7第七章 日常应用文.docx

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7第七章日常应用文

启事、声明、公示、海报；借据、欠条、收条、领条、请假条；申请书、建议书、倡议书、介绍书、证明信、感谢信、慰问信

第七章日常应用文

一、概念

具有较为广泛的社会功能，在人们的日常生活中起着礼尚往来、互通信息、交流经验、沟通思想、联络感情等作用。

使用范围是在人们日常工作学习和生活中办理公务、办理私事时所使用的一种实用文体。

二、特点

（一）有特定的对象和行文目的

（二）有较为固定的写作格式

（三）有较强的时效性

（四）语言要朴实简明、准确严谨

有一说一有二说二，内容上和语句上都要准确，要使用规范的书面语

三、种类

（一）礼仪类

请柬、感谢信、邀请函、祝辞、贺辞、欢送词、答谢词、讣告、悼词……

（二）书表类

申请书、建议书、倡议书、求职书、保证书、聘书、检讨书、恐吓信、介绍信、举报信、家信、普通的书信、日记……

（三）告启类

启事、声明、支票、海报、捷报、喜报

（四）条据类

欠条、收条、借条、请假条、留言条、托事条

第一节告启类应用文

一、概念

指机关单位团体就某一具体事项向群众公开陈述、报道、解说以便使大家周知的简短应用文

二、分类

（一）启事

1.定义

机关、单位、团体需要向大家公开说明某件具体事情或希望公众协助办理某项具体事务而使用的应用文（不方便使用公文时时用）

2.特点

祈求性、商洽性、周知性、（没有特别强的约束性）

3.写法

（1）标题

事由+文种；文种例：

寻物启事、招领启事（千万不能错写成启示）

（2）正文

写明启事内容，告诉大家什么事，需要大家帮什么忙；原因、目的、要求

（3）结尾

模式用语：

特此启事、特启。

也可以不写

（4）落款

启事单位或个人姓名及时间，单位发的要加盖印章

4.注意事项

表述要周到，叙述要得体。

祈求性的启事要真挚有理，寻物启事要写清特征，而招领启事则要含糊笼统

题：

不慎遗失宿舍钥匙或其他贵重物品，为此写一个寻物启事

寻物启事

本人于**年**月**日在**不慎将钱包遗失，钱包为黑色，内有100元现金及本人身份证、学生证、饭卡、图书馆借阅卡、医疗保险卡及**化妆品店积分卡，望请拾遗者与我联系，本人将万分感激，定有重谢。

