工作流程图北京交通大学远程与继续教育学院.docx

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工作流程图北京交通大学远程与继续教育学院

工作流程图

（第一版）

远程与继续教育学院

二零零六年十月

一办公室工作流程图

1.来文处理流程

涉及部门：

办公室

51686675

来文签收登记

主任批传

领导阅批

承办

处理结果反应

催办

反应保存

涉及部门：

办公室

51686675

行文部门

填写发文及文号

部门主任审核

主管院领导签发

院办盖章存

发文

涉及部门：

办公室

51686675

同意

不同意

部门填写“用人申请表〞

注明：

岗位名称、职责、聘任条件

提交院务会

反应申请部门

发布招聘信息

人事通知面试

人事秘书与申请部门研究确定人选

通知报到签合同、通报相关部门

试用期满合格后通知办理保险

提交人事秘书、院办提出初步意见

申请部门主管院长批准

新职工入职见面会：

部门领导谈话，介绍学院组织机构、人事情况及岗位任务，

指定一名老员工，对新员工进行工作指导

试用期满合格后通知办理保险险

4.人事考核流程

涉及部门：

办公室

51686675

制定考核文件

学院部署

个人总结

主任审核

群众评议

收取考核材料

院务会讨论

确定考核结果

院行文

学院表彰大会

按级反应考核结果

5.员工培训流程

涉及部门：

办公室

51686675

根据需要部门申报培训方案

〔每年1月申报〕

制定学院培训方案

落实培训时间、内容、

接受的培训人员

日常考勤

个人学习总结

学院考核、存档

院务会讨论、确定

接受培训者在相关部门交流

6.党员关系的接转流程

涉及部门：

办公室

51686675

办理党员组织关系介绍信；档案材料移交签收手续

移交转出党员组织关系

介绍信和档案材料

本市本系统

跨省跨系统

不合格

党员提供接收单位及上级党组织名称

审核党员提供的材料

北京交通大学党委组织部介绍信

北京市委教育工委组织处介绍信

学院党委秘书保存，建立、编入党支部

通知党支部

转入到：

北京交通大学党委组织部

跨省跨系统京交通大学党委组织部介绍信

本市本系统京交通大学党委组织部介绍信

转入到：

北京市委教育工委组织处

验收：

转入党员组织关系介绍信

合格

不合格

转出：

转入：

合格

通过

不合格

未通过

发外调函

接外调函

党支部会同院党委组委对开展党员材料进行初审

召开支部大会，通过后院党委派党员与开展对象谈话

院党委会讨论

入党志愿书上填写党委会审查意见

党委书记审核签字

加盖党委公章

建档保存

离校时转出

白老师和小宋修改

确定开展对象

通知党支部及本人

7.开展党员工作流程

涉及部门：

办公室

51686675

完善材料

报到前20天提供新生名单、专业等材料〔招生部〕

草拟迎新生方案〔办公室〕

办公室召集专题会议，讨论方案，院领导确定方案〔相关部门参加〕

院办招办：

负责会场、会务、典礼议程、报到指南、咨询、宣传

教务部：

准备校徽、课表、办理入学手续、发放报到指南

学工部：

安排宿舍、卧具、一卡通、班主任、手册、班会、入学教育、体检

财务部：

安排各项收费

教服中心：

准备教材

技术部：

负责录象、放象〔交大记录片〕

院领导检查准备情况，提出整改意见

迎新生、新生报道、体检、班会

开学典礼

各部门准备

8.全日制学生入校流程

涉及部门：

办公室

招生部

财务部

学工部

教务部

教服中心

技术部

51686675

51686011

51686678

51686681

51686686

51686021

51686412

9.低值易耗品办公用品购置发放流程

涉及部门：

办公室

51686675

制订全年采购方案和预算

经办公室主任批准同意

每月集中购置1-2次，特殊情况及时办理

购置后进行登记、整理、入库

根据需要在办公用品领用本登记前方可领用

10.IP地址、域邮箱、上网账号的管理

涉及部门：

办公室

51686675

主管院长、部门主任确认签字

申请人提交相关信息〔姓名、、房号、帐号、MAC地址〕

网上提交到网络中心

到网管中心交费并办理相关手续

接网络中心通知后相关信息反应给申请人

申请人提出申请

11.设备购置流程

部门主任提出申请

主管院长审核签字

办公室会同技术部提出购置意见及方案

院长审批〔1万元以上院务会审批〕

办公室采购、调拨

申购部门验收、领取

办公室上帐、报销

10万元以上

“211〞审批、招标、采购

