档案各种制度.docx

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档案各种制度

档案库房管理制度

一、为了维护库房管理秩序，保证档案资料的完整与安全，非库房管理人员不得进入库房。

二、认真做好防高温高湿，防光，防盗，防霉，防虫，防暑，防尘，防有害气体，防震，防雷击工作。

加强电源，消防器材管理。

库内严禁吸烟，生火，存放易燃易爆物品。

库房窗，门要及时关闭上锁。

做好对平时温湿度测试和记录，采取有效措施调节库房的温湿度。

三、对库房内档案的保管情况，每月进行一次抽查，每季进行一次大查，并做好检查记录。

发现问题及时向领导报告，并进行妥善处理。

四、接收，移出，借阅，销毁档案资料和工作人员调动必须严格手续。

档案资料要进行消毒，杀虫处理，定期更换防虫药物。

建立档案资料，检索工具，设施设备的统计台帐，做到帐物相符。

五、档案资料排放要整齐有序，调出的案卷入时入库，对号入座，不得放在办公室。

保持库房内外清洁卫生，不准堆放公私杂物。

六、档案管理人员要忠于职守，充分履行自己的职责;不失密，不泄密，不得私自将档案资料带出库外或摘抄有关内容。

对违反规定造成不良后果者追究其责任。

档案查阅利用制度

一，查阅利用我馆档案资料，利用者须凭本人在工作单位或乡镇，村委会，居委会介绍信;查阅利用开放档案亦可凭本人身份证。

二，查阅档案资料，利用者须填写查阅利用档案资料申请单。

三，利用者领出，交还档案必须当面清点，并只能在查阅室查阅档案;不得抄阅与介绍信和申请单上无关的档案资料;不得将档案资料转给他人抄阅。

四，查阅档案时不准在阅览室吸烟，喝茶，喧闹;不准在档案资料上圈点，划线，折叠，抽页，裁剪;不准在档案原件和档案馆出示的档案证明上涂改。

违者造成不良后果的依法追究责任。

五，摘抄，复制档案资料须经接待人员同意并使用档案馆统一印制的档案史料摘录卡。

制发档案证明由接待人员摘抄或复印，经核对无误后加盖业务专用章，否则不能作凭证使用。

六，查阅机密性质的档案，必须经县委主管档案工作的领导批准，否则不予接待。

七，馆藏档案的公布，出版权属于我馆所有，未经我馆同意，任何机关和个人无权公布，出版。

档案销毁制度

为了提高馆藏质量，有效地保护档案，对确认失去保管价值的档案，应当进行销毁。

销毁档案必须经本馆鉴定小组严格鉴定后进行，严禁任何个人擅自销毁。

档案销毁前，必须造具销毁清册，输审批手续，报县委分管档案工作的领导批准，销毁1949年以前的历史档案，必须同时报国家档案局批准。

销毁档案时，必须指定销毁地点，并派出两个以后监销人员实施。

档案销毁后，监销人员须在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。

严禁将需要销毁的档案作废品卖给收购商，或作其它用途，严防泄密。

销毁清册应归档保存，以便日后查考。

档案保密制度

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。

查、借阅机密档案要经主管领导批准。

三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

   五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

   六、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。

七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。

对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

档案统计制度

       一、档案工作人员应及时对档案的收进、移出、利用、销毁等情况及案卷数量准确地进行统计，做到帐物相符。

       二、档案统计要及时，数字要准确。

对各类档案资料的查阅、借阅、提供利用效果要逐朋逐时做好记录登记，做到栏目齐全，内容清楚。

       三、按规定和要求及时填报各种登记和统计表册。

       四、定期或不定期地对所管档案及利用情况进行分析，为领导决策提供有效服务。

档案利用制度

一、凡到档案室查阅，了解档案资料的，必须办理登记手续；外单位的读者必须持有单位介绍信或身份证明文件，经办公室主任或业务主管部门领导批准同意；必要时，须经局领导签字方可查阅。

原则上只允许查找本单位的档案

二、利用档案应该有记录，利用档案的单位或个人，经批准办理登记手续后，档案人员应该填写利用信息反馈表，写明日期、利用档案单位、利用人姓名、利用档号、利用效果。

三、档案人员应该根据利用档案单位或个人的需要，主动、及时、准确地提供档案资料。

四、利用档案的单位或个人、未经领导批准不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印、转借或破坏档案材料。

