资料员治理工程文件归档整理规定.docx

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资料员治理工程文件归档整理规定

三峡库区地质灾害治理工程

文件归档整理规定

（修订）

国土资源部

二○一二年七月

三峡库区地质灾害治理工程

文件归档整理规定

主编单位：

三峡库区地质灾害防治工作指挥部

批准单位：

国土资源部

编写日期：

2003年12月

第1次修订日期：

2006年8月

第2次修订日期：

2012年7月

国土资源部

二○一二年七月

目次

前言

为做好三峡库区地质灾害治理工程文件归档工作，加强防治工作的档案资料管理，统一治理工程档案验收标准，建立完整、准确的工程档案，三峡库区地质灾害防治工作指挥部按照三峡库区地质灾害防治工作领导小组办公室（以下简称领导小组办公室）的有关要求，于2003年编制了《三峡库区地质灾害治理工程文件归档规定》（试行），由领导小组办公室以“三峡地防办发[2003]36号文下发执行。

经二期地质灾害治理防治工作实践，三峡库区地质灾害防治工作指挥部于2006年对《三峡库区地质灾害治理工程文件归档规定》（试行）版进行了第1次修订，经国土资源部批准，在三峡库区三期地质灾害治理工程中实施。

本次在前二次档案归档整理规定的基础上，进一步修订和完善，修订的主要内容有：

1、进一步明确了档案管理（收集、整理、立卷、归档、验收、汇交）各部门履行职责；

2、细化了基层档案立卷方法，通过增加附录式样，使档案整理标准模板化，增强了可操作性；

3、进一步规范了电子成果信息化管理，将电子文档及信息化采集电子成果纳入本规定统一要求；

4、修订了“地质灾害治理工程归档范围”；

5、统一了三峡库区地质灾害治理工程档案号编制方法，增加了档案互见号填写，便于数字化档案管理；

6、明确了档案验收层次、验收程序、验收比例；

7、修订了档案移交办法。

主要起草人（含2003年版、2006年版主要起草人）：

黄学斌、郭希哲、程温鸣、付小林、杨建英、徐开祥、吴润泽、田正国、叶润青、李辉武、郭满长。

1总则

三峡库区地质灾害防治类型多，范围广，地质灾害防治主要包括崩塌滑坡治理、塌岸防护、搬迁避让、高切坡防护、深基础处理、监测预警和科学研究等。

针对三峡库区地质灾害防治工作中地质档案成果多样化和复杂化、地质资料信息量巨大，为加强和规范地质灾害防治成果资料的归档管理工作，地质灾害防治所形成的纸质成果资料及电子文件汇交有序化，须统一地质灾害防治档案的归档范围、分类标准、立卷归档标准和要求，加强地质灾害防治档案监督、检查、验收、移交管理工作，充分发挥地质资料的作用，有效实现数据共享，为政府、社会提供信息服务。

依据国务院《地质资料管理条例》（国务院令349号）和国土资源部《地质资料管理条例实施办法（国土资源部令16号）文件，从三峡库区地质灾害防治实际出发，制定本规定，以利地质灾害防治档案管理体系规范化、系统化、科学化。

其中《地质资料管理条例》和《地质资料管理条例实施办法》中地质资料的管理规定不在本规定之列。

1.1修订依据

规范性引用文件：

1、《地质资料管理条例》（国务院令349号）；

2、《地质资料管理条例实施办法》（国土资源部令16号）；

3、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（国家档案局2004年10月20日实施，DA/T28-2002）；

