XTOA 36协同网络办公系统.docx
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XTOA36协同网络办公系统
XTOA3.6协同网络办公系统
目录
第1篇什么是网络办公自动化？
2
第2篇XTOA3.6-企事业单位网络办公自动化解决利器4
第3篇XTOA3.6网络办公系统的原理、功能及应用环境5
3.1XTOA3.6系统工作原理介绍6
3.1.1XTOA3.6系统工作原理介绍6
3.1.1.1系统针对单位领导所涵盖的功能：
7
3.1.1.2系统针对普通员工所涵盖的功能：
7
3.1.2针对管理流程的工作原理7
3.2XTOA3.6系统功能模块介绍8
3.2.1系统功能概况8
3.2.1.1系统功能结构图8
3.2.1.2系统功能8
3.2.1.3系统特点12
3.2.2功能模块15
3.2.2.1个人桌面16
3.2.2.2信息中心16
3.2.2.3人事机构17
3.2.2.4考勤管理17
3.2.2.5工作计划17
3.2.2.6公文流转18
3.2.2.7会议管理18
3.2.2.8审批登记19
3.2.2.9用款管理19
3.2.2.10报销管理19
3.2.2.11办公用品19
3.2.2.12车辆管理20
3.2.2.13资料管理20
3.2.2.14文档管理20
3.2.2.15资产管理20
3.2.2.16客户资源管理20
3.2.2.17系统管理21
3.3XTOA3.6系统运行环境要求和技术概况21
网络时代的新挑战——如何充分利用网络资源实现办公管理自动化
管理和效率——管理者随时面对的挑战
随着网络经济和知识经济的迅猛发展，企业间竞争一直围绕着企业内部管理进行，强调企业如何有效的利用自身的资源，提高生产能力、提高工作效率、降低成本。
上个世纪末，伴随着信息技术革命，全球进入了知识经济的时代。
信息技术的应用加速了知识的传递、加工和更新，提升了企业的有效利用信息的能力，从而提高了企业的工作效率和生产能力。
终于，经过近二十年的迅猛发展，世界经济由“生产能力不足”逐渐变成“生产能力过剩”。
在这种经济环境下，企业面临着前所未有的竞争压力。
随着我国经济建设的稳步发展，进入WTO的实现，政府机关、企事业单位如何提高内部管理水平，降低重复劳动、提升工作效率，提高服务标准、也成为众多单位领导不断思考和探索的问题。
这些都要求我们必须采用全新的信息处理手段，完善内部组织结构、信息系统和管理运作流程，消除信息孤岛，建立协同工作的信息管理体制。
综上所述，在全新的知识经济时代，管理者需要一种全新的管理理念和管理手段，对单位内部办公管理流程进行整合。
于是，网络办公自动化OA（OfficeAutomation）概念应运而生。
第1篇什么是网络办公自动化？
无论是企业还是政府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需要安排，决策者需要依据纷乱的信息做出重要的决定。
拥有一套智能化、信息化的办公系统，对办公人员和企业决策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。
在网络连接千万家的时代，办公自动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部门之间进行协同办公成为可能。
今天的中国，“企业信息化”、“政府部门信息化”都忙得如火如荼，一套优秀的办公自动化（OA）系统将是企事业单位迈进数码时代的“基石”。
众所周知，我们绝大多数企业和非赢利单位，都采用层层授权的金字塔式的管理模式，从控制论的角度看，这种模式的好处是容易控制全局，但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不畅通，高层了解底层的信息除了通过的直接下属（中层管理者）外，就是自己亲自了解，亲自了解往往很累；通过中层管理人员，则有一个信息反馈的效率和成本问题，无疑，单位的信息化能提高效率节省成本。
基于层层授权、各司其职的思想，近年来应用较广的企业信息管理系统（MIS）、ERP等。
这些软件使企业高层很方便地了解企业采购，销售，库存以至财务的情况，企业的中层到底层都置于了最高层的管理监督之下。
因此这类软件大多上级对下级控制有余，同级与同级的部门与人员协作交流不足。
控制太多，人就会变成机器，工作就缺乏乐趣，只有协作交流起来，工作就变得轻松有趣，更符合人性，更容易发挥普通人的智慧和积极性。
办公自动化软件把单位的各个部门紧密联系在一起，强化了机构内部员工之间、部门之间的信息交流与协同工作，使得机构内部的办公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行，相互间可以亲密地交流协作！
办公自动化的发展是一个不断进化的过程，随着电脑和网络技术的发展可以分为以下几个阶段：
办公电脑化，单位有了电脑，可以打印文件，保存数据，用一些单机版软件等。
