时间管理方法 杜绝干扰授权.docx

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时间管理方法杜绝干扰授权

杜绝干扰：

授权

台湾某大企业的负责人许先生，他不常上班，除了每周一固定到公司举行会议，剩下来的六天，他大部分在钓鱼。

但是他的企业版图却持续扩张，是一个台湾重要的企业集团。

这样的观念，起源于他年轻做烤漆生意时，两个买主给他的深刻映像：

一个日本留学回来的年轻企业家，做事认真，勤快努力

一个店开在公园排的老人，却老是在泡茶，还常常和他说”做生意不用这么辛苦，年轻人来来，坐下来喝杯茶吧。

”

原本他认为，认真的年轻人一定会比老人经营的好，让他惊讶的是，老人的货越叫越多，相反地，年轻企业家货却越叫越少，每次去的时候，还常常听见他在埋怨师父、工头很难管理，和他配合不来。

于是许先生好奇的跑去问老人经营事业的秘诀，只听见老人喝着茶，轻轻的说”我什么都不懂，所以交给师父负责，按照成品抽成就好了”。

于是许先生体会到授权的好处，不仅可以为自己赚取金钱，更可以赚取最宝贵的人生时间。

授权固然能让我们远离干扰，节省更多的时间，但是要如何做才能做的好，今天永锡也分享一些我的见解及经验，我们这就开始吧。

（1）建立清楚的规则

永锡常常在各地举办研习会，便需要和不同的主办单位合作。

我会先准备好研习会上要做的待办事项列表，一份给自己参考，一份也给主办单位，让双方都知道有哪些要做的注意事项。

之后，并用电子邮件或电话沟通，分配工作，让合作过程中的问题降到最低，研习会的质量却能很稳定。

这就是在授权前建立明确的规则，把要做的事情列出来，谁来做这件事情弄清楚，这样子就会降低不可预期状况的可能性。

（2）信任、默契、理性沟通

史蒂夫·柯维博士在《第八个习惯》一书中写到：

希腊哲学中建立影响力次序是，信任、默契、理性沟通。

我们授权之前，要先注意我们和被授权对象的信任程度，并逐渐在小事情上面建立默契，等到这两个基础稳固了，最后才是进入理性沟通的阶段。

以前永锡在幼儿园上班时，起初和家长沟通时常常出现状况，因为我往往用英文教学的专业，直接和家长做理性的沟通，这样的模式，其实是建立在很薄弱的基础上，自然很容易失败。