4、《地质灾害防治条例》（国务院令第394号）；

5、《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（国土资发[2006]210号）；

6、《实物地质资料管理办法》（国土资发[2008]8号）；

7、《原始地质资料立卷归档规则》（国土资厅发[2008]98号）；

8、《涉密地质资料管理细则》（国土资发[2008]69号）；

9、《图文地质资料扫描数字化规范（试行）》（国土资源部信息中心SZ1999001－2000）；

10、《三峡库区地质灾害治理工程质量检验评定标准》（修订）（三峡地防办〔2006〕34号）；

11、《三峡库区地质灾害治理工程竣工施工质量验收办法》（修订）（三峡地防办〔2006〕34号）；

12、《三峡库区地质灾害防治工程勘察技术要求》（三峡库区地质灾害防治工作指挥部2012年7月）；

13、《三峡库区地质灾害防治工程设计技术要求》（三峡库区地质灾害防治工作指挥部2012年7月）。

1.2履行职责

1.2.1档案管理

三峡库区地质灾害治理工程资料档案管理工作是地质灾害防治与建设管理工作的重要组成部分，参建单位应列入领导的议事日程，强化领导、健全制度、统筹安排档案工作经费，加强各部门和相关管理人员的归档意识，提高档案业务知识，确保三峡库区地质灾害治理工程资料档案归档工作的正常、规范、有序开展。

参建单位须对地质灾害治理工作中形成资料档案进行整理、分类、组卷、归档，将此项工作纳入项目建设与质量管理工程程序中，制定考核目标，明确职责、齐抓共管。

为实现档案工作管理的现代化，利于地质灾害治理工程数据与成果信息化，参建单位应配置“硬件”设备（计算机、激光打印机、数码相机、扫描仪、摄像机等设备）及常用的工作软件，完成档案文件、图片、图纸的扫描、录入等信息化工作。

同时信息化采集需使用“三峡库区地质灾害防治信息与预警指挥系统”下的各项数据采集子系统：

“地质灾害勘察数据采集与图形编绘系统”、“三峡库区地质灾害治理工程信息系统”、“三峡库区地质灾害监测预警信息系统”软件，用以完成地质灾害防治治理工程信息化采集。

为确保三峡库区地质灾害治理工程地质资料档案的真实性、完整性、规范性和时效性，档案管理工作应贯穿于各建设项目实施的每个环节：

工程建设前期应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议及下达计划任务时，应对治理项目档案的收集、整理、检查、验收、移交提出明确要求，并与质量保证金的支付挂钩；在项目成果评审、质量检查、工程验收等重要阶段，应同时开展档案工作的质量验收，给出验收评定及报告。

1.2.1履行职责

建设单位对三峡库区地质灾害治理工程形成的资料档案负总责。

勘察、设计、监理、施工、监测等参建单位，应明确本单位的归档职责和范围，细致收集、认真整理和规范录入。

参建单位对提交的归档成果内容、质量负责；监理单位对施工单位及自身的归档成果内容与整编质量负责，实行监理审核签字手续，有专题审核鉴定报告。

各参建单位应安排专业的技术人员和管理人员，明确专职资料员、信息录入员、档案管理员的工作范围和职责，对工作中形成的归档文件材料应及时进行收集、整理、归档、保存。

若遇工作变动，须对原岗位管理的文件材料、信息录入成果进行详细清点交接，不得漏缺、损毁、散失、模糊不清。

如果出现重大档案管理问题，应视情节对相关人员予以处罚。

对于不能胜任的资料员、信息录入员、档案管理员要及时更换，确保岗位工作有序正常开展。

各参建单位应向建设单位呈报各自的资料员、信息录入员、档案管理人员名单及工作简历等上岗相关资质证。

如遇人员变动调整，及时通报项目业主备案，经批准后方可更换。

2文件收集程序

2.1纸质文件

纸质档案收集工作：

对工作中形成的相关文件材料，通过清理、接收、征集等方式将档案集中起来，并按照相关规定按文件材料内容、归档范围、形成时间、归档份数等归档方法归类整理。

主要收集程序按以下流程进行：

生产环节形成积累整理

在各生产环节（工作开展的工序）要高度重视文件材料收集的完整性，细化文件材料类目，统一清理，科学分类，保证各生产环节成果材料的完整性和系统性。

2.2电子文件

目前计算机辅助办公已成常态化，生产工作中，利用办公处理软件（如OFFICE组件、CAD制图软件、图形处理软件等）生产的文件材料，对应纸质文档成果就会形成电子文档。

