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报告专题

報告專題：

教育人員的時間管理

科目：

教育行政學研究

指導教授：

謝文全張明輝教授

報告學生：

教育研究所夜碩一589002002賴正宗

報告綱要：

壹、前言

貳、教育人員的時間管理意義與重要性：

參、「時間管理」的目的：

肆、時間管理常見的缺失：

伍、時間管理的原理原則：

陸、時間管理的方法技巧：

柒、教育人員與生涯規劃

捌、工作壓力與時間管理：

玖、結論與建議

參考書目

附錄

教育人員的時間管理

1、前言

法國文學家伏爾泰曾說：

「世界上什麼最長也最短？

什麼最快也最慢？

什麼最易被人忽略也最讓人追悔？

什麼能吞噬微渺也能造就非凡？

」。

時間是公平的，但運用的成果因人而異；時間是免費的，但運用得當可以換取財富和榮耀，但運用的方法無限。

為使美夢成真、希望落實，我們應該對「時間」有更深一層的認識，並且妥善運用時間管理的方法（天下編輯,效率—創造時間,1991）。

因此，正確的時間觀念加上得宜的時間管理法則，能使你事事從容不迫，將一天廿四小時變為七十二小時。

2、時間管理意義與重要性

時間管理的涵意：

正確的意義是如何面對時間的流動而進行自我的管理，其所持的態度是將過去做為現在改善的參考，把未來做為現在努力的方向，而好好的把握現在，立刻去運用正確的方法做正確的事（註①）。

因此，「時間管理」的意義對教育人員而言，常因個人、組織或環境等內外在因素的影響，感覺時間不夠用，而事情、效率卻無法令人滿意，總是在忙與盲中揮霍掉時間。

因此，「時間管理」乃是在現有的時間狀態下，具有下述的幾項邏輯：

（朱文雄,民88,時間管理,高雄復文,p.14）

一、「時間管理」就是「自我管理」：

二、「時間管理」就是「妥善有效的運用每天的24小時，確保上班時間或工作時間或全天候的生活時間達到最具生產力的運用」。

三、「時間管理」就是「投注最少的時間，獲得最大的效益」。

註①：

全球資訊網http:

//www.tic100.org.tw/learncenter/quality03.htm（89.12.8）

3、「時間管理」的目的：

透過時間管理的原理原則或方法技巧的運用，當能達成下述之理想：

（朱文雄,民88,p.15）

1、建立正確的時間觀念和時間意識。

2、有效運用時間管理的原理原則和技巧方法。

3、有效度過每一天（即今天）。

4、充實自我，追求卓越，完成目標，實現自我，進而造福人群和社會。

5、幫助人人成功（更早、更快、更好、更大和更為持久）。

6、心想事成，美夢成真，時來運轉，順心如意，充實和美化生活，延長和濃化生命意義。

4、時間管理常見的缺失---常因工作計畫的不當，組織運作的鬆散，時間控制的浪費，以及缺乏回饋的機制，無法發揮個人及組織的功能，試將最常見的幾種時間管理的缺失臚列如下：

