会议室维护制度.docx

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会议室维护制度

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会议室维护制度

　　篇一：

公司会议室管理制度

　　公司会议室管理制度

　　为了正确、规范的使用视频会议系统，提高会议举办的效率及质量，发挥会议室作用，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，对会议室的管理作如下规定。

　　第一章管理部门及管理职责

　　第一条公司会议室由公司行政部管理，各项目会议室由各项目行政部管理。

　　第二条公司行政部职责：

（一）负责公司例会的通知；

（二）会议室的安排与协调；

　　（三）负责公司例会会前物资的准备；

　　（四）负责公司例会的会议记录；

　　（五）保证室内整洁卫生、设施完好。

　　第三条在例会结束后，及时起草会议纪要，并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告，一并发至各部门经理和高管的邮箱。

　　第二章会议室使用规定

　　第四条为了避免会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天由向公司行政部提出申请，填写会议室使用登记表，以便统一安排。

　　第五条临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要及时通知公司行政部并在会后完善登记。

　　第六条如遇公司紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。

　　第七条各部门申请使用会议室时，需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与行政部门检查交接会议室的人员等。

　　第八条除公司会议特别要求提供糕点、水果、茶水等会议物资，其余会议一律不予提供；部门会议中需要准备糕点、水果、茶水等由会议组织部门自行准备，公司行政部在紧急情况下可协助准备，但费用由各部门自行协调。

　　第九条会议室使用期间，请爱惜会议室的设备设施，使用部门需保持会议室的整洁，不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等；请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施（包括：

麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等），使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调，并通知行政部行政文员共同检查交接，

　　如会议涉及使用视频会议系统，行政部需增加设备管理员共同参与检查交接。

　　第十条使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员、设备管理员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。

　　第三章公司视频会议系统设备管理

　　第十一条视频会议系统主要由摄像头、话筒、视频会议系统服务器、会议专用电脑、图像显示设备（投影仪、电视机、显示器）、音箱设备等构成。

　　第十二条视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。

　　第十三条现公司总部与各项目、项目与项目之间均可进行会议对接。

但在项目与项目之间进行对接时需通知总部行政部，由总部行政部安排专人打开总部服务器终端方可使用。

　　第十四条严禁在视频会议专用电脑上安装无关软件，系统管理员每周定期对视频会议专用电脑做好防毒、系统清理等维护工作。

　　第十五条视频会议系统各项参数已设定好，与会人员在使用时，不得随意更改。

　　第十六条视频会议系统设备由公司指定专人管理与维护，非工作人员请不要随意使用有关设备，与会人员在使用过程中发现设备问题，可即时与行政部主管经理和系统管理员联系，进行设备调整，对

　　于专业维修则由行政部反馈至供应商，做出故障排除及修复。

　　第十七条公司各部门如要使用公司视频会议系统，需提前1天通知公司行政部，会议当天与会部门负责人同系统管理员提前1小时到公司主会场做会议准备，随时与分会场与会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用。

　　第十八条会议结束后，需将视频会议系统各设备切断电源，以免造成不必要的浪费和损失。

　　第十九条因视频会议使用的特殊性，仍需在使用过程中根据使用情况进一步调试，因此各部门在使用过程中如有建议或意见，请及时告知总部行政部，总部行政部将及时向供应商反馈并调整。

　　第四章附则

　　第二十条本规定自公布之日起执行。

　　第二十一条未尽事宜由公司行政部解释。

　　会议室使用登记表

　　年月日注：

1、使用部门如需要饮用开水和茶叶等，请自行准备。

　　2、非工作人员请不要随意使用有关设备。

　　3、请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施（包括：

麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等）。

　　4、使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。

　　篇二：

会议室使用管理制度

　　会议室使用管理办法

　　一、制定目的

　　为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。

本制度适用于集团各公司各部门。

　　二、管理办法

　　第一条：

会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。

会议室由行政处统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。

会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。

　　第二条：

为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知行政处，填写《会议室使用申请单》，以便统一安排。

　　第三条：

填写《会议室使用申请单》时，需说明会议相关情况。

比如明确使用时间、参会人员等，如有需要行政处协办的事项需提前注明，以便行政处根据情况做好相关协调安排。

　　第四条：

正常工作日，各部门提前到行政处填写申请单，并到前台备案，即可使用会议室。

若周六日使用，需提前半天到行政处填写《会议室使用申请单》，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。

