江西省公路建设项目文件材料立卷归档管理办法试行101231.docx
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江西省公路建设项目文件材料立卷归档管理办法试行101231
江西省公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（试行）
第一章总则
第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据交通运输部颁发的《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》[2010]382号等有关文件规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条本办法适用于新建、改建和扩建的二级及以上公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。
第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后运营管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。
本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。
第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责
第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。
省交通运输厅办公室具体履行全省公路项目的档案监督管理职责，组织和培训档案人员，协调公路项目档案验收工作。
第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。
项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。
项目建设单位应配备专职档案工作人员，组织设计、施工、监理等单位培训档案人员，组织和建立人员相对稳定工作机构，明确档案管理责任部门和责任人，完成项目档案管理、归档和验收工作。
第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。
项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。
第七条各施工单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员在项目文件材料收集归档工作中的职责和要求，并纳入日常管理工作中，工程项目文件材料立卷归档工作应与工程建设同步进行。
第三章公路建设项目文件材料的收集
第八条公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。
已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。
第九条公路建设项目各阶段文件收集归档责任分工按照本办法附件1《江西省公路建设项目文件材料立卷归档范围》执行。
第十条各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照公路建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。
各阶段文件材料归档制度和预立卷时间要求为：
（一）立项审批阶段文件材料在开工后三个月内，并对审批文件完成扫描和光盘存储。
（二）勘察设计阶段文件材料提交完成后一个月内。
（三）招投标及合同文件材料在招投工作完成后一个月内。
（四）工程准备阶段文件材料在开工后三个月内。
（五）施工原始文件应按照施工前监理工程师批准的单位、分部、分项工程划分，在各分项工程完工评定合格后一个月内进行预立卷。
（六）工程管理（含建设、监理、施工单位）文件材料在工程交工后一个月内。
（七）竣工图在工程交工前一个月内，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件2《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》）。
第十一条收集归档的项目文件材料应为原件。
其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。
复印件应清晰。
第十二条收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。
勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。
第十三条项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，规格基本统一，小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。
第十四条影像文件的收集整理归档
（一）照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求。
同一工程项目内照片需按建设程序、问题等进行分类。
单张照片或组合照片均可作为一类，分类方案应保持一致，不应随意变动。
按照分类方案，结合时间及重要程度等进行排列。
照片与说明（选用Word文档编辑，格式见附件4）编辑后应刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出5英寸纸质照片一并整理归档，并建立照片目录表，保存最终采用国标专用的照片档案盒入册存放。
如照片反映的并非现场施工内容，格式中可取消“现场施工负责人”、“现场监理”两项内容的填写；日期填写格式为8位编码表示，如20100301；因各单位在过程中收集的原始照片较多，应选择拍摄角度较好、画面清晰、能反映事由主题的照片纳入存档。
（二）摄像资料整理：
根据各建设项目工程特点，重点拍摄并同时做好各主题摄像材料的WORD文档说明工作。
（三）各单位对自身收集的影像资料必须对所拍摄的影像资料附注详细的Word文本说明。
文本命名格式为（示例）：
2010年2月26日B1标X#主墩#号桩基钻孔说明。
文本内容具体格式为：
拍摄人：
XXX
内容说明：
本段（张）视频（照片）主要反映北塔第一根桩基钻孔的施工过程，具体施工工艺为……，施工过程中主要的难点为……，采取的解决办法是……。
现场技术负责人为：
XXX，现场监理为：
XXX。
第十五条电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。
第十六条竣工图编制要求
（一）竣工图由施工单位负责编制，竣工图框样式见附件5。
编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任。
（二）竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。
竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。
（三）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上局部修改加盖修正章，同时注明修改依据，整图在加盖竣工图章后作为竣工图；凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章。
重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。
（四）同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同构筑物、建筑物应分别编制。
第四章公路建设项目文件材料的整理
第十七条公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。
合同段未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交工验收。
（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。
（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。
（三）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。
（四）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。
（五）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。
（六）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件2《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》）。
（七）计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分别整理组卷。
（八）施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。
（九）施工文件材料：
1．原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理组卷，各分项工程的施工资料组成见江西省交通工程质量监督站《公路工程质量保证资料表格索引》。
2．施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。
3．竣工图按照专业、图号分别整理组卷。
（十）监理文件：
1．监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷。
