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管理软件结课论文
管理软件结课论文
题目：
VLOOKUP函数与OFFSET函数的介绍和应用
学号：
20121450X
姓名：
石X鹏
专业：
信息管理与信息系统
学院：
管理与经济学院
学校：
华北水利水电大学
目录
一、摘要
二、关键词
三、VLOOKUP函数的介绍与应用
1、VLOOKUP函数介绍
2、VLOKUP函数应用技巧
3、VLOOKUP函数的模糊查找
4、VLOOKUP函数的数组应用
四、OFFSET函数的介绍与应用
1、OFFSET函数的应用
2、OFFSET函数的用法
3、OFFSET函数的应用实例
五、结束语
摘要：
Excel是office办公系统中的一款数据处理的常用软件，它不仅能够方便的处理数据表格和进行图形分析，而且更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算方面，而函数是实现数据处理的一种方式，很多繁杂的数据都可以通过函数来实现。
Excel包含许多函数，只要按函数的参数的结构进行设置就能准确的计算出结果，下面对VLOOKUP函数、OFFSET函数的介绍和应用说明函数的具体使用过程。
关键词：
VLOOKUP函数、OFFSET函数
正文
VLOOKUP函数的介绍与应用
一、VLOOKUP函数介绍
VLOOKUP是一个查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。
它的基本语法为：
VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找）
下面以一个实例来介绍一下这四个参数的使用
例1：
如下图所示，要求根据表二中的姓名，查找姓名所对应的年龄。
公式：
B13=VLOOKUP（A13,$B$2:
$D$8,3,0）
参数说明：
1）查找目标：
就是你指定的查找的内容或单元格引用。
本例中表二A列的姓名就是查找目标。
我们要根据表二的“姓名”在表一中A列进行查找。
公式：
B13=VLOOKUP（A13,$B$2:
$D$8,3,0）
2）查找范围（VLOOKUP（A13,$B$2:
$D$8,3,0））
VLOOKUP的这第二个参数可以从一个单元格区域中查找，也可以从一个常量数组或内存数组中查找。
本例中要从表一中进行查找，给定的第二个参数查找范围要符合以下条件才不会出错：
首先，查找目标一定要在该区域的第一列。
本例中查找表二的姓名，那么姓名所对应的表一的姓名列，那么表一的姓名列（列）一定要是查找区域的第一列。
本例中，给定的区域要从第二列开始，即$B$2:
$D$8，而不能是$A$2:
$D$8。
因为查找的“姓名”不在$A$2:
$D$8区域的第一列。
其次，该区域中一定要包含要返回值所在的列，本例中要返回的值是年龄。
年龄列（表一的D列）一定要包括在这个范围内，即：
$B$2:
$D$8，如果写成$B$2:
$C$8就是错的。
3）返回值的列数（B13=VLOOKUP（A13,$B$2:
$D$8,3,0））。
这是VLOOKUP第3个参数。
它是一个整数值。
它是“返回值”在第二个参数给定的区域中的列数。
本例中我们要返回的是“年龄”，它是第二个参数查找范围$B$2:
$D$8的第3列。
这里一定要注意，列数不是在工作表中的列数（不是第4列），而是在查找范围区域的第几列。
如果本例中要是查找姓名所对应的性别，第3个参数的值应该设置为多少呢。
答案是2。
因为性别在$B$2:
$D$8的第2列中。
4）精确OR模糊查找（VLOOKUP（A13,$B$2:
$D$8,3,0））
最后一个参数是决定函数精确和模糊查找的关键。
精确即完全一样，模糊即包含的意思。
第4个参数如果指定值是0或FALSE就表示精确查找，而值为1或TRUE时则表示模糊。
