MS Office学习笔记.docx

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MSOffice学习笔记

1.MSOffice2007学习笔记

2.1.[/B]利用不间断空格使两个单词（词组、人名等）保持在同一行[/B][/B]

3.方法[/B]：

选中词组中的每一个单词（最后一个除外）后的空格并按【[/B]Ctrl+Shift+Space[/B]】即可。

[/B][/B]

4.2.[/B]使用[/B]Word[/B]截取无边框网页内容[/B][/B]

5.方法[/B]：

在浏览器中选择要复制的内容，按【[/B]Ctrl+C[/B]】[/B]/[/B]右击，复制。

——打开[/B]Word[/B]程序，单击【开始】、【剪贴板】、【粘贴】下拉的【选择性粘贴】——在弹出的【形式】中下选择【无格式文本】——确定。

[/B][/B]

6.3.[/B]用【[/B]F4[/B]】键实现重复操作[/B][/B]

7.方法[/B]：

如果想重复上一个操作，则在结束上一个操作之后敲击【[/B]f4[/B]】即可。

[/B][/B]

8.4.[/B]将文字、表格等直接转换为图片[/B][/B]

9.方法[/B]：

选择要转换为图片的数据——【[/B]ctrl+c[/B]】将其复制到剪贴板——将光标移动到要插入图片的位置——打开【选择性粘贴】——选中【粘贴】按钮，在【形式】中选择【图片】——确定。

[/B][/B]

10.5.[/B]掩藏拼写错误标记[/B][/B]

11.方法[/B]：

【审阅】、【校对】、【拼写和语法】——单击【选项】打开【校对】选项……[/B][/B]

12.6.[/B]进行简体和繁体的转换[/B][/B]

13.方法[/B]：

选择需要转换的文字——【审阅】、【中文简繁转换】……[/B][/B]

14.7.[/B]利用特殊字体快速制作各种实用标志[/B][/B]

15.方法[/B]：

定位光标——【插入】、【符号】、【符号】、【其它符号】——在【字体】下拉中选择【[/B]Webdings/wingdings2/wingdings3[/B]】，然后在列表中选择需要的符号，例如禁止吸烟标志——单击【插入】或者在符号上双击——将符号选中，在字号中输入例如“[/B]100[/B]”，将符号设置为较大的字号——接着设置颜色……——输入需要的文字——右击，利用组合功能。

[/B][/B]

16.8.[/B]使用[/B]Word[/B]认识生字[/B][/B]

17.方法[/B]：

选择生僻字，出现浮动工具条——单击浮动工具条的【拼音指南】。

[/B][/B]

18.9.[/B]使用[/B]Word2007[/B][/B]查单词[/B][/B]

19.方法[/B]：

选择——右击，出现快捷菜单——选择【查阅】，打开【信息检索】。

（也可以使用[/B]Word2007[/B]的“英语助手”查询英语单词）[/B][/B]

20.10.[/B]改变下划线和文字的距离[/B][/B]

21.方法[/B]:

[/B]在需要这样做的文字前后个添加一个空格。

如果为第一行，为防止[/B]Word[/B]自动缩进，可以先输入一个无关的字，再添加空格，最后删除无关的字——选择文字和空格，为其设置下划线格式——选择文字（不能选择空格），按【[/B]Ctrl+D[/B]】打开【字体】对话框，选择【字符间距】，在位置下拉中选择【提升】，将磅值设置为需要的数字——确定——删除文字前后的空格。

（如果删除文字前面的空格时，使格式恢复为默认的话，可将前面空格的字体颜色设置为背景颜色）[/B][/B]

22.11.[/B]在文檔中插入艺术横线[/B][/B]

23.方法[/B]：

定位——打开【边框和底纹】、【页面边框】——单击【横线】——选择自己需要的横线——确定。

[/B][/B]

24.12.[/B]查看文檔中使用的格式[/B][/B]

