律师事务所档案管理条例.docx

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律师事务所档案管理条例

第一章总则

第一条为了规范本所业务资料的分类、整理、立卷、归档工

作，实现档案管理科学化、制度化，根据《辽宁省司法厅关于进一步加强律师执业管理的规定》的有关规定，结合本所的实际情况，制定本制度。

第二条业务档案管理的基本内容是，按照规范化、科学化的

要求，对业务资料进行分类、归集、整理、立卷、编目、保管、利用、鉴定与销毁，并形成制度。

第三条业务档案由本所统一管理，并接受各有关部门和档案

业务管理部门的业务指导和监督。

第二章业务资料的分类

第四条律师承办业务形成的文件材料，必须严格按照本办法

的规定要求立卷归档。

立卷归档工作由承办律师或助理律师负责。

本所成立卷宗领导班子，以所主任为组长，进行督导。

第五条律师业务档案分诉讼、非诉讼和涉外三类。

诉讼类包

括刑事（含刑事辩护和刑事代理）、民事代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理四种；非诉讼包括法律顾问、仲裁代理、咨询代书、其他非诉讼业务四种；涉外类根据具体情况按前二类确定。

第三章档案的形成

第六条律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷，两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷,两个所的律师合办时，应分别立卷。

律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。

第七条律师承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查笔录，都必须用钢笔或水性笔书写、签发，要求字体整齐、清晰。

第八条律师接受委托并开始承办法律事务时，即应同时注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。

第九条律师立卷归档过程中，内容相同的文字材料一般只存一份，与案件无关的材料不得入卷。

第十条不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规定、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分另保管。

第十一条律师业务档案应按照案卷封面，卷内目录，案卷材料，备考表、卷底的顺序排列。

案卷内档、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。

案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列，具体顺序为：

1、刑事卷

（1）律师事务所批办单；

（2）收费凭证；

（3）委托书或指定书；

（4）阅卷笔录；

（5）会见被告人、委托人、证人笔录；

6）调查材料；

7）承办人提出的辩护或代理意见；

8）集体讨论记录；

9）起诉书、上诉书；

10）辩护词或代理词；

11）出庭通知书；

12）裁定书、判决书；

13）上诉书、抗诉书；

14）办案小结；

15）风险告知书；

16）办案监督卡；

17）备考表。

2、民事代理卷

1）律师事务所批办单；

2）收费凭证；

3）委托书（委托代理协议、授权委托书）；

4）起诉书、上诉书或答辩书；

5）阅卷笔录；

6）会见当事人谈话笔录；

7）调查材料（证人证言、书证）；

8）诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法

院裁决书；

9）承办律师代理意见；

（10）集体讨论记录；

（11）代理词；

（12）出庭通知书；

（13）庭审笔录；

（14）判决书、裁定书、调解书、上诉书；

（15）办案小结；

（16）风险告知书；

（17）办案监督卡；

（18）备考表。

3、法律顾问卷

（1）聘方的申请书、聘书或续聘书；

（2）聘请法律顾问协议；

（3）聘方基本情况介绍材料；

（4）收费凭证；

（5）办理各类法律事务（如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等）的记录和有关材料；

（6）协议存续、中止、终止的情况；

（7）工作小结；

（8）质量跟踪卡。

4、其他非诉讼律师事务卷

（1）委托书；

（2）收费凭证；

（3）与委托人谈话笔录；

（4）委托人提供的证据材料；

（5）调查材料；

（6）律师出具的法律意见，或草拟的法律文书，具体法律事务活动的记录等。

（7）工作小结;

（8）质量跟踪卡。

第十二条行政诉讼代理、经济诉讼代理和仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排列。

涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列。

第十三条终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档，承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。

第十四条律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。

页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编号）。

第十五条立卷人用钢笔或水性笔逐页填写案卷封面；填写目录，内容要整齐，字迹要工整。

第十六条承办案件日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期，以请法律顾问合同的签认与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。

