冻品食材配送服务方案.docx
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冻品食材配送服务方案
冻品食材配送服务方案
（一）项目实施管理机构图及职责
1、管理机构图
2、职责划分
2.1总经理工作职责
负责配送食品整体的工作调度、指挥和管理，按照操作规范工作。
2.2行政人事经理工作职责
（1）在总经理的直接领导下，全面负责配送中心的管理工作，掌握业务范围，拟定工作计划，负责执行或督导管理。
（2）负责行政工作，建立文件使用管理办法，负责草拟、审查和修改公司重要文件，对文件中设计的重要事项进行跟踪检查和督导,发现问题及时解决和汇报。
（3）负责公司规章制度建立工作。
负责组织有关部门和人员进行公司管理策划，及时制定完成有关管理制度和方案，推进公司的管理。
（4）熟悉定岗定编方案，协助部门经理按定编方案，招聘、选配合适人员充实到各岗位工作。
（5）负责调查分析员工报酬福利情况，分析各岗位报酬的合理性，适时提出改善措施和办法。
（6）解答员工就劳动法规、政策和公司人事制度方面的疑问，协助处理人事劳资纠纷。
（7）完成上级交办的其他任务。
2.3行政人事文员工作职责
（1）在部门经理的工作指导下，协助做好部门经理的日常工作。
（2）按照规定的员工入职程序和要求办理入职手续和离职手续。
（3）协助部门经理落实员工劳动合同的签订、续订、保证每位员工劳动合同及时签订。
（4）及时将公司各部门的申购汇总给采购部、定期发放办公用品、建立办公用品台账。
（5）记录人员考勤。
（6）完成上级交办的其他任务。
2.4财务部经理工作职责
（1）负责财务部的日常管理工作及财务部所属员工工作的指导及培训，根据公司的经营情况做出财务分析说明，为公司管理层的决策提供可靠的数据，为公司提供全面的财务、会计服务协调财务部与其他相关部门接口的工作，保证财务部门的各项工作能按时保质的完成。
（2）熟悉国家相关财税法律法规，在合理的范围内合理避税，为公司节约营运成本。
（3）完成上级交办的其他任务。
2.5财务部会计工作职责
（1）按照会计制度规定对本单位各项业务收支进行记帐、算帐、报帐工作做到手续完备内容真实数字准确帐目清楚日清月结按期提出会计报表。
按照国家会计制度规定妥善保管会计凭证、帐簿、等档案资料。
（2）完成上级交办的其他任务。
2.6财务部出纳工作职责
（1）收、付款业务工作目标一一目标细化：
①收取现金及现金支付时的清点、核对，保证各项收支准确无误;
②收取支票、汇票时查验核对，审核申领支票付款手续等，确保款项及时到账。
（2）现金管理工作目标一一目标细化：
①根据公司的相关规定，进行现金的提取、送存、保管等工作,保证企业经营活动的正常进行；
②完成公司现金和银行存款的清查工作，确保账账、账实相符。
（3）账目记录工作目标一一目标细化：
①对发生的收、付、缴等项业务及时登记“现金日记账”和“银行存款日记账”，账目填写清楚。
（4）工资发放与日常报销工作目标一一目标细化：
①协同公司综合管理部进行员工工资的发放工作，员工工资发放及时、准确；
②根据公司的规定，办理有关款项的报销工作。
（5）原始凭证管理目标一一目标细化：
①审核各类收付项目原始凭证，保证符合会计制度及企相关规定。
②定期整理、汇总各类原始凭证，并妥善保管。
（6）支票、印章管理目标一一目标细化：
①按照企业的相关规定管理空白支票，按相关程序开具票据。
②按照企业相关规定保管相关印章，外出使用无遗失、丢失等现象发生。
（7）完成上级交办的其他任务。
2.7物流部经理工作职责
（1）全面负责物流部的管理工作，协调仓储物流接口的关系，制定和执行仓储物流工作计划，完善仓库物流及外部仓库管理各项作业规范及流程，提高内部运作效率，有效降低仓储物流总成本；