联系方式*********

***

年月日

（二）声明

1.定义

机关单位团体对重大事件重要问题标明立场、观点、态度、主张而发表的一种文体

2．分类

外交部声明、两国联合声明、机关企事业单位均可使用的通用声明。

如：

宣布重要证件、支票、公章作废的声明

3．写法

（1）标题——事由+文种；机关+事由+文种

（2）正文——发出声明的原因、目的；声明的主要内容，要声明态度、立场、主张。

语言精练、用词恳切，切忌笼统含糊

（3）落款——单位+时间

4．注意事项进而基本要求

（1）写作要言简意赅，切忌冗长

（2）表达方式一般以叙事说明为主，不宜采用描述和夸张的手法，更不宜采用抒情方式，声明的语言格调严肃、主旨突出、态度毫无含糊

（三）公示

1．定义

领导机关或单位团体需要作出涉及某项政策人事任免、组织处理或安排等重要事项的决定，在事前征示一定范围公众周知的一种文体

2．写法

（1）标题——三项式、两项式、文种

例：

哈尔滨学院拟任用学生处领导的公示

（2）正文

公示原由、公示事项、公示要求、公示时间

（3）落款

名称、时间，有的需要加盖公章

（四）海报

1．定义

机关单位团体向公众公布有关文化、艺术、体育、科技、学术和展览等方面活动消息的文书，凡此类消息不宜用启事、广告、通知的就用海报。

但是公布商品信息、其他事项等不宜用海报

2．特点

比较灵活，可以配图、巧妙设计、新颖活泼、字体颜色都可变化，可用修辞，但不能乱吹

3.写法

（1）标题

事由+文种；文种；讯例：

球讯、演出海报，

形式上可以配以图画，字体活泼多变

（2）正文

写明活动内容、时间、地点、主办单位、参加人员、参加方式和注意事项，落款写上组织机构的名称，落上时间

假设人文学院演举办一场文体活动，写一份海报

海报

哈尔滨学院人文学院将于**年**月**日在**举办文艺汇演，届时将请来哈尔滨十佳歌手参演，欢迎全校学生前来观看。

哈尔滨学院人文学院

年月日

第二节便条契据类

一、概念

是当事人双方在事物交流中，出具给对方的作为凭证或说明某些问题的一种常见应用文。

二、特点

（一）短小精悍

（二）随时使用

三、分类

（一）借据

1.概念

是个人或单位，借用个人或公家的现金、财务时所写的凭证类的公文，也称借条

2.分类

个人在借对方或单位时向对方所写的

单位向个人或单位借物时所写的一种凭证性的借据

3.格式和写法

（1）标题

A。

文种式在正文上方第一行中间写上借据

B第一行空两格后用“今借到”作为标题，而正文其他内容放在下一行顶格写

例文：

今借到***500元钱，一周后送还。

此据

借钱人：

***

**年**月**日

（2）正文

首先从哪里得到了什么东西，数量是多少，要写出所借的钱物的数目及物品的品种、型号、式样、规格等，借出方也写清楚，从单位借出的钱物要写出所为何用；其次写明归还的具体日期或大致时间，有较为复杂的情况则要写明具体归还的方法。

（3）落款

要写上写借条者的名称和经手人的姓名或借方个人的姓名，必要时须

加盖公章。

单位个人名称前要写上“立据人”或“借款人”字样。

下一行还要写上借钱物的具体时间，年月日要写齐，不要只写月和日

4.注意事项

（1）写借条是一种凭证，但只受道义的约束，不受法律的保护

（2）借条在钱物归还后应将条子收回或当面销毁

（3）借钱物一方在写好借条时务必要认真清点好所借东西的数量以防一些不必要的麻烦。

（4）借条一般比较短小精悍，语言简洁明了，字据文面要干净，不许涂改，若有涂改须出据方在改动处加盖公章或私章或签名，钱数要大写。

（二）欠条

1.概念

借了他人或单位的钱物，到时不能归或有部分拖欠

购买或收购产品时因不能全部支付他人的款项

借了个人或公家的钱物，时候补写的

也叫做白条

2.分类

（1）从发文的角度

单位欠个人或其他单位的；个人欠他人或单位的钱物

（2）从发文对象看

写给单位的或写给个人的

（3）从欠条的内容看

欠物条；欠款条

3.写作格式

（1）标题

在正文上方中间以较大字体写上“欠条”两字

空两格写上“暂欠”或“今欠”，在下一行顶格写内容

（2）正文

要写清欠什么人或什么单位什么东西，数量多少，并要注明偿还的日期。

（3）落款

要署上欠方单位名称或经手人的签名，是个人出具的欠条要写上立欠条的个人的姓名，并署上日期，单位的还要加盖公章。

个人的用私章。

4.注意事项

（1）写欠条时不可潦草；好好保存，不可丢失

（2）一般不具有法律的约束力，因此在立欠条时有必要可经由一定的法律程序（公正）

（3）字迹清晰不可涂改，若不得不改动的则应由改动方在改动处加盖公章或个人签名。

（4）欠款用大写汉字

（三）收条

1．概念

是收到别人或单位送到的钱物时，写给对方的一种凭据性应用文，也称作收据。

2.适用范围

（1）原来借钱物或欠钱物一方将所欠的钱物还回时借出方当事人不在场，而只能由他人代收时可以写收条，若当事人在场不用写收条，把欠条收回或撕毁即可。

（2）个人向单位或团体缴纳一些有关费用或财务时，对方需开据收条以示证明。

（3）单位和单位之间的各种钱物往来均应开据收条。

一般情况下正式场合都有国家统一印制的正规票据。

3.种类

写给个人的；写给单位的

单位出据的收条通常是由某一个人经手，要写上经手人的姓名

4.格式

（1）标题通常在正文上方中间的位置字体稍大写“收条”

把正文的前三个字当做标题“今收到”（前面空两格）正文从第二行顶格处写。

（2）正文写明收到的钱物的数量，物品的种类、规格等

（3）落款

写上收钱物的个人或单位的名称、姓名、署上收到的具体日期，一般还要加盖公章，是某人经手的还要加上经手人，代收的要写上代收人或“**代”

