《报销指南》.docx

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《报销指南》

报销指南

第一部分发票要求

    一、发票均应套印“全国统一发票监制章”，收款单位应盖单位“发票专用章”。

    行政事业收费、政府性基金收据套印“票据监制章”，收款单位应盖单位“财务专用章”。

    税务局代开发票应有“税务局代开发票章”及单位“发票专用章”或“财务专用章”，个人代开要附身份证复印件。

往来收据不能报销。

    二、发票的客户名称应为“山东大学”或“山东大学xx学院”。

“个人”或个人名字不予报销（电话费、火车票、机票除外）。

    三、只有发票（收据）联才能报销，记账联、抵扣联等不能报销。

四、发票不允许涂改，如有涂改不予报销，应回原单位重开，或修改后加盖出具单位发票专用章或财务专用章。

    五、报销时限：

在开票之日起一年内报销，超过一年的不得报销。

第二部分报销流程

   一、经办人员分类整理好发票，需要办理有关审批、验收手续的先去办理。

如需要办理固定资产手续的，要先在资产部办理入库手续。

二、普通报销应通过预约系统。

预约时要按事项内容一事一约，一类一约，每张预约单的发票附件不要超过20张。

三、打印出预约报销单后，经办人签字，项目负责人签字审批,并加盖报销单位的公章。

需要单位领导审批的或填写《特殊事项说明》的，应先去办理并将审批手续附在报销单后。

如报销公务接待费，应将经领导审批的接待审批单、接待清单附在报销凭证后。

四、将整理好的单据送到财务报账大厅预约接单处交由会计人员处理。

报销金额不得随意修改,如果将金额改小，可由经办人员确认；如将金额改大，必须由项目负责人重新签字。

五、报销要求

（一）购买实物、服务的发票（发票内容为统称的）必须附销货方盖章的购物清单。

二万元以上的材料采购需要提供采购合同。

    购买购物卡的发票一律不得报销。

（二）购买打印纸、复印纸、硒鼓、墨盒、碳粉、色带的应在学校以下指定商户购买：

 富美科技集团有限公司 、济南中维数通信息技术有限公司、济南方菱经贸有限公司。

购买飞机票原则上应在山东世纪航空拓展有限公司、济南阳光之旅航空服务有限公司、山东航空股份有限公司、山东民航客货销售代理公司购买。

在“携程”、“去哪儿网”等网站购买的飞机票也可以报销。

在异地可自主购买机票。

（三）发票背面必须由经办人签字。

    为避免重复劳动，对相同的经济业务，原始单据金额较小且比较零散的，如市内交通费、公共汽车票、邮费等，可不在每张原始单据后签名。

    （四）个人电话费报销,一般应按照“本次实交”、“充值金额”、“预付款”的金额报销。

预交话费后打印的各月话费明细发票不予报销；违约金不予报销。

    （五）单张发票5000元以上应选择转账（支票/电汇）方式,连号发票视同一张发票处理。

若购买时已刷卡支付,则应提供刷卡POS单,报销时可转卡支付。

如不能提供POS单且需要转卡支付的，5000元至10000元由科长审批（附pos单可直接报销），10000元以上由分管副部长审批（20000元以下的若附pos单可直接报销）。

在机电市场、科技市场等不同商户购货，因发票统一由市场开具，连号发票（或同一天开具）合计金额在20000元以下的，具有购货明细的可不履行报批手续直接报销；合计金额超过20000元的，需履行报批手续。

    （六）单张发票金额在30万元以上的，需填写大额资金支付审批单（见校园网“财务系统”-“表格下载”栏目），按规定履行审批手续。

第三部分各类事项报销需提供资料

    一、固定资产类

单价在1000元（含）以上的设备、家具属于固定资产，需在资产部办理“设备购置申请表”、“设备验收单”。

单价在500元（含）以上1000元以下的设备、家具属于低值设备，需先去资产部办理低值仪器设备验收单。

（一）固定资产报销：

应提供合同、发票、“设备购置申请表”、“设备验收单”。

（二）如需要借款，借款时提供“借款单（第一联）”、“设备购置申请表”、合同。

报销时，应提供“借款单（第二联）”、“设备购置申请表”、“设备验收单”、合同、发票。

    注意：

除以上附件之外，借款时或者未办理借款直接报销的，10-20万的设备还需附资产部“评标结果表”，20万以上的设备还需附招标办开具的“付款通知书”。

    （三）进口设备

    1、直接报销：

应提供“进口设备技术及售后服务协议”、“进出口公司对山东大学的付款通知书”、“设备购置申请表”、招标办开出的“付款通知书”、“进出口公司与供应商的合同”、“仪器设备验收单”、发票。

    2、借款时，应提供“借款单（第一联）”、“设备购置申请表”、“进口设备技术及售后服务协议”、“进出口公司对山东大学的付款通知书”、招标办开出的“付款通知书”；销借款时，则只需要提供借款单（第二联）、进出口公司与供应商的合同、仪器设备验收单、发票。

