人事档案管理制度及相关表格.docx
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人事档案管理制度及相关表格
唐姆建材有限公司
人事档案管理的通知
【行政】档案-字（2015）第75号
各公司：
为规范唐姆建材人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：
一、电子档案管理
1．电子信息录入：
档案管理员，必须在员工入职（含新入职人员、离职返聘、实习人员）当天及时，对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息，需在员工入职后，一个星期之内全部录入人事信息表中。
2．电子信息更新：
员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。
二、纸质资料管理
（一）收集
档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。
（二）整理
1．人事档案分类
人事档案纸质资料，大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料，是员工离职时需要办理的资料。
（1）基本档案资料
①管理人员基本档案资料主要包括：
实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；
员工基本档案资料主要包括：
入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；
（2）其他档案资料
①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
②其他档案资料分类
累积类资料：
是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；
更新类资料：
是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。
③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：
培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：
劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。
员工其他档案资料（累积类）主要包括：
培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：
劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。
（3）离职档案资料
离职档案资料,是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。
三、档案组卷、存放规定
1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。
档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。
2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。
3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。
4．档案盒内首页应当设置档案索引表。
5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。
档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。
6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。
四、档案卷宗目录及证件表格的规范
1.字体工整、清洁整洁、无错别字、统一黑体字、填写大小规格一般大；
2、表格统一、排列顺序规范；
3、证件齐全、无模糊证件字样不清楚的、一律退回，需要重新提供证件及规范；
4、档案卷宗目录统一编号规范、
例如：
北京分公司：
目录卷宗索引京：
001字号xx字样，整理完毕需要贴封闭条。
天津分公司：
目录卷宗索引津：
001字号xx字样，整理完毕需贴封闭条。
上海分公司：
目录卷宗索引津：
001字号xx字样，整理完毕需贴封闭条。
五、档案的装置与标准装订管理
1、人事档案的卷宗统一规格大小；
2、人事档案的装订线的尺寸规格统一规范；
3、人事档案的卷宗目录（黑色纸样，上面标有：
《人事档卷宗字样》）
4、人事档案装置，统一大小规格的盒子装置（盒子外观标有：
京：
人事档案
001.002.003）姓名字样不体现在，装置人事档案的表面。
5、入职人员的证件、职称、照片、需要统一的盖章字样标注（此证件近提供工作
简历档案、社保、工伤、住院、、法律依据证明、授权使用），；
6、离职人员需要盖有作废章，离职人员档案保质有效期长期有效
六、人事档案的借阅存放标准
1、人事档案的借阅，需要部门主要领导级的签字申请，方可借调；