这里所指的电子文档又分“源电子文件”、“存档电子文件”、“信息化成果电子文件”三种类型。

“源电子文件”指使用各类办公软件生成的源电子文档格式（如*.doc、*.xls、*.dwg等）。

“存档电子文件”指将源电子文档格式转化成的JPG格式、TIF格式或PDF格式。

“信息化成果电子文件”指使用专业数据采集软件，按信息化要求采集的地质灾害防治相关信息生成的电子文件。

电子文件的收集工作：

与纸质成果相对应，及时将各生产环节中形成的纸介质对应的电子文件，按内容、范围、类别进行清理、保存、备份。

2.3信息化成果电子文件

三峡库区地质灾害防治治理工程信息化成果电子文档是指治理工程项目实施过程中按信息化要求将所形成的资料文档逐项录入系统后生成相应的电子文件。

信息化成果电子文件的收集应贯穿于治理工程实施整个过程。

使用专业数据采集软件，按照采集系统中相关数据结构和数据项，真实、完整、正确地采集地质灾害防治相关信息，并与生成的纸质内容一一对应。

3地质灾害防治治理工程建设期归档范围

3.1纸质文件

对与治理工程实施有关的重要活动、记载治理工程实施过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

治理工程资料的具体归档范围，应符合本规定附录A的要求。

3.2电子文件

对应纸介质相配套的源电子文档、存档电子文档。

具体归档范围与本规定附录A相一致。

3.3信息化成果文件

按照“地质灾害勘察数据采集与图形编绘系统”、“三峡库区地质灾害治理工程信息系统”软件中相关采集模块内容及《三峡库区地质灾害治理工程质量检验评定标准》2012年修订版附录“地质灾害治理工程常用表”，对治理工程建设期建设、勘查、设计、施工、监理、竣工验收等各类资料数据采集录入，采集范围及分类详见附录A。

4地质灾害防治治理工程试运行期（缺陷责任期）归档范围

4.1纸质文件

对与治理工程竣工初验后一个水文年试运行期（缺陷责任期）内、最终验收阶段有关的重要活动、记载治理工程试运行及工程维护期内具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

治理工程试运行期资料的具体归档范围，应符合本规定附录A的要求。

4.2电子文件

对应纸介质相配套的源电子文档、存档电子文档。

具体归档范围与本规定附录A相一致。

4.3信息化成果文件

按照“三峡库区地质灾害监测预警信息系统”、“三峡库区地质灾害治理工程信息系统”中相关采集模块内容，对治理工程竣工初验后一个水文年试运行期（缺陷责任期）内、效果监测、运行报告、最终验收报告等各类资料数据采集录入，采集范围及分类详见附录A。

5归档文件要求

5.1归档质量要求

三峡库区地质灾害治理工程资料档案应纳入项目质量管理体系。

质量管理部门应认真把好质量监督检查关，未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。

工程档案达不到规定要求的，建设单位除不予返还其工程质量保证金外，还应对不达标单位予以相应处罚。

对于问题特别严重的，还应对从业资格证予以重新审核认定。

参建单位档案人员必须按《三峡库区地质灾害治理工程文件归档整理规定》（修订）要求的各项归档范围做好资料的收集、积累、整理及归档工作。

所有归档资料的原件为最真实、最有法律效益的材料，内容填写、签字、签名不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等易褪色书写（包托拟定、修改、补充、注释），一律采用蓝黑或碳素墨水书写，并盖有单位公章。

档案资料避免重复修改，若出现修改的资料应尽量重新制作签字、盖章，如达不到以上要求的，可采用杠划法，并注明原因、签字或签章。

复印件应为原件的副本。

所有归档资料必须清晰、字迹工整、表格完整，复印件不得出现歪斜、缺漏等现象，资料内不得用涂改液、胶水、墨团涂改。

5.1.1纸质文档要求

归档的纸质文件应有一套完整、齐全的原件。

内容必须真实、准确，与防治项目实际情况相符合。

采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。

图纸采用国家标准图幅。

纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸采用计算机出图，且必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

