办公室应知应会知识问答.docx
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办公室应知应会知识问答
福建省农村信用社应知应会知识问答
之办公室管理篇
目录
一、基本性质
1、农信社办公室的地位和作用是什么？
2、农信社办公室的职能是什么?
3、农信社办公室的主要任务和职责有哪些？
4、农信社办公室人员应具备的基本素质是什么？
二、公文写作与文件流转
5、公文处理的基本要求是什么？
6、何为发文办理，主要有哪些程序？
7、何为收文办理，主要有哪些程序？
8、公文格式包含哪些？
9、行政机关公文种类有哪些？
10、报告与请示有何区别？
11、意见与通知的联系与区别？
12、通知的适用范围是什么？
13、内设机构对外行文应遵从什么规则？
14、抄送时应注意哪些事项？
15、行文中如何把握“确有必要，注重效用”的原则？
16、上级机关的公文如何翻印？
三、印章管理
17、印章有哪些种类？
18、印章刻制有哪些规定？
19、印章启用应注意哪些事项？
20、印章的保管应注意什么？
21、印章使用应注意什么？
22、对外出具资金证明如何使用印章？
23、印章停用应注意什么？
24、印章销毁应注意什么？
25、违反印章管理规定如何处理？
四、保密工作
26、什么是保密工作？
27、国家秘密主要包括哪些要素？
28、什么是工作秘密？
29、工作秘密与国家秘密的区别？
30、商业秘密主要包括哪些要素？
31、如何做好保密工作？
32、如何定密？
33、密件标志有哪些规定？
34、秘密事项保密期限如何规定？
35、密级变更和解密有哪些规定？
36、如何进行涉密设备的安全管理？
37、涉密载体销毁有哪些规定？
五、档案管理
38、什么是档案管理工作？
包括哪些环节？
39、归档文件整理原则是什么？
40、归档文件整理工作有哪些环节？
41、归档文件装订时“为一件”的文件范围及排列顺序是什么？
42、归档文件的分类方法有哪些？
43、如何判定归档文件的所属年度？
44、归档文件装订的要求有哪些？
45、编制归档文件目录时，对项目中的题名如何掌握？
46、国家档案局第8号令规定的文书档案保管期限是什么？
47、归档文件的鉴定及销毁的要求有哪些？
48、档案库房安全管理的要求有哪些？
49、会计档案可采用哪些介质保存？
50、会计档案的保管有何要求？
六、宣传信息
51、简报的作用是什么？
52、综合部门信息工作的主要职责是什么？
53、新闻的定义和分类是什么？
54、新闻五要素是什么？
55、消息的结构有哪几部分？
56、新闻通讯的主要特点有哪些？
57、通讯有几种分类？
58、调查报告有哪些特点？
七、企业文化
59、我省农村信用社的核心价值观是什么？
60、我省农村信用社的企业精神是什么？
61、我省农村信用社的工作作风是什么？
62、我省农村信用社的经营理念是什么？
63、我省农村信用社的市场定位是什么？
64、省联社印发的《企业文化手册—理念系统》规范统一了我省农村信用社的形象宣传广告语主要有哪些？
65、省联社印发的《企业文化手册—行为系统》统一了全省员工的行为规范，机关工作人员行为规范是什么？
66、根据《福建省农村信用社员工行为规范》，对员工的履职要求有哪些？
67、根据《福建省农村信用社柜台服务规范》，我省农村信用社为实现优质文明服务对柜面员工提出的具体工作要求？
八、行政后勤
68、采购委员会由哪些人组成？
69、采购方式主要包括哪些内容？
70、在什么情况下可采用邀请招标方式进行采购？
71、在什么情况下可采用单一来源采购方式进行采购？
72、在什么情况下可采用竞争性谈判采购方式进行采购？
73、什么是审批单位、采购单位和使用单位？
74、采购项目按什么程序进行？
75、招标人开开展招标工作，应具备什么条件？
76、招标公告或招标邀请书包括哪些主要内容？
77、采购中，采用竞争性谈判采购方式应遵循哪些程序？
78、采购中，采用询价采购方式应当遵循什么程序？
79、采购中，采用单一来源采购方式应当遵循什么程序？
80、固定资产购建管理须坚持什么原则？
81、后勤服务工作主要内容是什么？
82、后勤服务工作基本要求是什么？
83、什么是视频会议系统？
84、视频会议系统主要功能是什么？
85、会务工作的基本要求是什么？
86、会前准备工作基本要素是什么？
87、会议中生活管理主要事务有哪些？
88、会后有哪些处理事项？
正文
一、基本性质
1、农信社办公室的地位和作用是什么？
农村信用社办公室是管理层面上的办事协调机构，是农信社对外联系的窗口，是沟通上下、协调左右、联络各方、保证机关正常运转的枢纽，是领导的左右手，决策者的智囊团，指挥部的参谋员。
2、农信社办公室的职能是什么?