办公网络化，单位的电脑有了局域网并连上了互联网，实现了资源共享，但内部缺乏秩序和安全。
网络程序化，在办公网络化的基础上，有了网络办公软件的办公平台，实现了轻松有序的管理。
将来还可能有网络办公的智能化，办公变得越来越轻松。
办公自动化软件，具体来说有哪些作用呢？
首先能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。
这些都可在网络上进行。
其次是节省运营成本：
包括时间和纸张。
第三是规范单位管理：
把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：
公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。
第四是提高企业竞争力、凝聚力：
员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。
无疑，企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。
第五是使决策变得迅速科学：
高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。
办公自动化应该作为企事业单位除了生产控制之外的信息处理与管理的集合，应该是对于单位的领导来说，OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据。
对于中层管理者OA是信息管理系统，而对于普通管理者，OA又是事物/业务处理系统。
OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。
近年来，随着网络技术的迅速发展普及，通过利用先进的网络资讯技术，实现办公自动化的解决方法，被称为网络办公自动化解决方案。
随着INTERNET技术，国际互联网络的发展，目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公，远程办公管理等更广阔的领域。
第2篇XTOA3.6-企事业单位网络办公自动化解决利器
随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。
本系统是采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平台，针对企事业单位内部的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、实用的办公自动化软件。
包括信息中心、人事考勤、计划日志、公文会议、办公用品、资料管理、用款报销、资产资料、个人事务、消息管理、文档管理、车辆管理、公务接待、客户资源、系统配置等功能模块。
其友好的界面、严谨的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是企事业单位员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导做出英明决策的左右手。
她使复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了单位各部门的工作效率。
XTOA3.6采用纯WEB技术，即：
在客户端不必安装专用代码，系统功能全部在服务器端集中实现和管理，系统维护升级难度和工作量明显降低，真正做到客户端零维护，使系统可用性和易维护性与传统方式相比有了质的飞跃。
对于现代的企事业单位来说，办公地点、办公时间越来越灵活。
传统的必须在局域网内才能使用的办公管理软件，对于外地分支机构人员或出差人员与企业内部进行交流形成极大制约。
随着SOHO（在家办公）、分工协作等办公新概念的兴起。
办公事务的存在范围的概念被极大扩大。
新型的各种办公管理单元可能是由许多分布在不同物理地区的功能小组组成的。
伴随着INTERNET网络技术的发展、普及。
开发出一套不受物理存在范围制约的办公自动化软件在技术上完全可行。
而且，可以为企事业单位的管理工作提供更加灵活、方便的条件。
先进的系统设计方法使各模块可独立存在；整个软件易拆分，易组装，灵活方便；采用了先进的安装盘制作方法，提供全中文安装界面提示，安装速度快，操作简便，保证软硬件双重加密，数据安全可靠；绿色软件安装对现有系统不造成任何破坏；良好的系统开放能力和可扩展性，使系统可根据各个不同企事业特点，为其定制增添各类业务模块，同时还可与客户的其它信息系统进行数据互联。
第3篇XTOA3.6网络办公系统的原理、功能及应用环境
XTOA3.6网络办公系统是一个以日常办公管理事务为中心，通过引入数据权限和功能权限对不同部门及员工进行权限划分，以实现信息、管理、服务协同工作的办公管理平台。
通过对信息中心、人事考勤、公文会议、计划项目、用款报销、资产资料、办公用品、车辆补贴等日常办公内容的管理，实现对企事业单位日常办公工作的全面管理，并能规范办公流程，提高管理水平和管理质量，准确分析决策，达到全面提升单位办公效率的目的。