后来，我会学着先倾听家长的声音，解决他的问题，慢慢建立信任及默契，最后进入理性沟通阶段时就相当容易了。

（3）多用心

台湾著名的证严法师，成立慈济功德会，会员遍布全球，有数百万人，并且救病济贫，成就很了不起的事业。

法师常常讲到一句话”要多用心”，年轻的时候常常听到这句话，却不是很能体会，年纪长了，社会经历比较多了，才发现这句话的重要。

多用心，不仅是自己要做好事前的思考而已，还要用温软的心听去倾听他人，站在别人的立场来思考，这样子做事情才能够做的好。

我们想要做好授权的工作也是如此，不仅是规则的订定，更要把”人”的因素考虑进来，这样才能事半功倍。

（4）相信人的潜力

永锡的好友老k，曾经和我说过一段话”急的人要给他空间、慢的人要给他时间”。

我觉得这句话很有含意，老K的意思是，别人往往比你想象中聪明，要给人机会去证明。

永锡在青商会持续推动一个”彰化县儿童英语演讲比赛”，到目前已经是第六年了，每年都有三百多个幼儿园、小学学童参加，是个很有意义的活动。

永锡的角色也从以往的执行角色，慢慢退居幕后担任支持的角色，这也就是一个授权的过程。

青商会年轻的主委（活动承办人）在办活动的过程中，逐渐学会活动规划及执行、财源开发、沟通协调、人力调度等能力。

中间当然也会遇到相当多的状况及问题，但是授权者要相信人的潜力，给予时间和空间。

目前这个比赛已经可以独立运作了，这都是因为当初永锡和资深会有们考虑到做好交棒的动作，在过程中逐步授权，终能让这个活动能够长期的执行下去。

（5）外包

前阵子读到一句话”就算这件事全世界没人做的比您好，也不代表您要亲自去做”，我觉得这句话很有深意。

永锡以前也常常犯这个毛病，会做的事情不敢授权给别人，反而让自己相当忙碌，却没有把一件事情的核心目的掌握好。

后来永锡开始学习外包，这是我从>这本书学到的观念，把一些事情，请别人代劳，以举办研习会为例，我会请主办单会负责报名及收费的事宜，请义工团队担任研习会的助教，制作活动海报、布置场地、拍摄影片、录音、准备活动器材及各类物品、担任主持人等等。

而我则专注于把这场演讲讲好，把研习会整体的气氛及效果掌握好，不是靠一个人的力量，而是结合成一个团队，反而能有更大的影响力。

这就是一种工作外包，让自己可以专注于核心事项，并且不要耗费无数的时间。

结语

>这本书的作者提摩西大部分时间都在世界各地旅行，却能同时经营一个很赚钱的健康营养食品企业，就是因为他能做到授权。

很多人觉得赚钱是很重要的事情，但是却忽略了时间也同等的重要。

提摩西在架构他的事业之初，就思考如何能够降低经营事业的时间，因此他运用了许多授权的技巧–建立规则、外包、用心事前规划、运用科技力量等方法，让自己经营事业，却又能同时经营人生，这是很值得我们学习的。

时间管理--组织进阶的系统

上一篇文章，讨论了依照场合分类的行动清单，其实在DavidAllen的书籍GettingThingsDone（GTD），组织的部份相当的复杂（见左图）。

但是，我自己觉得，作为一个时间管理的初学者，先把依照场合分类的行动清单搞定，那就很厉害了。

进阶的系统，我觉得有几类是相当重要的，也就是行事历、通讯簿、任务列表及someday/maybe列表。

当我们做事时，能够整合行动清单及上述各种清单，可以让我们的生产力产生更大的综效。

（1）行事历

DavidAllen在GTD原著中，说明行事历我们应该将视为SacredTerritory（中文翻为”圣地”），意思是一经写入，除非更改约会时间，否则就应该彻底执行。

这点笔者深表同感，看过我的行事历的朋友就知道，其实里面的东西很少，大部分时间都是空的。

但是只要写上行事历，这件事就等于我必需要执行的事情，就是一定要达成的，这样的概念可能和许多朋友的行事历不同。

行事历可以分为下列三种

a.在某一个确切的时间里采取的行动

其实这里指的就是约会，某日几时几分要跟某人碰面，大概要碰面多久

b.在某一个确切的日期里采取的行动

指的是特定日期的约定或承诺，没有明定时间，例如今天答应客户要交打电话给他，那你在今天任何时段打都不算失约。

c.在某一个确切的日期所需要的信息

如果twhsi这几天去洗牙了，我会设六个月后再次洗牙，但是并不是那一天洗，而是提醒自己该做这件事情，属于信息的一种。

或我也会把朋友的生日预设在此，日期近了，就可以提醒自己要决定如何为他祝贺。

行事历通常只放在计算机上，若是在外面约定时间，笔者会先用收集工具收集起来，回来再决定是否参加，通常不会立刻答应对方。

约会属于当面沟通，需要花费许多时间及事前准备，这方面我会相当的慎重。

（2）通讯簿

通讯簿对于我而言相当相当的重要，我的通讯簿一定包含了两个重要项目-email及手机。

从2000年开始使用PDA来，通讯簿一直是twhsi每天最常使用的工具，有些人或许惊讶为何笔者可以到大陆讲课，我想是因为能够充分运用通讯簿，整合好人脉，让朋友及客户能够对twhsi做大力且有力的的推荐，最后达成别人眼中不容易达到的事情。