25.方法[/B]：

打开文文件——将光标移动到需要查看的位置，按【[/B]Shift+F1[/B]】——出现【显示格式】，在里面可以查看段落、线型、版式、边框等。

[/B][/B]

26.13.[/B]进行双行合一[/B][/B]

27.方法[/B]：

选择需要这样做的文字——【开始】、【段落】的【中文版式】，下拉选择【双行合一】，打开对话框，根据需要选择或不选择【带括号】复选框——确定。

[/B][/B]

28.14.[/B]将两个表格合并为一个表格[/B][/B]

29.方法[/B]：

将两个表格一上一下放置（中间不能有任何数据），然后删除两个表格中多余的回车符。

当两个表格的回车符鞲鞴删除之后，两个表格自动合并。

[/B][/B]

30.15.[/B]将一个表格拆分为两个表格[/B][/B]

31.方法[/B]：

将插入点放置到要拆分的行的任意单元格中，选择表格工具的【布局】，在【合并】中单击【拆分表格】，这样就可以在该行前面插入一个空行，并且将表格分为两个表格。

也可以现将插入点移动到即将拆分为第二个表格的首行，按【[/B]Ctrl+Shift+Enter[/B]】[/B].[/B][/B]

32.16.[/B]在[/B]Word[/B]中使表格数据按照姓名笔划排序[/B][/B]

33.方法[/B]：

插入一张表，将人员的姓名录入表格，每个姓名占据一行，并使所有姓名保持在同一列中——选择姓名列，单击表格工具的【布局】，在【数据】中单击【排序】，打开对话框，在【主要关键词】中单击【类型】右侧的下拉，下拉选择【笔划】。

如果表格有标题行，则在【列表】区域中选择【有标题行】按钮——确定。

[/B][/B]

34.17.[/B]确定图片与文字的相对位置[/B][/B]

35.方法[/B]：

双击要确定位置的图片，这时就会打开【格式】选项卡——在【排序】中单击【位置】，下拉中选择一中文字环绕方式。

[/B][/B]

36.18.[/B]在文文件中以竖排方式输入文字[/B][/B]

37.方法[/B]：

右击文檔的空白处，从出现的快捷菜单中选择【文字方向】，打开【文字方向[/B]-[/B]主文文件】——在【方向】区域中选择一中需要竖排文檔的方式——【应用于】下拉中选择需要的范围——确定。

在文文件中输入文字，格式化即可。

[/B][/B]

38.19.[/B]制作书法字帖[/B][/B]

39.方法[/B]：

单击【[/B]Office[/B]】按钮，下拉选择【新建】，打开对话框，选择【书法字帖】，单击【创建】，出现【增减字符】对话框——在【书法】区域选择【书法字体】按钮——在【书法字体】下拉中选择一种喜欢的字体——在【排列顺序】下拉中选择字符排列的顺序——在【字符】区域的【可用字符】中选择需要的文字添加到字帖中，单击【添加】到【已用字符】——单击【关闭】，关闭【增减字符】对话框，即可看到文文件中书法字符的效果，并出现【书法】选项卡……设置各种格式。

[/B][/B]

40.20.[/B]解决打印时表格超出版面的问题[/B][/B]

41.方法[/B]：

将鼠标放置在表格左上角，这时候出现拖动按钮，拖动即可。

若果表格使用了固定列宽，则可以在表格工具的【布局】选项卡中单击【自动调整】按钮，在下拉中选择【根据窗口自动调整表格】选项。

[/B][/B]

42.21.[/B]在一页纸上打印多页文檔[/B][/B]

43.方法[/B]：

新建一个空白文檔，在【页面布局】的【页面设置】中单击【纸张大小】，下拉选择【[/B]A4[/B]】，如果需要，还可以设置纸张的方向。

——在【页面设置】组单左下角单击【页面设置】按钮，在打开的对话框中选择【文文件网格】——在【网格】区域中选择【指定行和字符网格】按钮，然后在【行数】区域中将【每页】微调框中的值设为[/B]2[/B]——确定，使文檔中间出现一条网格线。