在使用VLOOKUP时千万不要把这个参数给漏掉了，如果缺少这个参数默为值为模糊查找，我们就无法精确查找到结果了。
二、VLOKUP函数应用技巧
2.1、VLOOKUP多行查找时复制公式的问题
VLOOKUP函数的第三个参数是查找返回值所在的列数，如果我们需要查找返回多列时，这个列数值需要一个个的更改，比如返回第2列的，参数设置为2，如果需要返回第3列的，就需要把值改为3。
如果有十几列会很麻烦的。
那么能不能让第3个参数自动变呢？
向后复制时自动变为2，3，4，5。
在EXCEL中有一个函数COLUMN，它可以返回指定单元格的列数，比如
=COLUMNS（A1）返回值1
=COLUMNS（B1）返回值2
而单元格引用复制时会自动发生变化，即A1随公式向右复制时会变成B1，C1，D1。
这样我们用COLUMN函数就可以转换成数字1，2，3，4。
例：
下例中需要同时查找性别，年龄，身高，体重。
公式：
=VLOOKUP（$A13,$B$2:
$F$8,COLUMN（B1）,0）
公式说明：
这里就是使用COLUMN（B1）转化成可以自动递增的数字。
2.2、VLOOKUP查找出现错误值的问题。
2.2.1、如何避免出现错误值。
EXCEL2003在VLOOKUP查找不到，就#N/A的错误值，我们可以利用错误处理函数把错误值转换成0或空值。
即：
=IF（ISERROR（VLOOKUP（参数略））,"",VLOOKUP（参数略）
EXCEL2007，EXCEL2010中提供了一个新函数IFERROR，处理起来比EXCEL2003简单多了。
IFERROR（VLOOKUP（），""）
2.2.2、VLOOKUP函数查找时出现错误值的几个原因
A、实在是没有所要查找到的值
B、查找的字符串或被查找的字符中含有空格或看不见的空字符，验证方法是用=号对比一下，如果结果是FALSE，就表示两个单元格看上去相同，其实结果不同。
C、参数设置错误。
VLOOKUP的最后一个参数没有设置成1或者是没有设置掉。
第二个参数数据源区域，查找的值不是区域的第一列，或者需要反回的字段不在区域里，可进行参数设置。
D、数值格式不同，如果查找值是文本，被查找的是数字类型，就会查找不到。
解决方法是把查找的转换成文本或数值，转换方法如下：
文本转换成数值：
*1或--或/1
数值转抱成文本：
&""
VLOOKUP函数的初级篇就说到这里了，咱们下一讲将介绍VLOOKUP的模糊查找有、反向查找等。
三：
VLOOKUP函数的模糊查找
3.1、字符的模糊查找
在A列我们知道如何查找型号为“AAA”的产品所对应的B列价格，即：
=VLOOKUP（C1,A:
B,2,0）
如果我们需要查找包含“AAA”的产品名称怎么表示呢？
如下图表中所示。
公式=VLOOKUP（"*"&A10&"*",A2:
B6,2,0）
公式说明：
VLOOKUP的第一个参数允许使用通配符“*”来表示包含的意思，把*放在字符的两边，即"*"&字符&"*"。
3.2、数字的区间查找
数字的区间查找即给定多个区间，指定一个数就可以查找出它在哪个区间并返回这个区间所对应的值。
如果为0或FALSE是精确查找，如果是1或TRUE或省略则为模糊查找，那么实现区间查找正是第4个参数的模糊查找应用。
首先我们需要了解一下VLOOKUP函数模糊查找的两个重要规则：
3.2.1、引用的数字区域一定要从小到大排序。
杂乱的数字是无法准确查找到的。
如下面A列符合模糊查找的前题，B列则不符合。
3.2.2、模糊查找的原理是：
给一定个数，它会找到和它最接近，但比它小的那个数。
详见下图说明。
例：
如下图所示，要求根据上面的提成比率表，在提成表计算表中计算每个销售额的提成比率和提成额。
公式：
=VLOOKUP（A11,$A$3:
$B$7,2）
公式说明：
1）、上述公式省略了VLOOKUP最后一个参数，相当于把第四个参数设置成1或TRUE。
这表示VLOOKUP要进行数字的区间查找。