1、朱文雄（民88,p19-21）引述美國時間管理大師麥肯思（AlecMackenzie）的觀點，認為有：

（1）應付危機

（2）電話干擾

（3）計劃欠妥

（4）貪求過多

（5）不速之客

（6）事必躬親

（7）條理不清

（8）欠缺自律

（9）無力拒絕

（10）做事拖延

（11）會議耽擱

（12）文件繁雜

（13）工作擱置

（14）用人不當

（15）社交閒談

（16）權責混淆

（17）溝通不良

（18）進度失控

（19）資料不全

（20）旅行洽公

2、楊燦煌譯（民77,時間管理新法,pp.72-76），對十四個國家的管理人員的抽樣調查結果所分析十五種最常見的浪費時間因素：

（1）電話打擾

（2）順便來訪人員

（3）會議

（4）突如其來的危機----危機管理

（5）缺少目標、優先順序、每日計劃

（6）辦公桌上雜亂無章和個人混亂

（7）無效授權

（8）即刻想做的事太多（即一心多用，想在同一時間內完成許多事）

（9）訊息聯繫缺乏或不明確或無效---即溝通不良

（10）不充分、不稕卻，過時的訊息資料

（11）猶豫不決和拖延

（12）混淆職責和職權

（13）不敢說「不」字

（14）擱置未完成的任務

（15）缺乏自我約束

3、內在因素（個人因素）與外在因素（環境因素）：

若對時間管理的影響之因素其依來源而言，概可分為內在及外在因素或個人與環境等分類，經整理後可如下表來說明：

表一

內在因素（個人因素）

外在因素（環境因素）

1.偷懶拖延

2.混亂失序

3.害怕說「不」，不敢拒絕

4.缺乏興趣，態度消極

5.筋疲力竭，心餘力絀

6.貪求過多

7.完美主義

8.經常賴床

9.不敢授權

10.消極情緒

11.自我束縛，自卑悲觀

12.時間太多，無所事事

13.優柔寡斷

14.角色不清，越級干預

15.方法不對

16.閱讀緩慢

17.溝通不良

18.不善利用零碎時間

19.欠缺計劃

20.欠缺自律，生活複雜

21.時間估算的不切實際

1.訪客干擾

2.電話干擾

3.過多、過長的會議

4.尖峰、塞車時間

5.應付危機

6.文件繁雜

7.等候時間太多

8.資料不全---解決問題的資訊不周全

9.差勁的部署

10.頑固的上司

11.例行工作、雜務瑣事、與業務無關的活動等太多

12.為擬定工作的前後順序

13.擺脫不了人情的包袱

14.午餐佔用了過長的時間

15.缺乏溝通

16.為充分授權

17.硬體設備不足

18.電腦當機

資料來源：

朱文雄（民88）。

時間管理。

高雄復文。

pp21-25。

4、朱文雄（民88,p.21）針對國內一般人時間浪費因素來研究，其中詹炳發根據其個人過去主持「時間管理」研習會的經驗發現：

1.交通2.閒聊3.打電話4.開會5.找東西6.應酬7.不速之客來訪8.看報紙9.找資料或整理資料10.閱讀與工作無關的函件或資料11.填報表12.整理辦公桌或保養設備

5、根據許明欽（民87,國中校長時間管理之研究,臺灣師大教育研究所碩士論文,p.36），如附錄一，指出教育人員時間管理常見缺失如下：

（1）教育界歷來沒有時間管理的觀念。

（2）缺乏時間管理的課程或研習。

（3）臨時性、突發性的事太多，無法規劃。

（4）工作太忙，沒有時間作規劃。

（5）有事情隨即處理，不必作規劃。

5、時間管理的原理原則：

對於時間管理向來是大家重視的課題，各家學者論述頗多，尤其是企業界更是注重效能的革新與研究，經整理後其常見之原理原則可參考下表：

表二

項次

實用策略

內容

說明

備註

一

80/20原理原理---又稱重點管理原理

巴雷扥（Pareto）原理

就是「重要的少數與瑣碎的多數原理」，做事，只要掌握重要的少數（20%），即可完成事情的大多數（80%），係指在一堆事物中，屬於「重要的少數」只佔20%，而屬於「瑣碎的多數」則佔80%。

