采购管理规范详解.docx
《采购管理规范详解.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理规范详解.docx（17页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
采购管理规范详解
1.目的
旨在通过系统有效的采购程序及清晰的管理制度指引，在合理及最大效益地使用公司资源的同时，为公司各部门及时提供所需之物品及服务，确保公司之正常运作。
2.方针
2.1公司所有员工应严格遵守及执行本规范，如违反本规范，公司有权对采购物品
及所需服务拒绝付款。
该笔款项将由违反规范的有关人员支付。
2.2采购人员应以公平、公正之原则对待公司内部的采购需求及外部的供应商。
2.3综合部负责统筹所有关于办公室行政功能、部门专用物品及日常一般物品之采
购。
此举旨在提高公司之议价能力，以获得最高之经济效益。
2.4请购部门需搜集有关其专用物品的资料。
由于该类物品牵涉专门知识，各部门
应提供足够资料予综合部，以便采购。
2.5采购决定必须以公司利益为大前题，负责员工于决策过程中决不可牵涉任何利
益冲突或获取个人利益。
无论在任何情况下，员工不得以暗示、威吓、敲诈或
其他方法向供应商索取或接受礼品、佣金、酬劳或实物/服务馈赠。
2.6当进行采购行动前，请购部门需明确阐述所需物品或服务之规格、目的及必要
性。
2.7认可供应商必须诚实可靠，所提供之物品或服务需具备优越品质，才能与公司
继续维持商业伙伴关系。
2.8公司现存之物品必须物尽其用，各部门不得以追赶潮流为理由，申请购买新型
物品。
3.适用范围
综合部负责统筹所有关于办公室行政功能、部门专用物品及日常一般物品之采
购。
如：
3.1固定资产及办公室/员工宿舍设备
3.2低值消耗品或及办公室补给材料
3.3部门专用物品
3.4办公设备维修及保养服务
3.5办公室租赁、装修或修葺工程
3.6车辆维修及保养服务
4.规范内容
4.1基本原则
4.1.1遵循公开、公平、公正原则，维护公司利益，保证行政效率，最大限度地提高资金的使用。
4.1.2采购应当符合节能和环境保护的要求，价格同等原则上优先采购低能耗低污染的货物和工程。
4.1.3综合部作为采购工作的管理和执行部门，须详细进行采购物资的成本核算，可根据各部门的具体使用情况选择产品的品牌、档次及供货渠道，从而控制产品价位，降低物资成本。
4.1.4在物资采购过程中要做到采购经手人员、保管人员、审批人员分离制度。
5．采购方式
5.1年度采购原则上在指定的采购定点单位实施采购，采购定点单位由综合部两人以上考察，并按采购规定及程序报批后实施采购；即时采购原则上遵循货比三家原则，按采购流程及程序报批后实施采购。
5.2即时采购以竞争性谈判采购、询价采购为主，同时，可根据采购金额大小及具体情况采取公开招标采购、邀请招标采购和直接采购等方法。
5.2.1采购物品金额超过200000元，应采用公开招标/邀请招标方式进行采购；
采购物品金额低于200000元，可采用竞争性谈判采购或询价采购；
5.2.2公开招标采购指招标人以公告的方式邀请不特定的法人或其它组织参与投标；邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其它组织投标。
5.2.2.1招标委员会成员包括：
综合部负责人、计财部主管经理及使用部门主管经理。
5.2.2.2参与招标的供应商应经过初步审核并符合基本要求，名单由招标委员会批核
5.2.2.3综合部应将需采购物品的要求（如:
规格、型号、功能等）、其他条款要求（如回标中需包括投标公司加盖公章的营业执照复印件、法人代表证明文件等资质相关文件）清楚列明于招标邀请信内。
招投标的管理参照招投标管理制度执行。
5.2.2.4所有回标必须以密封方式在投标截止时间前交回综合部，以传真或其他方式递交之标书将不受理。
综合部负责人需以《标书邀请记录表》登记所有发标及回标的资料。
5.2.2.5所有标书需由投标委员会监督开启，并在标价页上由综合部负责人填写的《开标记录表》上即时签署确认。
《开标记录表》交行政专员作标书分析及评估。
5.2.2.6行政专员做《标书分析及评估报告》，由投标委员会签署后按财务审批权限进行批核。
5.2.3竞争性谈判采购是直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购。