2）、图中公式中在查找5000时返回比率表0所对应的比率1%，原因是0和10000与5000最接近，但VLOOKUP只选比查找值小的那一个，所以公式会返回0所对应的比率1%。
四：
VLOOKUP函数的数组应用
4.1、VLOOKUP的反向查找。
一般情况下，VLOOKUP函数只能从左向右查找。
但如果需要从右向右查找，则需要把区域进行把列的位置用数组互换一下。
例1：
要求在如下图所示表中的姓名反查工号。
公式：
=VLOOKUP（A9,IF（{1,0},B2:
B5,A2:
A5）,2,0）
公式剖析：
1、这里其实不是VLOOKUP可以实现从右至右的查找，而是利用IF函数的数组效应把两列换位重新组合后，再按正常的从左至右查找。
2、IF（{1,0},B2:
B5,A2:
A5）这是本公式中最重要的组成部分。
在EXCEL函数中使用数组时（前提时该函数的参数支持数组），返回的结果也会是一个数组。
这里1和0不是实际意义上的数字，而是1相关于TRUE，0相当于FALSE，当为1时，它会返回IF的第二个参数（B列），为0时返回第二个参数（A列）。
根据数组运算返回数组，所以使用IF后的结果返回一个数组（非单元格区域）：
{"张一","A001";"赵三","A002";"杨五","A003";"孙二","A004"}
4.2、VLOOKUP函数的多条件查找。
VLOOKUP函数需要借用数组才能实现多条件查找。
例2：
要求根据部门和姓名查找C列的加班时间。
分析：
我们可以延用例1的思路，我们的努力方向不是让VLOOKUP本身实现多条件查找，而是想办法重构一个数组。
多个条件我们可以用&连接在一起，同样两列我们也可以连接成一列数据，然后用IF函数进行组合。
公式：
{=VLOOKUP（A9&B9,IF（{1,0},A2:
A5&B2:
B5,C2:
C5）,2,0）}
公式剖析：
1、A9&B9把两个条件连接在一起。
把他们做为一个整体进行查找。
2、A2:
A5&B2:
B5，和条件连接相对应，把部分和姓名列也连接在一起，作为一个待查找的整体。
3、IF（{1,0},A2:
A5&B2:
B5,C2:
C5）用IF（{1，0}把连接后的两列与C列数据合并成一个两列的内存数组。
按F9后可以查看的结果为：
{"销售张一",1;"销售赵三",5;"人事杨五",3;"销售赵三",6}
4、完成了数组的重构后，接下来就是VLOOKUP的基本查找功能了，另外公式中含有多个数据与多个数据运算（A2:
A5&B2:
B5）,，所以必须以数组形式输入，即按ctrl+shift后按enter结束输入。
4.3、VLOOKUP函数的批量查找。
例3要求把如图表中所有张一的消费金额全列出来
分析：
我们在实现复杂的查找时，努力的方向是怎么重构一个查找内容和查找的区域。
要想实现多项查找，我们可以对查找的内容进行编号，第一个出现的是后面连接1，第二个出现的连接2。
公式：
{=VLOOKUP（B$9&ROW（A1）,IF（{1,0},$B$2:
$B$6&COUNTIF（INDIRECT（"b2:
b"&ROW（$2:
$6））,B$9）,$C$2:
$C$6）,2,）}
公式剖析：
1、B$9&ROW（A1）连接序号，公式向下复制时会变成B$9连接1，2，3
2、给所有的张一进行编号。
要想生成编号，就需要生成一个不断扩充的区域（INDIRECT（"b2:
b"&ROW（$2:
$6）），然后在这个逐行扩充的区域内统计“张一”的个数，在连接上$B$2:
$B$6后就可以对所有的张一进行编号了。
3、IF（{1，0}把编号后的B列和C组重构成一个两列数组
通过以上的讲解，我们需要知道，VLOOKUP函数的基本用法是固定的，要实现高级查找，就需要借助其他函数来重构查找内容和查找数组。
OFFSET函数的介绍与应用
1、OFFSET函数的应用
首先，认识一下OFFSET函数。
从下图说明来认识一下excel中OFFSET函数的用法。