竣工图均加盖竣工图章。

竣工图章应使用不易腿色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

竣工图章的基本内容应包括：

“竣工图”字样，施工单位，编制人，审核人，技术负责人，编制日期，监理单位，现场监理，总监理。

竣工图章示例见附录B。

利用施工图改绘的竣工图，必须标明变更修改依据。

凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

不同幅面的治理工程图纸，应统一折叠成成手风琴式A4幅面（297mm×210mm），图签外露。

成册图件折叠成A4号图幅面装订时，若案卷左右不平，可在左侧垫条，使案卷册四周均衡。

垫条要求质量优良。

5.1.2电子成果要求

5.1.2.1电子成果资料分类整理

按内容和形式的不同，三峡库区地质灾害治理工程文件电子文档归档内容可分为“源电子文档、存档电子文档、信息化成果电子文档”三大类型。

各类型电子成果在各生产环节形成时就要分门别类，科学管理。

5.1.2.2文本类源电子文档编制规定

（1）文本部分电子文件的编制还应遵循以下规定：

字号最小不得小于5号字，行距最少不得低于单倍行距。

页面尺寸以A4为宜，附表、插表、插照、图版等按实际尺寸制作。

电子文件应有页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“居中”或“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）。

对于特殊页面，也可采用其它对齐方式。

所有插图、插照、插表、图版应直接插入文字中的相应位置，不得覆盖其他信息，也不得采用超链接的方式链接其它软件制作的文件。

所有图片、照片、表格、图版等在电子文件中的显示方向应向上。

（2）审批类电子文件的编制

成果资料中的审批材料应单独组成一类电子文件。

当存在多个审批验收文件时，应按照审批级次由高到低依次进行编排。

对同级的认定书、决议书、审查意见书、评审意见书，以认定书、决议书在前，审查意见书、评审意见书在后进行编排；同级、同类的审批文件，按时间先后顺序由新到老编排。

审批类电子文件的内容必须与正式批件一致，编排格式与正式文件尽量一致。

每一份审批类电子文件必须注明发文机关（公章）、发文时间。

公章的内容可以用文字表示。

制作审批类源电子文件时，对于没有手工录入的文件，允许采用插入栅格图形文件的方法来形成。

（3）附件类和其他类电子文件的编制

正文类、附件类和其他类的文件原则上每一个分册应分别制作成一个电子文件。

如文件过大而影响浏览时可以分成多个电子文件。

电子文件上的页码应与纸介质上的页码相对应，页码不连续的各部分要用分隔符（如分节符）分隔开。

各类报告的题名、篇名（部分名）、章名、节名等标题应用标题命令定义，标题阶次依次降低（如采用1-4级标题），同一层次标题的阶次应相同。

各电子文件的目录（或目次）要通过字处理软件的插入目录命令自动生成，应具有超链接。

当附件类文件中又含有一套附图、附表等类文件时，应将它们合并到相应的类别中，并在电子文件登记表中进行说明。

制作其它类源电子文件时，对于没有手工录入的文件部分，允许采用插入栅格图形文件的方法来形成。

（4）附表类电子文件和文字中插表的编制

对附表类文件，内容类别不同的表格应分册制作，且每一个附表均应有表名和表栏头。

制作附表类文件时，应采用表格命令或插入文件的方式来直接制作，不得采用超链接的办法链接其它软件制作的表格。

附表的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，如果横向或纵向超出版芯，可用续表。

续表中表名可以省略，但表栏头仍要保留。

附表类文件的表名要使用标题命令进行定义，标题样式不作具体规定，以美观实用为原则。

标题命令完成后应使用软件自动生成目录，其制作方法与正文类相同。

如果使用Excel等软件来制作附表类电子文件，原则上不对表格做切割。

不同册的附表不能放在同一个Excel文件（工作薄）中。

同一册附表中的每张表要使用工作薄中的一个工作表来表示，工作表的标签用其表名的简称来命名。

文中插表除表名不使用标题命令进行定义外，其它要求和编制方法同附表类一致。

5.1.2.3图件类电子文件的格式要求及编制

（1）格式要求

附图类源电子文件的格式原则上不作限制，但应尽可能地采用遵循OGC（OpenGISConsortium，开放地理信息系统协会）协议的主流工具软件来制作。

图件制作完成后要提交相应格式的电子文件，以及运行这些电子文件绘图时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、外部链接文件、字库和文件等），并保证这些文件可以被再利用。