这里有三个观念和大家分享。

a.三机一体

三机一体就是将三种机器整合到一体的方式，这三种机器是手机、计算机、及服务器。

计算机用来打skype（国外），是杀手级运用，可以节省大量金钱。

通讯簿是架构在计算机上的，但是随时可以同步到手机，这样子打电话、传简讯都相当的方便。

每天我的计算机也自动将我的数据备份到服务器（.mac服务），一方面防止数据遗失，一方面我也可以在网页上直接浏览（没有手机及自己计算机时），所以我从来都没有弄丢过我的通讯簿，因为一份数据，有三个地方备份。

b.快速搜寻

我有一个朋友叫做江洋，他曾经问了我一个问题：

与outlook20xx同步的联络人，我需要做些什么调整，才能在treo650内快速检索？

我的回答是

我是在姓名前面加上许式注音各字注音的第一码，例如江洋是je张永锡是juc

这样虽然第一次修正虽然很慢，但是以后所有手机的通讯簿，都可以用此方法快速索引，不需要为了不同手机调整通讯簿（我当前有1000笔通讯簿）

除了在姓名前加上惯用的输入法英文键盘对应位置，我们还可以利用计算机程序强大的搜寻功能，做出类似CRM（客户关系软件）的效果，这方面台湾的一位杨舜仁老师，功力相当深厚，有兴趣的朋友可以搜寻一下。

c.批处理

运用通讯簿软件，我们可以一次发出大量的email和简讯。

这属于一种异步沟通，大家一定要很有效率的运用科技，一方面批处理节省时间，一方面也能建立鲜明的个人风格。

通讯簿是很重要的数据库，强力建议大家要好好的维护，人脉就是钱脉，不要忘了喔:

>

（3）任务列表

20xx/11/02，我在google北京分公司演讲后，他们问了我两个问题”项目如何在期限前结案?

”、”项目行动变动无法结案或有突发状况打乱了原本的步骤，如何处理？

”。

这两个问题都是很困难回答的问题，因为项目本身就是一个很复杂的东西，在GTD这本书中，项目被称为任务，我们先来看看他的见解。

任务就是需要好几个下一步行动才可以完成的目标。

例如要办理一场网络上的网友聚会，若要有更好的活动成果，就需要多种工作同时进行，要同时执行多项行动，事前需要规划，这些规划就是任务的行动。

任务需要常常的被检视，我自己利用晨间日记来检视自己昨天推动的任务，用每周检视来检视本周及下周的任务状况，用半年检视来看看过去半年任务的执行结果，并规划下半年的重要任务的方向。

这也是我当时告诉googlers的答案–做好检视就能预解部份问题，让自己可以专心对付眼前的事情及突发状况。

但是管控任务还有许多值得考虑的事情，由于不在本课程范围，有机会我们再来谈。

（4）someday/maybe清单

“Someday/Maybe”清单保存了一些目前你不打算做（可能时间或资源不足），但又希望在将来某一时间做的工作。

这些是你真正想做的事，如你的梦想计划，想读的一本经典名作，想去的某一个国家等，你可以将之列成一个清单，当你有空档时拿出来翻翻，挑选一些你可以做的事付诸实现。

拥有”Someday/Maybe”清单是很棒的事，他就像一个梦想的银行，可以把自己想要做的事情存进去。

由于我使用mac计算机的iGTD软件的”Archived”标签下，他本身就有很大的容量可以放置许多的Someday/Maybe事项。

其实要累积Someday/Maybe清单，关键就是要有一个合适顺手的放置地点及工具，这样子我们才能累积梦想，进而实现梦想。

结语

进阶的系统，也就是行事历、通讯簿、任务列表及someday/maybe列表。

是让我们更容易整合各种资源，让做事的质量提升。

整合的目的就是做更少，得更多，在时间管理中谈整合，就是”用越来越少的时间、产生越来越多的人际互动及生产力”，是一种强而有力的杠杆。

如果您已经对依照场合分类的行动清单已经掌握的不错，我会建议您要做好今天介绍的这几种清单的管理，这样的益处是，运用整合的力量，让我们的时间管理产生更多的综效（成果）。

讲完了建立完整的行动清单，接下来我们要讨论的是”做好计划有效执行”的部份，也就是第三及四个流程-排程与行动，我们继续加油喔。