意这些地方，往往会使物业管理公司获得意想不到的有用信息。
（2）网络传输。
在时间就是速度的信息时代，随着网络技术的快速发展，愈来愈多的信息交流可通过因特网迅速通畅地完成。
为适应电子商务的发展趋势，许多招标投标公司纷纷建起了自己的网站，各种招标信息也开始在网上进行发布，如中国招标投标网就已开通了网上招标投标及投标代理业务。
可以预见，网上招标投标必将成为招标投标未来发展的主流。
网络自然也为投标者搜集信息提供了一种全新快捷的工具。
（3）同行业公司。
当存在物业管理分包时，公司通常可通过同行业的总包人获取招标相关信息；此外，公司还可在与其他公司进行一般业务交流时，得到竞争对手的一些资料。
可是，要在浩如烟海的信息中寻找筛选出恰当相关的资料，其收集工作的繁琐是可以想见的，更为重要的工作还在于收集之后的整理、分析。
情报工作人员应按资料的重要性、类别进行分门别类，以便于投标工作人员使用，由此得出的最有价值的信息将为投标公司下一步的可行性研究提供分析基础。
（四）进行投标可行性分析
一项物业管理投标从购买招标文件到送出投标书，涉及大量的人力物力支出，一旦投标失败，其所有的前期投入都将付之东流，损失甚为可观。
这必然要求物业管理投标公司在确定是否进行竞标时务必要小心谨慎，在提出投标申请前做出必要的可行性研究，不可贸然行事。
1.招标物业条件分析
（1）物业性质。
了解区分招标物业的性质非常重要。
因为不同性质的物业所要求的服务内容不同，所需的技术力量不同，物业管理公司的相对优劣势也差异明显。
例如，对于住宅小区的物业管理，其目的是要为居民提供一个安全、舒适、和谐、优美的生活空间，不仅应有助于人的身心健康，还需对整个城市风貌产生积极影响。
因此，在管理上就要求能增强住宅功能，搞好小区设施配套，营造出优美的生活环境。
其物业管理具体内容也应围绕这一目标安排。
与之相对应，服务型公寓则更注重一对一的服务特色。
它既要为住户提供酒店式服务，又要营造出温馨的家庭气氛，其服务内容也就更加具体化、个性化，除了日常清洁、绿化服务外，还应提供各种商务、医疗服务等。
而对于写字楼，其管理重点则放在了“安全、舒适、快捷”上。
故其管理内容应侧重于加强闭路监控系统以确保人身安全，增设保安及防盗系统以保证财产安全，开辟商场、酒家、娱乐设施及生活服务设施以方便用户生活，完善通讯系统建设以加强用户同外部联系等方面。
这些不同的管理内容必然对物业管理公司提出不同的服务要求和技术要求，而具有类似物业管理经验的投标公司无疑可凭借其以往接管的物业在投标中占有一定的技术和人力资源优势。
（2）特殊服务要求。
有些物业可能会由于其特殊的地理环境和某些特殊功用，需要一些特殊服务。
这些特殊服务很可能成为某些投标公司的优势，甚至可能导致竞标过程中的“黑马”出现，物业管理公司必须认真对待，在分析中趋利避害。
他们可考虑这些特殊服务的支出费用及自身的技术力量或可寻找的分包伙伴，从而形成优化的投标方案；反之，则应放弃竞标。
（3）物业招标背景。
这是对招标文件的留意。
有时招标文件会由于招标者的利益趋向而呈现出某种明显偏向，这对于其他投标公司而言是极为不利的。
因此在阅读标书时，物业管理公司应特别注意招标公告中一些特殊要求，这有利于物业管理公司做出优劣势判断。
如公告中写明“欢迎××物业管理公司参加投标”，此时则可能出现当其他公司与××公司的标价和服务质量相同时，开发商会优先选择后者的情况。
再如，××物业的物业管理招标书上写明必须提供某项服务，而本地又仅有一家专业服务公司可提供该项服务，则投标公司应注意开发商与该专业服务公司是否关系密切，以及其他物业管理公司与该专业服务公司是否有合作关系等。
这些细枝末节看似无关紧要，可一旦忽略，则有可能导致投标失败，不仅投标者的大量准备工作徒劳无功，而且还会影响公司声誉。