5.注意事项

（1）务必清点好所收到的物品，欠款的具体数额做到准确无误不出差错。

（2）替别人代收的应在题目上写“代收条”在文尾署名时写上代收人

（3）收条的语言一般比较简单。

篇幅往往短小精悍，不涂改，数目要大写。

（四）领条

1.概念

是领取钱物的单位或个人在领到钱物后向发放物品或钱物的单位所写的一种凭据类的应用文。

在领取物款时经常使用，发放人据此报销账目，而领取者据此表示已如数领取。

2.分类

个人在领取到钱物后写的领条；两个单位

领钱或领物

3.基本格式

（1）标题

写在正文的正上方，字体稍大

空两格已“今领到”作为标题，下一行顶格写内容

（2）正文

写从哪里领取，领取的东西都有什么、数目有多少、有的领条还要写出所领物品具体的用途，如果发放的物品类别较多可以单独列表。

（3）落款

在正文的右下方写上单位的名称或经手人的姓名，或个人的署名，名下署上日期。

有必要时加盖公章或私章

4.注意事项

（1）领条上应如实记录领取的数量和品种，领取的钱物要当面点清

（2）数字要用大写汉字领取钱款时要加整字

作业：

**职业学院工商管理系王强同学突然患病住院，临时从学校财务处借款1000元，班长张大海办理借款手续，根据材料写借条

借条

因**职业学院工商管理系王强同学突然患病住院急需缴纳住院费与治疗费用，今从学校财务处借到1000元，一周内归还。

此据

代借人：

张大海

**年**月**日

（五）请假条

1.定义

是因事不能上学或不能上班，向上级请假

2.写法

标题居中写“请假条”，第一行顶格写称谓加冒号，下一行空两格开始写正文，写明请假原因和请假时间，在正文下一行空两格写上此致，再下一行顶格写敬礼，落款写上请假人姓名，再下一行写时间。