农信社办公室的职能主要有：
综合、协调、服务、参谋、督查。
综合就是对各部门、各业务工作会集、总结，主要是信息和文字的综合，如年度计划、工作总结、履职报告、情况汇报等；协调就是在部门之间、领导之间和与外部关联单位之间进行协商、沟通，发挥桥梁和纽带作用；参谋就是通过调研，为工作、为领导、为事项的办理建言献策；服务就是为领导、为机关、为基层服务；督查就是对各项工作的落实进行督促、检查。
3、农信社办公室的主要任务和职责有哪些？
农信社办公室的主要任务是参与社务，管理事务，搞好服务。
具体职责有：
文字综合、文书印章、调研参谋、会务安排、机要保密、档案管理、信息报道、公务接待、后勤保障、信访接待、值班安排、车辆管理等。
4、农信社办公室人员应具备的基本素质是什么？
农信社办公室人员应具备的基本素质：
忠于农信事业，具有高度的政治思想觉悟，诚实守信的道德品质，勤劳严谨的工作态度，灵活高效的办事风格，热情周到的服务态度。
二、公文写作与文件流转
5、公文处理的基本要求是什么？
公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
6、何为发文办理，主要有哪些程序？
发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
7、何为收文办理，主要有哪些程序？
收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
8、公文格式包含哪些？
公文格式一般包含：
秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分。
9、行政机关公文种类有哪些？
行政机关公文共有13个文件，即：
命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
10、报告与请示有何区别？
（1）行文目的不同：
请示的行文目的是为了解决工作中遇到的某一具体问题或难题而请求上级机关给予决策意见、明确的答复或审批。
报告的行文目的则只是为了汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，让上级机关了解和掌握信息情况，沟通上下联系，不得夹带请示事项。
（2）行文时间不同：
报告行文时间多在事后，也可以在事情进行当中行文。
请示只能在事前行文，必须等上级机关明确表态后才能付诸行动。
（3）上级机关处理方式不同：
上级机关对下级机关呈报的请示要以批复作答。
报告则以“阅件”方式处理，无须办理。
（4）内容的要求不同：
请示的内容必须坚持“一文一事”的原则要求，或具有“一事一情”性，篇幅较短；报告可以一文一事（专题报告），也可一文数事（综合报告），篇幅可长可短。
（5）文末的结束语不同：
报告的结束语多用“特此报告，请阅知”、“谨此报告，请审阅”等；请示的结束语多用“请批示”、“请批准”、“以上请示当否，请批复”等，带有明确的期复性。
11、意见与通知的联系与区别？
意见和通知在公文中使用频率都很高，但通知具有较强的指导性、决定性、不可更改性。
其内容要求办理和执行；意见则带有弹性，往往是出现了新情况、新问题而经验尚不足、条件尚不成熟，故其内容具有指导性、选择性、灵活性。
通知必须执行、办理；意见则可以根据实际情况和政策允许，独立自主、灵活机动地加以运用。
12、通知的适用范围是什么？
（1）批转下级机关的公文；上级机关认为某下级机关呈报上来的公文具有普发意义，可以用通知批准、转发到所属的下级机关。
（2）转发上级机关和不相隶属机关的公文。
（3）传达要求下级机关办理的事项。
（4）需要有关单位周知和执行的事项。
（5）任免人员。
13、内设机构对外行文应遵从什么规则？
内设机构除办公室外不得对外正式行文。
其他内设机构如与相应的其他部门、机构进行工作联系确需行文时，只能以便函的形式行文。
14、抄送时应注意哪些事项？
（1）公文内容涉及有关机关的职权范围需其予以配合时，应向该机关抄送。
（2）向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
（3）请示一般只写一个主送机关，应同时抄送其他机关的，应当用抄送形式。
（4）受双重领导的机关各上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。
15、行文中如何把握“确有必要，注重效用”的原则？
行文应坚持“少而精”的精神，坚决反对事无巨细都靠发文解决的做法，做到一切从实际出发，严格控制行文数量和范围。
具体应做到：
（1）可发可不发的文件，不发。
（2）与法律、法规相抵触的公文，坚决不发。
（3）上级已有明文规定，本级只需照抄照转的，不再重发。
（4）属职能部门职权范围内的，领导机关不发。
（5）应联合行文的，不单独发。
（6）部门之间意见分歧，未协商一致的，不发。
（7）内容空洞无具体措施，不解决问题的，不发。