如果没有网格线，则在【视图】中选择【网格线】再扭扭——在【插入】的【文本】中单击【文本框】，从下拉中选择绘制文本框，在文檔中绘制一个文本框，大小约为纸张的四分之一（如果文本框大小不好调整，可在文本框工具的【格式】的【大小】来调整）——按住[/B]Ctrl[/B]键后拖动文本框的边框，复制出三份，然后将他们移动到合适的位置。

在移动过程中，可以使用向上键或向下键进行调整——取消网格线，并将行数恢复到[/B]43[/B]行，切换到要打印的文檔——使用复制和粘贴的[/B]方法[/B]在四个文本框中粘贴需要的文字。

[/B][/B]

44.22[/B]．把多页[/B]Word[/B]文檔缩印小打印到同一纸张上[/B][/B]

45.方法[/B]：

【[/B]Office[/B]】，从打开的下拉中选择【打印】，打开对话框——在【缩放】区域的【每页的版数】下拉中选择每页显示的版数（版数越多，字越小！

！

）——在【按纸张大小缩放】下拉中选择一中纸张大小，例如[/B]A4[/B]——确定。

[/B][/B]

46.23.[/B]使文文件的图片快速显示出来[/B][/B]

47.方法[/B]：

如果要使包括多张图片的文文件快速显示图片，可以在打开文檔时候单击快访问工具栏的【打印预览】，然后马上关闭打印预览即可。

[/B][/B]

48.24.[/B]打印檔之后直接装订——逆序打印[/B][/B]

49.方法[/B]：

在[/B]Word[/B]中打开要打印的长篇文檔，打开【打印】对话框——单击【属性】，打开【[/B]XXX[/B]文文件属性】对话框，在【布局】选项卡的【业序】区域中选择【从后向前】——确定，回到【打印】对话框——确定。

（逆序打印只会影响打印机的实际输出效果，打印预览时仍会以正常顺序显示）[/B][/B]

50.25.[/B]实现书籍折页打印[/B][/B]

51.方法[/B]：

如果打印后的檔要装订成书籍，可以使用如下操作——打开要打印的文檔，打开【页面设置】对话框——在【页边距】的【页码范围】区域的【多页】下拉中选择【书籍折页】，确定——打开【打印】对话框，选中【手动双面打印】复选框——在【页码范围】区域选择【页码范围】按钮，然后在【页码范围】文本框中输入要打印的页码——确定。

（这样，打印开始后，两个连续的页面就会被打印在同一张纸上，把这张纸对折起来，就可以像书一样翻看）[/B][/B]

52.26.[/B]突破网页无法复制的限制[/B][/B]

53.方法[/B]：

在[/B]Word[/B]中单击【[/B]Office[/B]按钮】，下拉选择【打开】命令，出现对话框——在【文件名】文本框中输入无法复制网页内容的网址——单击【打开】按钮，稍后就会在[/B]Word[/B]窗口中看到所有的网页内容，可以直接编辑了！

（如果网页内容比较多，哪么[/B]Word[/B]打开网页的时候会提示“[/B]Word[/B]内存不足，修改之后无法进行撤销操作”，这一点丝毫不影响用户复制网页内容，不理他）[/B][/B]

54.27.[/B]将英文文档翻译成中文文档[/B][/B]

55.方法[/B]：

打开要翻译的英文文档，然后在【审阅】选项卡中单击【校对】的【翻译】，这时候会打开【信息检索】任务窗口——单击【信息检索】中的【翻译整个文档】项右侧的按钮，弹出【翻译整个文档】对话框——单击【是】即可！

（由于是计算机翻译，因此不能保证完美！

）[/B][/B]

56.28.[/B]统计文字出现的次数[/B][/B]