一小部份的原因、產入或努力，通常可產生大部分的結果、產出或酬勞。

（註②）在於用百分之二十的點子可達百分之八十的成效，又稱「智慧型工作原理」、「最省力原理」，可配合科技或統計的方法，事先掌握住重點為要。

附錄二

二

目標設定原理

任何人在做事之前，應知道先建立明確的目標，並以此目標指引其行動，能確實把握並實現目標。

管理者應具目標意識，有目標做起是來較易成功，設定目標是時間管理成功的先決條件與秘訣。

附錄三

三

「設定優先順序」原理

凡事有輕重緩急，本末先後，設定優先順序，有條理、有系統的做事，較具效率，節省時間。

一般而言，安排工作之優先順序所依據的條件：

一是重要性，二是緊急性

附錄四

四

運用「能力曲線原理」----或稱「黃金時段」、「首要時間」原理

就是運用每個人每天在體力、能力、活力、經歷、精神、意志等身心狀態最旺盛、最充沛、最高潮、最高峰的時段，做事最有效率，稱之為「黃金時段」。

一個人的能力，每天有高潮、低潮的時候，在不同的期間形成波浪起伏的曲線狀態。

把重要的工作安排在能做得最好的時間裡來做，將有事半功倍的效果。

掌握不同時段的關鍵時間。

附錄五

五

帕金森定律

「事情增加是為了填滿完成工作所需的多餘時間」，即「工作的增加是在填滿可利用的時間」，他認為：

「工作時間越充裕，工作進度就越慢」，「工作總是要拖到最後一刻才完成」。

其目的在於克服拖延的習慣，杜絕時間之浪費，對每項工作設定較為緊密的期限，並把握時間在期限前完成。

克服拖延的習慣：

「現在做」、「馬上做」、「現在開始作」，以「分段處理」的方式來處理繁雜的工作。

六

墨菲定律

完成任何一件事所需時間都比它所預估（所應耗費）的時間為長。

為某項工作或活動在擬定計畫時，應為自己多加安排一些預備時間，因為：

1.任何事情都不像它看起來那樣簡單；2.每件事情做起來都比原來想像的要多花費些時間；3.如果事情會出錯，那就無法避免。

七

賈琪華德定律

先做不喜歡做的事，其他的是自然就迎刃而解。

「先做不喜歡做的事，可以消除恐懼，避免痛苦，減輕壓力，減少疲累，身心愉快，節省時間。

」

但有例外狀況，如避免在一天的開始有任何不愉快的經驗，盡量先從溫馨、簡單、快樂的經驗開始；或是主持會議、進行談判、初任領導者時，先處理簡單的事，以培養原動力、產生善意、醞釀合作的意願。

八

運用「個人效率系統」原理

是教人「如何在最短時間完成最多的事」的一種做事方法。

「現在就開始做」是首要信條；強調做事的開始「現在就系統化」；「深入細節」是專業成功的秘訣；強調「現在計劃」；做「對的事情」，而不只做「重要的事情」；一次完成一批例行工作，工作「批次化」。

九

「時間的意義化」原理

時間員是平淡沒有快慢、起伏的，如能有效防止流失，讓時間本身具有刻度、區隔、前進、自強不息等象徵性意義，就是「時間的分節化」，亦稱「時間的意義化」，讓時間具有起伏性、活動性和變化性等。

隨著活動的不同，其所需的單位時間、單位量也有所差異，如能在適當的標準下進行時間管理，並分析本身時間運用的方式，以反省或減少時間浪廢，可大大提昇效率

附錄六

十

運用「系統管理」原理

所謂系統，就是一組有聯繫的元素的集合；也就是從系統的角度，以系統的方法去管理時間，個個系統個自發揮自己的功能，形同發揮一貫作業，個個系統彼此協調統合，萬世順遂，自能節約時間。

要對時間加以有效的管理，必須先找出與時間有聯繫的一組元素，然後對這一組元素加以有效的管理，構成一套時間管理系統—可概括為三大類、六要素。

十一

運用「控制管理」原理

時間是一種非常有限的資源，稍不留意，時間就靜悄悄的流失，為杜其流失，需要加以控制；時間可分成不可控制的時間與可控制的時間，主要在於盡量把不可控制時間變為可控制時間。

控制管理可分為：

「事前管理」、「事後管理」和「綜合管理」；控制管理也強調：

1.做決定的重要性，決定什麼是該做，什麼是不該做。

2.排除干擾。

3.做重要事情。

4.注重做事權變性。

十二

運用「時間管理圖」原理

運用時間管理圖的原理，將前述時間管理之原理原則做系統性、層次性的運用，注意：

1.利用「黃金時段」做最重要的事情。

2.避免干擾。

3.預留彈性時間處理意外突發事件。

首先建立工作目標和安排優先順序，其次要先做「重要的工作」，去除不必要和不適合的工作，可以運用儘可能將工作分派出去」，就是利用「授權、委派」的方法另外適訂定每日計劃或每週計劃，按計劃行事。

附錄七

十三

運用「計畫原理」

透過事先計劃的擬定，方能掌握工作方向和時間的控管，以確保工作的完成。

計劃應在行動前事先擬定，使策略、行動方案與目標有效達成，應注意計劃的意義、內容、程序、

附錄八

十四

利用「確定方向之原則」

節省時間兩大思考方向：

一為「由下而上」，就是每天不實「精打細算」、「分秒必爭」、注重「點點滴滴」和「積少成多」，變成「時間效率高手」；二為「由上而下」的方向，就是把握人生的大方向，先有整體的人生目標，再有階段性目標。