3.1XTOA3.6系统工作原理介绍
3.1.1
XTOA3.6系统工作原理介绍
针对人员角色的工作原理
XTOA3.6网络办公系统以岗位角色为核心，允许客户根据本单位的实际管理需要，灵活进行各类角色的定义，赋权工作。
体现了现代管理中的定岗定员、对岗不对人的管理思想。
同时支持操作用户身兼多职，极大降低了由于人员调动及岗位变动为系统设置带来的影响。
3.1.1.1
系统针对单位领导所涵盖的功能：
3.1.1.2
系统针对普通员工所涵盖的功能：
单位领导通过对各类职位角色的权限设定，就可以完成本单位架构体系、管理范围的自动划分。
3.1.2针对管理流程的工作原理
XTOA3.6中，可由用户通过流程设置功能对各种办公审批、请示报告等流转环节进行完全的自定义设置，实现了各类办公文件的自由流转，充分体现流程化管理的管理思想。
3.2XTOA3.6系统功能模块介绍
3.2.1系统功能概况
3.2.1.1系统功能结构图
3.2.1.2系统功能
●系统初始化
✓机构配置：
机构配置管理包括部门设置、职位设置和人员基础信息录入。
部门设置、职位设置是系统运转的基础部分，通过根据本单位的实际情况设定部门、及各种职位权限可实现对管辖范围的划分，同时对系统内部工作流转也将产生重要的影响。
在系统中部门是一个逻辑概念，因此部门设置与真实的组织结构可以不同。
系统中部门的逻辑结构主要取决于按照组织结构划分的部门权限和工作范围。
✓职位管理：
系统中的职位可以自由定义。
在给单位员工分配角色时可以与实际情况一一对应，也可以给员工对应一个或多个已定义好的角色，系统支持身兼多职
✓员工管理：
通过员工管理，不仅可以详细记录员工个人信息、家庭信息、教育信息、联络信息、还可登记工作履历信息、上传相片，以及进行所属部门和担任职位的分配。
✓参数设置：
系统中所有参数都可由用户自行定义，包括各类字典数据、考勤参数、计划报告类别、公文参数、各类模版等等，在系统投入正常运转前，通过相关工作人员将各种参数根据本单位的实际情况进行设置。
可以提高系统对于本单位管理要求的适应性。
✓流程设置：
系统内部各种工作流转的工作流程可以由用户根据实际情况自行定义。
通过流程设置，可以将单位日常办公管理中的管理流程在系统中得到完整体现。
实现各种文件、请示、报告的流转自动化。
极大提高了工作效率，同时也强化了办公工作的规范性。
●信息中心
✓信息中心：
信息中心包括栏目管理、信息发布、信息浏览三大部分功能。
各用户可以根据自己的实际需要自行进行栏目的分级设置。
并根据管理规定设定各栏目相关的发布、管理权限，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理。
实现信息发布的统一管理。
信息中心中栏目的构主要取决于单位内部信息管理的划分需要。
在XTOA3.6中根据信息类别的区别，提供了两种格式的信息发布——普通类信息、红头文件式信息。
可以满足单位对于多样化信息管理的要求。
✓常用链接：
系统中的常用链接可以将单位经常使用的各类相关站点进行设置，方便日常工作中迅速准确的连接。
✓BBS：
可由用户灵活设置栏目、栏目权限、栏目用户范围的BBS，在实现内部员工交流的同时，可以充当日常办公讨论组的功能。
大大提高了内部交流的效率。
✓其它功能：
为了便于用户的日常工作，在XTOA3.6中还提供了飞机航班、火车时刻、邮编区号等查询管理功能。
●人事考勤
✓人事管理：
人事管理包括人员档案管理、调动分配管理、离职管理、及各种查询统计。
可以实现对单位员工人事信息、岗位调动变化的管理查询功能。
离职管理模块中可以自动检查员工目前未完工作，对人事管理人员进行相应提示。
✓考勤管理：
考勤管理由签到、签退、请假/销假、加班申请、统计查询等模块组成。
可以对单位员工的考勤情况一览无余。
同时灵活的接口可以实现与其它考勤系统的数据对接（如：
打卡式考勤机。
。
。
）
●工作计划
✓计划安排：
计划安排实现对日常工作计划的安排、下达、负责人员的指定，同时支持进行计划的再分解操作。
实现工作由上到下，由总到分的统一安排管理。
✓跟踪检查：
单位领导对于已经安排的工作任务可以跟踪检查，对于提交完成的工作申请进行核准操作。
实现对于工作任务时间进度、工时进度、任务进度的多种跟踪检查。
方便的穿透查询功能，可以使管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监控管理。
✓报告日志：
系统提供的报告日志可以使工作任务负责人方便的进行相关报告的提交，可以细到每人每日的日志提交功能，极大的提高了管理的精确性，实时性。
同时也为将来的工作考评提供了准确、翔实的数据。
✓费用管理：
通过与费用报销模块的连接，方便管理者对于相关工作任务的费用投入情况进行直接管理。
●公文流转
✓发文收文：
实现了单位内部发文起草、发布来文登记的功能，通过系统提供的在线编辑、附件上传功能可以与其它文档编辑工具进行结合。
✓公文办理：
根据预先设置的公文办理流程，各环节的办理功能定义，可以实现公文的各项办理工作。
