行政人事部工作流程及标准.docx
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行政人事部工作流程及标准
第三节行政人事部工作流程与标准
大事记收集保存的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
收集
1.收集集团及本店的大事记，根据《重大事件管理制度》，在店内发生重大事件后，事件责任部门负责人第一时间填写《大事记记录表》及相关资料（文件、影音、照片等），人事行政部审核是否真实、完整，之后上报集团。
大事记
记录表
B
整理、存档
1.将记录的大事记及相关资料以电子版形式存档；
2.每个月对其进行分类整理；
3.存档后做好目录，并在档案盒外表明，以方便日后查询。
上报集团文件的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
拟定初稿
1.根据集团要求，结合店内实际情况拟定上报文件初稿。
B
提交
1.打印初稿上交店领导审核，根据审核意见进行修改；
2.将修改后的文稿提交店领导签字确认，分类保存文稿。
C
上报
1.将文稿以邮件形式发送给集团相关部门，并确认；
2.如果上报文件需要加密，加密后上交集团。
接待重要宾客到店参观的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
迎接、接待
1.得知重要宾客到店信息时，及时通知相关人员或店领导到正门口迎接，并简要介绍宾客情况；
2.需要时，引领宾客至包房或办公室稍事休息，并奉茶。
B
参观
1.引领宾客按照计划路线参观；
2.为宾客介绍酒店相关信息和服务项目；
3.如需要店领导陪同参观，需提前通知。
C
送客
1.参观完毕后，可根据需要引领宾客到包房或办公室稍事休息；
2.送客时，如遇有台阶需主动提醒宾客，“您好，小心台阶”；
3.如果宾客走侧门时，要迅速上前为其推开门；
4.目送宾客离开，并告别，“您路上开车慢点，欢迎下次光临”；
5.主动为宾客打开车门，挥手送客，直至看不见宾客时，方可归位。
文件接收及管理的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
接收文件
1.文件接收渠道：
店内文件、集团及相关门店文件；
2.集团或相关门店文件接收：
我店人员到集团领取文件
或集团人员下店将文件带到本店，签收责任人：
行政人事部、店总。
3.收到集团下发的文件后，填写收文记录；
B
下发文件
1.根据签收文件上的抄送部门确定复印、打印份数；
文件
签收单
2.各类文件接收后两小时之内，通知各部门领取文件并签字确认；
3.将文件签收单存档。
C
存档
1.将文件原件进行归类、存档；
行政文
件目录
2.在接收文件目录上标明文件名、编号、页数、份数及抄送部门；
3.电子版类相关文件下发到个部门负责人后，原件进行归类存档。
D
查阅文件
1.如需借阅各种文件，原件不得携带外出；
文件借
阅管理表
2.如需复印时，说明原因经店总同意后，由行政人事部文员复印，并签收。
会议组织的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员、行政人事主任
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
会议通知
1.确定会议时间、地点、参加人员；
记录本
2.会议提前2天、临时会议提前4小时通知各部门负责人，包括会议主题、时间、地点及参加人员，由各部门负责人传达；
3.重要会议提前2天通知集团办公室。
B
会前准备
1.根据会议内容及会议形式，准备所需物品及资料；
会议
流程
2.提前1天完成物品准备工作，并由行政人事办公室逐
一检查。
3.根据会议形式及参会人数等提前半天布置会场；
4.提前半小时检查会场，查看各项准备工作是否到位，重点检查电源、音响、话筒等设施设备。
C
会中
1.引领参加人员按次序进场；
会议纪要
2.会议开始时，安排专人维持会场纪律；
3.会议中，做好会议纪要。
D
会后
1.会议完毕后，引导参加人员按次序退场；
会议纪要
2.撤场，检查设备，并把物品放回原位或及时归还；
3.整理会议纪要，在4小时之内下发并存档。
公章管理的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事主任
文件批准人
步
骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
公章的使用
1.公章使用分为用章和借用公章。
B
用章
1.由使用者填写公章申请表，详细注明部门、用印原因及其他有关事项；
公章
申请表
2.常规的银行汇总、结账、财务报表、行政人事相关业
务报表等，由部门负责人签字后到行政人事部加盖公章；
3.凡需加盖公章的文件、资料等，需店总签字后，行政
人事部方可盖章。
C
借用公章
1.集团或各部门需借用本店公章时，须事先填写公章申请表，使用部门经理签字-店总签字或授权人签字，提交行政人事部审核，并记录；
公章
申请表
2.公章归还后借章人和领章人分别填写实际归还时间并
签字确认；
3.如在规定时间内未归还，跟催并确认归还时间，直至公章归还。
员工意见箱收集整理的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事主任
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
告知员工意
见箱的作用
1.对新入职员工或对意见箱没有更好认知的员工进行告知，以便更好的收集员工意见，力争使意见箱中意见可用率达85%。
B
收集意见箱中意见、整理
1.每周一上午10点由行政人事主任开启意见箱，收集、整理意见并填写《员工意见反馈表》；
员工意
见反馈表
2.将《员工意见反馈表》上交店总审核，并签署整改意见，及时下发给相关部门负责人进行整改。
C
落实、整改
1.相关部门负责人，必须在规定时间内进行整改，如遇特殊情况需及时告知员工，并将原因及具体整改时间节点张贴在员工天地。
员工意
见整改
告知书
2.对于多次反映的问题，在经理层例会上强调，提高重视程度，确保不断提升员工满意度；
3.由行政人事部进行跟踪，重大问题需店总进行协调。
配合集团质检的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事主任
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
了解本次
质检重点
1.检查前，先同集团质检部人员了解本次质检重点。
B
配合检查
并记录
1.同集团质检部一起进行店内检查，配合集团质检员记录质检时发现的问题，由各部门负责人签字确认。
C
汇总并下发
1.集团质检员将检查后的记录进行汇总，下发给店质检员；
质检整
改汇总表
2.次日上午9点将集团下发的质检汇总表打印，交给各部门负责人和店总；
3.收到汇总表当天上午12点前，部门负责人根据质检存在问题的轻重对责任人进行奖罚，同时在质检表中写明整改措施及奖罚情况并签字，对一般问题当日查出当日整改；
4.当天下午5点前部门负责人落实整改措施，并将整改措施填写在质检汇总表内且签字确认，由店总审核后签字，签字后原稿存档，复印件上报集团质检部；
5.根据集团下发的质检汇总表，对各部门所辖区域进行星级评比，根据星级评比结果作为部分绩效考核依据并存档。
备注：
5星级不扣分，4星级扣二分，3星级扣4份，2星级扣6分，2星级扣8分，未评星级扣10分。
D
整改、复查
1.责任人对质检检查存在的问题进行整改；
2.整改后由部门负责人或店质检员进行复查，如不合格需继续整改，直至合格。
借用集团物品的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
借用
1.事先询问集团办公室，是否可以借用所需物品；
借还
物品表
2.派人到集团取回借用物品，并在集团《借还物品表》上签字，写明借用物品名称、数量、借用原因及归还时间；
3.如超时借用，需电话咨询集团办公室，商量续借事宜。
B
归还
1.用完后在4小时内将借用物品归还，并在集团借还表上签字写明归还时间。
签订劳动合同的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事主任
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
任命
1.见习主管试用三个月后，由店内提出转正申请，上报集团人力资源部；
2.由集团宣布并下发任命通知。
B
签订合同
1.行政人事部根据集团任命通知，同其签订劳动合同；
合同书
2.填写劳动合同书时，须由本人及店总签字、盖章后方可生效，合同书双方各执一份；
3.每月将劳动合同书的复印件上报集团人力资源部备案。
人事档案管理的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
分类
1.每周日上午10点前根据已入职、未入职、被淘汰和正常离职的，分类整理人事档案；
入职
登记表、
应聘
登记表
2.把已入职的人事档案根据部门进行分类整理；
3.把未入职人员的应聘登记表，根据面试结果进行分类整理；
4.每月根据入职时间整理在职员工档案。
B
存档
1.每周根据以上分类情况，将信息录入电脑（即入离职档案表），确保人事档案表准确、无误；
人事
档案表
入职
登记表
2.电子版存档后，把在职员工的档案分部门放入档案盒，并在档案盒外标明存放信息；
3.把初试中印象较好的未入职员工档案根据填表时间存入档案盒并在档案盒外标明时间（例如：
2012年3月—5月），作为储备人员；
4.离职员工的档案按离职日期排列放入档案盒，并在档案盒外标明存放信息。
C
管理
1.各部门查阅档案时，须经部门经理签字，行政人事部主任同意后方可查阅，员工无权查看自己的档案，档案中的资料，不得擅自更改。
D
接收、转出档案
1.接收员工档案时，查看封条是否打开，审核档案内容，有无短缺资料，审核合格后，按部门分类存入相应档案盒；
档案
转出表
2.员工离职时，必须把档案转出，转出人员必须持有转入企业的商调函，方可提取档案，提取档案时须认真核查保险是否结清，结清后行政人事部封存个人档案并加盖公章，由本人签字确认后方可转出，如无转入企业的商调函，需持有劳动局开具的商调函。
员工休假管理的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
休假类型
1.休假包括婚假、探亲假、产假、丧假、计划生育假、公休假、工伤假、病假、事假等。
B
提交请假申请
1.请假1—3天者，提前1天向直接上级递交请假申请；
请假
申请表
2.请假3—7天者，提前3天向部门经理递交请假申请；
3.需请长假者，提前1周向部门经理递交请假申请（根据请假类型提供相关证明），部门经理批准后由其上报店总，由店总进行签批；
4.请假期间，未按时返回需临时续假的，需提前4小时上报负责人，负责人同意后方可续假，续假1天以内的上报区域主管，2天以上的上报部门经理和店总同意后，方可续假，未经同意私自续假的，一律按旷工处理。
C
请假流程
1.到行政人事部领取请假条，请假条上需写清请假人姓名、部门、职位、请假事由、请假天数，由直接上级、部门经理、店总逐级签字后，方可休假，并将请假条上交行政人事部存档。
请假条
2.因急事请假未填写请假条者，返店后需及时补填。
D
其他休假
1.婚假、探亲假、产假、工伤假、调休等需报行政人事部审核，员工所在部门经理同意、店总签批后上交行政人事部存档，方可休假。
备注：
不得代请、电话请假（特殊情况除外）、短信请假视为无效。
员工调动的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
提交及审批
1.因工作需要调整员工工作岗位时，所在部门经理提出调动申请，上报店总审批；
内部调动申请单
2.店总批准后交行政人事部；
3.行政人事部按照集团规定及时调整人员，并上报集团
人力资源部。
B
办理
1.行政人事部根据调动申请调整人员档案，更换工服时需填写工服发放表，并安排调动者去布草房办理相关手续；
工衣
发放表
2.调动者到调出部门办理工作移交手续，办理移交手续时，按照员工离职交接手续流程与标准执行；
3.因岗位变动，需要调整工资的，按照湖滨壹号有关规定执行。
员工应聘的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员、行政人事主任
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
接待应聘员工
1.如有人员来店应聘，由店内迎宾或行政人事人员把应
聘人员引领到行政人事部，安排入座后填写应聘登记
表。
B
填写应
聘登记表
1.向应聘人员问好；
应聘
登记表
2.将准备好的应聘登记表和笔交给应聘人员，并用礼貌语告知应聘人员进行填写（例如：
您好！
先填写一下您的个人简历）；
3.浏览应聘人员填好的简历，如有重要项目漏填，提示应聘者及时填入相关信息。
C
面试应聘员工
1.根据人事标准编制表，确定此岗位是否缺编；
2.如果应聘人员所应聘的岗位已满，询问其是否考虑其他岗位；
3.行政人事部进行面试，各方面条件合格后，推荐到用人部门，由部门经理进行面试，初试合格后，安排店总进行复试；（员工由部门经理面试合格后即可上岗，主管级以上需报店总复试签批后，方可上岗）
4.如果不符合岗位聘用标准，婉转告知应聘者，并推荐其到集团进行面试。
D
告知应聘员
工入职时所
携带物品及
注意事项
1.告知应聘员工入职所需准备的物品（工作所需鞋袜、头饰，住宿所需被子及个人洗漱用品）；
员工
告知书
2.告知新员工入职时须携带的证件（身份证复印件3张、一寸彩色照片8张、技能培训费按相关规定执行）；
3.告知应聘员工入职时间、地点及到店后提供支持的负
责人及联系方式；
4.让新员工详细了解员工告知书；
5.介绍集团企业文化及福利待遇。
E
应聘登记存档
1.将应聘登记表分类存档，存档方式参照《人事档案管理的流程与标准》。
员工入职的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
填写入职表、
交证件
1.到行政人事部报到并填写《入职登记表》（特别注意检查员工的联系电话是否准确填写，尽量留下员工家庭联系电话），并按要求贴1寸彩色照片；
入职
登记表
2.将个人身份证复印件交到行政人事部登记存档。
B
交技能培训费
1.引领新员工到财务部交技能培训费；
财务收据
2.由财务部负责人在入职表上填写新员工所交金额并签字；
3.将技能培训费的收据交给新员工保存。
C
领取工衣、工号牌、更衣柜
1.通知新员工所在部门负责人安排迎领新员工领取工衣，由本人签字确认；
2.行政人事部为新员工发放工号牌、更衣柜及钥匙，并记录存档。
D
安排住宿
1.如新员工需住宿，行政人事部填写《住宿通知单》，由新员工所在部门负责引领新员工办理住宿手
续；
住宿
通知单
2.到宿舍管理员室领取褥子、枕头、床单、枕巾、脸盆
等物品，并由宿舍管理员登记；
3.由宿舍管理员为新员工安排床位并登记。
E
安排上岗
1.行政人事部分配至用人部门，并通知用人部门负责人。
员工离职的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
离职条件
1.员工离职需提前一个月向部门经理提交离职申请表；
2.店内与员工终止劳动合同的，需要提前30天通知员工；
3.试用期间员工如不符合岗位工作要求，店内应提前3天以书面形式通知员工；如员工本人不适应，在试用期间需提前3天告知酒店，同意后方可离开；
4.实习生实习到期的，按集团实习生管理办法执行；
5.员工违纪构成严重过失的，按店内相关制度给予劝退。
B
领取离职单
1.由部门经理批准后，到行政人事部领取《离职单》。
离职单
C
部门交接
1.领到离职单后，与所在部门进行交接（对餐具进行盘点、当月有无过失单、核对考勤等），交接完毕，部门主管在离职单上签字；
2.将离职单交部门经理审核，签字。
D
上交工衣
1.到布草房交工衣，布草员做好登记并签字。
E
宿舍交接
1.宿舍管理员进行交接，管理员做好登记并在离职表上签字。
F
后勤部
经理审核
1.后勤部经理审核与布草员、宿舍管理员的交接情况并签字。
G
上交工号牌、
更衣柜钥匙
1.将工号牌、更衣柜钥匙上交行政人事部；
2.行政人事部根据离职单上明细计算当月工资并签字。
H
店总审核
1.将离职单交店总审核签字。
I
财务审核、领
取技能培训费
1.财务部审核；
2.员工领取技能培训费后签字确认。
J
离店
1.手续办理完毕，即可离店。
基层员工晋级的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
统计当月需
晋级的员工
1.每月20日根据员工入职时间统计当月需晋级的员工名单。
B
考核
1.每月20日下午5点前，行政人事部根据企业文化、业务知识、上次员工晋级考题，制定本月员工晋级考题；