在C7单元格，输入公式：
=SUM（OFFSET（C2,1,2,3,1）），得到结果为18。
这个公式就是计算C2单元格靠下1行并靠右2列的3行1列的区域的和。
可以在公式编辑栏，选中OFFSET（C2,1,2,3,1）部分，按F9键抹黑，得到运算结果为：
{3;8;7}，此时公式变为：
=SUM（{3;8;7}）。
从上图可以得知，就是利用OFFSET函数来得到一个新的区域，然后使用SUM函数求出这个新区域的和。
2、OFFSET函数的用法
OFFSET函数主要应用在单元格区域的定位和统计方面，一般做数据透视表定义名称都需要用到OFFSET函数。
OFFSET函数属于查找与引用类的函数。
OFFSET函数以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。
返回的引用可以为一个单元格或单元格区域，并可以指定返回的行数或列数。
OFFSET函数的语法是：
OFFSET（reference,rows,cols,height,width），按照中文的说法即是：
OFFSET（引用区域,行数,列数,[高度],[宽度]）
其中的参数意义如下：
Reference：
作为偏移量参照系的引用区域。
Reference必须为对单元格或相连单元格区域的引用;否则，函数OFFSET返回错误值#VALUE!
。
Rows：
相对于偏移量参照系的左上角单元格，上（下）偏移的行数。
如果使用5作为参数Rows，则说明目标引用区域的左上角单元格比reference低5行。
行数可为正数（代表在起始引用的下方）或负数（代表在起始引用的上方）。
Cols：
相对于偏移量参照系的左上角单元格，左（右）偏移的列数。
如果使用5作为参数Cols，则说明目标引用区域的左上角的单元格比reference靠右5列。
列数可为正数（代表在起始引用的右边）或负数（代表在起始引用的左边）。
Height：
高度，即所要返回的引用区域的行数。
Height必须为正数。
Width：
宽度，即所要返回的引用区域的列数。
Width必须为正数。
学习使用OFFSET函数需要注意以下几点：
第一，如果行数和列数偏移量超出工作表边缘，函数OFFSET返回错误值#REF!
。
第二，如果省略height或width，则假设其高度或宽度与reference相同。
第三，函数OFFSET实际上并不移动任何单元格或更改选定区域，它只是返回一个引用。
第四，函数OFFSET可用于任何需要将引用作为参数的函数。
3、OFFSET函数的应用实例
下面，结合几个实例学习OFFSET函数的应用。
OFFSET函数通常与其它函数来嵌套使用。
下图所示的区域为实例的源数据区域。
OFFSET函数应用第一题：
如下图所示，计算上图B列姓名下面所有单元格的数量。
在F3单元格输入函数：
=OFFSET（B2,0,0,COUNTA（B:
B）-1），全选公式，按F9键，得到：
={"张三";"王五";"李四";"闻一";"张二";"江八";"张六";"赵六";"钱子";"赵一";"孙六";"周末"}，我们可以数一下个数，得到12个。
提示：
COUNTA函数就是返回参数列表中非空值的单元格个数。
接下来，在F5单元格输入公式：
=COUNTA（OFFSET（B2,0,0,COUNTA（B:
B）-1）），得多结果为12。
OFFSET函数应用第二题：
如下图所示，计算最后的平均成绩。
分三种情况：
第一，求最后一位、最后三位、最后五位的平均成绩。
单击F8单元格，可以看到有一个向下的箭头，单击箭头可以看到有1、3、5三个选项。
在F9单元格输入公式：
=AVERAGE（OFFSET（C1,COUNTA（C:
C）-1,,-F8）），就可以得到F8单元格所显示的平均成绩。
公式分析：
首先使用OFFSET函数来计算出行数的值，然后使用AVERAGE来除以OFFSET部分得到的值，就得到了最后几个的平均成绩。
