档案分类编号办法
1主题内容与适用范围
为科学地管理本公司档案,按照国家、省、市档案局有关规定,并结合本公司实际,制
订本办法。
本办法规定了海信集团有限公司档案分类编号办法。
本办法适用于海信集团有限公司。
2管理及职责分工
集团公司总裁办档案室依据本办法对档案进行分类编号。
3档案分类
3.1档案一级类目的设置
设置管理档案、科研档案、产品档案、基建档案、设备档案、直属公司创立档案、声像档案、照片档案、实物档案、会计档案、人事档案11大类。
3.2档案二级及二级以下类目的设置
3.2.1管理档案二级类目按年度(文件材料形成年度)设置;三级类目按保管期限设置。
3.2.2科研档案二级类目按种类设置。
3.2.3产品档案二级类目按种类设置。
3.2.4基建档案二级类目按性质设置,三级类目按建筑项目设置。
3.2.5设备档案二级类目按性质设置,三级类目按设备型号设置。
3.2.6直属公司创立档案二级类目按种类设置,三级类目按保管期限设置。
3.2.7声像档案二级类目按种类设置,三级类目按形成年度设置。
3.2.8照片档案按照《青岛市照片归档与管理规范》(青档字〔2005〕14号)执行。
3.2.9实物档案二级类目按实物种类设置。
3.2.10会计档案二级类目按种类(财务报告、会计账簿、会计凭证、其它)设置;会计账簿、会计凭证、其它的三级类目按年度设置。
4档号编制
档号由类目号、年度、件号组成。
4.1类目号的编制
4.1.1一级类目采用大写汉语拼音字母编写,即GL管理、KY:
科研、CP产品、JJ:
基建、SB:
设备、C:
直属公司创立、SX声像、ZP:
照片、SP:
数码照片、SW实物、KJ:
会计、RS人事。
4.1.2二级及二级以下类目:
管理类二级类目为年度号;会计类、声像类、实物类、直属公司创立类二级类目采用阿拉伯数字编写;管理类的三级类目为保管期限号(永久为
“1”、长期为“2”、短期为“3”);会计账簿、会计凭证、其它的三级类目为年度号。
4.2件号的编制
4.2.1各类档案件号的编写按照最低一级分类类目编写按件顺序号。
4.2.2阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“•”隔离。
423类目号与件号中间用间隔号:
“一”隔开
5档号示意
5.1管理类:
GL2003.1-001
2003
年永久性的管理类档案第
1件
GL2003.2-001
2003
年长期性的管理类档案第
1件
GL2003.3-001
2003
年短期性的管理类档案第
1件
5.2科研类:
KY1-0001专利证书第1件
KY2-0001计算机软件登记证第1件
5.3产品类:
CP1-001采标证书类第1件
CP2-001软件产品登记证第1件
5.4基建类:
JJ1.1-001XX性质XX项目第1件
5.5设备类:
5.6直属公司创立类:
号设备第6直属公司创立类:
C1.1-001青州海信第1件
C8.1-002海信模具第2件
5.7声像类
SX3-001录像带第1盘
SX4.2004-002
5.8照片类:
SP2005100001
ZP2005100005
光盘2004年第2盘
数码照片2005年永久第1张
纸质照片2005年永久第5张
5.9实物类:
SW4-0001奖牌第1件
SW5-012奖杯第12件
SW7-003锦旗第3件
5.10会计类:
KJ1-003财务报告第3件
KJ2.2003-0082003年账簿第8件
KJ3.2003-0162003年会计凭证第16件
KJ4.2003-0012003年会计类其它材料第1件
6本公司档案分类大纲
一级类目
二级类目
三级类目
管理类
GL
年度
(文件材料形成年度)
保管期限
(1永久;2长期;3短期)
科研类
KY
1专利证书;2软件登记证书;
3科研课题;4科技成果鉴定证书
产品类
CP
1采标证书及产品许可证;2软件产品登记证
基建类
JJ
直属公司创立类
C
1青州海信;2临沂海信;3海信包装;4海信淄博;5肥城海信;6海信实业;7海信光学;8海信模具;9辽宁海信;10贵阳海信;11海信房地产;12海信电器股份;13海信音像;14海信网络科技;15海信计算机;16海信电子控股;17海信电子;18海信日本;19海信香港;20光学专用仪器厂;21菱电科王;22海信进出口;23海信家电营销;24海信通信;25台湾美禄;26海信广告;27赛维家
