山东省建设工程监理文件资料管理规程.docx
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山东省建设工程监理文件资料管理规程
山东省工程建设标准
DB37/T5009-2014
山东省建设工程监理文件资料管理规程
Specification for Building Engineering Management Document
of Shandong Province
2014-03-24发布2014-05-01实施
山东省住房和城乡建设厅
山东省质量技术监督局
山东省工程建设标准
山东省建设工程监理文件资料管理规程
Specification for Building Engineering Management Document
of Shandong Province
DB37/T5009-2014
主编单位：
山东省建设监理咨询有限公司
批准部门：
山东省住房和城乡建设厅
实施日期：
2014-05-01
2014年济南
前言
为规范监理文件资料的编制和管理工作，保证监理工作的质量，根据山东省住房和城乡建设厅的计划要求，山东省建设监理咨询有限公司在广泛调查的基础上，参考国家相关标准，结合工程监理实践经验，编制了本规程。
本规程的主要技术内容是：
1.总则；2.术语；3.基本规定；4.分类与编号；5.工程准备文件资料.；6.监理管理文件资料；7.进度控制文件资料；8.质量控制文件资料；9.安全生产管理文件资料；10.造价控制文件资料；11.合同管理文件资料；12.竣工验收文件资料；13.组卷、归档、移交；附录。
本规程由山东省住房和城乡建设厅负责管理，由山东省建设监理协会负责具体技术内容的解释。
本规程在编制过程中，由于时间紧促，难免存在诸多不完善之处。
为进一步完善本规程，请各单位在使用本规程的过程中注意积累资料、总结经验，及时将有关意见和建议反馈给山东省建设监理咨询有限公司（地址：
济南市经二路131号，邮编；250001，电子邮箱：
sdjlzgb@），以供修订时参考。
主编单位：
山东省建设监理协会
山东省建设监理咨询有限公司
主要起草人员：
主要审查人员：
目次
1总则0
2术语1
3基本规定2
4分类与编号4
4.1分类4
4.2编号4
5工程准备文件资料5
5.1法规文件5
5.2技术文件5
5.3合同文件5
5.4施工单位资质资格文件6
6监理管理文件资料7
6.1工作指导文件7
6.2工作记录文件8
6.3工作成果文件11
7进度控制文件资料13
7.1进度控制审查文件13
7.2进度控制检查文件13
8质量控制文件资料15
8.1质量控制管理文件15
8.2质量控制审查文件15
8.3质量控制过程文件17
8.4质量缺陷、事故处理文件20
9安全生产管理文件资料22
9.1安全监理实施细则22
9.2安全生产管理审查资料22
9.3过程检查资料23
10造价控制文件资料26
10.1工程款支付资料26
10.2费用索赔资料26
10.3工程竣工结算款支付资料26
11合同管理文件资料28
11.1工程临时或最终延期报审资料28
11.2工程变更资料28
12竣工验收文件资料30
12.1单位工程竣工验收报审资料30
12.2工程质量评估报告30
13组卷、归档、移交31
13.1组卷31
13.2归档、移交31
附录B资料归档卷册编号表36
附录C案卷编目式样38
本规程用词说明41
条文说明42
1总则43
2术语44
3基本规定45
4分类与编号46
4.1分类46
4.2编号46
5工程准备文件资料47
6监理管理文件资料48
6.3工作成果文件51
7进度控制文件资料53
7.1进度控制审查文件53
8质量控制文件资料54
8.3质量控制过程文件54
9安全生产管理文件资料55
9.1安全监理实施细则55
9.2安全审查资料55
9.3过程检查资料55
10造价控制文件资料56
10.1工程款支付资料56
10.2费用索赔资料56
10.3工程竣工结算款支付资料56
11合同管理文件资料57
11.1工程临时或最终延期报审资料57
11.2工程变更资料57
12竣工验收文件资料57
13组卷、归档、移交59
13.1组卷59