实行竞争性谈判采购的项目，应当遵循下列基本程序：
5.2.3.1确定采购谈判小组成员（一般情况下由综合部负责人、行政主管、及行政专员组成）、谈判程序、谈判内容、定标准等。
5.2.3.2行政专员拟定合同条款，提出邀请参加谈判的供应商名单交谈判小组审核。
5.2.3.3参加谈判的所有供应商应在规定时间内提出最后报价及有关承诺，谈判小组据此确定中标供应商。
5.2.4询价采购是对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保竞争性价格的采购。
实行询价采购的项目，应当遵循下列基本程序：
5.2.4.1行政专员收到采购申请后，查询过往是否有购买记录，对已合作供应商/经常询价供应商/网络搜索等渠道寻找的相关供应商进行询价，至少找三家以上供应商询价；
5.2.4.2询价活动必须公平进行，询价人应要求供应商以书面一次报出不得更改的价格，询价人确定的中标人是符合采购要求且报价最低的供应商。
5.2.4.3如物品金额超过5000元的，需与询价中标供应商签订合同，采购合同按合同审批流程审批同意后方可签置。
5.2.5直接采购是指采购人向供应商（厂家）直接购买的方式。
行政专员直接采购时应尽量去正规商场采购,并做到货比三家严格控制采购物品的质量、价格及售后服务。
6.采购程序
6.1计划采购申请
6.1.1属行政采购项目，如办公用品、耗材等，申请部门须拟订本部门月度采购计划，并详细填写《每月办公用品、耗材申报表》，列明所需物品名称、型号、数量、使用人等有关信息，于每月25日前报综合部。
综合部仓管员先审核是否有库存调配，以及是否有必要购买后，制作《办公用品申购单汇总表》报综合部负责人审批。
6.1.2综合部行政专员根据已经审批同意的《办公用品申购单汇总表》向定点供应商下单采购。
在次月5日由各部门统一在仓管员处领取，仓管员做好领用登记手续。
6.1.3采购审批权限根据深宝总字【2012】13号文件《集团与二级地产项目公司（除天津公司）授权审批权限表》执行。
6.1.4属于即时采购项目，申请部门填写《办公需求（含设备、家私）申请表》（需求部门适用），并附采购项目的名称、数量、规格、质量、性能、供货时间、使用人等有关资料，经部门经理审批后报综合部，综合部仓管员查询有无库存/闲置资产可以调配，确认申请部门是否确实需要此物品，并签署意见提交综合部负责人审批是否调配/购买。
综合部负责人若审核同意，则有调配的由仓管员办理调配手续；若无调配的，由行政专员按需求严格按照采购流程实施市场询价、比价、议价，按照货比三家的原则，行政专员填写意见后按审批权限上报审批、采购。
6.2采购实施
6.2.1行政专员收到批复后的申购单或采购计划后实施采购；到货后由行政专员与仓管员一同进行验收（固定资产采购到货后的验收标准详见《资产管理》6.4条），待仓管员办理完入库手续后由行政专员办理付款手续。
6.2.2对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。
尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。
6.2.3报价审批获准后，达到合同签定要求的（单次采购金额超过5000元的），行政专员即与供应商洽谈买卖合同条款。
合同文本按采购合同流程报批。
6.2.4采购合同经双方签章生效。
生效后的采购合同交计财部和档案室存原件备案，综合部档案管理员留复印件。
行政专员按合同付款进度，向计财部申请付款，支付给供应方。
6.2.5行政专员负责跟进合同交货进度，及时催促供应方按时发货。
6.2.6行政专员对所有采购单位的基本情况（包括单位名称、地址、办公电话、传真、联系人、手机号码、营业执照复印件及资信情况等），负责建立一个完整的供应商档案,并将供应商情况汇总报告按月报仓管员补充供应商评价意见后报行政主管和综合部负责人审阅。
6.2.7行政专员每季度末对市场办公用品及日常物资的价格行情进行调查了解,掌握市场信息,善于收集相关资料,及时采购到质好价廉的物品,建立各类办公用品价格数据库,做为核价的依据。
6.3验收与结算
6.3.1货到，行政专员会同使用部门、仓管员进行验收,清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收并填写验收报告。