第十七条律师业务文书材料装订前要进一步整理。

对破损的材料要修补或复制，对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。

主要外文材料要翻译成文附后。

卷面16开，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折驿齐。

需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。

文书材料上的金属物要全部剔除干净。

第十八条案卷装订一律使用棉线绳，三孔钉牢。

在线绳活结处需贴上律师事务所封签，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章或签字。

第十九条律师业务文书材料应在结案或事务办结后三个月内整理立卷。

装订成册后由承办人根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案管理办法》的有关规定提出保管期限，经律师事务所主任或指定的审批人审阅盖章后，移交档案管理人员。

第二十条档案管理人员接收档案时应进行严格审查，凡不符合立卷规定要求的，一律退回立卷人重新整理。

第二十一条涉及国家机密和个人隐私的律师业务案卷均应列为密卷，确定密级，在归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。

第二十二条随卷归档的录音带、录相带等声像档案应在每盘磁带注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。

第四章业务档案的保管

第二十三条本所应确定专人管理业务档案。

档案管理人员因

工作需要发生变动时，应向接办的人员办理交接手续。

第二十四条承办部门在对业务资料整理立卷形成档案后，应

及时送交档案管理人员保管，如因故需短期存放时，最长不得超过一个月。

第二十五条业务档案必须设专橱存放，并进行科学管理，做

到分类明确，排列有序，便于查找和利用。

要加强对档案管理人员的安全教育，并采取必要的措施（包括备有必要的设施），确保业务档案的安全和完整，防止虫蛀、潮湿、损坏和散失。

第五章档案的查询与借阅

第二十六条查询档案填写《查询登记薄》，包括查询日期、查询档案编号、查询人签字、是否复印。

借阅档案须填写《借阅登记薄》，包括借阅日期、借阅档案编号、册数、借阅人签字、审批人签字、归还情况、归还日期等。

第二十七条借阅、查阅，不得从卷内抽取、涂写、标记、污损材料。

第二十八条同级或上级司法行政机关的律师管理部门因工作需要借阅律师业务档案的，应出示正式调卷函件，并应履行借阅登记手续。

第二十九条人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅、借阅有关档案的，应出示正式查卷函件，经本所主任同意后办理查阅手续。

第三十条凡涉及国家机密或个人隐私的业务档案，以及当事人要求保密的档案，一般不得对外借阅和查阅。

第三十一条对查阅或借出的档案，要及时催还。

如发现卷宗被拆、文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况应立即向本所负责人汇报并及时处理。

第六章业务档案的鉴定和销毁

第三十二条业务档案保管期满需要销毁时，应由本所档案管

理人员提出销毁意见，编造档案销毁清册，经原承办部门会同鉴定。

参加鉴定人员认真进行鉴定后应在档案销毁清册上签名盖章，然后报本所领导批准销毁。

第三十三条本所按规定销毁业务档案时，应报请主管部门派

员监销。

监销人员在对档案销毁清册认真审查核对后，应在清册上签名盖章。

档案销毁清册应存入档案长期保存。

第三十四条本制度自公布之日起实施

附1:

文件归档表

序号

文件名称

档案编号

归档日期

归档人

审阅人

备注

附2:

查询登记薄

序号

查询原因

查询时间

查询申请人

档案负责人签字

备

注

附3:

借阅登记薄

借阅日期

借阅档案名称

卷数

借阅人

归还日期

管理员

备

注

附4:

归档章式样

档案编号

归档人

归档日期

附5:

档案盒盒脊

档案编号：

归档日期：

所属部门：

管理人：

盒号:

附6:

案卷归档扉页表

刑事卷归档目录

□律师事务所批办单

□收费凭证

□委托书或指定书

□阅卷笔录

□会见被告人、委托人、证人笔录

□调查材料

□承办人提出的辩护或代理意见

□集体讨论记录

□起诉书、上诉书

10,辩护词或代理词口

11,出庭通知书口

12,裁定书、判决书口

13,上诉书、抗诉书□

14,

办案小结

15,风险告知书口

16,办案监督卡口

17,备考表

18其他: