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最新4种常用文稿的写作方法
4种常用文稿的写作方法
在我们的日常学习、工作中,碰到的最常的文稿同分别是工作总结、工作计划、调研报告、汇报材料等,下面小编为你介绍上述4种常用文稿的写作方法。
工作总结、工作计划、调研报告、汇报材料这4种文稿是我们最常用的。
其实这4种文稿的内容总的来讲都包括情况概述、工作成效、工作措施、存在问题、经验体会、下步打算6部分,这6部分在适用不同文稿的时候,有的需要详写,有的需要简写,要根据文稿的目的和用途而定。
下面,我就以这4种文稿为主向大家介绍一下。
第一部分:
4种常用文稿的定义、结构、写作要求
一、工作总结
1.工作总结的定义。
总结,就是把某一时期已经做过的工作,进行一次全面系统的总检查、总评价,包括取得的成绩、存在的问题及
得到的经验和教训加以回顾和分析,为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。
2.工作总结的结构。
包括:
工作概况、工作成效、工作措施、存在问题、经验体会、下步打算6部分。
工作概况:
一定时限内工作的整体情况的概述和叙述。
工作成效:
总结的中心。
可以写区定目标完成情况,但不夸大的前提下,工作的成绩和亮点一定要总结出来,成绩要写透、写全,最好能给人眼前一亮的感觉。
工作措施:
也就是取得阶段工作成效所创新的机制、采用的办法等,有效的工作措施可以我们的工作取得事半功倍的效果。
工作措施有的是提前确定的,如实施方案,然后按既定措施去执行;有的工作是先推进,工作完成后再总结所采用措施,不管采用哪种方式,措施都是为推动工作服务的。
存在问题:
一定时限内推进工作所遇到的困难和问题,有主观方面的,也有客观方面的,只有把问题找准、分析透,才有利于在下步工作逐步采取有针对性的措施加以解决。
经验体会:
这部分我们在报工作总结的时候一般都省略了,办公室也没有作强硬的要求。
其实,我们在做过一件事后,总会有经验和教训,为便于今后的工作,须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到理论的高度来认识。
即便这部分不要求大家必须写,但我还是希望大家能抽出时间,以季度为时间段好好的总结一下,然后呈报给本单位、本部门的领导,我相信你们的领导至少不会批评你。
下步打算:
下步打算是和工作总结紧密结合的,一件工作第一季度可能你只做了一部分,余下的工作在下步打算中不仅要写到,而且
还要写具体,不能还和年初的计划是一样的。
3.工作总结的写作要求。
简单来讲就是成效要说透、亮点突出,措施要具体、办法得当,经验总结要深入、值得推广,问题要找准、实事求是。
二、工作计划
1.工作计划的定义。
工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。
机关、团体、企事业单位的各级机构,对一定时期的工作预先作出安排和打算时,都要制定工作计划,用到工作计划这种公文。
工作计划实际上有许多不同种类,它们不仅有时间长短之分,而且有范围大小之别。
从计划的具体分类来讲,比较长远、宏大的为规划,比较切近、具体的为安排,比较繁杂、全面的为方案,比较简明、概括的为要点,比较深入、细致的为计划,比较粗略、雏形的为设想,无论如何都是计划文种的范畴。
不管其如何分类,计划内容的范围都是做什么、怎么做和做到何种程度三大项。
2.工作计划的结构。
主要包括:
概述、工作目标、工作思路、重点工作、保障措施以及对今后工作的展望等。
3.工作计划的写作要求。
目标任务要具体、写出任务的数量、质量指标,工作思路要简洁、对阶段性工作具有指导性;重点工作要突出、力求具体、详细和明确;保障措施要切实实际,也就是对完成计划须动员哪些力量,创造哪些条件,排除哪些困难,采取哪些手段,通过哪些途径等心中有数。
这既需要熟悉实际工作,又需要有预见性,而关键在于有实事求是的精神。
三、调研报告
1.调研报告的定义。
对某一情况、某一事件、某一经验或问题,经过在实践中对其客观实际情况的调查了解,将调查了解到的全部情
况和材料进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析研究,揭示出本质,寻找出规律,总结出经验,最后以书面形式陈述出来,这就是调研报告。
2.调研报告的结构。
主要包括概述、进展情况或发展现状、工作措施、经验启示、存在问题、下步建议、结尾。
实际工作中,我们写的调研报告的对象主要是针对一项工作而言的,也就是专题报告,主要包括概述、发展现状、工作措施、存在问题、下步建议和结尾。
3.调研报告的写作要求。
调查报告的写法应根据调查内容、问题性质以及调查目的来决定。
概述要在开头简介调查的目的、调查的形式等。
发展现状要简要介绍被调查者的概况或一项工作的基本情况,包括规模、现状、取得的简要而显著的成效等。
工作措施也就是推进该项工作的做法,要精炼、富有特色和新意。
存在问题要找准确,分析透彻,要透过工作的表现看到本质。
下步建议不要求全面,面面俱到,但一定要有针对性、切实可行。
结语要总结全文,与开头相呼应,使结构完整。
四、汇报材料
1.汇报材料的定义。
汇报材料是下级向上级领导进行工作汇报时的文稿,它的好坏直接反映出汇报主体的领导能力和部门的工作水平。
因此,写好汇报材料至关重要。
2.汇报材料的结构。
主要包括:
引语、基本情况、工作成效、主要做法、存在问题、下步打算、结尾等。