保管期限
(1永久)
电服务;28北京盈富泰克;29海信(北京)电器;30海信美国;31节能产品研制厂;32北京高腾;33海信光电科技;34海联电器;35海信国际;36创景控股;37海信移动通信;38海信信芯科技;39海信空调;40海信塑料制品;41海信数码产品;
42海信营销;43海信日立;44海信电子技术服务;45海信软件开发;46北京鼎信;47海信智能商用;48海汇投资;49闪联信息技术
声像类
SX
1照片(1984-2004年);2底
片;3录像带;4光盘;5历届领导照片;6建设照片
数码照片
SP
纸质照片
ZP
实物类
SW
1荣誉证书;2商标证书;3资格信用类证书;4奖牌;5奖杯;6奖状;7锦旗;8画册;9书画;10题字;11样机;12废止印章
会计类
KJ
1财务报告;2账簿;3凭证;
4其它
年度
(账簿、凭证、其它设置)
人事
RS
7档案排架
本公司档案按大类分别排架。
7.1管理类档案首先按年度排列,在各年度内,按保管期限永久、长期、短期先后排列,在同一保管期限内,按件号顺序排列。
7.2会计档案按财务报告、账簿、凭证、其它分别排架;在各个二级类目中分别按年度顺序排架。
7.3声像档案按载体种类分别排架。
7.4实物档案按实物种类分别排架。
3、对下属单位年检的通报
关于对集团直属公司档案管理工作检查情况的通报
7月27日一31日,集团档案室依据新发布的《海信集团直属公司档案管理工作检杳与考核办法(试行)»,对各直属公司的档案管理体系建设及档案收集、整理、保管等工作进行了一次全面检杳。
现将检杳结果通报如下:
公司名称
结果评定
情况说明
网络科技公司
优秀
公司档案工作整体完成情况较好,公司上下对档案工作给予了很高的重视,大力保障了各方面的资源调配。
已准备申报山东省档案管理一级企业称号
国际营销公司
良好
公司档案员认真负责,工作作风严谨
细致,整体工作完成较好;但财会档
案归档率略有欠缺
模具公司
良好
重视程度较咼,整改力度较大,工作质量提升较迅速;库房条件较差,须在后期搬迁中予以重视
移动技术公司
良好
信息化建设工作成果显著;公司档案
员面临产假,须重视人员交接问题
通信公司
良好
稳步推进信息化建设工作;归档率高,
但检索效率略有不足
海信日立
良好
工作整体完成情况较好,但归档略欠
完整
股份公司
良好
档案员工作认真细致,但由于人员配置严重不足,导致部分档案整理不及时,信息化建设进展缓慢
房地产公司
及格
公司财务、人资、品牌部门的文件未
能收集归档,归档率低,需整改
智能商用公司
及格
档案员更迭频繁,影响工作质量,需
整改
本次检查情况较好的公司,请再接再厉,进一步完善本公司的档案管理工作。
对本次检查中不符合要求的公司,请按要求认真整改,并于8月
25日之前完成,集团公司档案室将组织复查。
集团公司档案室
2007-8-3
4、对照检查标准,填写完成情况
序号
项目
完成情况
标准分
自查得分
备
注
1
档案业务工作规范化建设
完成
4
4
2
2006年度文件材料的归档整理
完成
20
19
3
档案管理效能评估
20
19
4
重点建设项目档案工作
4
4
5
全宗卷
完成
2
2
6
对下属单位的监督指导
完成
14
14
7
照片档案管理
完成
6
6
8
档案信息化建设
完成
30
30
5、本年度档案工作的创新点
夯实管理根基开拓工作思路强化应用服务
海信集团大力推行档案管理体系建设
2007年是海信集团的“管理工作年”,根据年初集团经济工作报告精神,海信集团正式启动档案管理体系建设项目,旨在改善集团档案管理工作的薄弱根基、提高基础管理水平、为集团的稳健发展提供更好的服务。
海信集团档案管理工作根基较薄弱,一直以来档案管理工作未能成为体系,工作凭经验在运转。
本次档案管理体系建设的中心工作为:
一系列管理体系文件的组织编制及宣贯培训,强调以制度来固化管理流程,同时应保证制度覆盖的广度、潜入的深度及执行的力度,使工作有章可循、有章必循,从而达到强化档案业务建设的目的。
填报时间:
20xx年8月17日填报人:
xx
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