2、人事档案的返还，档案的借调时间最长15天期限，必须返还人事档案中心；
3、人事档案的借阅浏览，必须不能轻易毁坏，和修改。
（发现者进行罚款）
4、人事档案管理人，必须，每月底对新入职人事档案进行编写与装订工作的梳理
七、管理原则
1．行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上管理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年；
2．员工调离原公司时，原公司档案管理员，需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料，存于原公司。
员工调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：
一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存；
3．未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。
附件：
1.《应聘人员登记表》
2.《员工入职申请表（管理）》
3.《员工入职申请表（普工）》
4.《背景调查表》
5.《与原单位解除劳动关系证明书》
6.《入职培训记录表（管理）》
7.《入职培训记录表（普工）》
8.《劳动合同签收单》
9.《劳动合同签收一览表》
10.《员工转正审批表》
11.《培训学分分录表》
12.《外部培训申请表》
13.《培训协议》
14.《外部培训报告》
15.《管理干部履历表》
16.《内部调动审批表》
17.《劳动合同补充条款》
18.《工作移交清单》
19.《管理人员离职审批表》
20.《生产员工离职审批表》
21.《解除劳动关系确认书》
22.《档案管理信息表－贴档案袋用》
23.《管理人员人事档案目录》
24.《生产人员人事档案目录》
25.《劳动合同终止表》
26.《人事档案目录字样标准》
唐姆建材有限公司
总经理：
二〇一五年十月二十五日
主题词：
规范人事档案通知
抄报：
财务中心生产中心市场中心
唐姆建材有限公司2015年10月25日印发
001-应聘登记表
申请职位:
姓名
性别
出生
年月
婚否
相
片
政治面貌
学历
籍贯
民族
所学专业
身高
体重
技术职称
电话号码
身份证号
身份证住址
现居住地
爱好及特长
家庭成员（若有亲属在本公司工作请说明）
亲属姓名
关系
年龄
工作单位、职务、通讯住址
联系电话
教育背景（从最高学历填起）
就读时间
就读学校
所学专业
有否证书
证明人及联系方式
年月至年月
年月至年月
年月至年月
工作记录（从最近工作填起）
工作时间
曾服务单位
职位
薪金
证明人
联系电话
年月至年月
年月至年月
年月至年月
薪资要求及其它：
备注：
我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。
并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。
申请人签名：
日期：
应 聘 评 估
请面试官根据应聘人员的个人情况在相应的分数栏上打√，然后将总分相加，作为应聘者评价的主要依据。
应聘者姓名
应聘岗位
原岗位
毕业院校
学历
专业
年龄
参加工作时间
户口所在地
项目
5分
4分
3分
2分
1分
学历匹配
专业匹配
专业技能匹配
领导能力匹配
管理能力匹配
沟通能力
语言表达能力
承压能力
个人要求与公司期望匹配程度
应聘者总得分
初试评价
可入职日期
家庭情况
可能存在的问题及其它意见：
应聘者综合评价：
签字：
（招聘负责人、行政人事部负责人意见、部门负责人意见）
日期：
面试结论
根据应聘人员的情况，认为他适合担任□ 一职□暂不考虑
002-管理人员入职申请表
公司声明：
这是我公司入职程序的一个重要组成部分，您所填写的详尽信息与可能形成的劳动关系事宜完全相关，请您如实、详细填报。
个人资料（由个人填写）
基本信息
姓名
性别
民族
籍贯
相
片
出生日期
年月日
身份证号
学历
专业
婚姻状况
政治面貌
户口性质
现住地址
身份证地址
家庭电话
移动电话
紧急联络人
关系
联络地址
联络电话
社保、证件信息
社保参保种类
资格证书
（职业资格证书、特种行业特种作业资格证书）
个人情况调查
是否有亲属在本单位或关联公司工作
是否与其他企业签订保密、竞业限制协议
社会关系（含集团内及关联公司）
姓名
关系
年龄
工作单位、职务
联系电话
主要家庭成员
姓名
年龄
与本人关系
所在单位
联系电话
教育经历（从最高学历填起）
起止时间
学校名称
专业
学历
证明人及电话
至
至
至
至
主要工作经历（从最高工作填起）
起止时间
单位名称
职务
薪资
证明人及电话
至
至
至
至
自我简述
承诺：
我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。
并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。
填表人签名：
填表日期：
.
录用情况（由人力资源部填写）
部门
岗位
职级
报到日期
聘用形式
试用期
合同期限
薪
资
试用期
津
贴
福
利
保险基数：
公积金基数：
.
转
正
.