兩種方向個有優缺點，理論上四宜先用「由上而下」的方向，掌握大方向、大目標，再用「由下而上」的方向，運用各種技巧落實時間管理。

但如能務實地在可以改善效率的「小時間單位」中多加努力，利用多剩點時間思考人生整體大目標和大問題，亦是良策。

十五

重視「骨肉原理」

規劃活動或工作計劃，應注意重要骨幹架構，再添加有寫有肉的配套措施，賦予生命力。

常因只思考工作所需的片段，致使實施時，才發現諸多缺失，或者本末倒置等現象。

十六

「一二三原則」

一般性報告或計畫書面資料以一張紙的長度為宜（如「邱吉爾原則」），會議時間已不超過兩個鐘頭為宜，作決定時以三個人為適宜。

過於冗長的資料常讓人員難以蒐集和準備，佔了很多工作時間，且看的人不一定會有耐性仔細看完；開會時間過長，常讓人不耐且佔用了原訂的工作時間；參與決定的人員過多，則七嘴八舌無法定論，人員過少又恐思慮欠密。

十七

「一分鐘管理」

利用一短暫的時間，對各項事務作分類或規劃，依輕重緩急安排優先順序，釐清頭緒不致忙亂，省時間又可完成任務。

可利用一天開始上班或是將要下班前的一刻，把將要面對的工作做一合宜安排；亦可在面對一項工作或會議前，適度的應用之。

十八

「時間切割」原理

對於可利用時間與應做事項作一合宜分配，將一長段時間切割成數小段，一段完成一部分預定之工作，當可應付繁雜的事項。

可利用一天的時間，作時間切割以應付今天應完成的事務，亦可將一周或更長的時間作切割，擬定計劃依優先順序與難度做一適切的分配。

十九

利用「邱吉爾原則」

就是「請用一頁紙告訴我重點」，做事不要拖拖拉拉，應該把握重點、應該乾淨俐落，無論書面報告或口頭報告，先報告重點，至於細節即理由可以先割捨，容後有時間再談。

每天不知耗費多少時間再「紙上作業」，應注意：

1.快速閱讀2.請用一頁紙告訴我重點，即找出重點、加以組織、簡潔扼要。

3.一次處理一樣文件。

4.文件「不需要就丟掉」。

5.邁向「無紙張辦公室」。

二十

利用「選擇忽略原則」

雖然有些問題顯得非常緊急，但是如果你能置之不理，它們就會自行消失；忽略這樣一類問題，有利於優先處理那些更重要的事情。

常因「緊急任務」要求立即行動而被左右，並承受時間無休無止的重壓，反而忽視了「重要任務」；經由有選擇地忽略那些可以自行解決的問題，大量的時間和精力就保存起來，用於更有用的地方。

