如何用Word编辑参考文献.docx
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如何用Word编辑参考文献
如何用Word编辑参考文献3
以尾注的方式插入第一个参考文献。
3
按要求的格式输入参考文献内容。
3
说明：
序号周围有似隐似现的框4
去除“尾注分隔符”4
交叉引用4
无尾注的参考文献的排序5
word编辑文献6
两栏文档的页码插入6
另有妙用的Ctrl+Z7
将样式传给其他文档8
巧用Alt键实现图片的精确定位9
去除Word页眉下横线9
设置上下标注9
选择合适的粘贴格式9
斜线表头的处理9
自动标注汉字拼音9
如何自动生成英文目录9
巧用自动更正11
给图表加上自动排序的题注12
介绍设置文档不连续页码的技巧。
14
用Word编辑论文的几个建议16
一定要使用样式18
一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。
18
一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。
19
绘图19
1
编辑数学公式20
参考文献的编辑和管理。
20
使用节21
使用子文档。
22
及时保存，设置自动保存，还有一有空就ctrl+s。
22
多做备份22
插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份23
使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便23
使用文档结构图让你方便的定位章节23
使用文档保护，方便文章的审阅和修改23
word表格的排序、公式和转换的功能也是很值得学习的23
Word中快速操作的10个技巧24
快速定位到上次编辑位置24
快速插入当前日期或时间24
快速多次使用格式刷25
快速打印多页表格标题25
快速将文本提升为标题25
Word的字号26
快速设置上下标注26
快速取消自动编号27
快速选择字体27
快速去除Word页眉下横线28
论文格式要求：
28
论文名称、作者姓名、作者单位名、单位所在城市名、摘要、关键词、中图分类号
28
正文29
参考文献30
作者简介、基金项目32
2
如何用Word编辑参考文献
每个需要写毕业论文的朋友都会发现，修改文献是一件非常痛苦的事情，虽然现在也有很多软件可以编排参考文献，其实word本身就可以。
采用合适的编辑方法会方便地做到整齐,规范,自动排序和交叉引用。
以尾注的方式插入第一个参考文献。
将光标定位于word文档中将要插入参考文献的位置，
按“插入/引用/脚注和尾注”。
出现一菜单，选择“尾注”，
“文档结尾”，编号格式为“1,2,3。
按”“插入”按钮。
按要求的格式输入参考文献内容。
这时你会发现文本中的序号“1字”是上标格式的，这
是你所希望的。
但尾注中的“1也”是上标格式的，这不
是你希望的。
其余的格式也不合你愿，别急。
用鼠标
在最左侧处选中尾注中的序号“1，”按快捷键
“ctrl+shift+=就可以”使序号不再是上标，或用鼠标右
3
击，出现一菜单，选择“字体”，在第二张菜单中去掉
“效果”栏中“上标”前面的“√”。
说明：
序号周围有似隐似现的框
这表示所插入手稿的尾注是一种“域”，不必理会它。
插入第二个尾注的方法是同样的。
Word会根据所在
位置的前后自动排序。
在第一个参考文献的前面有一条横线，你会发现无法
删除。
它叫“尾注分隔符”。
去除“尾注分隔符”
我们一般的编辑界面叫“页面视图”，选择“视图/普通”进入普通视图。
按“视图/脚注”，此时编辑界面分为
两个部分，下面的编辑框是尾注编辑框。
选择尾注编辑框中的“尾注”下拉框，选择“尾注分隔符”，出现一
条横线，选择该横线，删除它，再选择“尾注延续分隔符”，也会出现一条横线（这是尾注分页时会出现的很长的横线），选择该横线，删除它。
关闭后，再按“视图/页面”切换回来。
交叉引用
4
当你在文档中第N（N>=2）次引用前面文档曾经
引用过的文献时，这时宜采用“交叉引用”。
方法：
按“插入/引用/交叉引用”，出现一菜单，在引用类型中选择“尾注”，引用内容为“尾注编号”，这时在菜单中会
出现你曾经编写过的所有尾注，选择你需要的，按“插入”按钮即完成交叉引用了。
（注：
若你后来又在前面的文档中插入新的尾注，这时后继的尾注会自动更新
编号，但交叉引用不会自动更新。
怎么办？
按“ctrl+A”选择所有内容后，按“F9”键就可以完成手动更新。
）
无尾注的参考文献的排序
snowyzlj介绍了如何使用尾注编排论文的参考文献，
虫友们非常欢迎。
我再介绍一个没有使用尾注的普通格式的参考文献如何排序的问题。
1.1.1将预排序的参考文献全选，复制
1.1.2新建文档，粘贴，全选，表格菜单下拉后转换中选“将文本转换成表格”
1.1.3表格菜单中选排序
1.1.4再次将表格转换成文本，全选，复制，回原文档
粘贴，ok
5
WORD编辑文献
两栏文档的页码插入
大家是否注意到，在Word中将文档分成两栏，然后
再插入页码时，每页两栏只有一个页码。
然而，在实
际应用中，我们需要两栏各有一个页码，例如在打试
卷、文件等时，一般都是将纸张大小设置成8开纸，
然后在文档中分成两栏，我们要求左右两栏各有一个
页码，而且页码是连续的，那么用传统的调入页码方
法将不能实现。
其实，Word可以自动在两栏中都插
入页码。
2.1.1.1将文档的栏数设置成一栏。
点击菜单“格式”—>分“栏”，在弹出的对话框中如果显示的不是一栏，那么把它设置成一栏。
2.1.1.2接下来进行页面设置。
选择“文
件”—>页“面设置”，将纸张大小设置成所希望的大小，例如8开纸设置成：
宽38cm，高26.5cm，然后把“方向”设置成横向。
点击“页
6
边距”标签，将上、下、左、右各自设置好，在将“拼页”选中。
2.1.1.3选择“插入”—>页码“”，在“页码”对话框中设置好页码的“位置”—>对“齐方式”。