　　第五条：

如有外来领导或客人来我公司，需提前一天通知行政处，以备整理会议室及准备果盘等。

如公司培训等内部使用，需提前半天申请。

　　第六条：

会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政处负责人，

　　立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。

　　第七条：

部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。

若长时间未到，则会议室使用权由综合办另作安排。

　　第八条：

如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。

部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。

但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。

　　第九条：

如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。

　　第十条：

各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。

　　第十一条：

会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。

如发现设备故障和公物损坏应及时告知综合办，以便及时修理。

　　第十二条：

未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

若要借用会议室内物品，需得到行政处负责人许可。

借用完毕后，需及时归还。

　　附件：

　　会议室使用申请表

　　年月日

　　部门主管：

行政部主管：

　　内蒙古正能化工集团有限公司行政处二○一二年十二月二日

　　篇三：

会议室管理细则

　　会议室管理细则

　　第一章总则

　　第一条目的

　　为了使会议室的管理规范化、有序化，确保会议室的合理使用，特制定本细则。

　　第二条使用范围

　　会议室只供本公司内部举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用，原则上不向外单位开放。

　　第二章管理职责与使用规定

　　第三条管理职责

　　地产集团会议室由总经办统一管理、各项目公司会议室由所属单位综合部统一管理。

（一）负责会议室物品和设备的管理、登记、清点、调配等。

（二）协调安排会议室的使用。

　　（三）总经办（综合部）负责会议室各类设备的日常维护，条幅制作、各类物品配备等，并监督其他人员对会议室的使用及值班人员的卫生检查。

　　第四条使用管理规定

（一）会议的安排

　　1．需要使用会议室，必须提前一天将要求报至总经办（综合部），在oa中进行会议室使用审批，由总经办（综合部）统一安排，以免造成场地冲突，确有冲突者，视情况给予合理安排。

　　2．凡已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经办调整会议计划。

未经总经办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

　　3．对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议，总经办有权拒绝安排。

　　4．对于参加人员相同、内容接近、时间相临的几个会议，总经办有权安排合并召开。

　　5．各部门会期必须服务从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服务整体的原则。

（二）会议的准备

　　1．所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作。

如拟写签到表、会议议程、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品等。

　　2．会前半个小时内，会议室使用部门人员到总经办负责人处可申请开启会议室，并与总经办进行交接；会议期间会议室的卫生、照明、空调等设备的使用及所有会务工作由使用部门负责，会议期间所用物品（如杯子、茶叶、面巾纸等）均由会议使用部门负责。

　　（三）会议的要求

　　1．开会期间与会人员不得影响会场秩序，手机必须设置在振动或静音状态，如有紧急来电应自行到会场外接听。

　　2．若确实因故无法出席地产集团会议，应提前向总经办总监请假并同时向总经办说明情况。

　　3．相关负责（会议室维护制度）人员做好会议文件的归档工作。

会议文件由承担会议组织工作的部门负责会议文件的整理归档工作。

会议记录员做好会议记录，并将会议纪要按要求传达至相关人员。

　　4．严格控制会议经费。

会议经费开支既要保证和满足会议的需要，又要贯彻勤俭节约的原则。

　　5．使用部门自觉维护会议室的环境卫生，禁止在会议室内进餐、吸烟、随地吐痰，乱丢垃圾，不能随处粘贴、乱涂乱画。

　　6．会议结束后，使用部门负责清理卫生，整理好会议室所有物品（设施还原，切断电源，拉好门帘）。

　　7．交钥匙时，总经办（综合部）进行检查验收，验收不合格，总经办（综合部）有权督促使用部门重新清扫、整理，直至验收合格为止。

　　（四）处罚规定

　　1.对通知不准确、不及时或准备不充分，影响会议召开或会议效果者，或因会议控制不力，严重偏离会议主题，未达到会议预期效果者；

　　2.损坏或丢失物品者；

　　3.对于未按规定要求使用会议室的部门及人员；

　　将依据《天伦集团奖惩管理办法》执行。

　　第三章附则

　　第五条本细则自发布之日起执行，原有相关制度、细则、办法等同时废止，相关事项以本细则为准。

　　第六条本细则的解释权属于地产集团总经办。