五、借阅和归还档案时，档案人员应详细检查，以保证档案的完整和安全。

六、档案的保密程度有其时间性，随时间的变迁，应及时调整密级，以扩大档案的利用范围。

七、国土及房地产档案按国家相关规定办理。

档案员岗位职责

一认真贯彻执行《档案法》和国家档案工作的方针，政策，严格遵守本处档案工作各项规章制度

二认真学习档案专业知识，积极做好档案开发利用，提高服务质量和工作效率。

三认真做好档案材料的收集，整理，立卷，收归工作；做好超保管期限档案的销毁工作。

四掌握计算机应用技术，运用计算机进行档案材料的输入和检索，提高管理水平。

五管理和维护档案的设备，建立各项管理台帐，并定期做好档案统计工作。

六严守国家机密，确保档案的完整和安全。

七做好档案室的“八防”工作，即防火防盗防潮防光防鼠防污染。

八完成领导交办的各项工作。

档案移交交接登记制度

为加强我处档案的综合管理，规范档案的收集，整理和归档，确保档案的完整，准确，根据《档案法》，《城市建设档案管理规定》（建设部90号令），《建设工程文件归档整理规范》结合我处实际，特制定本规定。

一凡本处工作，业务活动范围内已完成的，记载工作主要过程和现状，有保存，利用价值的和上级部门有紧密联系的文件，图纸，电子文本等，均应归档。

二档案资料的收集包括文书档案，基建档案，设备仪器档案，会计档案，声像档案，实物档案，业务档案、房地产管理档案等。

三没有明确归档范围的归档文件应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按不同价值进行收集

四各类业务档案的收集由各室业务人员负责收集整理后，移交处档案室

档案的整理

档案归档文件的质量要求：

一以原件归档，内容须真实，准确，与实际符合。

二归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水，纯蓝墨水，圆珠笔复写纸，铅笔等。

三归档文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mmX210mm），图纸应采用国家标准图幅。

四归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大，耐久性强的纸张。

存档文件不得使用传真纸归档。

图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用复印件。

五电子归档文件是记载重要文件的主要修改过程和办理情况，具有保存价值的电子文件。

电子归档文件要保持电子文件的真实性，完整性，有效性，并保证管理工作的连续性。

对同时存在相应的纸质或其它载体形式的文件时，应在内容相关说明及描述上，保持一致。

六档案收集齐全后，进行档案立卷工作。

档案立卷应遵循归档文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机关系，便于档案的保管和利用。

立卷方法可按年度，机构（问题）进行分类有文号的按文号依次排列，如规划工程科的建筑工程规划许可证，建设处施工许可证档案按年度——文号——内容分类，一个文号形成一个案卷，依次排列。

无文号的归档文件整理后排序。

七卷内目录的编制：

档案分类后卷内文件的排序，必须按问题结合时间，工作流程进行排列。

有固定卷内目录须按卷内目录排列并填写，相应内容或打印

输出，如：

房地产产权档案等。

无固定卷内目录的卷内文件排列好后，要进行计算机录入并打印。

卷内目录排列在卷内文件（归档文件）首页之前，样式应符合《卷内目录》规范。

序号：

以一份文件为单位的用阿拉伯数字从1依次标注（连续编号）。

责任者:

填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选

择一个主要责任者，其余用“等”代替。

文件编号：

填写工程文件原有的问号或图号。

文件题名：

填写文件标题的全称。

日期：

填写文件形成的日期。

页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

案卷题名：

应简明准确地揭示卷内文件内容。

当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。

编制单位：

填写卷内文件的形成单位，主要责任者或立卷单位（部门），有多个形成单位时，选择其中一个主要的其余用“等”代替。

编制日期：

填写卷内全部文件的起止日期。

八档案资料的收集整理应由业务人员负责，由各室领导负责督促落实。

业务人员须按上述规范对归档文件进行立卷和整理后经各室领导审核，才能移交给处档案室接收。

档案室应对各处（室）档案整理，归档提供业务指导和帮助

。

档案的移交归档

一档案归档时间原则定为翌年第一季度。

也可根据各室业务程序和工作特点，分阶段归档。

对声像档案，实物档案，设备仪器档案应即时归档。

二房地产产生的有关资料如拆迁协议，房地产，抵押，交易，测量，等原件，须按相应档案类别的标准，整理归档后，移交档案室。

三档案室的接收档案以室或隶属单位为接收对象，各室移交档案室的档案，应符合上述规范要求，填写《档案移交清册》一式两份，双方签名盖章后各持一份。

档案的装订

一我处移交档案室的归档文件可采用案卷装盒的形式进行移交档案室提供标准档案保管用品。

档案移交完毕后再由档案室统一装订编目，录入后正式归档。

二移交的档案必须按案卷顺序装盒，文字材料和图纸一律装进档案盒。

案卷较薄时，可将3个案卷装入一盒。

图纸不整齐的要按A4标准折叠整齐。

卷盒的填写：

卷盒封面无须填写，只须用铅笔在卷盒侧面的“档号”栏填写本盒内案卷的文号，如报建号，施工许可证号，房地产产权号。

“案卷题名”栏填写档案类别和起止文号。