公式中，其中COUNTA（C:
C）部分是统计C列的非空单元格个数为13，从而可以得到COUNTA（C:
C）-1的值为12，即从C1单元格向下偏移12行。
另外，F8的意思是：
减去F8单元格中的值。
当改变F8单元格的值，就可以得到其余行数的平均成绩。
OFFSET函数应用第三题：
如下图所示，要求统计出班级=H3,成绩>=I3的人数。
H3和I3单元格的值是条件。
单击这两个单元格，右下角有一个向下的三角形，单击此按钮，可以显示选择其余的条件值。
比如上图所示，就是统计出班级为3版，成绩在>=70分的人数有几人。
本题的统计结果，可以在I5单元格输入公式：
=COUNTIF（OFFSET（C1,MATCH（H3,A2:
A13,0）,,COUNTIF（A2:
A13,H3））,">="&I3），得到结果。
此题需要使用到COUNTIF和MATCH函数。
COUNTIF函数是统计个数的函数。
公式分析：
OFFSET的第二参数使用MATCH来精确查找位置。
偏移的行数就由MATCH（H3,A2:
A13,0）来控制，高度由COUNTIF（A2:
A13,H3）来控制。
然后把OFFSET函数的值用COUNTIF来计算符合条件的有多少个。
OFFSET函数在定义名称方面的运用。
下图所示的工作表命名为：
名称实例，其中A1：
C13区域为源数据，通过源数据，使用OFFSET函数定义一个叫“AA”的名称，然后完成下图1、2、3个班级的实考人数、总分、最高分、优秀数、平均分的统计。
本题最核心的一个问题就是定义AA名称。
单击菜单“插入”——“名称”——“定义”，在“名称”框中输入名称“AA”，然后在下面的引用位置输入：
=OFFSET（名称实例!
$A$1,MATCH（名称实例!
$D17,名称实例!
$A$2:
$A$13,）,2,COUNTIF（名称实例!
$A$2:
$A$13,名称实例!
$D17））
引用位置输入公式的含义，解释如下。
把上面这个公式分成两部分来查看，就很容易了。
第一部分：
MATCH（名称实例!
$D17,名称实例!
$A$2:
$A$13,），这个值是OFFSET的第二个参数，使用MATCH来精确查找位置。
代表偏移的行数就由MATCH部分的值来控制。
这个公式的意思就是查找D17单元格的值在A2：
A13区域中的位置。
MATCH函数也是一个查找函数。
MATCH函数会返回中匹配值的位置而不是匹配值本身。
在使用时，输入单值它就返回单值，输入多值就返回多值。
MATCH函数在众多的数字中只查找第一次出现的，后来出现的它返回的也是第一次出现的位置。
MATCH函数一般都和别的函数嵌套使用。
第二部分：
COUNTIF（名称实例!
$A$2:
$A$13,名称实例!
$D17），这个值是OFFSET的第四个参数，高度就由COUNTIF的值来控制。
定义完名称之后，在E17单元格输入公式：
=COUNTA（AA），然后下拉，就可以求出各个班级的实考人数。
在F17单元格输入公式：
=SUM（AA），然后下拉，就可以求出各个班级的总分。
在G17单元格输入公式：
=MAX（AA），然后下拉，就可以求出各个班级的最分。
在J17单元格套用COUNTIF函数的公式：
countif（区域，条件），输入公式：
=COUNTIF（AA,">=85"），然后下拉，就可以求出各个班级的优秀人数。
在这个公式中，我们假定优秀人数的分数为大于等于85分。
在K17单元格输入公式：
=AVERAGE（AA），然后下拉，就可以求出各个班级的平均分。
结束语
通过全文对VLOOKUP、OFFSET函数的介绍和应用进行了全面而详细的解释和演示，让我对Excel中函数的应用有了更深一步的理解，我认为若想在Excel中灵活的运用函数来处理和分析数据，还需要我们自己多多练习和思考。
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