二十

一

焦點法則

一次處理一件事。

一次煩惱一件事，一次做一件事，把事情簡單化。

資料來源：

朱文雄（民88）。

時間管理。

高雄復文。

pp.33-85。

謝綺蓉譯。

RichardKoch著（1998）。

80/20法則。

大塊文化。

pp.8

6、時間管理的方法技巧：

一般人在時間管理上常會愈上一些棘手的問題或狀況，以致無法有效完成工作任務，經整理常見的問題與狀況，並提供一些方法與技巧以資參考，如能靈活轉化或運用，當受用無窮：

表三

項次

問題

方法技巧

一

如何處理不速之客

1.儘可能常話短說

2.整理談話內容，提出結論性意見。

3.鐵下心腸，不延長不必要的談話。

4.不輕易表達意見。

5.面對讚譽，別多說話，只要不停地說「謝謝」即可。

6.邊看資料邊聽對方說話。

7.使對方看到你很倦怠的模樣，或裝作不耐煩的樣子。

8.面談開始，坦白告知對方、訪客會談時間。

9.面談開始，乾脆告知對方自己很忙，顯示緊張的樣子。

10.面談開始，率直告知對方自己另有要是再身不能聊太久。

11.本身扮演主導角色，控制談話方向，如果對方偏離主題，就是著發問，提醒對方，誘導返回主題。

12.請別人告訴訪客，還有別的訪客在等待。

13.告知對方現在手頭上有要市集事在身，待會兒再「移樽就教」。

14.在辦公室外接見不速訪客。

15.起立與之對話會客。

16.談得差不多時，從座位站起來。

17.管理者可善用「隱蔽的辦公室」。

18.事先安排懇談時間及時間長度。

二

如何處理電話干擾

1.要求每一通電話，都限定在三分鐘內完成溝通。

2.在打出電話前，先擬好電話交談大綱。

3.接電話時，客套話不必太多，回答問題力求簡單扼要，專業性、重要性、緊急性、事務性的話題先談。

4.達到溝通目的時，以禮貌的態度結束談話。

5.集中打電話的時間。

6.確認對方空檔的時間去電或回電。

7.安裝電話答錄機或留言系統。

8.利用電子郵件（E-mail）比電話有效率。

9.每天在固定時間打電話或接電話。

三

如何處理會議干擾

（1）會議前

1.先行規劃清晰的會議目標

2.準備一份議程及會議資料

3.邀請適當的人與會盡可能不要太多。

4.選擇適當的開會時間、場地、視聽設備等。

（2）會議中

1.會議應準時開始。

2.會議開始，先簡介會議目的與議程，然後直接討論議題。

3.指定專人控制時間或掛上顯示「剩餘時間」的時鐘。

4.緊守議程，發揮合宜會議主持人應有的角色。

5.會議應準時結束。

（3）會議後

1.儘快做好會議記錄。

2.追蹤決議與待辦事項執行情形。

四

集中處理的策略

1、時間的集中：

區別時間的長短大小，分別安排處理不同的事情

1.「大時間做大事，小時間做小事」

2.「工作時賣力，休息時輕鬆」

2、工作的集中：

集中同類型工作

1.「一次只做一件事」

2.「同時做兩件事」

3.「集中小事一起做」

3、資料的集中：

將資料文件按性質、類別分開建檔，以便日後查詢應用。

4、每天時間分配的三部曲：

1.60%時間：

給預定計劃

2.20%時間：

給思考性與社交性活動

3.20%時間：

給預料之外事，是彈性時間。

五

合理拒絕，學會說「不」

1、拒絕請託四部曲

1.傾聽2.回絕3.提出理由4.提供變通之計

2、勒伯夫（MichaelLeBoeuf）拒絕守則

1.最優先的事未完成前，不進行次優先的事。

2.完成時影響不大或不重要的事，不做。

3.能交給別人做的事，不做。

4.因為恐怕別人指責，或是讓別人欠你一份而使別人高興的事，不做。

5.不適宜你的時間與能力的要求，不做。

6.別人應該自己做的事，不做。

六

「實施授權」減少「事必躬親」

1.在可能的範圍內，儘量將工作交託部屬去做。

2.挑對人選，授權給適當的人，並信任被授權者。

3.下清楚的指令，明示你所期望的工作績效。

4.公開授權，授權給某人，一定要讓他本人及其他人知道。

5.給予對等職權，包括做事方法、經費、設備、工具、人力、獎懲，及工作說明。

6.管理者對部屬可能犯錯應有心理準備並接納之。

7.確定授權的範圍與性質

8.切忌從事重複之授權

9.由簡而繁循序漸進事的從事授權

10.追蹤進度，設計一份典型的「授權追蹤表」

七

避免「完美主義」