57.方法[/B]：

打开需要的文档——在【试图】选项卡中单击【查看宏】，打开【宏】对话框，在【宏名】文本框中输入“[/B]FindText[/B]”，然后单击【创建】，打开【[/B]Microsoft[/B][/B]Visual[/B][/B]Basic[/B]】编辑窗口——在代码编辑窗口中输入如下代码：

[/B][/B]

58.Sub[/B][/B]FindText（）[/B]

59.Text[/B][/B]=[/B][/B]InputBox（"[/B]请输入要查找的文本[/B]:

",[/B][/B]"[/B]提示[/B]"）[/B]

60.With[/B][/B]ActiveDocument.Content.Find[/B]

61.Do[/B][/B]While[/B][/B].Execute（FindText:

=Text）[/B][/B]=[/B][/B]True[/B]

62.tim[/B][/B]=[/B][/B]tim[/B][/B]+[/B][/B]1[/B]

63.Loop[/B][/B]

64.End[/B][/B]With[/B]

65.MsgBox[/B][/B]（"[/B]当前文档中查找到[/B]"[/B][/B]+[/B][/B]Str（tim）[/B][/B]+[/B][/B]"[/B]个[/B]"）,[/B][/B]48,[/B][/B]"[/B]完成[/B]"[/B]

66.然后关闭[/B]VB[/B]编辑窗口，回到[/B]Word[/B]窗口——当需要查找某文本在文档中出现次数时候，单击【宏】，在列表框中选择【[/B]FindText[/B]】，打击【运行】，打开【提示】——输入需要查找的文本——确定……[/B][/B]

67.29.[/B]正常显示过宽文档[/B][/B]

68.方法[/B]：

【试图】的【显示比例】的【显示比例】按钮，打开对话框，在【显示比例】区域中选择【页宽】按钮——确定。

[/B][/B]

69.30.[/B]将文本转换为表格[/B][/B]

70.方法[/B]：

在[/B]Word[/B]中输入文本（输入过程中一定要使用一种特别的符号隔开准备转换为表格的内容（逗号、制表符、空格等））——选择要转换的文本——在【插入】的【表格】中单击【表格】，下拉选择【文本转换成表格】，打开对话框——根据需要对对话框中的参数进行设置——确定。

[/B][/B]

71.31.快速编制文档目录

72.方法：

打开要编制目录的文档，疒将插入点放在要插入目录的位置——在【引用】的【目录】组单中中单击【目录】按钮，下拉选择【插入目录】，打开【目录】对话框，取消选中【使用超链接而不使用页码】复选框——在【显示级别】数值框中设置相应的级别——确定。

73.32.快速更新编制好的文档目录

74.方法：

在文档Zhong单击文档目录，使其灰色显示——在【引用】的【目录】中单击【更新目录】，打开对话框——更具需要设置——确定。

75.33.比较合并Word文档

76.方法：

A.比较——【视图】——【并排查看】

77.B.精确比较——【审阅】的【比较】中单击【比较】下拉选择【比较】命令，打开【比较文档】对话框——在【源文档】下拉选择要将来自多个来源的修订组合到其中的文档——在【修订的文档】下拉中选择含有其中一个审阅者所修订的文档——单击【更多】，在【比较设置】区域中选择要在文档中进行比较的选项，在【显示修订】区域中选择要显示字符级更改还是单词更改。

——在【修订的显示位置】单选按钮组中选择【新文档】按钮，【确定】，【是】——要更改在单击【确定】时显示在屏幕上的文档，可以在【比较】组单中单击【掩藏源文档】或者【显示源文档】。

78.C.合并文档——打开源文档，单击【审阅】——在【比较】中单击【比较】按钮，下拉选择【合并】命令，打开【合并文档】对话框——在【原文档】和【修订的文档】下拉选择要合并的文档，或者使用【浏览原始内容】按钮选择文档——在【比较】设置区域中选择合并文档时候要比较的选项，其他选项保持默认，确定——在【审阅的【比较】单击【显示原文档】按钮，下拉选择【显示原始及修订后文档】命令——单击【更改】组的【接受】，下拉选择【接受疒移到下一条】。

当文档中不同之处全部审阅结束后，单击【接受】按钮，下拉选择【接受对文档的所有修改】——按【Ctrl+S】，保存文档——OK！

79.34.恢复损坏的文档

80.方法：

A。

使用自动恢复功能

81.打开【Word\excel\PPT\……选项】对话框，单击【保存】选项，在【保存……】区域中选择【保存自动恢复信息时间间隔】复选框——在右侧的微调框中输入保存间隔的分钟数——在【自动恢复文件位置】和【默认恢复位置】可以设置哦——确定。

这样，当Office遇到突发事件时，重启Office后辉县市【文档恢复】任务窗格，在文档后单击下拉按钮，在下拉中选择【另存为】命令即可恢复文档。

82.B.打开并恢复（若文档被损坏无法正常打开，使用打开并恢复功能）

83.启动Office，按【Ctrl+O】打开【打开】对话框——在对话框中选择要恢复的……文档，单击【打开】下拉按钮，选择【打开并修复】。

84.C.将文档另存为为SYLK格式（使用与可以打开但显示混乱的文档）

85.打开损坏的……——单击【Office】按钮，下拉选择【另存为】，打卡【另存为】对话框在【保存类型】下拉中中选择【SYLK】选项——单击【保存】，将其转换为SYLK格式。

然后，关闭Office，打开刚才另存为的SYLK文件即可！

86.35.在Excel中正确输入分数

A．输入不带整数的分数

87.如果要在单元格中输入1/3这样的分数，可以首先选中单元格，输入0，按一下空格键，然后输入1/3，按【Enrer】即可。

如果直接输入1/3，默认情况下，按【Enter】后显示为日期“1月3号”

88.B.输入带整数的分数

89.例如输入5，可以首先选择单元格，输入5，按一次空格，输入1/3，确定。

90.C.输入特殊格式的分数（例如4/10）

91.默认情况下，在单元格中输入4/10时显示2/5，一定要让显示为4/10的话，方法：

选择要设置格式的单元格——在【开始】中单击【数字】组单的【设置单元格格式：

数字】按钮，打开对话框——在【分类】中选择【分数】选项，在【类型】中选择【以10为分母（3/10）】——确定。

92.36.快速输入平方符号和m3符号

93.方法：

输入一个数字或字母，例如10——在按住【Alt】的同时依次按下小键盘区域的1、7.8，按【Enter】即可输入平方。

94.按Alt同时按依次1、7、9，，【Enter】输入立方符号。

95.1、3、7千分之符号

96.1、7、7加减号

97.37．在多个表格中依次输入相同的数据

98.方法：

按【Ctrl】键，分别单击需要输入同一数据的多个单元格——直接输入数据……，然后按【Ctrl+Enter】确认输入（输入后不能直接敲击Enter）

99.38.快速互换行与列

100.方法：

选中需要这样做的区域——按【Ctrl+C】将其复制，然后单击转换之后要放置数据的单元格。

在【开始】选项卡中单击【粘贴】按钮，在其下拉选择【转置】命令。

101.39.小引号在Excel中的作用

A.前导输入文本格式的数字

B.日期数据的输入【默认情况下，输入2-24时，自动转换为2月24日，一定要显示为2+-24，方法时：

先输入一个英文状态下的单引号，再输入日期即可显示为2-24】

102.40.多列数据合并

103.方法：

在需要巴尔兵的列的后面一列中输入=A1&B1&C1……（打比方从第一个第一个开始啊，可以换的，如：

=A100&B100……）——Enter——一下的任务交给填充柄！

104.41.对从网络上下载的文本数据巧妙分列

A.例如：

105.云南师大

106.ynnu

107.楚雄师院

108.cxnc

109.北京大学

110.pku

111.是我们从互联网上下载的数据，复制到Excel中之后，“云南师大和ynnu”……显示在了A列之中，但是不整齐，想让A列显示汉语，B列显示英语，达到优美的外观效果的方法为：

