办公室事务管理小额现金管理.docx
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办公室事务管理小额现金管理
案（课时数：
2）
章节标题：
常规办公室工作一一小额现金管理
教学目的：
使学生理解、掌握小额现金管理的相关知识与技能。
教学重点：
零用现金管理与商务费用报销。
教学难点：
现金管理中的会计知识。
授课方法：
讲授法
教案类别：
□新授课□实验课□习题课
授课授课
复习提问
复问内容
学生姓名
成绩
处理突发事件和临时任务的般程序？
作业及预习要求
熟悉零用现金管理及商务报销知识预习
常规办公室工作——小额现金管理
教学目的：
使学生理解、掌握小额现金管理的相关知识与技能。
教学重点：
零用现金管理与商务费用报销。
教学难点：
现金管理中的会计知识。
教学时数：
2
教学内容与过程：
一、现金管理中的会计知识
（一）现金的收入和支出
一般地，具体的现金收支程序要根据每个单位业务的性质来制定，但是，在不同的现金管理活动中仍然有一些共同点基本规则。
1、现金的种类
大多数人认为现金仅仅指硬币和钞票。
然而，从会计的观点来看，现金还包括支票、汇票和银行存款等。
支票是银行的存款人签发给收款人办理结算或委托开户银行将款项支付给收款人的票据，分为现金支票和转账支票两种。
现金支票可以从银行提取现金，也可以转账；转账支票只能转账，不能提取现金。
支票结算具有方便、灵活的特点，是同城结算中使用较多的一种结算方式，适用于单位、个体经济户和个人在同一城市或一定的区域范围内的商品交易和劳务供应及其他款项的结算。
采用支票结算方式，签发人必须在银行账户余额内按照规定向收款人签发支票，已经签发的现金支票遗失后，银行不受理挂失，可帮助收款人协助防范。
支票一律记名，金额起点为100元，有效期为5天。
对签发空头支票或印章与预留印鉴不符的支票，银行除退票外并按票面金额处以5%但不低于1000元的罚款。
2、现金收入和支出
如今，收银机已经得到了普遍的使用。
有些收银机用纸带记录销售和销售税金的资料。
有些收银机和电子计算机连在一起，自动地提供现金总额和销货类别。
为此，应当训练出纳人员正确使用收银机和正确地找零钱。
必须设计每天从收银机收取现金的程序。
通过信件收取的现金通常采用支票或者汇票的方式，偶尔也包括现钞和硬币。
负责启封这些信件的人员要编制收款清单，用作存入银行存款和登记会计分录的依据。
不管现金是放进收银机还是通过信件收到，所有经管现金的人员都应该记在现金收入日记账上，这种收入日记账可以是手写的账本，也可以是用于会计计算机的表格，或者电子计算机上的磁带或者磁盘。
除了很小的金额外，支出都是使用支票的。
和现金收入一样，那些有权批准支出业务的人不应该在支票上签字。
任何支票都应当具有说明支付原因的发票或者其他凭证。
现金支出的记录反映在支出日记账上。
这种日记账还可以称为“现金支出分录簿”或者“支票登记簿”。
3、现金超缺
收银机的繁忙工作，经常会使出纳员在找零时出错。
每天活动终了时，经过与收银机纸带上的进款相比而发生的现金短缺数，就作为费用处理。
如果发生超出，则列作收益。
4、现金制和应计制
许多小单位采用现金制来作为会计记录，也就是说，只有支付现金或者收到现金时，才作为费用和收益入账。
大中型单位则采用应计制。
也就是说，凡是在某一时期内发生的，都应该作为该期的费用和收益，而不管现金何时支付或者收到。
5、零用现金
由于用支票来支付小额费用难以实行，单位设立了零用现金来支付这种小额费用，诸入车费，邮资和少量的办公用品。
为了设立零用现金，要开出一张支票并取得现金。
这笔现金应当存放在上锁的办公室抽屉或保险柜中，由指定的人员（如秘书）保管和支出。
零用现金的金额根据单位的规模和小额支出发生的次数多少来确定。
零用现金的支出要在注明日期，收据编号，金额和支出用途的零用现金收据上登记。
它还包括收款人的签字。
收据要保存在零用现金保险箱内，在这样就史现金的金额加上收据的金额总是与最初的款项相当。
当收到一张账单（发票）时，就要把它附在零用现金收据的后面。
此时，如果零用现金金额支付不足时，可以开出一张支票取得现金，使零用现金保持最初的数额。
零用现金收据应当交给会计部门，据以登入会计记录。
（二）旅行现金
秘书必须明确，要使上司们有足够的资金用于国内外旅行。
所以事先要做好准备工作，访问银行和办事机关，取得代替现金的收据（如果去国外旅行，就应该是各种面额的外币）和各种文件。
信用卡和旅行支票
信用卡可以从银行取得，上面开列支款人的姓名和最高支款金额数。
这笔金额要从单位存在银行的存款账户中扣除。
当旅行者在国外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取，所支金额要记在信用卡上。
一张信用卡通常包括一笔很大的金额。
此外，旅行者可以在各家银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。