    3、退余款：

经资产与实验室管理部确认后直接核销原借款。

    二、会议费

会议费报销参照《中央和国家机关会议费管理办法》财行〔2013〕286号执行。

（一）外出参加会议的会议费报销：

提供会议举办单位盖章的会议通知，无书面通知的可以打印相关网页或邮件，连同参会的差旅费一起报销。

会议指定住宿宾馆超住宿费标准的可以正常报销。

（二）自行举办会议费报销：

提供会议通知、会议决算表、会议签到簿等资料，委托旅行社承办会议的还要提供合同。

会议决算表需经所在二级单位领导审批签字。

举办会议应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。

严禁借会议名义铺张浪费、发放礼品，公款旅游等。

不得在五星级酒店举办会议。

会议综合定额为每人每天450元，特殊情况需经财务部审批。

三、差旅费

差旅费报销执行《山东大学差旅费管理办法》（山大财字【2014】7号）。

市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天80元包干使用。

常驻地至机场、火车站、汽车站间往返的市内交通费可以报销，不在80元的包干范围之内。

外地发生的市内交通费（含外地机场到市区的交通费等）在80元的包干范围内，一律不再报销。

（一）用单位公用经费出差报销

报销时应当提供公务外出计划申报单（见校园网“财务系统”-“表格下载”栏目）、机票、车票、住宿费发票等凭证。

外出参加会议或培训的应附会议通知或培训通知，调研应附调研说明。

票据不全的，提供《特殊事项说明》（见校园网“财务系统”-“表格下载”栏目），经项目负责人审核、所在单位领导（单位院长、书记、分管科研副院长、分管财务副院长均可，以下简称所在单位领导）审批后，方可报销。

（二）用科研经费出差报销

1、由项目负责人审批，暂不填写《山东大学公务外出活动审批单》。

2、科研出差人员乘坐交通工具超过规定等级的，或实际住宿费超过规定标准的，超额部分可以在横向科研经费或个人发展基金报销。

3、城市间往返交通费、出差地住宿费发票均全的属于正常情况，可直接报销。

4、如无住宿费发票、城市间交通费等票据之一的，需要申领差旅补助的，需提供《特殊事项说明》（见校园网“财务系统”-“表格下载”栏目），经项目负责人确认、所在单位领导审批签字后据实发放差旅补助。

5、如城市间往返交通费、出差地住宿费三张票据缺一张的，不要差旅费补助的，可直接报销。

6、城市间往返交通费、出差地住宿费三张票据缺两张的，一般不再报销。

如有特殊情况，需一事一单的填写《特殊事项说明》，经项目负责人审核、所在单位领导审批签字后报销。

四、公务接待费报销

公务接待费执行《山东大学国内公务接待管理办法》（山大综字【2014】4号）文件。

公务接待费包括接待来宾发生的餐费、济南住宿费、交通费等费用。

加班用餐不属于接待费范畴，可以直接报销。

（一）单位公用经费报销接待费

报销时应提供财务票据、单位公函（邀请函、访问函、会议通知等证明公务活动的有关材料）、接待审批单及接待清单（正反面打印）。

（二）科研经费报销接待费

可不填写《山东大学公务接待审批单》。

单次招待费金额不超过800元（含）的，由项目负责人签字报销；单次招待费金额超过800元的，还需经所在单位领导审批并在发票上签字。

 五、出版/文献/信息传播/知识产权事务费

指在项目研究过程中，需要支付的出版费、资料费、印刷费、数据采集费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。

不应使用纵向经费购买通用性操作系统、办公软件等。

该类单笔二万元以上的支出应提供合同，其中报销出版费需全部提供合同。

 六、探亲费报销

（一）填写《山东大学教职工探亲路费报销审批表》，本单位领导签署意见后到人事部人事调配科开具报销介绍信，凭报销介绍信、车票，经财务部王延太副部长签字后至报账大厅办理报销事宜。