选择A列，单击【数据】——分列……（注意：

此方法使用时候汉语之间不能有空格，汉语和英语之间要有一个相同的分割符号——空格、逗号……对于中间有空格的英语词组，可以在分割之前删除空格（注意空格较多时候，可以先选中词组，使用替换功能），操作结束之后恢复空格即可）

112.B.例如：

113.云南师大

114.Ynnu

115.北京师大

116.Bjnu

117.武汉大学

118.Whu

119.是从互联网上下载的被复制到了Excel中A列的数据，要然他们汉语和英语并排显示在B列和C列，方法是：

在B1C152C2B3C3中分别输入$A1,$A2,$A3,$A4,$A5,$A6——选中B1：

C3区域，利用填充柄实现自定义公式的应用——按【Ctrl+H】打开【查找和替换】，在【查找内容】中输入$，在【替换为】中输入=——单击全部替换，使工作表中的$都变成=，这样就可以对A列勇最简单的公式进行分列（调整B和C的显示分割线，时单元格中的数据都显示出来）——选择B和C的数据，按【Ctrl+C】将其复制，然后单击某个其他的单元格，打开【开始】的【粘贴】按钮，下拉选择【粘贴值】，将B和C中使用的公式去掉，使其成为文本——复制刚刚粘贴的无公式数据，将其粘贴到一个新的工作表中保存即可。

120.42.使用记录单准确快速输入

121.方法：

打开【Excel】选项——【自定义】……

122.43.在Excel中直观地查看数据

123.方法：

选择区域——【开始】的【样式】的【条件格式】下拉选择【突出显示单元格规则】的下拉中选择一中合适的规则——在对话框中设置数据条件和显示方式——确定

124.44.输入图文混排的数据

125.方法：

打开Office，插入需要的图片——在【插入】的【文本】中单击【文本框】下拉选择【横或竖排文本框】——在工作表中适当的位置画出一个文本框——在文本框中输入数据——使用【开始】的【字体】组单的选项设置数据格式——……

126.45.输入带拼音的数据

127.方法：

使用【插入】的【特殊符号】的【符号】下拉的【更多】，打开dákaī【插入特殊符号】对话框，选择【拼音】选项卡……

128.46.使用Excel表对数据进行排序和筛选

129.方法：

选择区域——单击【插入】——在【表】组单中单击【表】按钮，打开【创建】表对话框——选择【包含标题】复选框——确定……

130.47.快速选择整个表

131.方法：

将鼠标放置到表左上角的单元格的左上角,当指针变成指向右下角的箭头时，单击。

132.48.对多个Excel表中的数据合并计算

133.方法：

利用【数据】——【数据工具】的【X计算】……

134.49.多条件求和

135.方法：

A。

打开要多条件求和的工作表——在【数据】的【排序和筛选】中单击【帅选】按钮……

136.B．利用Excel2007自带的条件求和工具

137.【Office】下拉选择【X选项】打开对话框——单击【加载项】，在【管理】下拉中选择【X加载项】，单击【转到】，打开【加载宏】对话框——在【可用的加载宏】列别哦中选择【……】——确定——单击【公式】的【解决方案】，在此可以看到【……】，单击【……】，弹出【……】对话框——下一步，在相应的下拉中选择相关选项，注意，一定要在【运算符】下拉中选择哦…………——…………

138.50.用Excel快速、准确查找数据

139.方法：

选择——样式——条件格式——管理规则——新建规则——使用公式确定要设置格式的单元格——在【为符合此公式的值设置格式】文本框中输入…………【可以下载一些常用条件格式操作指导】

140.51.用Excel进行抽样数据分析

141.方法：

打开要分析的工作表——数据、分析、数据分析，打开【数据分析】对话框——在【分析工具】中选择【抽样】，确定，打开【抽样】对话框——输入区域—