确认“首页显示页码”被选中。
再点击“格式”按钮，设置好“数字格式”和“起始页码”，两次点击“确定”按钮，即可。
另有妙用的CTRL+Z
大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤销上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操
作，或是恢复到以前的某一步。
但你知道吗，Ctrl+Z还有特殊的作用：
先举个例子，在没有改变Word缺省设置的情况下，Word会自主的加入项目编号，比如在空行中输入：
“1、
Word写论文”，系统会自动加功能其变为项目编号的形式，回车后，在下一行添加了“2、”字样。
这时如果按BackSpace健，可以删除第二段中的项目编号，
并不能消除第一段中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。
这时，Ctrl+Z就发挥作用了。
在输入“1、Word写论文”敲回
7
车后，顺手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点都没变。
原因：
Word有“自动更正”的功能，可以按照一些约定俗成的规矩将键入的内容自动更正。
比如我们输入“1、Word写论文”并敲回车后，Word做了两件事，显示换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。
我们按了一下Ctrl+Z，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生过一样，“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改。
将样式传给其他文档
便写论文时，一般都会按照学校或导师的要求，创建几种样式。
如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。
打开一个包含这些样式的文档，
选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。
在“管理器”对话框中，打开的文
档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中
的样式显示在右边。
选择左边的样式，单击“复制”按
钮，就将其添加到了右侧的列表中。
单击“关闭”按钮。
下次就可以从Normal.dot文档中使用这些格式了。
8
巧用ALT键实现图片的精确定位
在Word文档中放置图片，它会自动也一个可见的
网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。
双击该图片
并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后，会发
现位置往往不太如人意。
如果需要精确的控制图片
的放置位置，可以在按住Alt键的同时拖动对象到某
具体位置，这种方式移动图片对象时不是按照网格间
距进行移动的，从而达到精确定位图片对象的目的。
去除WORD页眉下横线
设置上下标注
选择合适的粘贴格式
斜线表头的处理
自动标注汉字拼音
如何自动生成英文目录
用word写学位论文可以自动生成中文目录（当然是指中文文档），但不会自动生成英文目录，虫们只好
9
手工一条一条敲入，格式也不统一，很痛苦吧，这里给各位介绍一个word自动生成英文目录的方法，请各位尝试，别忘了回帖啊。
2.1.1.4中文目录生成无误后，将论文取名另存一
个新名。
2.1.1.5在新文档中将文档中的1、2、3级标题统
统改为翻译好的英文标题。
2.1.1.6在生成好的中文目录上点击右键，选更新
域，选全部内容更新。
2.1.1.7复制新生成的目录，回原文档中转贴到合
适的位置。
（附带介绍一下如何自动生成目录？
首先保证你的论文各级标题都正确使用了
样式格式（如“前言”为一级标题，选中后在“样式”窗口内选择“标题1”，“方法”为二级标题，选择“标题2”）。
使用“插入”菜单中的“引用”之“索引和目录”，选择“目录”，取消“使用链接而不使用页码”，选中“显示页码”和“页码右对齐”，选择合适
10
的“制表符前导符”，选择预显示的目录级别，在“修改”中选择目录中的字体和字号，确定后即可生成目录。
每次变更内容引起页码变化，可以直接在
目录上点右键，选更新域，选“更新页码”。
若标题有变化，选“更新内容”。
如果生成的目录有很多非标题的内容，可
以选择这些内容，在“样式”窗口内选择“清除格式”。
生成目录前，使用“视图”中的“文档结构图”，在文档的左侧会显示你的文档的大纲结构，
所有带格式的标题应该完整地显示，而且与目录的三级标题一致。
只有文档结构图完全理想无误，才可以生成目录。
文档结构图还可以用来迅速定位编辑部位，使用十分方便。
）
巧用自动更正
写论文时，常常用到英文大小写转换，十分不便。
使用自动更正可以轻易解决这个问题。
2.1.1.8菜单“工具”栏点击“自动更正选项”。
11
2.1.1.9选中“键入时自动替换”
2.1.1.10在“替换”栏内键入全部为小写的英文，如
“cdna”
2.1.1.11在“替换为”栏内键入正确的大小写的英文，如“cDNA”。
2.1.1.12确定，ok
如此可以非常方便地始终使用小写英文，word
自动将其转换成正确格式。
可以如此使用的有：
RAPD、RFLP、SSR、DNA、RNA、miDNA、
mRNA等等。
给图表加上自动排序的题注
这样再改变图表位置或增删图表时就不必挨个修改图表顺序了，特别是文档中引用图或表时，要逐一更
改序号是很麻烦的事。
（励志书籍）
2.1.1.13选中图或表，点击右键，选题注
2.1.1.14“标签”栏内若没有“表”和“图”标签（通常没有，只有“图表”标签），点击“新建标签”按钮，输入“表”或“图”。
12