同时根据各办理节点的权限设置，可以进行相应的加签、退签、修改后续流程等操作。
极大的满足了日常公文办理中对于操作灵活性的要求。
✓催办跳转：
对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、邮件，跳转操作等功能实现，对于办理流程的跟踪检查、特殊流转的要求。
提高公文流转办理的工作效率。
✓归档销毁：
通过与系统文档管理的连接，对于已完成流转办理的公文，可以进行相应的归档、销毁操作。
●会议管理
✓会议登记：
对于各类会议进行登记，根据参加范围自动发送会议通知邮件。
打印会议通知等功能可以降低会议管理人员的工作强度。
✓会议室管理：
对于单位会议室安排进行预约申请，登记。
使用情况查询。
可以提高对于会议室资源利用的合理性。
✓纪要管理：
对于各类会议精神、决议的登记，相关文件的上传管理。
可以使单位会议管理井井有条，便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。
●文档管理
✓类别定义：
通过对于单位内部文档库的分类定义，权限划分。
建立单位内部文档资源库。
✓文档发布：
各相关人员可对在授权范围内的文档目录进行相应的发布管理操作。
✓文档查询：
各相关人员对在授权范围内的文档进行在线查找、浏览。
提高了日常工作效率。
●申请审批
✓类别定义：
系统本身提供了8种定制格式的申请审批类型。
同时支持用户根据日常办公的实际情况，自定义其它的申请、请示、报告等。
通过设置相应的流转路径，实现申请审批的自动化。
✓提交申请：
员工可以通过桌面系统进行各种申请、请示、报告的在线填写、提交及回复审批跟踪。
✓审批登记：
管理者可以对需要自己进行审批回复的各类申请、请示、报告进行相应的审批、回复、填写意见等操作。
●用款报销
✓用款管理：
对于单位内部的各种用款进行在线提交、审批、借出登记、归还登记的管理，降低日常用款管理工作的工作强度，提高工作效率。
✓报销管理：
对于单位内部的各种用款进行在线提交、审批、报销登记的管理，降低日常报销管理工作的工作强度，提高工作效率。
系统同时提供的与计划任务模块的接口，可以使报销费用归口管理，为管理者监督计划项目的费用情况提供数据基础。
✓统计查询：
支持用户按部门、款项类别、相关计划进行相应的统计查询。
方便管理者进行各种分析决策。
●办公用品
✓采购管理：
用户通过系统可在线填写采购申请，相关采购管理人员进行采购登记操作。
同时通过为各种办公用品设定库存报警值，方便办公用品管理人员进行相应的提醒查询，有利于保证办公用品的正常库存。
✓领用管理：
对于需要对办公用品进行领用的用户，通过在线查询、提交申请、相关领导审批、出库登记完成对办公用品领用的全流程管理。
先进准确的移动库存计算办法，可准确的记录相关费用，自动完成库存增减。
✓统计查询：
各级管理者可通过部门、时间段、类别等不同口径进行相应的统计查询。
对于办公用品库存情况、领用情况、采购情况进行管理。
有效减少库存浪费、合理监控相关费用。
●资产资料
✓资料管理：
通过系统建立资料管理档案，支持用户进行资料借阅的在线申请、回复、借出登记、归还登记等全自动操作。
摆脱了传统的手工管理效率低下，查找烦琐等弊端。
方便了单位员工对于各类资料的借阅操作。
提高了内部资料的利用率。
同时提供的借阅统计、缺库登记等功能，对于资料管理工作提供了有效补充，可以快速准确的了解各类资料的使用情况，获得缺库信息。
提升资料管理水平。
✓资产管理：
资产管理由资产档案管理、使用归还管理、查询统计等功能模块组成。
可以使管理者随时对单位内部资产分布情况、使用情况做到一目了然。
同时，通过资产领用责任到人的设计，可以明确使用责任人，有效杜绝资产流失。
●车辆管理
✓车辆档案：
对于单位内部车辆建立相应的车辆档案，详细记录购买情况，车辆情况。
✓用车管理：
对于出车情况建立申请、审批、登记的流程化管理制度，对车辆使用进行合理安排，可以有效提高车辆的利用率。
✓补贴管理：
对于出车司机的补贴情况进行登记管理。
使管理者对于补贴费用情况一目了然。
✓维修管理：
对于车辆维修的情况进行登记管理。
便于对于车辆维护情况的了解。
同时对于维修费用情况可以做到清晰、准确。
●公务接待
✓接待管理：
对于各种来宾接待情况进行相应的登记管理。
●客户资源
✓客户档案：
对于发生业务往来的合作伙伴、客户、联系人等各种相关资料进行收集、登记管理。
同时可以方便查询到历史交往情况、历史销售情况。
便于相关管理人员进行分析、决策。
✓联系记录：
对于与客户交往的历史记录进行准确、翔实的登记管理。
为市场销售人员进行客户分析、实现个性化服务打造了坚实基础。
✓销售管理：
对于销售订单进行跟踪管理。
对于历史销售情况进行各类查询统计。
使管理者对于销售情况了如指掌。
●个人工具
✓邮件管理：
通过内部邮件功能、实现内部员工通过邮件进行日常工作交流。
同时具备的POP3邮件管理功能，可以实现对外部邮箱的管理功能。