（4）物业开发商状况。
这一层面的分析包括开发商的技术力量、信誉度等。
因为物业的质量取决于开发商的设计、施工质量，而有些质量问题只有在物业管理公司接管后才会出现，这必然会增大物业管理公司的维护费用和与开发商交涉的其他支出，甚至还有可能会影响物业管理公司的信誉。
因此，物业管理公司通过对开发商以往所承建物业质量的调查，以及有关物业管理公司与之合作的情况，分析判断招标物业开发商的可靠性，并尽量选择信誉较好、易于协调的开发商所开发的物业，尽可能在物业开发的前期介入，这样既可保证物业质量，也便于其日后管理。
2.本公司投标条件分析
（1）以往类似的物业管理经验。
已接管物业往往可使公司具有优于其他物业管理公司的管理或合作经验，这在竞标中极易引起开发商注意。
而且从成本角度考虑，以往的类似管理也可在现成的管理人员、设备或固定的业务联系方面节约许多开支。
故投标者应针对招标物业的情况，分析本公司以往类似经验，确定公司的竞争优势。
（2）人力资源优势。
公司是否在以往接管物业中培训人员，是否具有熟练和经验丰富的管理人员，是否与其他在该物业管理方面有丰富经验的专业服务公司有密切合作关系。
（3）技术优势。
即能否利用高新技术提供高品质服务或特殊服务，如智能大厦等先进的信息管理技术，绿色工程以及高科技防盗安全设施等。
（4）财务管理优势。
公司在财务分析方面是否有完善的核算制度和先进的分析方法，是否拥有优秀的财务管理人才资源，是否能多渠道筹集资金，并合理开支。
（5）劣势分析。
这主要体现在竞争者的优势上，详见下面的分析。
3.竞争者分析
（1）潜在竞争者。
有时在竞标中可能会出现某些刚具有物业管理资质的物业管理公司参与竞标的情况。
他们可能几乎没有类似成熟的管理经验，但在某一方面（如特殊技术、服务等）却具有绝对或垄断优势。
由于他们进入物业管理行业不久，许多情况尚未能为人所知，他们虽然默默无闻，容易被人所忽略，却很有可能成为竞标中的“黑马”，这样的竞争对手不仅隐蔽而且威胁巨大。
对于这些陌生的竞争者，投标公司不可掉以轻心，必须认真对待。
这实际上又从另一方面强调了物业管理公司全面搜集资料工作的重要性。
（2）同类物业管理公司的规模及其现接管物业的数量与质量。
通常大规模的物业管理公司就意味着成熟的经验、先进的技术和优秀的品质，就是在以其规模向人们展示其雄厚的实力，尤其在我国现阶段大多数物业管理公司还属于房地产开发企业，专业性服务公司尚不成气候的情况下，规模大小在很大程度上将影响招标者的选择判断。
此外，公司现有的正在接管的物业数量、所提供服务的质量则可从另一方面更为真实地反映出其实力大小。
（3）当地竞争者的地域优势。
物业管理提供的是服务，其质量的判定在很大程度上取决于业主的满足程度。
当地的物业管理公司可以利用其对当地文化、风俗的熟悉提供令业主满足的服务。
较之异地进入的物业管理公司，他们一来可减少进入障碍，二来可利用以往业务所形成的与当地专业性服务公司的密切往来，分包物业管理，从而具有成本优势，同时他们还可能由于与当地有关部门的特殊联系而具有某些关系优势。
（4）经营方式差异。
现有物业管理公司的组织形式有两种：
一是实体性，内部分为两个层次，即管理层和作业层，管理层由有经营头脑的人组成，作业层由与服务内容相关的操作人员组成；二是纯由管理人员组成，无作业层，他们通常不带工人队伍，而是通过合同形式与社会上各类专业服务企业形成松散的联合，以合同方式将物业管理内容发包给相关的服务企业。
这两种不同组织形式决定了他们不同的经营方式，前者通常具有较强的统一协调性，但管理成本较高；后者则相对灵活，管理成本低
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