（2）负责根据实际运作情况，对公司仓库管理体系、物流管理体系进行相应规划、建立和完善，实现公司库存管理、内部物流及外部物流系统的优化；
（3）负责科学规划和调整仓储材料和成品的库存和库位，提出改进方案，合理利用仓库空间，保证仓库最大化的使用率；
（4）负责组织仓储物流部门正常运作的准确无误与高效率，监控仓库的安全、温湿度及清洁等日常工作，使其符合国家相关规定,确保物资储存，运输和防护符合规定要求；
（5）负责监控仓储存货物资的质量状况，建立呆滞不良存货协调处理机制，及时提报和组织异常库存处理，避免存货超储、短缺、毁坏等现象，确保库存物资安全、有效。
（6）规划督导库房环境，合理控制库存，配合采购部组织季节性屯货。
（7）贯彻物资管理制度，完善库存及配送管理。
落实防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉等安全、卫生措施，确保保管配送全过程的安全。
（8）组织落实月末盘点，完善档案积累及帐务管理，确保帐物相符、帐帐相符，及时反馈各种信息，并按制度要求及时完成各项报表、报告。
（9）完成上级交办的其他任务。
2.8收货员工作职责
主要负责在货物入库过程中选用搬运工具与调派工作人员，并安排工具使用时段与人员的工作时间、地点、班次等。
（1）制定相应的货物入库管理制度及工作流程。
（2）建立货物入库台帐，每日进行货物入库记录及统计。
（3）严格按照手续办理产品入库。
（4）完成上级交办的其他任务。
2.9仓库保管员工作职责
（1）主要负责保管区内物资的保管工作，对保管区内的货物，做到账、卡清楚，账卡物相符。
（2）定期清扫保管区，保证保管区内清洁卫生，无虫害、鼠害。
（3）定期检查保管区内的通风设施、照明设施、防雨防潮设施的情况，保持库区内通风、干燥、温湿度适宜。
（4）定期检查保管的货物品种、数量、质量状况，定期或不定期地对保管货物进行盘点，及时掌握保管物资的动态。
（5）严格执行保管区的安全检查，包括消防器材的配备及有效性，区内电器线路的使用状况，是否存在老化，破损等安全隐患。
（6）完成上级交办的其他任务。
2.10发货员职责
（1）主要负责货物出库过程中选用搬运工具与调配工作人员，并安排工具使用时段，以及人员的工作时间、地点、班次等。
（2）严格按照出库凭证发放货物，做到账、卡•、物相符。
（3）严格对货物进行复查，当出库货物与所载内容不相符合时应及时处理，视具体情况，对出库货物进行加工包装或整理。
（4）严格监督货物的装载上车，进行现场指挥管理。
（5）完成上级交办的其他任务。
2.11拣货员职责
（1）核对货物品种、数量、规格、等级、型号和重量，照凭单拣选货物，认真完成每日的拣货作业任务。
（2）对拣出的货物进行复核，验货物的包装、标志，对出库待运的货物进行包装、拼装、改装或加固包装，对经拼装、改装和换装的货物填写装箱单。
（3）在出库货物的外包装上设置收货人的标记。
（4）按货物的运输方式、流向和收货地点将出库货物分类整理、分单集中，填写货物启运单，通知运输部门提货发运。
（5）对货物进行搬运、整理、堆码。
（6）鉴定货运质量，分析货物残损原因，划分运输事故责任。
（7）办理货物交接手续。
（8）完成上级交办的其他任务。
2.12客服订单人员工作职责
（1）处理客户投诉。
（2）异常处理，若有异常情况要第一时间向上级反馈，自己能处理的自己处理，处理不了的一定要反应。
（3）顾客满意程度的统计分析工作以及客服档案时时更新。
（4）完成上级交办的其他任务。
2.13采购部经理工作职责
（1）主持采购部的全面工作。
（2）领导采购部门按部门的工作职能做好工作。
（3）根据项目营销计划和施工计划制订采购计划，并督导实施。
（4）制定本部门的物资管理相关制度，使之规范化。
（5）制定物资采购原则，并督导实施。
（6）做好采购的预测工作，根据资金运作情况，材料堆放程度，合理进行预先采购。