（8）可口头请示、汇报、协商或用开会等形式解决问题的，不发。
（9）报上公布或开会布置过的，不发。
（10）时效已过或内容重复的，不发。
16、上级机关的公文如何翻印？
上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级机关经负责人或办公室主任批准，可以翻印。
翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
三、印章管理
17、印章有哪些种类？
行政公章、社名业务公章、现金收讫章、现金付讫章、转讫章、账务专用章、结算专用章、汇票专用章、联行专用章、个人名章等。
18、印章刻制有哪些规定？
各联社（合行）刻制行政公章及理（董）事会、监事会印章应报省联社审批，并报当地公安部门备案，由当地刻章部门刻制。
信用社（支行）行政公章由各联社（合行）自行刻制。
各种业务印章除汇票专用章由省联社刻制外，其它暂由各联社（合行）自行刻制。
19、印章启用应注意哪些事项？
各联社（合行）行政公章及理（董）事会、监事会印章需省由联社行文启用。
各种业务印章除汇票专用章和联行往来专用章须由上一级管理部门行文启用外，其它暂由各联社（合行）自行启用。
印章启用由综合部门负责统一登记造册并留印模，经联社（合行）领导批准后，由印章保管人签收领用。
20、印章的保管应注意什么？
必须按照“专人保管、专人负责”的原则，指定专人保管，并设置AB岗。
印章保管人不得随意私自将印章交与他人，更不得随身携带，严禁审批人充当保管人。
各种业务印章需实行“章证分离”，印章保管人不得同时管理相关重要空白凭证。
保管人离岗时必须按规定办法交接手续，不得私自授收。
印章一旦遗失或被盗，必须立即向上级部门报告，必要时，可进一步向公安部门报案。
21、印章使用应注意什么？
必须建立“印章使用审批单”或“印章使用登记薄”。
用印经办人员应自觉履行用印审批手续，并做好相关使用登记，应严格遵守先审批，后用印程序。
印章保管人可根据签批范围用印，同时必须留存领导签批的原件。
印章保管人加盖印章时须认真审核内容，确认签批手续完备后方可用印，对不符合用印手续或公文不符合行文规范的有权拒绝用印。
不得将印章交由使用人直接加盖。
22、对外出具资金证明如何使用印章？
联社（合行）对外出具资金证明时，首先由客户出示本社（行）存款手续及本人身份证，并提出书面申请，经存款信用社（支行）审查确认、注明时点余额后，再由联社相关部门核实，联社法人代表（或授权人）签字同意后方可对外证明（加盖行政公章），并按规定进行登记，作好相关资金监控工作。
23、印章停用应注意什么？
对使用年久、字迹不清的印章，应申请更换，经稽核人员审查后截角上缴制发机关，并在登记簿上注明停用日期。
24、印章销毁应注意什么？
印章的销毁应经印章制发机关批准，做好相关登记后及时上交制发机关统一销毁，并在登记簿上注明销毁日期。
25、违反印章管理规定如何处理？
对违反印章管理规定的机关和个人，除要求限期整改、赔偿损失外，可根据行为性质及情节轻重，对责任机关或个人给予经济处罚或行政处分，触犯刑律的移交司法机关处理。
四、保密工作
26、什么是保密工作？
“保密”是一种社会行为，是指人们为了维护自身的利益，人为地控制某些信息，使之不被扩散的行为。
对组织、政党、国家来说，保密不是自发行为，而是有统一的制度规范和纪律约束的，采取一系列保密措施的，有相应的机构和人员进行管理的，有组织，有领导的活动。
这种围绕国家秘密面进行的有组织的活动就是保密工作。
27、国家秘密主要包括哪些要素？
（1）关系国家的安全和利益。
（2）依照法定程序确定。
（3）在一定时间内只限一定范围的人员知悉。
28、什么是工作秘密？
指各级国家机关在其公务活动和内部管理中发生的不属于国家秘密而又不宜对外公开的事项。
29、工作秘密与国家秘密的区别？
（1）秘密事项的利益主体不同。
前者泄露是对国家机关局部利益造成损害，后者泄露会对国家的整体利益构成危害。
（2）秘密事项的确定方式不同。
前者以各级国家机关自行确定为主，后者须依法确定，须在《国家秘密及其密级的具体范围的规定》的范围内操作。
（3）秘密事项的标志不同。
前者标“内部”或“内部资料”，后者标“秘密”、“机密”、“绝密”。
（4）秘密事项的管理不同。
前者的管理可参照后者，但不需要按法定程序加以规范。
（5）保护秘密事项适用的法律不同。
前者适用《国家公务员暂行条例》，主要以行政手段对工作秘密给予法律保护人后者适用《保密法》，不仅可以用行政手段，还可以用刑法等法律手段。
（6）秘密事项外泄后承担的责任不同。
前者有关责任人只承担行政责任，受行政处分；后者责任人视情节和后果的严重程度而定，严重的要承担刑事责任。
30、商业秘密主要包括哪些要素？
（1）不为公从所知悉。
（2）能为权利人带来经济利益。
（3）权利人采取了保密措施。
31、如何做好保密工作？
（1）保密组织机构和制度建设。
（2）开展保密宣传教育。
（3）保密技术防范设备配置。