（六）留言条

1.定义

大多数是访人不遇，有事交代而人不在时使用。

2.写法

没有标题，第一行顶格写称谓，第二行正文空两格开始写，讲清事情，写法上要简明扼要，如果事情复杂，可约定时间在什么地方详谈，正文右下角写上留言人的姓名

练习题：

李玲同学接到家信，母亲生病卧床不起，她准备向王老师请假两天，回家探望母亲，根据材料写一张请假条

请假条

尊敬的王老师：

因接到家信得知母亲生病卧床不起，急需回家探望，欲请假两天，时间为*月*日-*月*日，望老师批准。

此致

敬礼

请假人：

***

年月日

第三节书信类

一、定义

是人们日常生活工作中不可缺少的交际、交流思想的工具，有什么话要说，就可以直截了当的写出来寄给对方。

二、特点

迅速、灵活、方便

三、书信的构成

（一）笺文

即写在信笺上的文字，也就是寄信人对收信人的称呼、问候、对话、祝颂等，是书信内容的主体。

书信的繁简、素雅及其他方面的风格特征几乎都由内容主体决定。

（二）封文

即写在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等。

封文是写给邮递人员看的，使邮递人员指导信从哪里来，寄往哪里去。

万一投递找不到收信人，还能将信退给寄信人。

完整的书信应该是笺文、封文俱全，并且将笺文装入写好封文的信封内，然后将口封好寄出。

四、书信的分类与格式

第一部分分类：

（一）一般书信

主要是家信，还有朋友和同事之间问候类的书信、请托类的书信、规劝类的书信、借贷类的书信、庆贺类书信、多用于个人和个人之间。

一般的书信由信封和信瓤组成

（二）专用书信

表扬信、感谢信、慰问信、推荐信、证明信等，多用于单位与个人、单位与单位之间。

第二部分书写格式：

（一）信封的书写格式

竖式与横式

1.邮政编码，用来表示区。

书写时要注意：

信封正面左上方空格内应填写收信人的所在地邮政编码，右下角写寄信人或发信人的邮政编码。

2.收信人的详细地址

（1）寄往城市家庭的要具体写上收信人所在的省（直辖市、自治区）、市（县）、城区、路、街（弄）、门牌号，如果是楼房还要写上室号

（2）寄往农村家庭的要写出省、县、乡、村、组

（3）寄往收信人单位的，不不仅要写收信人详细地址，还要写上工作单位的名称，

地址可在一行书写完，也可分两行写出，在大地名和小地名之间空一字位置

3.收信人的姓名

要写完整，不能省略。

也不能写职位名称。

在名后空两字写“先生收”“女士收”也可以不写。

4.注意事项

（1）信封上不要写上写信人对收信人的亲属称谓

（2）寄信人的地址和姓名必须写在信封上，由于某种原因不能寄达时，邮局必须以此退还所寄信件

（3）如果是托人捎带的信件则在信封上方偏左的地方视具体情况写上“请交”“烦交”，如捎信人熟悉收信人的地址则不必写上两方地址，右下角写上**代托，有时为了表示尊重与信任，信件内容不涉及公私秘密，信封不封口为好。

（二）笺文的书写格式

是书信的内页，分为开头、称谓、主体、结尾、署名

1．开头（称谓）

写收信人的称呼，单独成行，顶格书写，表示尊重和礼貌，称呼之后加上冒号，以示领起下文。

2.主体

寄信人要先向收信人问候或询问或回答。

正文要另起一行，根据内容可适当分段。

先谈对方的事情，后面谈自己的事情，每一件事要分段写，回答对方的问题要有针对性，有的放矢。

最后写有何希望、要求或希望再联系等事项。

3.结尾

写表示祝愿或敬意的话，普通信多写“祝你健康”“祝你快乐”“祝你安好”等，可因具体情况使用适当的词，但是不能乱用。

此致敬礼有两种写法，一种空两格写此致，下一行顶格写敬礼；另一种是不写此致，另起一行写安好，

4.署名

写上姓名和日期，如果是亲朋好友可直接写称呼，下一行写年月日。

五、注意事项

书信要用毛笔、黑或蓝色圆珠笔，不能用铅笔和红笔，用红笔让对方以为要跟他绝交。

信纸要用专门信纸或稿纸以示正式

称呼、问候、用语及信中语气、措辞要符合写信人的身份

要考虑收信人的文化水平及经历，使收信人看的懂信

要抓住重点，力求写的充实、圆满、简短

专业书信

（一）申请书

1.定义

下级单位向上级单位或者单位向有关主管部门、个人向有关组织提出请求事项时所使用的一种文书。

2.申请书与请示的区别与联系

相似：

名称与内容都有相似的地方

不同：

写作范围和对象不同，请示是上级写给上级，而申请则大多数是个人写给组织的请求。

3.种类

（1）思想政治方面的申请

（2）个人工作学习方面的申请

（3）日常生活方面的申请

（4）下级在工作、生产、学习、生活等方面对上级有所请求时的申请。

4.特点

（1）申请书属上级行文，在向恒伟和词语的使用上要符合下对上的行文标准。

（2）明确的请求特性

（3）申请书将就内容的单一性“一事一书”

（4）文字简明扼要，语言通俗易懂。

把请求的事项、原因、目的、要求讲明即可。

5.写法

（1）标题

文种式：

申请书

事由+文种如：

入党申请书

（2）称谓：

标题下顶格写

（3）正文

开头——请求事项的原因、目的

主体——写明申请事项

结尾——要求和愿望，加上“此致、敬礼”