（7）定期组织员工进行采购业务知识的学习，精通采购业务和技巧，培养采购人员廉洁奉公的情操。
（8）带头遵守采购制度，杜绝不良行为的产生。
（9）控制好物资批量进购，避开由于市场不稳定所带来的风险。
（10）监控项目物流的状况，控制不合理的物资采购和消费。
（11）进行采购收据的规范指导和审批工作，协助财会进行工程的审核及成本的控制。
（12）完成上级交办的其他任务。
2.14送货员工作职责
（1）保证装卸、搬运和行车时商品的绝对安全，避免人身伤害。
（2）运输途中，司机要遵守交通规则，正常行驶。
禁止超速、抢行，避免因急刹车造成人员的伤害火货物的损伤。
（3）商品在出货前，要详细检查货物是否齐备、齐全。
（4）在规定的时间内将货物交到顾客手中并要求顾客签订收货
单。
（5）完成上级交办的其他任务。
（二）服务理念及优势
1、服务理念
XX自成立以来，一直秉承“质量第一、信誉至上、诚信经营、服务大众”的经营理念，通过服务创新，来满足我们所服务客户的潜在需求；通过技术创新来改变原始经营模式；从而避免了行业中现今仍旧存在的很多问题，通过不断努力，我公司逐步走向规范化、流程化、科学化。
我们的宗旨：
诚信为本，安全第一；
我们的方针：
一切为客户着想，努力为客户分忧；
我们的追求：
用我们的诚心、专心，换取您的放心、舒心；我们的责任：
贴心服务，让您无后顾之忧；
我们的心愿：
打造一个健康的、绿色的食品供应平台。
2、服务优势
2.1我公司在人员方面，有多名食品采购及配送经验丰富的员工队伍，他们均工作勤恳、非常敬业。
2.2在价格方面，我公司对冻品类产品实行集中采购，在采购价格上获得更大优势；即使某些时候价格相同，在质量上也是更胜一筹。
2.3在运输方面,我公司有多辆专门用于配送冷冻食品的冷链车,
使配送工作方便、快捷。
能确保配送时间、质量稳定!
凭着多年的拼搏与经验，本着诚信为本，坚持不懈，与时俱进的精神，我公司不断发展壮大。
我公把食品安全放在第一位，在经营活动中，重品质、重信誉，努力为客户提供优质的产品、优质的服务。
（三）具体服务方案
XX有一套科学合理、具体、详细并切合实际的配送方案和经验，以食品安全、配送快捷、服务满意为基本原则的配送流程。
公司拥有专业的食品配送中心仓库，及专业的监督管理团队，具体的配送方案配送宗旨是“三按”“三专”，即“按时、按质、按量”，“专人、专车、专线”对学校食堂物品实行统一配送、统一对食品安全进行严格的把控，保障单位人员的人身安全。
1、总体方案
“高效快速、机动灵活，诚实守信，卓越服务”是我公司对客户恪守的承诺和经营宗旨，针对XX2018年食堂食品原材料采购（冻品类）项目，我公司将成立项目实施领导小组”，由总经理任组长，售后部经理任售后监督调查责任人，配送中心经理任专项配送中心责任人，全面协调各项工作的开展和问题处理，真正做到无论有任何问题2小时内处理完毕的原则，结合本公司日常配送流程，制定如下具体配送实施方案实施计划：
2、配送范围
按招标人要求进行配送。
因绝学校所在地交通方便，公司有条件也愿意按要求进行物流配送。
3、配送方式
公司采用直配式，以配送中心为起点，每周根据实际的需求情况
向学校运送一定数量的冻品类食材.，公司并配有专职装卸人员，把物品按照招标人指定的地点堆放整齐，不能以新压陈，并要求接收人按质按量验收。
4、配送流程
客服流程
5、运输方式
公司采用冷链箱式货车进行运输，主要运输方式为公路运输，所采取公路运输的原因：
公路运输是一种机动灵活、简捷方便的运输方式，在短途货物集散运转上，它比铁、水路等运输具有更大的优越性，而我们所要运送的货物都具有短途运输的功能，货物的性质和经济性都符合公路运输的特点。
6、运输路线
由于每次所配送的产品数量不同，我们采用最佳行驶路线以达到最低成本，使运输的经济效益达到最优化，保证货物迅速、准确，并且易于管理，运输路线会根据实际情况进行调整，并规划2条以上的运输线路，确保特殊情况下能够及时把冻品类食材送到学校。
7、配送方案实施计划
我公司的配送宗旨是“三按”，按时、按质、按量。
“三专”，专人、专车、专线。
按时一一严格按照招标方的时间要求和规定配送；
按质一一保证提供质量合格的优质产品，并登记记录每个送货批次；
按量一一按照招标方的配送明细、数量、地址认真执行配送工作。
专人一一公司安排专业配送工作人员实施配送方案，由配送中心经理具体负责；
专车一一公司针对本项目的实施。
计划从公司配送中心抽出运输车辆，实施专车配送，完全能够确保按时送达到各目的地；
专线一一我公司根据实际情况规划的专线配送路线：
8、严格执行公司的“五心”标准
诚心诚心诚意
贴心一一站在对方角度考虑问题，以心换心
细心——细致周到，不漏掉一个问题，不放过一个细节。
耐心——始终保持服务耐心，最苛刻的客户是我们最好的教练
舒心——客户放心，更开心，这就是我们的工作
客户1%的不满意等于100%的不满意，在整个服务链上我们确保服务的精致性，不漏掉一个问题，不放过一个细节。
（四）配送过程准时、安全、卫生的保证措施
1、补货、退货、换货响应时间承诺
我公司郑重承诺在采购单位下达订单后交给仓储部，实行快速配货，保证20分钟小时内配送到指定位置。
2、配送时间保证措施
为了快速送货，我公司将成立专门为本项目服务的部门，实行部门负责制，专人专事，明确职责，保证整个配送的及时性与稳定性。
1）作业时间
为了保障送货时间的及时性，配送员工上班时间从早上6点30分开始，通过作业时间的提前，保证配送时间在用户方要求范围内有一定的弹性，确保每日早上9点前送至采购人指定地点。
2）快速响应
用户下达订单后，订单经过汇总后，交给仓储部，实行快速配货。
3）送货
根据用户方的需求进行线路调整。
我公司将对本项目做到优先开票、优先装车、优先发车、优先配送，保证客户的时间需求。
4）售后处理
当产品配送出去后，若发生纠纷，我公司将在第一时间内快速处理。
质量问题无条件退换货，其他问题，在第一时间内与客户进行沟通，解决客户问题。
3、配送安全保障措施
1）安全保障工作实施依据
依据《食品安全法》、《突发事件应对法》、《食品安全法实施条例》、
《国家重大食品安全事故应急预案》、和《突发公共卫生事件应急条例》等规定。
2）工作原则
①预防为主。
坚持预防为主，做好食材采购的食品安全监督、检测。
②安全第一。
坚持安全第一的原则，凡来源渠道不明、感官性状异常、未索证索票的食品或原料均拒收。
③监督与服务并重。
3）工作职责
①对我公司检测人员进行食品安全保障专项培训；
②做好食品安全配送、车辆、通讯等保障工作；
③对公司采购员、配送员进行专业培训。
4）监管方式
全程食品安全保障主要工作包括•：
①审查公司采购来源、冻库保鲜库、分拣配送人员健康、车间环境、加工程序、食品留样等内容；
②实施食品安全方案监测和现场食品安全快速检测。
③根据交行意见选派合适的配送员；
④对公司食材入库进行动态监督，填写现场检测记录和检查报告。
5）工作程序
①召开会议，传达部署关于食品安全保障工作任务。
②做好公司人员、采购、车辆、后勤等食品安全保障准备工作,并对相关人员进行专项培训。
③人员准备，选派具有以下资格的人员参加交行食品安全专项保障工作。
♦业务知识培训考核合格；
♦具有高度的责任心和严谨的工作态度；
♦能够承担食品安全监督管理、快速检测等相关工作；
♦遵守保密纪律，严守工作岗位。
♦技术准备。
包括各种检测设备、采样器具。
♦配送人员持有有效健康检查证明，健康档案记录完备；
♦食品及原料供应渠道符合食品安全要求，相关证件资料完备。
4、配送过程卫生保障措施
冻品食材的运输对保证食品的卫生质量有很大关系，特别对易腐食品更是如此。