附加提供的地址簿功能，可实现与OUTLOOK邮件地址簿的相互转换功能。
✓个人名片夹：
员工通过个人名片夹可以方便、快捷的实现对于常用联系人的分类管理、综合查询等功能。
✓消息管理：
实时短消息功能可以实现员工之间在线实时交流，极大的方便了日常办公。
目前支持的声音提示、图标提示功能进一步增强了使用友好性。
同时支持的提醒闹钟设置功能，可以进行日常按时提示的功能。
✓日程管理：
可以实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。
便于用户对日常工作计划进行安排、管理。
✓个人理财：
可以实现员工对个人财政情况的登记管理、查询统计等功能。
✓个人桌面：
是员工个人工作处理的平台。
友好的界面风格，方便易用的功能。
对于个人工作的合理整和，可以极大方便用户的日常工作。
3.2.1.3系统特点
●方便易用：
完全采用流程化客户界面设计，操作简便直观。
完全基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。
●维护轻松：
完全基于B/S结构的设计，可使用户轻松实现单点维护、全面升级。
摆脱了传统C/S结构实施、维护工作复杂，升级系统时系统管理员需要四处奔波的情况。
●个性化的管理流程定义功能：
现代管理思想中十分重视过程管理（ProcessManagement）。
ISO9000的核心思想正是通过对过程质量的监控，实现系统的质量保证的。
过程管理是将业务划分为相对独立的过程，一个过程的输出将成为下一个过程的输入，而对于过程内部则使用标准的程序（Procedure）进行管理和控制。
基于这种思想，XTOA将各种需要进行流程管理的日常办公行为划分为申请提交、审批流转、登记办理等几个层次：
各种不同事务的处理过程完全由用户自行设定。
这样，可以使单位根据自身特点充分实现管理工作的个性化特色，同时为单位随时调整管理流程变革提供了有力保证。
除此以外，XTOA的工作流技术将日常办公的各种业务工作紧密联系起来，不需要手工的干预就可以将“正确的信息在正确的时间”传递给参与者，这样就大大提高了信息传递的效率，减少了延迟。
●支持工作流程自动化应用：
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。
几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用——公文审批流转处理、会议管理等。
每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库、发布）。
XTOA工作流程自动化的目标就是要协调组成工作流的四大元素，即人员、资源、事件、状态，推动工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控。
不仅管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还可主动推进工作流程的实现，如及时地自动收回或赋予不同人员的操作权限（如起草人起草文件完毕即不可修改文件内容，而其上级领导获得文件的签署权或对内容的修改权）、主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，从而整体提高工作流处理的效率。
●一体化的工作管理平台：
单位日常办公管理工作有一个共同的特点，就是各部门的业务不是孤立的，而是在互动的过程中相互促进，共同提升。
与单一的业务管理软件不同，XTOA系统根据现代办公理念而设计，将各种相关办公业务进行合理整合，提供了统一的操作平台，实现了办公管理业务信息的全面共享。
将各职能部门紧密结合，形成一个有机的整体，从而提升了单位整体的管理、服务效率。
●自定义实现个性化：
XTOA拥有广泛的适用能力，能够适应不同行业、不同类型、不同管理流程、不同组织机构的单位的需求。
XTOA的适用性源于其出色的自定义能力。
用户可以根据自身的管理需求和特点自定义部门结构、角色权限、工作流程、字典参数等等。
XTOA的这种灵活的机制不仅满足不同单位的个性化需求，同时为单位日后的管理提升提供了基础。
“运动是永恒的”，世界总是处在不断的变化之中。
各客户单位为了谋求发展也要不断的“求变”。
当用户单位增加新的管理项目、进行管理革新时，XTOA可以方便的满足管理变更的需求。
●先进的目标任务管理思想：
通过XTOA系统的工作计划及日志管理功能，可以实现内部工作目标的及时下达，反馈，调整。
使管理者对于目前工作的进展情况一目了然。
降低了工作实施管理中的潜在风险，提高了对于工作进度与效果的监管力度。
同时提供企业员工工作业绩考核的数据依据
●支持协同工作和移动办公：
采用WEB开发标准，可以随时实现在互联网上的应用，提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线
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