13.2归档、移交59
14表格应用说明60
CONTENTS
1总则0
2术语1
3基本规定2
4分类与编号4
4.1分类4
4.2编号4
5工程准备文件资料5
5.1法规文件5
5.2技术文件5
5.3合同文件5
5.4施工单位资质资格文件6
6监理管理文件资料7
6.1工作指导文件7
6.2工作记录文件8
6.3工作成果文件11
7进度控制文件资料13
7.1进度控制审查文件13
7.2进度控制检查文件13
8质量控制文件资料15
8.1质量控制管理文件15
8.2质量控制审查文件15
8.3质量控制过程文件17
8.4质量缺陷、事故处理文件20
9安全生产管理文件资料22
9.1安全监理实施细则22
9.2安全生产管理审查资料22
9.3过程检查资料23
10造价控制文件资料26
10.1工程款支付资料26
10.2费用索赔资料26
10.3工程竣工结算款支付资料26
11合同管理文件资料28
11.1工程临时或最终延期报审资料28
11.2工程变更资料28
12竣工验收文件资料30
12.1单位工程竣工验收报审资料30
12.2工程质量评估报告30
13组卷、归档、移交31
13.1组卷31
13.2归档、移交31
附录B资料归档卷册编号表36
附录C案卷编目式样38
本规程用词说明41
条文说明42
1总则43
2术语44
3基本规定45
4分类与编号46
4.1分类46
4.2编号46
5工程准备文件资料47
6监理管理文件资料48
6.3工作成果文件51
7进度控制文件资料53
7.1进度控制审查文件53
8质量控制文件资料54
8.3质量控制过程文件54
9安全生产管理文件资料55
9.1安全监理实施细则55
9.2安全审查资料55
9.3过程检查资料55
10造价控制文件资料56
10.1工程款支付资料56
10.2费用索赔资料56
10.3工程竣工结算款支付资料56
11合同管理文件资料57
11.1工程临时或最终延期报审资料57
11.2工程变更资料57
12竣工验收文件资料57
13组卷、归档、移交59
13.1组卷59
13.2归档、移交59
14表格应用说明60
1总则
1.0.1为规范全省建设工程监理文件资料管理，完善建设项目过程监理技术文件，提高我省建设工程监理水平，依据国家、行业、地方有关标准，结合我省实际情况，制定本规程。
1.0.2本规程适用于山东省行政区域内新建、扩建或改建的房屋建筑、市政公用工程施工阶段监理文件资料管理。
1.0.3本规程规定了建设工程监理资料管理的基本要求。
1.0.4监理文件资料管理除应符合本规程规定外，还应符合国家、行业和地方现行的有关标准、规范的规定。
2术语
2.0.1监理文件资料projectdocument&data
建设工程在工程建设监理过程中形成的文件资料，包括文字、图表、数据、声像、电子文档等各种形式的历史记录。
2.0.2监理文件资料管理projectdocument&datamanagement
监理文件资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作的统称。
2.0.3组卷filing
按照一定的原则和方法，将有保存价值的工程文件资料分类整理成案卷的过程，亦称立卷。
2.0.4归档archiving
将具有保存价值的文件资料整理组卷并按规定移交相关档案管理部门的工作。
2.0.5监理档案projectmanagementfiles
在监理过程中形成的具有归档保存价值的监理文件资料。
3基本规定
3.0.1建设单位应将工程准备文件资料及由建设单位采购的建筑材料、构配件和设备的相关质量证明文件及时提供至项目监理机构，并应保证资料的完整、真实和有效。
3.0.2施工单位应及时提供合格、完整的施工资料。
3.0.3监理文件资料应与建设工程建设监理过程同步形成，并应真实反映建设工程的建设情况和实体质量；监理单位在施工阶段监理过程中对监理资料的形成、积累、组卷和归档应及时、准确、完整。
3.0.4山东省各级建设行政主管部门应遵循本规程对工程监理单位的文件资料监督、检查。
3.0.5监理文件资料管理应符合下列规定：
1监理文件资料由总监理工程师负责组织整理并应指定专人管理。
2监理人员对监理文件资料应如实记录、及时整理、有序分类。