（4）落款

署名和日期一般在姓名前加上“申请人”字样

6.注意事项

（1）写清目的、事项，内容要具体

（2）要开门见山，直截了当

（3）考虑对象

（4）叙述上要通俗易懂，表达要简洁明了，态度诚恳端正，切忌东拉西扯、故弄玄虚。

字迹要工整。

（5）申请事项有无必要，不要盲目、随意地写申请。

（二）倡议书

1.概念

集体或个人为发动群众、动员社会力量、共同完成某些任务、开展某种公益、竞赛活动，在有关方面向群众提出某种建议性的文书。

2.倡议书与挑战书的相似与不同

相似：

作用基本相同

不同：

挑战书必须有明确的挑战对象，而且要求被挑战这必须明确表示应战态度。

倡议书的对象范围则要广泛的多，而且也不要求对象明确表示应战态度。

3.种类

（1）个人倡议书，倡导某项活动或某一种精神。

（2）集体倡议书，是由一群人或某个群众团体发出的。

（3）企事业单位，机关部门的倡议书

4.特点

（1）广泛的群众性

（2）公开性

（3）教育性

5.写作格式

（1）标题

A文种式

B倡议的内容+文种

C新闻式标题（主标题：

倡议的中心思想+副标题：

倡议的单位）

（2）称谓（大众对象）如：

同学们

（3）内容

A倡议的起源、背景和目的

B倡议的主要内容和具体措施，内容一定要具体化，开展怎样的活动，帮做哪些事情、价值和意义均需一一写明。

如果倡议的内容较多，可分条列项。

（4）结尾

表明倡议者的决心和希望，或写出某种建议，一般不再结尾写尊敬或祝愿的话

（5）落款

6.注意事项

（1）内容要有时代感，充分体现时代精神。

紧密结合当前的形式和党的政策，与时俱进

（2）倡议的内容要具有一定的先进性和相当的普遍性，才能引起更多人的相应和积极的参与。

但又不能要求过高，强人所难，是人们难以响应或参与

（3）倡议的事项要清楚，理由要充分，经得起推敲，切实可行。

（4）倡议书的行文应本着团结友爱、谦虚谨慎、热情鼓励的态度。

语言朴实精练，富有亲和力和感染力。

充分表达倡导者的真挚情感。

（5）写作应简明扼要，篇幅不宜太长。

（三）建议书

1.概念

是机关单位团体或个人向有关单位提出的关于建议性、建设性意见时使用的文体。

也叫意见书。

2.特点

（1）有广泛的群众性

（2）内容的多样性

（3）建议对象的广泛性

3.分类

（1）个人建议书

以个人名义向组织单位或领导提出意见或建议的

（2）集体建议书

以多个人联名的名义向组织单位或领导者提出意见或建议的

（3）企事业单位、机关部门建议书

以基层企事业单位的名义向上级单位或政府部门提出意见或建议的

下级机关部门向上级机关部门提出意见或建议

4.书写的基本格式

（1）标题

A文种式：

“建议书”写在正文第一行正中央

B事由+文种：

关于***的建议书

（2）称呼

提出的建议希望得到哪些人的响应，写在第二行顶格位置，加冒号。

（3）正文

在第三行空两格开始写，先写提出建议的理由，再写建议的具体内容，内容多可以分条列项写。

（4）在右下角写出建议人的姓名，再下一行写日期

5.注意事项

（1）要实事求是

（2）说话要得体有分寸

（3）内容具体、清楚、实在

（4）语言准确精练

（四）介绍书

1.定义

用于证明本单位有关人员身份，介绍其工作使命，凭此与其他单位证明性的函件。

2.形式

（1）固定的印刷好的格式，留存根，有编号

（2）公用的信纸，临时书写

3.写法

（1）标题

文种式：

“介绍信”

单位+文种

（2）主送单位：

顶格写

（3）正文

A写清被介绍者姓名、身份

B随行人数，接洽事项及要求

C要用祈请用语或谦敬的语言。

如：

“请予接洽”，还可以加上“此致敬礼”字样

（4）落款

出据介绍信的单位或日期，还要加盖公章。

括号内标注上有效期限

（五）证明信

1.定义：

证明有关人员身份或有关事实真实情况的证明性函件。

2.写法

（1）标题

A证明或证明信

B关于***的证明

（2）主送单位（可以省略）

（3）正文内容

证明的事由，实事求是，真实可靠，言之有证，语言简洁，引文准确

（4）结尾写上固定用语“特此证明”不加标点

（5）落款证明单位和日期，加盖公章

注：

如果是复印件，也要在复印件上加盖公章

（六）慰问信

1.定义

机关、单位、团体向有关人员表示慰问、问候、致意的一种专用书信

2.写法

（1）标题

A文种式

B**致**的慰问信

（2）主送对象

（3）正文

A简要说明形式、背景及慰问原因

B被慰问者的工作成绩、有针对性的肯定和评价、对困难表示理解和同情。

C勉励和希望的话

（4）落款：

慰问人和日期

（七）表扬信

1.定义

机关、单位、团体表扬有关单位、人员、先进事迹的信件。

可寄送，可张贴，可送报刊发表

2.写法

（1）标题

A文种式

B新闻式例：

************

——对**的表扬信

（2）主送对象

（3）正文

A概述表扬的原因，简明陈述其先进事迹的梗概

B对先进事迹做出恰当评价、热情赞扬和肯定

C表达向被表扬者的学习心意或号召群众向其学习

（4）落款：

单位+时间