支票使用者必须在购买时在支票上签字，支取旅行支票时必须由使用者在支票上再次签字。
快汇和外币
快汇汇票由秘书购入，可以交给或寄给指定的旅行者。
与持有普通支票一样，旅行者可以凭借这种汇票收取现金，或者转让给他人。
此外，银行还出售外币，供旅行者作为到达外国时的最初现款。
费用记录和付款凭单制
为了计算所得税，单位要从营业收入中减去营业费用，因此，旅行者应当保存好费用记录。
会计部门备有合适的费用记录表格，要求旅行者仔细填写，至返回时交给会计部门据以在账本中做成适当的记录。
尽管所有单位都需要现金会计制度，但在大单位中，舞弊的机会还很多。
付款凭单制就是用来消灭未经批准擅自支出的可能性的。
按照付款凭单，只要负债一发生，就要编制付款凭单。
所有支票都要由编号的付款凭单作为依据。
这种编号的付款凭单上列有负债的详细情况和以后的支出情况。
（三）现金管理方法
现金管理方法如下：
现金库存限额由公司财会部门向基本存款户开设银行申请获批的限额执行。
必须按规定手续填写，付款凭证经审批后收付款项，严禁白条抵库。
每日记账，日清月结，账面余额要与库存金额相符。
现金收入不得坐支，应该及时送存银行，当现金不足时，再另行提取。
现金使用范围：
发放工资及劳动报酬，支付备用金，差旅费等费用，1000
元以下的零星开支。
出纳员负责现金保管，执行现金管理办法。
二•管理零用现金
（1）零用现金的设立
由于用支票来支付小额费用难以实行，一些企业办公室中常设立一笔零用现金，或称作备用金，以支付本市交通费，邮资，接待用的茶点费，停车费，和添置少量的办公用品。
它通常是由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管和支出的现金，也是一笔周转使用的现金。
他的数额根据企业的规模和平时小额支出的次数多少来确定，秘书取得现金后，应将现金锁在保险箱内，并负起保管和支付备用的责任。
（2）零用现金的管理程序
零用现金的管理程序如下：
（1）秘书必须建立一本零用现金帐薄，清楚注明收到现金的日期，收据编号，金额；支出现金的日期，用途；零用现金凭单编号，金额，余额等。
有的还应该在帐目上进行分析，了解花销的情况和去向。
（2）内部工作人员需要使用和领取零用现金时，应填写“零用现金凭单”，提交花销的项目和用途，日期，金额。
零用现金凭单编号:
项目和用途
金额
申请人签名
日期
审批人签名
日期
账页编号支付
日期
秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。
秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途，内容，金额是否零用现金凭单上填写的一致，然后将发票等证据负载零用现金凭单后面。
每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金帐薄上记录。
当支出大的费用到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。
（三）注意事项
管理零用现金应注意的事项如下：
（1）秘书人员应该具有良好的职业道德操守和良好的思想道德品质。
在管理办公室的零用现金时，不应该自己或者协助他人建立办公室的“小金库”，而是应该严格遵守办公程序和财务制度，依照国家法律以及相应的财会管理制度进行现金管理。
（2）秘书保管备用资金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公室的开支情况，也可以作为资料存查。
秘书应该养成良好的随手记录的习惯，以免因为忘记了某一些开支而导致现金出现缺口，造成不必要的损失。
（3）秘书在管理办公室零用现金的过程中，应该严格按照规章制度办事。
在向有需要的申请者支付零用现金，用手中的零用现金保险一些开支的时候，应该严格按照相应的程序，做到该有的文件和单据齐全，再给与支付或者报销。
而绝对不能够由于个人关系比较亲近而省去相应的手续，这样的行为于自己，于别人，于公司都是没有益处的，应当尽量避免。
（4）现金管理涉及公司的部分收支问题，应该制定严格的制度来加以保证。
所指定的制度应该是依照国家颁布的有关现金管理的规章制度和管理办法，结合公司的实际情况来加以制定，以更好地贯彻落实。
案例
四川电力建设管理公司现金管理办法
第一条为加强四川电力建设管理公司的现金管理工作，规范现金的使用开支范围，防止坐支现金和现金流失，根据国家及省公司的有关规定，并结合公司的实际情况，特制定本办法。
第二条本办法所指现金是指存放于公司财务部门，由出纳人员经管的货币。
现金是流动性最强的资产，公司的财务人员应严格遵守国家现金管理制度，监督现金使用的合法性、合理性。
第三条现金的支付范围
1、职工的工资、各种奖金及工资性津贴;
2、个人劳务报酬，包括稿费、讲课费及其它专项工作报酬;