    人事调配科办公室地址：

中心校区明德楼B座五层B535

    联系电话：

8836430388364188

（二）已婚职工探望父母的往返路费，在本人基础工资、职务工资、工资津贴之和的30%以内的，由本人自理，超过部分由所在单位负担。

    （三）车票起止地点应与报销介绍信上所注明的地点一致。

出租车发票、飞机票不予报销，无差旅费补助。

    注：

探配偶1次/年（需配偶方出据未享受探亲待遇证明）；未婚职工探父母1次/年（转正定级后享受）；已婚职工探父母1次/4年。

探亲时间一般安排在寒、暑假。

    七、培训费

培训费报销参照《山东省省直机关培训费管理办法》（鲁财行【2014】5号）文件精神执行。

（一）学校承认学历的学费报销：

经人事部批准，可报销30％，其余学费经学院同意按其承担的比例可从学院发展基金或奖福基金报销。

    注：

由于发票不能分割，应在所属单位与人事部审核完后一起报销，不能单独报销。

应由个人承担的学费部分不得在科研经费支出。

（二）学校不承认学历的培训费报销：

应附报销结算单、发票、培训通知或单位主要领导批准参加培训的说明（单位盖章，院领导签字）。

培训费开支不得超过400元/人/天。

    注：

纵向科研经费一般不得开支培训费。

    八、其他

（一）办公或实验用房租赁费

需附租赁合同及情况说明；

办公用房、宿舍等的物业管理费，需附与物业公司签订的合同或协议。

（二）修缮工程款

需附合同、发票、审计处出具的修缮工程预算审计书，超过20万的附招标办开具的付款通知书。

    （三）测试化验加工费

发票，收费项目明细、测试清单、收费标准，二万元以上的测试化验加工费还要提供相关合同、协议。

    （四）学生实习费

需附本科生院审批的“山东大学学生实习经费汇总结算单”、发票。

如向学生发放补助，还应附“学生定额补助费用领款单”。

以上两种表格均见校园网“财务系统”-“表格下载”栏目。

    （五）旅行社开具的考察费

需附考察费用情况说明（负责人签字、单位盖章）、与旅行社签订的合同或协议。

    （六）青苗补偿费、土地租赁费

需附合同、收款人身份证复印件，代开的税务发票或收款人签字的收据。

（七）投标保证金

科研人员用个人的资金交给外单位的投标保证金，在未中标后退给学校银行账户的，可写出情况说明将该资金转卡支付给本人。

 第四部分不得报销的事项

    一、我校开出的学生正常的学费收据、住宿费收据均不能报销。

    二、付款方式为“一卡通”、“面值卡”、“贵宾卡”、“优惠卡”、“代信誉卡”等非现金、银行结算的发票不予报销。

    三、车型为“1型客车”以外的过路过桥费一般不予报销。

    四、手机及手机附属品、掌上电脑、游戏机等不予报销。

    五、外地市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天80元包干使用，不再报销因公出差期间发生的外地市内交通费用，包括公交、地铁、的票等。

    六、个人或家庭用的物业管理费、水电费、停车费、有线电视费不予报销。

    七、烟酒、海参、阿胶等补品礼品、会议用鲜花发票不予报销。

    八、火车餐车票、洗浴中心、足疗会所、健身中心、娱乐场所的发票，无论开什么内容都不予报销。

    九、邮局银行汇款的手续费收据不是正式发票，不予报销。

十、车辆维修费、保险费、车辆年检费等不得报销。

办公经费、管理费、教学维持费、研究生经费、奖福基金、发展基金等不得报销车辆维持费。

经学校批准留用的公车费用除外。

第五部分劳务费发放

一、校内学生助研津贴（劳务费）的发放

（一）适用人员类型：

校内学生（本科生、研究生、博士）

（二）通过酬金系统发放，录入学生相关信息后，打印“山东大学劳务费（助研津贴）发放表”，项目负责人签字学院盖章后，交至财务部报账大厅8号、9号窗口进行账务处理。

每月月中和月末集中发放两次。

（三）具体操作请查询：

山东大学财务信息门户—报销指南—山东大学酬金系统使用说明。

（四）通过酬金系统发放的助研津贴，每人每月3500元以上的代扣个人所得税。

（五）通过酬金系统的不必再通过预约系统。

二、专家劳务费的发放

专家劳务费发放需要提供：

《专家劳务费发放表》，需领款人本人签字，学院盖章、项目负责人签字。

《专家劳务费发放表》在校园网“财务系统”-“表格下载”栏目中可下载

（一）校内专家劳务费的发放，在财务处报账大厅18号窗口办理。

（二）校外专家劳务费的发放，属于一次性劳务，800元以上扣税。

可以领取现金，也可通过预约系统，提供领款人的账号、户名和开户行，银行卡号限于：

中行、工行、建行（借记卡）三家银行。

财务部提供计税工具，可在校园网“财务系统”-“表格下载”栏目中下载。

（三）外籍专家劳务费的发放：

需提供《专家劳务费发放表》、护照复印件，在18号窗口办理此项业务。

三、临时用工人员劳务费的发放

（一）提供山东大学劳务费发放表，需领款人本人签字，学院盖章、项目负责人签字。

财务部提供计税工具表格，可在校园网“财务系统”-“表格下载”栏目中下载。

（二）外聘人员、临时用工人员等非学校人员提供的劳务：

属于一次性劳务，800元以上扣税。

可以领取现金，也可通过预约系统，提供领款人的账号、户名和开户行，银行卡限于中行、工行、建行（借记卡）三家银行。

（三）校内职工发放劳务费

1、阅卷费、监考费等可以用《劳务费发放表》领取现金。

2、其他内容发放给校内职工的，如讲课费、答辩费、专家费等需在中心校区财务部报账大厅18号窗口办理。