2.1.1.15“位置”内，如果是表，选“在所选项目上方”，若是图，选“在所选项目下方”。
2.1.1.16点击“编号”按钮，选择“1、2、3⋯⋯”格式，选中“包含章节”。
2.1.1.17确定后，在图的下方或表的上方出现“图？
—？
”或“表？
-？
”，在其后可以输入标题内容。
标题的字体、字号和与图表的间距，可以在样式中加以限定。
2.1.1.18论文中引用到某图或表时，可以在引用处
插入“交叉引用”，即“插入菜单”-“引用”-“交叉引用”，在对话框中"引用类型”选“图”或“表”，然后在“引用内容”中选“只有标签和编号”，选或不选“插入为超链接”，在“引用哪一个题注”框内选中你要引用的图或表即可。
记住论文更改后全选，点右键，选“更新域”，即可全部更新序号。
2.1.1.19英文题注可以使用“交叉引用”的方法，然
后手工将“表”替换为“table","图”替换为
“Fig."。
13
2.1.1.20当然，“交叉引用”还可以用在“标题”、“尾
注”、“公式”和“编号项”等内容上，使得“见第
几章”“见***公式”等引用项都可以自动更新
介绍设置文档不连续页码的技巧。
在Word中，要想在文档的不同部分采用不同格式，必须使用“分节符”将这些部分相互分隔开来。
假设
有一个26页的“调查报告”，其中封面有1页、目
录有3页，剩下的正文有23页。
要求封面不打印页
码，目录的页码从Ⅰ编号到Ⅲ，而正文的页码从
1编
号到23，实现这种页码格式的操作过程介绍如下。
3.1.1首先将光标放在封面最后一行的行首，单击“插
入”菜单下的“分隔符”命令，在弹出的对话框中
选中其中的“下一页”选项，单击“确定”按钮在
光标位置插入一个分节符，新节将从下一页顶端开
始。
接着将光标放到目录第3页（总第4页）末行的
行首，按照相同方法插入另一个分节符。
也就是说，
通过插入两个“分节符”把文档分成应用不同页码
格式的三部分。
14
3.1.2接着将光标放在第2页中的任意位置，单击“视
图→页眉和页脚”命令，打开工具栏。
根据页码的
放置位置，单击工具栏中的“在页眉和页脚间切换”
按钮，将光标插入页眉或页脚。
然后在插入点输入
“第页”字样，再将光标放在“第页”字样中间，
单击工具栏中的“设置页码格式”按钮，打开“页
码格式”对话框。
由于目录的页码要求使用罗马字
母，所以应该打开“数字格式”下拉列表，选中其
中的罗马字母“Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ”。
由于目录页码是从
“Ⅰ”开始的，所以应该选中“起始页码”项，使“Ⅰ”出现在右面的框中。
以上设置完成后单击“确定”按钮将对话框关闭。
3.1.3下面就可以把光标插入页眉或页脚的“第页”字
样中间，单击“页眉和页脚”工具栏中的“插入页
码”按钮，即可看到目录页的页码显示为“第Ⅰ页”、
“第Ⅱ页”等字样。
3.1.4小提示:
由于上面这个实例要求封面的页码空白，所以“页
眉和页脚”工具栏中的“同前”按钮不能按下（页
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眉和页脚的右上角不显示“与上节相同”字样）。
否则单击“插入页码”按钮以后，封面也会被添加独立排序的页码。
万一出现了这种情况也不要紧，只要打开页眉或页脚将已经添加的页码删除即可。
3.1.5目录的页码设置完毕以后，再把光标放在正文第
1页（即总第4页）中的任意位置，按照上面介绍的方法继续为正文设置页码。
当然，“页码格式”对
话框中的“数字格式”和“起始页码”必须重新选
择。
如果设置之前出现了正文第1页的页码和目
录页码顺序排列的情况（例如目录最后一页的页码
为“第Ⅲ页”，而正文第1页的页码却显示为“第
4页”），这是由于“页码格式”对话框的“页码
编排”默认为“续前节”的缘故。
只要将正文第1
页的页码“4”选中，然后打开“页码格式”对话
框修改为正确的设置，单击“页眉和页脚”工具栏
中的“插入页码”按钮就可以改正过来了。
用WORD编辑论文的几个建议
由于各方面的原因，大家主要还是用Microsoftword（以下简称Word）编辑论文。
Word在写科技论文方面虽然有
16
一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。
如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。
我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，抛块砖。
原则:
内容与表现分离
一篇论文应该包括两个层次的含义：
内容与表现，前者
是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面
大小、边距、各种字体、字号等。
相同的内容可以有不
同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的
表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊
上发表的所有文章的表现都是相同的。
这两者的关系不
言自明。
在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，
文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有
一定交互。
word倡导一种所见即所得（WYSIWYG）的
方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的
同时就可以设置并立即看到其表现。
可惜的是很多作者滥
用WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。
本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交
17