3各阶段监理工作结束后，监理文件资料应及时按规定归档。
4监理单位应根据工程项目特征，宜按《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185规定确定监理档案的合理保存期限，无规定时不宜小于五年。
5项目监理机构应根据建设工程监理合同约定建立监理文件资料目录，完善工程信息文件的传递流程及各项信息管理制度。
6采集整理工程建设过程中关于质量、安全、进度、投资、合同管理等信息并向有关方反馈。
信息传递应及时、准确、完整。
7监理档案的编制和移交，应符合有关建设工程档案管理规定。
3.0.6监理文件资料的形成应符合下列规定：
1监理单位应对监理文件资料内容的真实性、完整性、有效性负责；由多方形成的资料，应各负其责。
2监理文件资料的填写、编制、审核、审批、签认应及时进行。
3监理文件资料不得随意修改；当需修改时，应实行划改，并由划改人签署。
严禁伪造或故意撤换。
4监理文件资料的文字、图表、印章应清晰。
3.0.7监理文件资料的组卷应符合下列规定：
1监理文件资料应由监理单位负责收集、整理与组卷。
2监理文件资料组卷应遵循自然形成规律，保持卷内文件、资料内在联系。
监理文件资料可根据数量多少组成一卷或多卷。
3监理文件资料应按单位工程进行组卷。
4监理文件资料组卷内容还应符合《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185的规定。
5监理文件资料组卷应编制封面、卷内目录，其格式及填写要求应符合本规程。
3.0.8监理文件资料移交归档应符合国家现行有关法规和标准的规定；无规定时，应按建设工程监理合同约定移交归档。
3.0.9监理文件资料应为原件；当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及日期。
提供单位应对文件资料的真实性负责。
3.0.10监理文件资料应内容完整，结论明确，字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字必须使用档案规定用笔。
3.0.11监理文件资料宜采用计算机信息化技术进行辅助管理。
4分类与编号
4.1分类
4.1.1监理文件资料分为工程准备文件资料、监理管理文件资料、进度控制文件资料、质量控制文件资料、安全生产管理文件资料、造价控制文件资料、合同管理文件资料、竣工验收文件资料8卷。
4.2编号
4.2.1监理文件资料可按资料形成时间的先后顺序编号。
4.2.2文件资料编号应填写在文件资料专用表格右上角的文件资料编号栏中；无专用表格的文件资料，应在文件资料右上角的适当位置注明文件资料编号。
4.2.3工程文件资料的编号应及时填写。
5工程准备文件资料
5.1法规文件
5.1.1建设工程规划许可证
建设工程规划许可证由建设单位于第一次工地会议前提供至项目监理机构，该文件可为复印件。
5.1.2施工许可证
施工许可证由建设单位于第一次工地会议前提供至项目监理机构，该文件可为复印件，有效期须在国家规定范围之内。
5.1.3工程质量、安全监督手续
工程质量、安全监督手续是由建设单位于第一次工地会议前将文件提供至项目监理机构。
5.2技术文件
5.2.1地质勘查报告
地质勘查报告是由建设单位在《建设工程监理合同》签订后，第一次工地会议前将文件原件提供至项目监理机构，原始资料应保证真实、准确、齐全。
5.2.2设计图纸及审查合格文件
设计图纸及审查合格文件是由建设单位在《建设工程监理合同》签订后，第一次工地会议前将文件原件提供至项目监理机构。
5.2.3地下管线资料
与施工现场相关的地下管线等资料由建设单位在《建设工程监理合同》签订后，第一次工地会议前将文件提供至项目监理机构，该文件可为复印件，应保证真实、准确、齐全。
5.3合同文件
5.3.1中标通知书
1监理单位中标通知书由工程监理单位于第一次工地会议前提供至项目监理机构；
2施工单位中标通知书由施工项目经理部于第一次工地会议前报送至项目监理机构，该文件可为复印件；
3专业分包单位中标通知书由施工项目经理部在分包单位进场前报送至项目监理机构，该文件可为复印件。
5.3.2合同