2．平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。
3．旁站监理记录按施工合同段整理组卷。
4．监理日志按照监理机构和形成时间整理组卷。
（十一）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。
第十八条卷内文件材料系统化排列：
（一）立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
（二）设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
（三）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。
（四）项目法人及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。
（五）施工文件材料：
1．原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。
2．变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。
3．各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。
4．按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。
5．合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。
6．竣工图按照专业结合图号依次进行排列。
7．设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。
（六）监理文件：
1．监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。
2．旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照合同段单位、分部、分项工程依次进行排列。
3．监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。
（七）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。
（八）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列。
第十九条经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号。
已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。
第二十条案卷由案卷卷盒、封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表（封底）组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。
第二十一条卷盒正面及卷脊需填写案卷题名、案卷档号和立卷单位。
（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。
）
第二十二条内封面由下列内容构成：
案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。
案卷题名：
应能准确反映本案卷的基本内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称。
例1：
案卷题名：
XXXXXXX（指建设项目名）
A1合同段（K7+840～13+230）
XXXX大桥0#台桩基施工记录
例2：
案卷题名：
XXXXXXX（指建设项目名）
A3合同段（K15+700～K19+264）
工程变更的请示、函、报告
例3：
案卷题名：
XXXXXXX（指建设项目名）
A3合同段（K15+700～K19+264）
XXX试验报告
（一）
说明：
过厚的文件资料可组成多卷，在案卷题名后标识
（一）、
（二）、（三）等；不能和其它资料合卷的资料，
可以较薄（只有几十页）的单独成卷。
立卷单位：
指案卷的组卷单位或部门。
起止日期：
指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间，用阿拉伯数字标注，例如：
20090112—20100503。
保管期限：
填写划定的保管期限。
保管期限分为永久、30年、10年三种。
应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。
密级：
根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。
第二十三条卷内目录由下列项目组成：
（一）序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。
（二）文件编号，填写文件材料的原始编号或图号。
（三）责任者，填写文件材料的形成单位或主要形成单位。
属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。
（四）文件题名，填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加[]符号。
案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。
（五）日期，填写文件材料形成起终日期。
如起终时间为一天的，只写一个时间。
（六）页次，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。
（七）备注，填写需注明的情况。
卷内目录需纸质目录及电子目录各一份。
第二十四条备考表中须注明本案卷组卷情况及本案卷包含文件份数；说明复印件归档原因和原件存放地；立卷人指案卷组卷人员，检查人应为部门或项目技术负责人及监理。
第二十五条公路建设项目档案除蓝图及成册文件材料外，按照三孔一线方式进行装订。
装订前，应去除塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料，案卷厚度在四公分以内。
不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章。
档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在页次（档号章式样见附件3《档号章式样》）。
第二十六条案卷系统化排列及编号：
案卷的编制单位应按工程进展的自然过程，对已经整理好的案卷进行系统化排列，并用铅笔在封面及卷脊编写案卷流水号。
其中，施工单位应对本合同段形成的案卷，按照其自然形成过程，依照路线进行方向，结合单位工程排列顺序依次进行排列。
监理单位按照监理工作程序，以合同段为单位，对形成的案卷进行系统化排列。
第二十七条案卷目录的编制：
经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录一式二份（含电子版），其格式应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。
第五章公路建设项目档案的移交与汇总整理
第二十八条公路建设项目各承包单位应在合同段交工验收前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经项目法人单位和监理检查合格后，移交项目法人单位，并按规定办理移交手续。
试运营期内工程文件材料的整理应以合同段为单位，按照缺陷责任期内缺陷工程项目的类别、数量及补救措施整理，由施工单位组卷，在竣工验收前三个月内移交。
案卷编制说明内容包括本合同段项目建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。
移交项目档案套数由项目法人单位根据实际需要确定，并在合同中明确。
第二十九条项目法人单位负责对接收的全部项目档案进行系统化整理和排列。
案卷排列顺序按照立项审批、设计、工程准备、施工、交工、竣工等不同阶段依次进行汇总整理和排列。
其中施工阶段案卷按照项目法人单位、施工单位及监理单位形成的案卷分别进行汇总、整理和排列；施工单位和监理单位形成的案卷，依路线进行方向，以合同段为单位依次进行汇总整理和排列。
招投标、合同及计量支付、计划进度报表类档案可单独整理和编目。
第三十条档号的编制：
档号由项目法人单位或档案接收单位编制，格式如下：
项目简称·X·单位代码-Y
X：
按“竣工文件编制与组卷内容”分七个部分，如第一部分，则为1，以此类推，其中第四部分建设单位负责人、监理、施工方的，则为4·1、4·2、4·3，建设单位负责人单位可不填写单位代码。
Y：
案卷流水号
例如：
九江长江公路大桥项目第四部分监理单位R1合同段第一卷的档号JGQ·4·2·R1—1；施工单位A1标段第五卷的档号JGQ·4·3·A1—5。
如有个别项目监理代表处或总监办与驻地办是分开招标的，则监理单位资料可分单位进行整理，可用字母代号进行区分，如总监办或代表处用“R”、驻地办用“RA”。
第三十一条案卷总目录的编制：
项目法人单位负责对经系统化整理和排列的所有案卷汇总编制案卷总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。
说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。
第三十二条项目法人单位应在项目通过竣工验收3个月内，按照有关规定向有关单位办理项目档案移交手续。
第六章附则
第三十三条本办法由江西省交通运输厅负责解释。
第三十四条高速公路大修项目及二级以下公路的文件材料立卷归档工作可参照本办法。
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