图件类存档电子文件采用下列5种格式之一：

压缩的JPEG、EPS（不分色，文字变曲线）、GIF、PDF和TIFF。

（2）编制

附图类电子文件的内容、幅面大小、用色标准、图例符号等按照地矿行业的标准及相关制图标准执行，而且在内容和图号数上要与纸介质相对应。

在编制图件类电子文件时，应按照一张图一个顺序号的原则统一编号。

存档电子文件按一张图一个电子文件、源电子文件，按照一张图一个文件夹的原则编制。

对超A0幅面图件的电子文件原则上不进行分割。

当影响浏览使用时可切割成多张图，切割后的各电子文件应能独立使用。

对分成多个文件的同一幅柱状图，每个文件中均应有图头。

对于分幅制印的同一幅图件，用数字化方法形成电子文件后，如果造成在计算机上浏览不便，应进行加工处理（拼接），形成一个电子文件。

以矢量图形为主的数据库（如地质图空间数据库）应汇交所有图形文件、图层文件、外挂库和浏览数据库所必须的系统库、字库、属性库、外部链接文件等相关文件以及与数据库关系密切的其他文件和文件夹。

以栅格图像为主的数据库应汇交所有图像文件及与之相关的其他文件和文件夹。

文字、图件类的“存档电子文件”应尽可能通过对“源电子文件”进行制作或转换而得。

对于特殊情况，也可以采用扫描等数字化方法形成，但不得使用数码相机拍照的方式形成。

在制作或转换形成存档电子文件时，分辨率的选取以保证图形的精度和清晰度为准，一般可取300dpi；对压缩的JPEG格式质量因子取75以上。

采用扫描等数字化方法形成存档电子文件时的质量技术指标参照有关标准或规范执行。

5.1.2.4多媒体类电子文件的格式要求及编制

（1）格式要求

多媒体文件的格式原则上不作限制，推荐采用通用的MPEG或AVI格式,单纯的声音文件推荐采用通用的WAV或MP3格式。

（2）编制

多媒体文件像素的选择以保证图像清晰为原则，文件声音应清楚、音质良好。

有特殊情况的，应在电子文件登记表的“电子文档说明”中进行说明。

多媒体文件不宜过大，不可以用压缩软件进行处理，当超过载体容量时应分成多个电子文件。

5.1.2.5附加文件的格式要求及编制

（1）电子文件登记表

为保证成果地质资料电子文件的正常使用，在制作电子文件的过程中，需要编制电子文件登记表。

表的样式及编制要求见本规定的附录C。

电子文件登记表的源电子文件采用XLS、HTML或XML格式，存档电子文件采用PDF格式。

电子文件登记表编制完成后，取名“电子文件登记表”，归于其它类中，纸质登记表与相应的电子登记表一并汇交。

（2）其它文件

每一份电子文档均要制作一个名为“载体外标签”的电子文件，其源电子文件格式推荐采用DOC、WPS或XLS格式，存档电子文件采用PDF格式。

标签的样式见附录D，在填写好所有的内容后归于其它类中。

5.1.2.6电子文档在介质中的组织形式

电子成果资料建夹要求，应根据成果资料分类分别建夹，标识清晰，对应纸介质文档卷号一致。

（1）每一份成果地质资料电子文档以一个独立的子目录（一级子目录）置于根目录下，子目录名即为该份资料的电子文档号（与单位工程纸介质对应档案号一致），该份电子文档所包含的所有电子文件均置于此子目录下。

（2）在一级子目录下建立两个名为“源电子文件”和“存档电子文件”的二级子目录，分别用于存放该份电子文档源电子文件和存档电子文件。

（3）对于附图类的源电子文件，要在“源电子文件”子目录下按照一张图件一个子目录的原则建立若干个三级子目录，每个三级目录的名字与该图所对应的存档电子文件名相同，它们将分别用于存放该图的源电子文件以及运行上述文件时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、字库和文件等），且每个相关文件要以独立的文件夹进行存放。