3、各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其它支出;
4、出差人员必须随身携带的差旅费;
5、结算起点在1000元以下的其它支出;
6、中国人民银行确定需要支付现金的其它支出。
如采购地点不确定、交通不便、抢险救灾及其它特殊情况，确无法办理转帐的。
第四条现金的保管
1、为确保库存现金的安全，公司财务保管的现金必须使用安全性能有保障的保险柜;
2、出纳应严格根据银行核定的库存现金定额留存现金，对于超过的部分应及时存入银行。
第五条现金的提取
1、从银行提取现金，在银行预留印鉴应为出纳人员和公司总经理印章，且必须由财务人员和出纳分开保管。
现金支票由出纳填写，盖章应出纳和财务人员分开进行;
2、从银行提取现金，应以审核无误的记帐凭证为依据。
第六条现金收入应于当天送存银行，当天送存确有困难的，应于次日及时送存。
第七条支付现金应从本单位库存现金中支付，不得坐支现金，因特殊情况必须坐支现金时，应经银行同意。
第八条出纳应对现金的收支业务根据记帐凭证及时进行序时登记，并按每天将库存现金和现金日记帐核对相符，做到日清月结。
第九条出纳人员不得有下列行为：
1、不准用“白条”顶替库存现金;
2、不准谎报用途套取现金;
3、不准将库存现金以个人名义存入储蓄;
4、不准私自借支现金;
5、不准利用银行帐户为他人或其它单位存取现金;
6、未经财务部门领导批准，不准将现金交他人代管。
第十条严禁向其它单位或个人借支现金。
第十一条在经济活动中，不得对现金结算给予优惠待遇。
不得拒收支票、银行汇票和银行本票。
第十二条财务部负责人应不定期地对现金的保管、使用情况进行检查，发现问题，及时向公司领导汇报。
第十三条本办法由公司财务部负责解释。
第十四条本办法自发布之日起执行。
三．商务费用报销
（一）商务费用报销的对象
在企业等单位的日常办公活动中，商务活动也占了很大的一部分。
在这些公司的商务活动中所产生的一些开支，如出差费用，调研费用等，都是由公司的财务来支付的。
但是有些情况下个人会先进性垫付，在回公司后再找公司的秘书或者由秘书代为办理报销手续，从公司的财务中拿回个人先行垫付的资金。
而且，由于秘书管理的零用现金的金额是有限的，而很多商务费用的金额都会比较大，这样秘书就无法用手中的零用现金来进行报销业务。
因此，很多商务费用的报销是由秘书代为去向公司的财务部门办理报销业务。
秘书代办的报销业务如下：
企业工作人员国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。
这笔金额要从企业存在银行的存款账户中扣除。
因此，秘书要事先做好准备，熟悉办理信用卡，旅行支票，快汇等的方法。
信用卡可以从银行取得，上面开列有支款人的姓名，签字，号码和最高值款金额等内容。
当旅行者在国外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取，所支金额要记在信用卡上。
一张信用卡通常包括一笔很大的金额。
此外，旅行者可以在各家银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。
支票使用者必须在购买时在支票上签字，支取旅行支票时必须由使用者在支票上再次签字。
快汇汇票由秘书购入，可以交给或寄给指定的旅行者。
与持有普通支票一样，旅行者可以凭借这种汇票收取现金，或者转让给他人。
当工作人员回到企业后，秘书有时还须代上司整理出差费用记录，转交会计人员报销有关费用。
上司到外地开会的交通费。
工作人员外出办公所需的资金，可以提前向财务部门提出申请以领取。
这样存在两种情况，一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作后再提交相关的凭据，由公司财务部门提供报销。
（二）商务费用报销的工作程序
当有些公务费用不能从零用现金中支付时，就需要秘书直接到财务部门申请费用和报销结算。
通常的工作步骤是：
申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员，时间，用途，金额等情况，并亲自签字。
该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间，项目，费用等应与使用者实际用途相符。
商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。
如果是先由申请人垫付的，在提交票据和报销凭单后，方可返还现金。
如果实施商务工作时，计划的费用不够，需要超出是，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。
教学后记
1、学生提出的疑难问题记录：
2、对本课教学的体会及改进办法：
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