其他说明（其它福利补贴）：
行政人事部意见：
用人部门意见：
区域/事业部总经理意见：
注：
1、经理级及以上职级员工由事业部总经理、区域总经理批准，报总部行政中心；
2、主管级（含主管）以下员工由事业部总经理批准，报区域行政人事部备案。
003-员工入职申请表（普工）
员工编号：
姓名
性别
出生年月
婚否
相
片
政治面貌
学历
籍贯
民族
所学专业
户口
体重
身份证号
身份证住址
联系电话
现住址
紧急联系人
紧急联系人地址及电话
教
育
背
景
就读时间
就读学校
所学专业
有无证书/证明人
年月至年月
年月至年月
工作经历
工作时间
曾工作单位
职务/薪金
证明人及联系方式
年月至年月
年月至年月
年月至年月
家庭成员
姓名
性别
年龄
关系
现在何单位任职或居住及联系电话
工作地点
期望薪资
可上班时间
个人要求及意愿：
备注：
本人所填以上资料真实无讹，如有虚假、虚报，本人愿承担一切责任，并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月。
申请人签名：
日期：
以下由公司填写
安排车间
班组/工种
入厂日期
生产部意见
经理：
行政人事部意见
经理：
总经理意见
004-员工背景调查表
被调查人
应聘职位
调查时间
工作经历调查1
公司名称
联系人
联系方式
1、我想证实女士/先生提供的信息，他正在申请到我公司工作，他曾经在贵公司任职过吗？
职位是什么？
2、他离职的主要原因是什么？
3、他在工作期间内表现如何？
4、在工作期间内与同事和上司关系如何？
有过相关奖惩吗？
5、工作期间薪资、福利？
工作经历调查2
公司名称
联系人
联系方式
1、我想证实女士/先生提供的信息，他正在申请到我公司工作，他曾经在贵公司任职过吗？
职位是什么？
2、他离职的主要原因是什么？
3、他在工作期间内表现如何？
4、在工作期间内与同事和上司关系如何？
有过相关奖惩吗？
5、工作期间薪资、福利？
证件核实
毕业证
□属实□不属实
学位证
□属实□不属实
身份证
□属实□不属实
职称证
□属实□不属实
职业资格证
□属实□不属实
其他
调查人员：
年月日
005-解除劳动关系说明书
聘用方甲方：
唐姆建材有限公司
被聘用者乙方：
聘用姓名
本人在进入公司前，经过友好协商已与
原单位.依法解除劳动关系，工作交接完毕，不涉及行业竞业
保密协议，允许自由择业。
如与原单位发生劳动、经济等纠纷，本人愿承担全部责任。
特此说明
某某某
二〇一五年月日
006-入职培训记录表（管理人员）
部门：
姓名：
职务:
入职时间：
公司级培训内容
时间
具体时间
培训内容
主讲
新员工培训确认签名
公司简介（重点在本区域、事业部）
企业文化
公司重点规章制度讲解
入职生活指南
产品基本知识及工艺流程
OA办公系统应用
部门培训内容（**月**日-**月**日）
部门基本掌握内容
序号
培训内容
主讲
新员工培训确认签名
1
部门组织架构及功能
2
岗位职责及岗位描述
3
三级授权体系
4
本部门制度及关联制度讲解
其它
新员工培训建议：
007-入职培训记录表（普工人员）
部门：
姓名：
职务:
入职时间：
公司级培训内容
时间
具体时间
培训内容
主讲
新员工培训确认签名
公司简介（重点在本区域、事业部）
企业文化
中技重点规章制度讲解
入职生活指南
安全意识
产品基本知识及工艺流程
部门培训内容（**月**日-**月**日）
车间/班组
序号
培训内容
主讲
新员工培训确认签名
车间培训内容
1
车间概况
2
车间安全规章制度学习
3
车间事故教训及案例
4
其它
班组培训内容
1
岗位工作内容、职责及考核
2
岗位安全操作规程
3
设备工具的安全使用及保管
4
岗位的事故教训及安全
5
其它
新员工培训建议：
008-劳动合同签收单
档案编号
部门
姓名
劳动合同期限
签收人签名
签收日期
单位经办人
备注
起
止