6.3.2如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，行政专员将货物退回供应方，并与供货方就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。
6.3.3行政专员对缺货、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管领导处置。
6.3.4验收合格的货物及时办理入库手续，综合部做好固定资产或低值易耗品的登记、建账工作。
6.3.5行政专员凭申购单、审批单、入库单及有关发票到计财部销帐；计财部作好资产登记入帐工作。
6.3.6物品采购付款原则上以转账形式支付。
即时采购以转账形式支付不便时,大额支付（壹仟元以上）需将情况予以说明并经综合部负责人批准后实施采购。
6.3.7行政专员应对所采购的物品、型号、单价等情况记录清晰，每月做出采购报表报部门负责人核准。
6.3.8在需求部门领用十五天内，仓管员要主动向使用部门了解物品、设备的使用情况和效果，注意收集使用部门的反馈信息，发现异常及时向行政专员反应并要求其与供应商沟通协调，行政专员在以后采购选型时注意剔除此类型号或款式。
7.采购监督
7.1综合部负责人每一个月要对采购工作进行一次抽查，抽查样本至少应达到三单采购业务，并填写“采购检查表”对抽查结果进行反馈和记录。
综合部负责人应每季度至少抽查一次，抽查要求同上。
7.2计财部结合采购付款、报销及年度盘点实施监督；审计部结合财务审计或专项内部审计实施监督。
7.3被检查的人必须如实提供检查所必需的材料和情况，不得拒绝。
7.4有下列行为之一的，将根据有关法律法规，追究有关负责人的责任；
触犯刑律的，将移交司法机关追究法律责任。
7.4.1采购活动中拒绝监督，或招标采取走过场，明招暗送，泄露标底的；
7.4.2与投标者相互串通，阻挠、排挤其他投标者公平竞争或干扰招标活动，使招投标不能正常进行的；
7.4.3与供货单位相互沟通，高估冒算，有意多付货款的；
7.4.4采购过程中，接受供货方的吃请、娱乐和旅游等，私自参与供货方组织的活动的；
7.4.5接受供货方的回扣或有价证券等各种好处而不上交的；
7.4.6挥霍浪费或挪用、贪污、私分采购款的；
7.4.7不履行或不正确履行职责，购进的货物为以次充好、价高货次、假冒伪劣产品的；
7.4.8利用各种理由把采购款和采购物品化整为零进行采购，逃避上述条款约束的。
7.5行政采购接受各部门的监督。
任何部门和个人有权对采购活动中的违规违法行为进行控告和检举。
发现行政专员有轻度违规行为的，第一次予以警告、交出违规所得并罚款300-1000元的处分，第二次发现无论情况轻重一律开除；发现行政专员有严重违规形为的，除交出违规所得外还可直接开除。
违规情况轻重及罚款额度由综合部负责人综合违规的具体情况判定。
8.本规范附件
附件一：
采购流程
附件二：
合同审批流程
附件三：
《办公需求（含设备、家私）申请表》
附件四：
《每月办公用品、耗材申报表》（各部门使用）
附件五：
《月度办公用品申购单汇总表》（综合部使用）
附件六：
《合同审查表》
附件七:
《标书邀请记录表》
附件八:
《开标记录表》
附件九：
《供应商情况汇总报告表》
附件十：
《采购检查表》
附件一：
二级公司行政采购审批流程
（一）办公设备采购（即时采购类）
需求部门填写《办公需求（含设备、家私）申请表》，部门负责人审核（0.5个工作日）
仓管员查明是否需要，是否有调配等填写意见（0.5个工作日内）
综合部负责人审批（0.5个工作日内）
总经理审批（0.5个工作日）内
临时采购单项金额小于500元，由总经理终签
计划采购每月限额5000元内的，由总经理终签
临时采购单项金额大于500元小于8000元，由业务分管副总裁终签
笔金额小于500元，每月累计小于5000元，由总经理终签
内）
临时采购单项金额超过8000元而小于200000元，由综合人力分管副总裁终签。
超过上述授权额度，需由姚董终签
附件二：
（二）合同审批流程（按授权审批）
综合部准备合同
附《非工程类合同审查表》
↓
综合部（法律专员）合同审核
↓
综合部负责人合同审批
↓
计财部负责人合同审批
↓
总经理审批
集团综合管理中心审核
↓
集团业务分管副总裁
↓
↓
集团综合人力分管副总裁审批
↓
董事长审批（按授权需董事长审批项）
合同盖章，计财部、档案室、综合部存档
↓
（三）办公用品采购（计划采购类，包括办公用品、耗材类）
需求部门每月25日前填写《每月办公用品、耗材申报表》，部门负责人审核签字