2.次日行政人事部与各部门经理确定考核时间、场地后，组织员工进行笔试；
3.各部门负责人对需晋级的员工进行业务实操考试，并结合在本部门的表现对员工进行打分。
C
统计考核成绩
1.填写员工的笔试成绩和实操成绩，汇总最终成绩。
2.提交部门经理和店总审批。
D
晋级、工资调整
1.经店总批准后，60分以上的员工晋级，并在员工天地张贴本月通过考核的员工名单，如未达到考核标准顺延至下月考核；
成绩单
2.根据员工晋级后的等级，调整员工工资。
工资表制作的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
收集做工资
所需资料
1.每月3日前，各部门负责人审核考勤情况并签字，上交行政人事部；
所收集资料进行存档或用电子版记录
2.每月4日前，前厅经理将员工本月加班明细签字后上交行政人事部；
3.每月4日前，宿舍管理员将本月住宿人员名单统计上交行政人事部,布草员将本月员工领取袜子、头花、工鞋明细上交行政人事部；
4.每月5日前，前厅主管对餐具进行盘点，盘点后的明细由前厅经理签字后上交行政人事部；
5.各部门负责人5日前将员工的工作过失单签字后上交行政人事部；
6.每月5日前，财务部统计各部门物耗、能耗的使用情况及前厅销售人员回款、营销任务的完成情况，上交行政人事部；
7.询问财务部经理本月扣除住房基金金额是否有变动；
8.每月7日前，各部门上交本区域需要办工资卡的人员名单，如行政人事部没有办理人的身份证复印件，需将身份证复印件同人员名单一同上交。
B
审核
1.核对考勤：
（1）将人事档案与考勤表上的人数进行核对，查看是否有漏报、多报现象，确保人事档案上的名单与考勤表上的名单一致；
（2）核对每个人的出勤天数，查看是否有错报现象；
（3）若有漏报、错报、多报现象，与负责人核实后，将个人的出勤天数填入工资表中；
2.对前厅服务员提成表进行统计、核算后，将加班费填入工资表；
3.核对住宿人员名单，将未住宿的人员补贴金额填入
工资表；
4.核对员工领用的鞋袜、头花明细，将扣除金额填入工
资表；
5.核对餐具盘点明细表及过失单，将统计结果填入工资表；
6.核对财务上交的数据，将需扣减或奖励的金额填入工资表。
C
工资计算
1.根据各岗位的岗位工资、技能工资、全勤奖、补贴金额及奖励金额计算应发工资；
2.根据出勤天数计算病、事、旷工需扣金额；
3.根据所有扣减金额计算共扣金额；
4.根据应发工资和扣减金额计算实发工资；
5.计算本月所有员工总工资。
D
汇总工资表
1.汇总工资表，将有工资卡、无工资卡、需办工资卡的员工分类做表。
E
领导审核
1.核查工资表，确认无误后打印、装订，上交领导审核（按照财务经理审核→店总审核→集团人力资源部审核），若有问题重新修改，并提交审核；
2.及时汇总出现的问题，确保工资表制作的准确率为100%。
绩效考核的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
收集数据
1.每月3日上午12点前，财务部提交：
（1）各部门物耗、能耗数据；
（2）前厅销售人员推新菜、回款任务、销售任务；
（3）本月营业额的完成情况；
各项数据统计表
2.每月3日晚上9点前，行政人事部统计：
（1）各部门人员入、离职情况；
（2）员工满意度调查结果；
（3）员工处罚单；
（4）主管级以上的出勤天数。
B
汇总及审核
1.根据各项所占比例进行增减并核定分数；
绩效考核评分表
2.计算主管级以上人员的绩效考核得分并汇总，同时在
备注栏注明增减明细，提交相关部门经理审核，确认无误后，由本人签字确认；
3.每月4日晚上9点前将汇总后的结果，交店总审核签批并公布。
C
绩效考核标准
1.岗位工资的20%为绩效考核工资，100分为满分，
每少1分扣绩效考核工资的10%，每加1分加绩效考核工资的10%，同工资一起发放。
培训计划制定的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事主任
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
调查汇
总分析
1.下发《培训需求调查问卷》；
2.通过培训需求调
升级会员 