劳动合同签收单
档案编号
部门
姓名
劳动合同期限
签收人签名
签收日期
单位经办人
备注
起
止
劳动合同签收单
档案编号
部门
姓名
劳动合同期限
签收人签名
签收日期
单位经办人
备注
起
止
序号
部门
姓名
档案编号
劳动合同期限
（起止时间）
签收人
签收日期
备注
009-劳动合同签收一览表
010-新员工入职审批表-览表
新员工基本信息
姓名
性别
民族
公司/工厂
出生年月
学历
婚否
□未□已婚
岗位
身份证号码
户口性质
□本市城镇□本市农业□外埠城镇□外埠农业
试用期起至时间
年月日-年月日
合同起至时间
年月日-年月日
入职资料办理情况
已办理
未办理
备注
1
入职资料一份
含RS0003、RS0004、RS0006、户口复印件、离职证明
2
入职声明书一份
1.生产操作运输类岗位：
办理1-9项；
2.财务类岗位：
办理1-3、6-10项；
3.行政、营销类岗位：
办理1-3、6-9项；清洁工、厨工类岗位：
办理1-3、6、7、9项。
3
劳动合同一式两份
4
安全责任书一式两份
5
培训确认书一式两份
6
一寸白底身份照四张
7
身份证复印件四份份
人事助理跟进手续办理情况：
签名：
日期：
8
学历证复印件一份
9
体检报告一份
10
会计复印件一份
11
驾驶证件一份
12
电工证件一份
13
焊工证件一份
14
叉车证件一份
薪酬标准
A
B
C
D=A+B+C
通讯
交补
餐补
社保地点
基本工资
岗位工资
绩效工资
合计
工资总额定为（）级（）档（）元（为D项合计），试期工资为该档工资（）*80%=元
销售类岗位的提成执行公司相关规定。
本人同意公司设定的薪酬待遇，我本人在任职期间严格遵守各规章制度及对本人考核。
签名：
日期：
人事部审核意见
签名：
日期：
是否同意入职起薪
部门/分公司/工厂审核意见
总部审核意见
部门/分公司经理/厂长
职能中心总监（副总）
行政中心总监
总经理
签名：
日期：
签名：
日期：
签名：
日期：
签名：
日期：
特别说明：
1、新员工必须全部办理完以上所有项目，并经相关部门负责人审核签字后方可正式计算入职时间，未经审核入职的一律不予确认，并不起薪，因入职资料不全而导致不能起薪责任由入职手续办理人承担责任；2、新员工起薪日不得提前于劳动合同签订当天，如果入职审核人因出差等不能当天签字的，必须打电话向审核人汇报入职办理情况并在得到同意后开始起薪，但必须补办书面签字手续。
如果因为入职资料不齐全而导致不能正常起薪的，责任由办理人承担；3、分公司入职员工入职手续的审核由于不能现场签字确认，因此以人事助理与总公司之间发送的《新员工入职审批表》记录为准；4、本表与员工档案一并入档保存。
注：
相关附件还包括《岗位说明书》、《绩效承诺书》、《员工试用期工作绩效评价表》
序号
培训阶段
培训内容
结果导向
销售类岗位
内勤会计库管类岗位
行政文员人事类岗位
普工/操作工类岗位
1
入职第三天
公司概况、历程、发展规划、经营理念、核心价值观
演讲考评或录视频
●
●
●
公司奖惩制度
填空考核
●
●
●
●
安全管理制度
填空考核
●
●
●
●
基本人事制度《员工手册》
考试合格
●
●
●
2
入职半个月
办公OA使用
写日志、收发通知、请示办理、发起流程
●
●
●
部门承担的主要职能、责任、规章和制度
书面写出相关内容
●
●
●
岗位职责介绍、业务操作流程和作业指导
书面写出相关内容
●
●
●
部门工作所用的的各类软件
学习软件各项功能
●
●
●
3
入职1个月
公司产品知识
考试合格
●
●
部门工作所用的的各类软件
实操在规定时间任务
●
●
●
●
微视频内容
提问对答如流
●
微视频内容考试
试卷+现场演说均达合格
●
业务操作流程
实操在规定时间内完成任务
●
●
●
●
作业指导考核
入职一个月的工作总结
书面总结
●
●
●
4
入职一个半月
客户群、市场环境
写出调研
升级会员 