如果各图件的源电子文件是用同一工具软件形成的，运行时所必须的相关文件相同，则可以将这些相关文件以一个独立文件夹的形式直接放在“源电子文件”子目录下，但此时应在电子文件登记表中进行说明。

（4）对于数据库类，同样也要在“源电子文件”子目录下建立一个名为“数据库”的三级子目录，然后将数据库或软件的源电子文件按照其原有的目录结构分类存放到该子目录中。

（5）对于有插图、插照、图版等的电子文件，还需要在“源电子文件”子目录下再建立一个名为“插图文件”的三级子目录，用于存放这些插图、插照、图版等插入前的源图形文件。

（6）如果在二级或三级子目录下还需再建立其它的子目录，那么创建后应在电子文件登记表的“电子文档说明”中进行说明。

成果资料电子文档的组织示例见附录E。

5.1.2.7电子文档的检查和录制

（1）齐全性和正确性检查

成果地质资料电子文档制作完毕后应对所有的电子文件进行全面的检查，以保证电子文档的质量。

检查的重点主要有以下内容：

成果地质资料电子文件及其附加文件的数量和内容应齐全完整，文件格式、文件名、文件夹名要正确，在存储载体中的组织方式应符合要求。

（2）文本检查

文本部分的电子文件在信息内容上要与纸介质保持一致，其内容信息、编排体例（顺序）和编辑格式（如字体、字号等）要符合相关行业标准和本标准的要求。

正文、附件、附表（.xls格式除外）等类的电子文件均要有目录（或目次），且具有超链接功能；页码要符合要求。

电子文件的页面为A4，部分页面设置随内容调整。

电子文件所载信息清晰完整，插表、插图、插照、图版插入位置正确无遗漏，边界完整、且未覆盖其他信息，信息显示方向为直立。

文本部分的插图、插照、图版的源图形文件要按规定组织和存储。

以扫描方式形成的审批文件，其栅格图形文件应插入到文本文件中，不得以栅格图形文件的形式形成审批类电子文件。

（3）附图检查

电子文件所载的内容信息要与对应的纸介质的内容信息一致，各地质体色彩符合相关制图标准，不能出现丢色和严重偏色现象。

电子文件的幅面、字体等符合制图标准及相关规定。

源电子文件及其所附的系统库、字库等相关文件齐全可用，要保证所含信息的真实性和可利用性，保证在相应的工具软件和环境下能被正常浏览、使用和转换成存档电子文件。

存档电子文件的信息清晰可读，线条连续，数字、符号等清晰无歧义，没有错漏地质体，图例与图中所对应的内容在表达形式上相一致。

（4）数据库检查

应保证所汇交的数据库能正常打开和使用。

数据库文件在相应的工具软件和环境下能够正确地浏览和使用，所附系统库、字库等相关文件完整齐全、真实可用。

（5）多媒体检查

多媒体文件播放时图像清晰、声音清楚，播放流畅。

（6）电子文件登记表检查

从整体上对电子文档的信息进行记录，并对每一个电子文件（数据库和软件为文件夹）的属性逐一进行标注，所有的内容信息要齐全、完整、规范，不能有遗漏和错误。

（7）录制

完成成果地质资料电子文档的质量检查后，对合格的电子文档进行录制。

录制前，要将电子文档中多余的电子文件全部删除。

在确保没有病毒的情况下，采用中速兼容方式进行录制。

录制后对电子文档进行复查，复查无误后，在存储载体上标记载体编号，贴上载体外标签（附录D）。

（8）录制载体

只读CD-ROM光盘、DVD光盘、硬磁盘等。

不允许用软磁盘作为汇交载体，同时也禁止使用劣质或废旧载体进行汇交。

以光盘作为成果地质资料电子文档的汇交载体时，应采用一次性刻录，禁止以多区段刻录的方式进行录制。

（9）电子文档入盒

录入电子光盘后应装入盒内，并附有标签。

光盘标签上应填写盘号、项目名称、资料