附件三：
办公需求（含设备、家私）申请表
申购部门：
申购日期：
申购人：
编号：
申请部门填写
综合部填写
品名
品牌/规格/型号
单位
数量
用途
单价
金额
合计：
申请部门负责人
综合部询价人员
综合部负责人
总经理或授权人
业务分管副总裁
集团综合管理中心行政部
集团综合管理中心
集团综合人力分管副总裁
董事长
备注：
本申请表依据《集团与二级地产项目公司行政审批权限表》规定，终签人员加粗显示。
附件四：
每月办公用品、耗材申报表
申报部门：
年月日
序号
品名
规格
数量
备注
申报人：
部门负责人：
综合部负责人：
注：
请各部门于每月25日前填好此表报送综合部（综合部仓管员），以便统一采购，否则逾期不予受理。
办公用品指办公文具；耗材指打印机、复印机、传真机等所使用的碳粉、墨盒、硒鼓等。
…………………………………………………………………
附件五：
（）月份办公用品申购单汇总表
序号
类型
名称
规格型号
单位
单价
需求部门
合计数量
合计
部门1
部门2
部门3
部门4
1
办公用品
2
3
4
5
6
7
8
办公耗材
9
清洁用品
10
11
其他
合计
制表：
行政专员：
综合部负责人：
附件六：
《合同审查表》换新表
（非工程类合同适用）
提交日期：
年月日
提交单位
提交人
提交合同名称
合同编号
合同
概况
★
必填项目
签约单位
合同对方
合同用途
合同总价
付款时间及金额
履行时间
存在风险与
防范措施
其他问题
提交部门意见
签名____________
日期：
______________
法律专员意见
签名：
______________
日期：
______________
综合部
签名：
______________
日期：
______________
计财部
签名：
______________
日期：
______________
总经理意见
签名：
______________
日期：
______________
集团综合管理中心
签名：
______________
日期：
______________
业务分管
副总裁意见
签名：
______________
日期：
______________
综合人力分管领导
签名：
______________
日期：
___________
提交单位对审查意见的采纳情况
签名：
___________
日期：
______________
董事长
签名：
_____________
日期：
______________
档案室
登记
盖章人签字
日期：
备
注
①“提交单位”指二级公司各部门；“提交人”一栏指经办人。
②“合同概况”须逐条、明确填写。
③提交单位需在“提交单位对审查意见的采纳情况”一栏中写明对计财部、法律专员审查意见的采纳情况或拟不采纳理由，呈报集团分管副总裁直至集团董事长。
审批后由档案室登记并送交盖章。
④所签订之金额在人民币5000元以下的日常开支、购销合同，且不涉及投资、担保、借贷、联合经营、资产处理、股权转让及重大纠纷的，或已经审核过的固定合同版本若无更改，无需再提交综合部法律专员审。
附件七：
标书邀请记录表
投标事项
截标日期
邀请投标公司
发标
回标
备注
发放方式
日期
时间
发送人
回标方式
日期
时间
收标人
行政专员:
日期:
__________
复核:
日期:
____________________
附件八：
开标记录表
开启日期及时间:
发标日期
截标日期
投标事项
邀请投标公司
回标书金额（人民币）
备注
1
2
3
4
5
6
下列签署人确认标书在开启前是密封的，确保没有被拆开过，然后检阅标书内之价目及在该处简签。
财务经理:
___________________使用部门经理:
__
综合部经理:
_______________
**月供应商情况汇总报告表
采购物品
供应商
联系人
联系方式
传真
行政专员评价
仓管员评价
综合部行政主管审阅意见：
_______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
综合部负责人审阅意见：
_______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
注：
行政专员评价送货与服务情况；
仓管员评价物品质量、是否符合使用部门需求等情况
采购检查表
检查的采购品
检查时间
检查人
检查结果
升级会员 