学校领导审批

涉及部门：

办公室

51686675

12.设备维修流程

涉及部门：

办公室

51686675

各部门需要维修报办公室

办公室主任会同技术部确认维修方案

交有关部门维修

使用人或技术部验收确认

办公室主任签字报销

13.大型会议、活开工作流程

主办部门向院办提出会议申请

办公室落实会议时间、地点和与会人员

会务准备

会场准备

涉及部门：

办公室

技术部

：

51686675

51686412

办公室：

重要会议通知校宣传部作会场摄像工作

办公室：

挂横幅、摆桌签、准备茶水、安排音响、音乐

办公室，主办者：

会议相关报道

主办者：

分发会议资料及礼品

办公室，技术部：

摄影、摄像、放投影

办公室：

播放会议音乐

技术部：

准备摄像、投影、编辑等

主办者：

组织入场

主办者：

准备会议资料

办公室：

安排食宿、接送派车、预定返程票

准备礼品

开会

二招生部工作流程图

1.网络招生流程

会同教务、教服部门确定年度招生专业

向教学中心下发年度招生通知

各教学中心申报年度招生专业方案、招生宣传资料

学院审批学习中心年度招生专业方案招生宣传资料并反应结果

生源调查

招生专业方案、简章报教育部、省教育厅备案

在网上发布招生简章并开始组织招生宣传、报名

学习中心上报考生信息、学院组织入学考试

学院组织阅卷、登统考试成绩

确定录取原那么、进行录取、打印并发放录取通知书、网上公布

整理录取数据并将录取结果提交：

学籍、财务、学工、技术部、各学习中心

打印录取花名册，提交学院办公室统一归档

教务部，教服制订教学方案

涉及部门：

招生

教务

教服

技术

：

51686011

51686686

51686021

51686412

2.成人招生流程

招生专业送到达生源单位，进行生源调查

开展招生专业能力调查〔相关学院〕

会同教务、教服部门确定招生专业

收集生源单位的生源情况表，汇总并上报学院

教务部，教服制订教学方案

向教育部申报学院年度招生方案

根据教育部下达的方案，结合生源情况编制分省招生方案

制定并发放招生简章、进行招生宣传、

核对我校在各省市招生部门的招生方案

进行各省市的成人招生录取工作

录取、发放录取通知书、网上公布

确定入学事项

将各省市的新生录取审批表，装订，造目录后，移交学院办公室统一归档

全部招生录取工作结束

涉及部门：

招生部

技术部

教务部

教服

516866011

51686412

51686686

51686021

拟申办单位递交申报材料

申报材料的初审

实地考察

条件到达要求的签署合作办学协议

经省级教育主管部门考察批准

挂牌成立北京交通大学××函授站或教学中心

根据当年招生情况，草拟比例分配表

学校审批

向省级教育行政部门发申办函

已建立的函授站、教学中心的年审、年检和年报内容的审定与办理工作

与教学中心和专业学院沟通，

签订教学协议

学院有关部门讨论后确定比例分配方案

起草教学协议

根据年审结论，下发整改文件

条件达不到要求

的通知申请单位

教学站点上报整改情况报告

工作结束

随时关注整改情况，并根据需要

工作结束

协议变更，通知：

财务、教务、教服

3.教学站点建设与管理流程

涉及部门：

招生部

51686680

4.网络教育入学考试流程

聘请专任教师出入学考试试卷

将试卷整理入计算机题库

收集整理考生信息

确定当次入学考试时间

选择当次考试用卷，送交教服部印刷

教服部印刷、分装试卷，

联系安排教室、编排考生号码、制作并发放准考证

安排巡考、监考人员，组织考试

回收清点试卷，组织评阅试卷

登统考试成绩，提交录取

涉及部门：

招生部

教服

51686011

51686021

三财务部工作流程图

1．学费缴费流程

核定欠费名单转财务部。

招生部录取新生信息提交：

财务部、教务部

校本部脱产生、夜大生、业余生缴费

1．财务部进行学费信息初始化〔新生〕

2．发出缴费通知，收学费。

3．根据教学中心、函授站、交干院到款金额及缴费学生明细表开具票据。

各地教学中心、函授站缴费

交干院统一上缴交通系统学费

4依据汇款通知单、办学协议、学费汇总表、学生缴费明细表在学校计财处转账；

5.欠费学生名单交教务部；

提供学籍变更信息〔教务〕

6.催缴欠费生学费；

7.学生毕业前提供欠费生名单给：

教务、学工、各教学中心。

与各教学中心、函授站核对返款金额，开具返款发票；

学院财务部根据返款发票在学校计财处办理返款；

通知教学中心，函授站确定汇款

涉及部门：

财务部

招生部

教务部

：

51686678

51686680

51686686

提供学院管理公寓学生住宿信息；

通知学生交住宿费〔学工部〕

1.财务部进行信息初始化；

学生缴费；

3.提交实际住宿信息；

4．欠费生名单转学工部；

1.收欠费生住宿费；

2.根据学生单位证明开具发票；

3.发票合计金额转学校计财处；

4.其余住宿费转培训账户。

学工部根据欠费生名单催款

欠费学生缴费

涉及部门：

财务部

学工部

：

51686678

51686681

根据本部门上年度实际支出及预算年度事业开展情况，按照预算编制要求编制部门预算（各部门）

财务部汇总各部门预算，报主管院长，初审，财务部修改

院务会审查预算，财务部调整预算

各部门根据院务会调整要求修改部门预算

财务部汇总修改后的部门预算报院务会；

院务会审查后报学校，学校批复后学院下达部门执行预算

财务部严格执行财务预算

超预算支出，部门写出详细报告报院务会审批后财务部方可追加

财务部按期汇总收支信息，提交相关领导及各部，定期做预算分析

部门内工程之间预算调整，须写出报告经主管院长审批后执行

正常

变更

涉及部门：

财务部

：

51686678

报销人按要求填写报销单

粘贴单据

经办人、证明人在发票上签字，院长审批签字

会计审核制单

出纳付款，报销人签收

在票据上加盖“现金付讫〞章

涉及部门：

财务部

：

51686678

招生部提供学费分配比例表

1．财务部制作各学院课酬拨付表；

2．招生部、教务、教服核准

3．向各学院通报核对；

课酬拨付表报院长审批，

加盖学院公章

报表送学校计财处拨款，

通知并确认各学院查收

涉及部门：

财务部

：

51686678

公示培训内容及收费标准

由工程负责人提供缴费通知单，

学员到财务部缴费

核对缴费通知单，收费，开具发票。

在交款单上盖章确认

每天与工程负责人核对当天收费金额

涉及部门：

财务部

：

51686678

四教务部工作流程图

已在籍学生

开学初

学期注册

学年交费

招生部提供录取新生名册

组织新生报到

•发放学生手册；

•注册；

•交费〔学年〕；

开学典礼，入学教育

学生证发放：

•教学中心与教务部联系，取〔寄〕学生证事宜；

•教学中心向学员发放学生证

教学中心向学院教务部提供正式报到名册

•上传电子版至教务学籍邮箱

•书面材料加盖教学中心公章寄〔交〕学院教务部

工作结束

到北京市教委备案

1.学生注册流程

涉及部门

教务部〔学籍〕

学工部

财务部

51686683

51686681

51686678

2.学籍异动及免修、缓考工作流程

涉及部门

教务部〔学籍〕

学工部

办公室

教服中心

财务部

51686690

51686681

51686675

51686021

51686678

转学

转专业

休学

自动退学

免修

缓考

入学一学期以后至毕业前一年视情况方可办理转学手续

文史类不能转理工类，理工类可转文史类

只限于公共根底课或专业根底课

•成人函授学生需提供如下材料

•因病→县级以上医院证明

•因公→单位人事部门证明

每学期开学后二周内教学站点，将学生填写的变动表格及中心的汇总表加盖单位公章后上报教务部〔所有表格一律用A4纸复印上报〕

教学站点与学院教务部联系，了解审批情况

每学年末，教学站点与教务部核对在册人数，作为下一学年收费的依据

教学站点通知学员变动结果

学年末将未按时交费学生名单，以书面形式上报学院教务部

•提交原始成绩证明及复印件2份

工作结束

教务审批

学院审批

•依据批件更新学籍信息库并通知：

学工、教服、财务；

•每学期开学二周内向相关部门通告学籍更新信息。

3.成人脱产教学流程

涉及部门：

教务部

教服

;

51686683

51686021

每学期第十周制定下学期教学执行方案

1、面向校内外选聘教师

2、面向校内外选聘毕业设计指导教师

3、确定并采购教材

开学前一周编排好课表,提交学工、技术、办公室

双学期第十周内完成毕业设计选题及毕业日程安排，布置毕业设计

组织课堂教学及实验、实习、上机等教学活动

毕业前两周组织毕业辩论，评定成绩

完成期末考试安排与组织工作

安排补考

课程成绩，毕设成绩登录

4.香港教学组织流程

涉及部门

教务部

教服

51686687

51686021

香港招生

建立学生个人档案

制定各学期教学执行方案送香港中心并报学校外事办备案

向相关学院下达教学任务书

面授教学组织实施、制定教材购置方案、邮寄教材、定期向香港邮寄试卷

组织安排考试、补考

登记考试成绩

每年核查学年学费交纳情况并提交财务进行核对

组织安排毕业设计及辩论,将日程安排送交办公室、学工部