给word去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉word。
因为word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。
主要建议如下。
一定要使用样式
除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。
如果你发现自己是用选中文字然后用
格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方
是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个
样式。
对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一
的样式。
这样做能大大减少工作量和出错机会，如
果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修
改相关样式即可。
使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。
一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。
如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给
你文章的修改带来无穷的后患。
标题的编号可以通过
设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置
题注的编号来完成。
在写“参见第x章、如图x所示”
18
等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。
这样
做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和
引用都将自动更新，无需人力维护。
并且可以自动生
成图、表目录。
公式的编号虽然也可以通过题注来完
成，但我另有建议，见5。
一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。
只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。
所
有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落
的缩进等来进行。
如果发现自己打了空格，一定要谨
慎，想想是否可以通过其他方法来避免。
同理，一定
不要敲回车来调整段落的间距。
绘图
统计图建议使用Execel生成，框图和流程图建议使用Visio画。
如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使
用不比Visio难，速度却快多了。
如果使用Word的
绘图工具绘图，最好以插入Word图片的方式，并适
当使用组合。
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编辑数学公式
建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版。
安装MathType后，word会增加一
个菜单项，其功能一目了然。
一定要使用MathType
的自动编号和引用功能。
这样首先可以有一个良好的
对齐，还可以自动更新编号。
word正文中插入公式
的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，
这部分可以通过固定行距来修正。
参考文献的编辑和管理。
如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟
了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。
应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。
手
工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。
Word
没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也
很不地道。
我建议使用ReferenceManager，它与
Word集成得非常好，提供即写即引用（Citewhileyou
write，简称Cwyw）的功能。
你所做的只是像填表格
一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章
中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非
常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引
20
用编号也是自动生成和更新的。
这除了可以保持格式
上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文
中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。
并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今
后重复利用，从而一劳永逸。
类似软件还有Endnote
和Biblioscape。
Endnote优点在于可以将文献列表导
出到BibTeX格式，但功能没有ReferenceManager
强大。
可惜这两个软件都不支持中文，据说
Biblioscape对中文支持的很好，
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