（4）定密工作。
（5）涉密载体的保密管理。
（6）通信和计算机信息系统的保密管理。
32、如何定密？
定密工作应在保密工作领导小组领导下依法开展，单位主管领导对定密工作负有最终的审核、批准职责。
各单位指定一个或数个定密审核人，负责办理领导人批准前的定密审核工作。
确定密级时应当根据保密范围和秘密事项保密期限的规定确定其密级和保密期限。
使用已经确定了密级的秘密事项的内容并形成新的载体，属“派生秘密”，应按新载体中所转发、摘录、引用的秘密事项中的最高密级和最长保密期限确定其密级和保密期限。
属“不明确事项”，应当拟定密级，报请有权机构确定。
承办人对秘密事项提出定密具体意见的时间，视为该秘密事项的产生时间。
33、密件标志有哪些规定？
书面形式的密件，应在封面或首页的右上角标明其密级和保密期限。
属于国家秘密的。
其标识为“★”，密级和保密期限之间用“★”隔开；属于本单位工作秘密的密件，保密期限紧跟密级之后。
非书面形式的密件，应以能够明显识别的方式在密件上标明密级和保密期限，凡有包装（套、盒、袋等）密件，还应以恰当方式在密件的包装上标明。
34、秘密事项保密期限如何规定？
国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。
本单位工作秘密的保密期限，除有特殊规定外，一般不超过三十年。
秘密事项的保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。
35、密级变更和解密有哪些规定？
在保密期限内出现下列情形的，应当变更密级：
（1）该事项泄露后对国家的安全和利益的损害程度已发生明显变化的。
（2）因工作需要，原接触范围作很大改变的。
变更密级时，可以同时变更保密期限。
如出现以下情形应当解密：
（1）该事项公开后无损于国家安全和利益的。
（2）从全局衡量公开后对国家及本单位工作更有利的。
36、如何进行涉密设备的安全管理？
涉密设备不得连接到互联网等公众信息服务网上（含微机拨号上网），不得与境外、驻国内机构联网或进行数据传输。
涉密计算机必须安装反病毒软件并及时更新。
对计算机内储存的数据、资料，以及涉密介质（磁带、磁盘、光盘、存储器、U盘、硬盘等），要有密级及保密期限标志，统一编号，严格管理。
禁止将个人所有或者外来的软盘、U盘、移动硬盘、MP3、MP4、手机、数码相机等具有存储功能的设备接入涉密计算机或者内部计算机使用。
37、涉密载体销毁有哪些规定？
涉密载体销毁是指不具备归档和存查价值而需要销毁的，以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的各类介质。
经本单位主管领导审批批准，履行清点、登记手续后将涉密载体交由各级国家保密局指定的承销单位销毁。
自行销毁少量涉密载体时，应当使用符合国家保密标准的销毁设备和方法。
五、档案管理
38、什么是档案管理工作？
包括哪些环节？
档案管理工作指用科学的原则和方法管理档案，并为社会各项事业提供档案信息服务的工作，它包括档案收集、整理、鉴定、保管、编目、统计和开发利用等环节。
39、归档文件整理原则是什么？
归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
40、归档文件整理工作有哪些环节？
归档文件整理流程如下：
归档文件修整、装订→计算页数→文件分类→文件排列→盖章、文件编号→填写归档文件目录→归档文件装盒与填写盒脊栏目→填写《归档文件整理说明》→档案入库上架。
41、归档文件装订时“为一件”的文件范围及排列顺序是什么？
归档文件的整理以“件”为单位,一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文各为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的,其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
归档文件装订时,正本在前,定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前,被转发文在后；不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,其它文本在后。
42、归档文件的分类方法有哪些？
归档文件分类采用年度—机构—保管期限；年度—问题—保管期限；年度—保管期限三种方法。
43、如何判定归档文件的所属年度？
归档文件所属年度的区分，一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。
跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。
44、归档文件装订的要求有哪些？
归档文件按件用线装订。
采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。
45、编制归档文件目录时，对项目中的题名如何掌握？
完整的题名有责任者、问题、文种3个部分组成。
当文件只有一个题名时，应照实抄录。
文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加“[]”。
会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。
46、国家档案局第8号令规定的文书档案保管期限是什么？
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
47、归档文件的鉴定及销毁的要求有哪些？
鉴定档案须在单位有关领导和档案部门、业务部门有关人员组成鉴定小组主持下进行。
鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经有关领导批准后销毁。
档案销毁，应指定两人负责监销，监销人要在销毁清册上签字。
48、档案库房安全管理的要求有哪些？
档案库房安全管理应做到“防潮、防高温、防霉、防盗、防火、防晒、防蛀、防鼠、防尘”。
49、会计档案可采用哪些介质保存？
会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。
原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。
50、会计档案的保管有何要求？
当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计部门保管1年，期满后由会计部门移交本单位档案管理部门统一保管。
未设立档案管理部门的，由会计部门指定专人保管。
出纳人员不得兼管会计档案。
六、宣传信息
51、简报的作用是什么？
简报是机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种，具有服务决策、反映情况、交流经验、传播信息等作用。
52、综合部门信息工作的主要职责是什么？
（1）围绕中心工作，组织实施辖区信息调研工作。
（2）收集、处理信息并及时上报，编发内部信息刊物。
（3）组织信息交流和对信息工作人员业务培训。
53、新闻的定义和分类是什么？
所谓新闻，就是对新近发生的事实的报道。
广义的新闻包括消息、通讯、特写、调查报告、新闻评论等，是报纸、广播、电视等媒体中常见的报道体裁。
狭义的新闻专指消息。
54、新闻五要素是什么？
新闻五要素，即：
When（何时）、Where（何地）、Who（何人）、What（何事）、Why（何故）。
有的新闻学上补充了一个要素：
HOW（如何）。
在五个W和一个H中，最主要的是What（何事）、Who（何人）。
55、消息的结构有哪几部分？
消息是新闻报道的最常见、最主要的文体。
一般来说，一篇消息可以分为5个部分：
标题、导语、主体、背景、结尾。
其中导语、主体是最主要的部分。
在消息写作上，采用最多的结构是倒金字塔式结构，也称为“倒三角结构”，它的特点是将最重要、最新鲜、最吸引人的新闻事实放在最前面，并按材料的重要性来安排段落层次：
重要的居前，次要的继之，再次要的置于末尾。
56、新闻通讯的主要特点有哪些？
一是新闻性。
通讯中所报道的人应是新闻人物，所报道的事应是新闻事件。
二是形象性。
通讯不仅要用事实说话，还要用形象说话，即塑造活生生的“新闻形象”。
它往往用叙述、描写、议论、抒情的手法表明作者的思想倾向和感情色彩。
总之，通讯是对新闻事实进行更具体、形象、生动的报道。
57、通讯有几种分类？
答“通讯按其内容分类，通常可分为人物通讯、事件通讯、工作通讯、风貌通讯、新闻小故事等类。
58、调查报告有哪些特点？
调查报告是根据实地调查、分析、判断的成果，加以系统整理、分析研究、反映客观事物的书面报告，具有典型性、针对性、真实性、逻辑性等特点。
六、企业文化
59、我省农村信用社的核心价值观是什么？
我省农村信用社以“信用为本，合作共赢”为核心价值观。
作为农村信用社，“信用为本”是题中应有之义，既是农村信用社的立社之本，也是选择客户、发展客户、维系客户的基石。
“合作共赢”不仅是农村信用社经营管理的最终目标，也是衡量一项业务成效的准绳。
“信用为本”是基础和前提，“合作共赢”是目的，二者构成一个统一的整体。
农村信用社的自我价值，要在服务客户、帮助客户创业、推动地方经济发展中体现，农村信用社和客户、和地方经济是纯粹的共生关系。
农村信用社最终追求的是地方社会效益、自身效益、社员股东利益、客户利益、员工个人利益的“共赢”。
“信用为本，合作共赢”是农村信用社矢志不渝的努力方向。
60、我省农村信用社的企业精神是什么？
诚信、创新、和谐、奉献。
61、我省农村信用社的工作作风是什么？
高效、求实、严谨、廉洁。
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