在食品运输过程中若不注意卫生，就容易使食品被脏的运输工具、尘土、苍蝇、手、衣物等所污染，降低了冻品食材的卫生质量。
此外，食品运输时间，运输工具和运输情况等都对食品质量有关系，所以食品运输过程卫生要求具有重要意义。
（1）运输管理基本要求
1）车辆选择
根据食品的类型、特性、运输季节、距离以及产品保质贮藏的要求选择不同的运输工具。
2）环境卫生要求
确保车厢卫生清洁、干燥，不得有与食品有影响的其他气味。
3）装车要求
不与有异味、化学品、放射性、有毒有害等货物混装。
4）堆放要求
堆放整齐，码堆层数不超过要求层数，不挤压货物。
5）安全要求
货物在运输中避免人为破坏。
（2）运输过程控制
1）运输工具应符合卫生要求，不应使用装载过化肥、农药及其他可能污染食品的物品而未经清洗处理的运输工具运载食品。
2）运输工具装入食品之前应清理干净，在运输食品前，车辆必须洗刷干净，必要时进行灭菌消毒，防治虫害感染。
3）运输工具的铺垫物、遮盖物应清洁、无毒、无害。
4）运输过程中要采取防腐、防雨、防鼠、防尘等措施，一定要用清洁的遮盖用具将食品覆盖严密，以防污染。
5）根据食品特点，应对车辆有特别要求。
（3）温控
运输过程中采取控温措施，定期检查车内温度以满足保持食品品质所需的适宜温度。
（4）配送人员卫生管理
①食品配送公司所有工作人员必须健康检查合格，各项卫生法规培训合格后方能上岗。
②所有工作人员必须随时保持个人清洁卫生及仪表仪容整洁，符合标准，保持良好的卫生习惯。
③勤剪指甲。
指甲长度不超过0.1厘米，避免指甲缝藏纳污垢,影响食品卫生和个人健康。
④工作操作前、便后、休息后、中途离岗后，从地上拾起污物或手接触污物后等都必须将双手洗净，消毒、保持双手清洁。
⑤工作中不戴戒指或手镯，不准涂抹指甲油，以免污染食物和影响到洗手消毒。
⑥坚持勤洗澡、理发、洗头，男员工头发不盖耳为准，女员工头发不过肩为准。
⑦为防止个人日常穿着衣服中带有尘土，细菌而污染食品，坚持勤洗换衣服、被褥，保持个人服装整洁。
⑧工作服应经常换洗，被污物污染后立即更换。
以保证工作服的整齐卫生。
⑨工作服应合身、衣领、衣袖、衣长应全部盖住内衣。
佩带好工号牌。
⑩工作帽应能容纳全部头发、防止头发、皮屑落到食品中。
（五）应急预案
1、应急预案编制目的及依据
1.1编制目的
及时、准确地组织开展XX2018年食堂食品原材料采购（冻品类）食材配送过程中突发事件的应急工作，合理调配运输资源，最大限度地降低或避免冻品类食材配送带来的供应不及时造成的停产损失、以及食材不能及时发运、未能实现100%按时交付的情况，确保实现冻品类食材的按时交付。
1.2编制依据
根据《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导则》和公司的食材配送体系，结合公司实际情况，制定本案。
2、适用范围
本预案是我公司应对冻品类食材配送突发事件紧急行动方案，适用于预防将要发生冻品类食材集中配送突发事件或事件发生后的应急反应。
3、工作原则
3.1以保证客户利益为根本原则，确保费用降低和交付及时。
3.2各个部门密切配合，分工协作，各司其职，各尽其责。
3.3整合、调度所有配送资源，充分发挥集中配送的的核心作用。
4、组织指挥体系及职责
4.1指挥小组组成
成立集中配送突发事件应急指挥小组（以下简称“指挥小组”）。
应急小组由组长、副组长、成员组成。
4.2指挥小组主要职责
负责指挥、协调和组织公司食材配送突发事件应急工作；及时了解公司业务部门资源调度情况，并提出应急措施建议；安排部署应积极补救工作。
4.3各成员部门职责
仓储运输部：
负责物资和车辆的应急调度；突发事件原因分析,落实责任，以及避免此类事故的纠正措施。
财务部：
负责应急费用的审批，以及对责任单位或个人的考核综合管理部：
负责后勤保障工作。
供应链管理部：
负责应急系统信息处理，系统纠错及预警设计以及供应链的提升。