3.汇报材料的写作要求。
引语包括称呼和简要介绍汇报的内容,如尊敬的##区长,按照##要求,现将我局##情况向各位领导汇报如下,不足之处,敬请各位领导批评指正。
基本情况要汇报的该项工作成效的总概括,最能吸引领导的注意力,要用简炼的语言概括出该项
工作的突出成效。
工作成效和主要做法有时集中的一起汇报的,在做法中体现出成绩,同时也说出了取得成绩的艰辛过程。
存在问题要客观找准工作存在问题,尤其是需要汇报对象解决的问题。
下步打算要详细写出这项工作的具体进度、达到的预期效果等。
第二部分、4种文稿存在的问题以及办公室综合文字材料起草流程图
一、存在问题
一是大标题不清楚。
如工作总结仅写了工作总结四个字,既没有单位名称,也没有总结时限,正确的应该写**局第*季度工作总结。
二是总结成绩不详细、不充分、不全面。
三是剖析问题不透彻、不准确。
等等。
二文稿的操作流程
第三部分、写好综合文字材料的要注重做好以下四个方面
一、注意积累资料
广泛占有资料是写好综合文稿的基础,是提高综合文稿写作质量的前提。
积累资料有两种途径:
一种是从工作和生活中收集第一手资料;另一种是从文件和有关材料中获取第二手资料。
收集、获取资料,要立足于本部门、本单位,着眼于本行业、本系统,关注社会有关情况,遵循适度、有用原则,广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。
收集资料的方法,就是要用好两把刀、一支笔。
所谓两把刀:
一把是机械剪刀,剪贴报刊等资料;一把是电子剪刀,剪辑网上资料。
所谓一支笔:
就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法,摘录文电资料,记录会议讲话等。
积累资料的诀窍:
一是多读伟人传。
从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术,从中得到启迪,提高观察问题、分析问题、处
理问题和解决问题的能力。
二是多看上级机关文件。
从上级机关的文件中学习综合文稿写作知识,提高思维层次。
三是多学本职业务知识和有关政策法规。
通过持之以恒的学习,不断丰富业务知识,提高政策法规水平,熟练掌握有关标准制度。
四是注意留心身边素材,参加集中学习、开会,日常工作交流,参与有关活动等,要注意留心听记领导的讲话、同志的发言,善于对比分析和思考归纳。
二、正确理解意图
正确理解领导意图对撰写好综合文稿是极为重要的,也是我们做好三服务工作最首要、最基本的素质。
由于领导意图有复杂性、隐蔽性和不确定性的特点,理解和把握起来绝非易事。
起草综合文稿要完整准确地体现领导意图,我觉得要注意以下三点:
一是要完整准确地把握领导意图。
要做到这一点,平时就要注意学习领会领导部署工作的思路和要求,善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。
二是要创造性地体现领导意图。
由于领导在考虑成熟某个问题前,其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰,因此,起草综合文稿时要善于把握领导意图的精神实质,进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新,做到融会贯通。
三是要善于拾遗补缺。
拾遗补缺是指在起草综合文稿和整理领导讲话时,要完整准确地归纳整理领导意图。
尤其是整理领导的即席讲话,有的没有明确的标题,有的只是要点。
这就需要我们提炼标题,调整结构,补充内容,修正语句,规范口语,做到既不偏离领导讲话的主旨,又要体现出领导即席讲话的水平。
三、重视写好提纲
综合文稿的构成与写作通常包括四大要素、五大步骤。
四大要素,即综合文稿的主旨、材料、结构、语言;五大步骤,即精
心设计提纲-认真拟制标题-划好层次段落-巧设过渡照应-斟酌开头结尾。
其中最重要的是精心设计提纲。
提高综合文稿写作质量,强调重在写好提纲,目的是便于在写作时按纲行文,一气呵成,形成逻辑性较强的文脉。
写提纲好比修房子,只要把框架搭好,再砌砖和装饰就不难了。
根据不同的时限和文种要求,综合文稿写作提纲可分为三类:
(1)粗纲,只简略标出综合文稿的层次段落和各部分之间的大致关系。
(2)细纲,除粗纲所标内容外,还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排与处理。
(3)粗细纲,就是两者的结合,将某些部分详细列明,有些部分只用简略语句加以概括。
综合文稿提纲写作步骤:
一是确定主旨,即要反映的主要问题。
二是全面罗列素材,从素材中精心归纳提炼各层次的标题。
对标题的提炼,尽量采取对称和排比等写作手法,尽量使用短语,使其便于记忆。
三是细分写作层次。
综合文稿提纲越细,往往写作质量就越高。
写作综合文稿提纲时,尽量具体到一、二、三级标题以下各层次的内容,并对每一级标题下所要表述的内容都作相应的注明。
四、善于精雕细改
综合材料初稿完成后,要多看多改几遍,重要的稿件可以用朗诵的修改法,精益求精,不达到自己认为最好的程度决不罢休。
(用幻灯片举例07年政府工作报告修改稿、新美味业致辞张区长修改稿)
巴金曾经说过这样一句话,不是我有才能,而是我有感情。
我想只要我们对所干的工作充满热爱、充满感情、充满信心,充满精品意识,按照工作的要求,朝着自己的目标去努力、去奋斗,我相信,我们都会成为一名优秀的文秘工作人员。