依據主客觀條件，適度調整自己對工作要求的標準，因為經常會讓你自己筋疲力盡或是漏掉其他重要的事項，也易使部屬產生反感。

八

有效利用「零碎時間」

1.零碎時間在10分鐘以內：

可進行打電話、記筆記、影印、整理心得、靜坐小憩等。

2.零碎時間在15分鐘以內：

看資料、讀報紙、散步、背誦外語和公式定律、研究某事對策等。

3.零碎時間在20分鐘以內：

處理例行性、庶務性、人際性等次重要的工作；分段持續的將一本書看完。

九

建立節約時間的基本習慣

1.培養「尊時、守時、惜時、按時、準時、定時」的好習慣。

2.培養「不遲到、不早退」的好習慣。

3.培養「循序漸進」、「規律性」的好習慣。

4.培養「分類存放」、「物歸原處」、「工作場所整齊清潔」的好習慣。

5.培養「早睡早起」、「簡化生活」的好習慣。

6.培養「善用科技」、「電話三分鐘」的好習慣。

7.培養「專注、傾聽、溝通、同理心」的好習慣。

8.培養「做事勤快」、「隨時紀錄」、「速讀」的好習慣。

9.培養「今日事、今日畢」的好習慣。

10.利用「一鼓作氣」，馬上行動。

11.改掉「拖延」、「閒聊」、「怠惰、懶散」的習慣。

12.改掉「完美主義」的習慣。

十

避開尖峰時間與尖峰路線

可運用如附錄九，掌握自己可能在交通上的尖峰時間與尖峰路線，進而彈性避開以節約時間，做有效利用。

十一

運用「節約時間之設備工具」-----省時工具

省時工具大約可分類如下：

1.時事記載類：

如日曆、週曆、月曆、行事曆。

2.手冊類：

如日記本、週記本、「今日待做事項便籤」、萬用記事本、備忘錄、攜帶型行事曆等。

3.辦公室事務機器類：

如電話答錄機、收錄音機加錄音帶、個人電腦加時間管理軟體、E-mail、電腦網路等。

4.各類省時檔案：

如固定檔案、備忘檔案、抽屜分類、衣櫥與圖書分類、用具用畢物歸原位等。

十二

將巨大、複雜的工作依次細分

可將應辦理的巨大、複雜而費時的工作，劃分成數個「次工作」，甚至「次次工作」，逐步達成每階段目標。

十三

預約拜會時間

1.先預約時間和地點（儘可能提早一些時間）。

2.事先確定拜會開始的時間與結束的時間。

3.為每次約會做好準備：

目的何在？

該討論的重點何在？

討論要點先後順序如何？

事先擬好談話內容？

4.從最重要的事項開始討論，留意對方的表情和態度。

5.約會前寧可預留15—30分鐘，以便準時到達。

十四

認清角色

1.先認識自己的職位、職責、權利、義務，以掌握自己的角色目標。

2.先做好份內的事，集中心力時間於自己的角色，做好角色扮演，行有餘力，再助他人。

十五

善用別人時間，不要成為部屬的奴隸

1、主管應訓練部署在發覺問題後，不但要提濱及其影響，同時提出解決對策或建議。

2、部屬請教問題時：

1.堅持它們在見你之前要試著自己去解決問題。

2.要她們把問題保留在定期的會議中再提出來。

3.除非是非常特殊個案，否則不要輕易為它們解決問題。

4.可以撥出二十分鐘，找個比較方便的時間，將一天當中必須做的很多小決定，一起解決。

5.試著問部屬「假如你不在時，他們會如何解決困難」，務必讓他們逐漸養成並習慣於獨立處理問題。

6.他們應有處理自己工作的能力，你只需建議些正確的方法和可能的解決之道。

十六

運用「時間使用分析法」

可利用如附錄十，為自己記錄與分析每天或每週、每月的「時間配置分析表」，以有效規劃工作優先順序、輕重緩急等，兼顧效率與效能。

十七

一心兩用，同時做兩件事

如坐車時看資料、開會時批公文、善用幕僚幫忙擋事情和分攤工作、吃飯時開會、善用事務機器來記錄並處理繁雜的文件、善用旅行和交通時間（可打打電話、寫回信和詳讀資料）、躲開不必要之飯局與不速之客、候診時帶本書或邊閱報、吃飯時邊看電視新聞等。

十八

建立時間分段運用的省時習慣

1、一分鐘可做什麼？

如冷靜思考、寒喧打招呼、責備人、讚美肯定人、交代事情等。

2、三分鐘可做什麼？

如打電話足以交代清楚事情的5W1H、檢討反省思考、會中發信等。

3、十分鐘可做什麼？

如回一封信、閱讀資料、討論一件事、小憩、閱讀報紙標題、各種講評、提前到達開會場所等。

4、十五分鐘可做什麼？

如研討會中的專題或專案之摘要口頭報告、寫一則普通書面報告、會見訪客或拜訪他人、以「十五分鐘」為單位訓練自己完成一項工作的能力等。

5、三十分鐘可做什麼？

如開個小會、運動、到書店逛一圈、瀏覽某一新書等。

6、六十分鐘可做什麼？

如開會最好以一