综合管理部：
负责应急的后勤准备及服务等。
5、应急响应
4.1响应程序
指挥小组接到突发事件报告后，应立即启动本预案。
各成员单位按照指挥小组的统一部署和各自职责，做好相应的应急响应工作。
指挥小组办公室根据具体情况，确定和适时调整队伍，对突发事件进行应急处理。
5.2应急通讯
指挥小组成员应当保证24小时通讯畅通，并将手机、值班电话指挥小组办公室报告。
6.3突发事件应急保障
（1）送货不达，遇到暴风、大雪等恶劣天气配送应急方案
①安全意识到位。
组织所有配送人员开展安全培训，进一步强化安全意识，着重强调遇到恶劣天气时的安全行车注意事项，确保人员、车辆和货款的安全。
②做好应急运输保障工作，在发生自然灾害如台风、洪水、地震等突发性事件时，要服从县级以上人民政府或者交通主管部门的统一调度、指挥。
③遇有自然灾害，应立即在最短时间内逐级向交通主管部门报告（在异地遇有自然灾害、突发性事件的应同时向当地人民政府和交通主管部门报告）。
④投入应急运输车辆使用年限不超过5年，并经检测合格的再用车；车辆运行单程在500公里以上必须配备2名驾驶员，每位驾驶员连续驾驶时间不得超过3小时。
⑤参运应急人员年龄在20至50岁之间，符合道路运输经营条件的驾驶人员，且技术过硬、作风正派、身体健康。
⑥接受应急运输任务后，运输车辆、人员必须整合待命，在规定时间内到达指定地点集合，且必须由道路运输经营者亲自带队。
⑦执行应急运输任务时，运输车辆及参运驾驶人员要遵守应急预案的有关规定，服从交通主管部门的统一调度、指挥，遇事主动请示、汇报，协调解决好各项工作事务。
⑧配给中心做好道路运输保障工作，确定多条道路运输方案，应对突发性自然灾害保证食品供给。
（2）临时性需求供应方案
我公司拥有一定量的食材库存，以满足采购人对产品的临时性的需求。
如采购人临时要求我公司配送一定量的冻品类食材，我公司承诺在接到配送通知后十分钟内响应，立即调派配送车辆和配送工作人员,保证在要求的时限内将足量的货物送至招标人指定地点。
如出现延时,招标人可对我公司进行经济处罚。
（3）突发交通事故及其处理措施
①冻品类食材在配送过程中发生交通事故，当事人应立即进行自
救，并报警。
电话：
122（交警）、119（消防）、120（急救），应简明讲清事故地点、伤亡、损失等情况，以及事故对周围环境的危害程度，
保护现场，抢救伤员，保护货物财产并通报运输经营者与保险公司。
②当事人应立即切断车辆电源开关，使用消防器材，布置好安全警戒线，应果断处置，不要惊慌出错，避免造成更大的灾害。
③对伤者的外伤应立即进行包扎止血处理，发生骨折者应就地取材进行骨折定位，并移至安全地带，对死亡人员也应移至安全地带妥善安置。
积极协助120救护人员救死扶伤，避免事故扩大化，把伤害减至最低程度。
④保护好自身的安全，积极配合交警、消防等部门进行救护并做好各项善后工作。
⑤发生一次死亡事故应在30分钟之内报告当地交通主管部门。
⑥现场事故处理完成后，当事人将情况反应给配送中心，以便配送中心组织协调各个方面做好重新配送方案，保证供给。
（4）途中事故应急预案
①送货车辆在送货途中遇到不可抗力因素，如道路塌方、车辆损坏无法及时修复等，当天无法送达指定地点的，配送专员要及时向配送部主管报告，等候指令。
②配送部主管接到报告后，应及时向公司副总经理报告，经请示同意后可指令送货车辆原路返回，或等待救援。
车辆在等待救援时,配送专员应组织做好防盗防抢工作。
③公司副总经理接到报告后要立即组织应急车辆装运货物，保障客户当日需求。
④应急处置工作结束后，配送部主管要配合有关部门做好善后处置及事故调查工作，并在调查结束后及时向公司领导作书面报告。
（5）食物中毒应急预案
①接到需方食
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