Outlook应用指南程安排技巧.docx

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Outlook应用指南程安排技巧

Outlook不仅能收发电子邮件，还可以帮助我们安排日常的工作和生活。

在“日历”窗口中，我们可以记录每天的日程安排和工作中的大事小情，Outlook“日历”就像是一位贴身秘书，会自动提醒我们接下来将有哪些事要做！

以下给大家介绍一些Outlook“日历”的相关功能和操作技巧。

1.如何安排好每天的工作

“约会”就是我们在“日历”中安排的一项活动，工作和生活中的每一件事都可以看作是一个约会。

在Outlook中打开“日历”视图，单击鼠标右键执行【新建约会】命令，或者直接单击工具栏上的“新建”按钮，即可创建一个“约会”事件。

在“约会”对话框中输入约会事件的主题、地点和时间等信息。

当所有的资料都已输入完毕后，单击工具栏上的“保存并关闭”按钮，新的约会事件就建立好了。

如果你想在约会事件发生前得到Outlook的提醒，可以在对话框中选中“提醒”复选框，并能设定多久前发出提醒声音和信息。

针对周期性发生的约会事件，我们可以使用Outlook中的“定期约会”功能，建立一个周期性重复的约会。

单击工具栏上的【重复周期】按钮，在“约会周期”对话框里，可以自定义定期模式。

你需要确认约会事件发生的时间，并设定约会事件定期循环的起止日期。

2.创建和发送会议邀请

Outlook“日历”中的一个重要功能就是创建“会议要求”，我们不仅可以定义会议的时间和相关信息，还能邀请相关同事参加此会议。

在Outlook中打开“日历”视图，单击鼠标右键执行【新会议要求】命令，或者单击工具栏上的“新建”按钮，选择【会议要求】这一项，即可创建一个“会议”。

创建会议要求的一个重要环节是确定参会者，我们可以点击【收件人】按钮，从Outlook“联系人”中选择多个参会者和相关资源，也可以直接写参会者的电子邮件地址，多人之间仍用分号分隔开。

另外，如果你公司的后台有OfficeSharePoint作为协作平台，还可以点击【会议工作区】按钮，创建一个用于会议团队协作的会议工作区。

我们在安排会议的时候，经常很难确认各位参会者是否都有时间参加会议。

打开“会议”对话框中的“计划”标签，里面会以图形的形式为你展现每一位参会者的时间安排。

要注意的是，实现此功能的前提是每一位员工需要将自己的工作日历共享出来，才能供项目组成员随时查看。

最后，我们点击工具栏上的【发送】按钮，这封会议邀请就会以Email的形式发送到每一位参会者的邮箱中了。

3.接受会议邀请

在收到会议邀请的邮件以后，单击界面上方的【接受】按钮即可接受此会议。

另外，我们还可以根据实际情况选择【暂定】或【谢绝】，向会议组织者说明原因并回复，甚至还能建议新的会议时间。

无论接受、暂定或拒绝会议邀请，我们都可以选择将响应发送给会议组织者。

如下图

所示，会议组织者会收到系统自动发送的邮件，将说明我已经接受了邀请，参加此会议。

一旦我们接受了会议邀请，邀请邮件就会自动删除，并且在Outlook“日历”中可以看到此会议的条目已经自动添加进去了。

4.如何标识重要日程？

方法一：

用颜色区分约会或会议的类别及重要程度

在“日历”视图中右击约会或会议的条目，在【标签】子菜单中可以选择某一类颜色。

在Outlook中，不同的标签颜色可以代表不同类型的内容，你可以把它理解为是一种针对内容的虚拟分类方式。

Outlook中一共有10种不同的颜色类别，你可以在刚才用到的

菜单中执行【编辑标签】命令，按照你的意愿，对不同的类型进行重命名。

方法二：

自动为特定的会议添加颜色标签

Outlook允许我们设定规则，为满足条件的约会或会议自动套用相应的颜色和格式。

首先需要在“日历”视图中单击鼠标右键，选择【自动设置格式】命令。

在“自动设置格式”对话框中单击【添加】按钮，键入名称，然后单击【条件】按钮，指定套用指定标签颜色的条件。

5.我想使用不同时区的时间

外企的同事常常需要协调和安排世界多地的工作和会议，由于可能会处于不同的时区，真是很麻烦！

Outlook支持附加时区的添加，我们可以在保持当前主时区不变的前提下，使用不同时区的世界。

执行【工具】菜单中的【选项】命令，单击【日历选项】按钮，打开“日历选项”对话框。

单击右下角的【时区】按钮，打开“时区”对话框。

在“当前时区”选项区域中的“标签”文本框中可输入“北京”，在“时区”下拉列表框中选择相应的选项内容，选中【显示附加时区】复选框，并在该选项区域中分别设定需要的标签名称和时区，即可为你的Outlook添加第二个时区。

OK!

搞定!

新添加的时区将显示在Outlook的“日历”视图中。

需要注意的是，只有

“天”视图和“工作周”视图支持双日历的显示。

本文出自51CTO.COM技术博客