1《建设工程委托监理合同》由工程监理单位于第一次工地会议前提供至项目监理机构；
2《建设工程施工合同》由施工项目经理部于第一次工地会议前提供至项目监理机构，该文件可为复印件；
3专业施工分包合同由施工项目经理部在分包单位进场前报送至项目监理机构，该文件可为复印件；
4与本工程相关的施工招、投标文件应由建设单位在《建设工程监理合同》签订后，第一次工地会议前将电子文档（光盘）提供至项目监理机构，并应保证真实、全面。
5.4施工单位资质资格文件
5.4.1施工单位营业执照、资质证书应由施工项目经理部在工程（专业分包工程）开工前报送至项目监理机构，该文件可为复印件。
5.4.2施工单位项目管理机构人员有效资格证书应由施工项目经理部在工程开工前报送至项目监理机构，该文件可为复印件。
5.4.3上述两项文件应同施工单位投标文件相应内容一致。
6监理管理文件资料
6.1工作指导文件
6.1.1总监理工程师任命书
1总监理工程师任命书应在建设工程监理合同签订后，由工程监理单位法定代表人书面签署，第一次工地会议前书面通知建设单位。
2总监理工程师任命书应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表A.0.1的格式。
本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。
6.1.2监理规划
1监理规划应在签订建设工程监理合同及收到设计文件后开始编制，在召开第一次工地会议前报送建设单位。
2监理规划应由总监理工程师组织、专业监理工程师参与编制，并经监理单位技术负责人审核批准。
3监理规划应针对项目的实际情况，明确项目监理机构的工作目标，确定具体的监理工作制度、程序、方法和措施，并具有指导性和针对性。
4监理规划的编制依据应包括：
1）建设工程的相关法律法规及项目审批文件；
2）与建设工程项目有关的标准、设计文件、技术资料；
3）监理大纲、建设工程监理合同文件及与建设工程项目相关的合同文件。
5监理规划编审程序：
1）总监理工程师组织专业监理工程师编制；
2）总监理工程师签字后由工程监理单位技术负责人审批。
6监理规划应包括以下主要内容：
1）工程概况；
2）监理工作的范围、内容、目标；
3）监理工作依据；
4）监理组织形式、人员配备及进退场计划、监理人员岗位职责；
5）监理工作制度；
6）工程质量控制；
7）工程造价控制；
8）工程进度控制；
9）安全生产管理的监理工作；
10）合同与信息管理；
11）组织协调；
12）监理工作设施；
13）制定旁站监理方案。
7在监理工作实施过程中，如实际情况或条件发生变化而需要调整监理规划时，应由总监理工程师组织专业监理工程师修改，经工程监理单位技术负责人批准后报建设单位。
6.1.3监理实施细则
1监理实施细则由专业监理工程师编制，并经总监理工程师审批。
2监理实施细则应在相应分部、分项工程施工开始前编制完成。
3监理实施细则应符合监理规划的要求，并应结合工程项目的专业特点，具有可操作性。
4下列工程应编制监理实施细则：
建设节能环保工程；中型及以上或专业性较强的工程；采用新技术、新工艺、新材料、新设备的工程；危险性较大的分部分项工程等。
5监理实施细则的编制依据应包括：
监理规划、相关标准、工程设计文件；施工组织设计、专项施工方案。
6监理实施细则应包括以下主要内容：
专业工程特点；监理工作流程；监理工作要点；监理工作方法及措施。
7在监理工作实施过程中，应根据实际情况进行补充、修改，经总监理工程师批准后实施。
6.2工作记录文件
6.2.1监理日志
1监理日志由总监理工程师指定专业监理工程师负责记录，监理员补充完备，专业监理工程师每日签字，总监理工程师定期审阅。
2监理日志应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013要求并宜按以下内容撰写：
施工部位、劳动力等和进度是否滞后情况；
隐蔽验收；
旁站情况；
现场巡视情况；
平行检验情况；
文件往来情况；
材料进场报验和见证取样情况；
见证取样复试报告返回和结论；
重大事件记录；
工程例会、专题会提出问题落实情况；
项目监理机构发文（质量问题）现场落实情况等；
6.2.2工作联系单
1工作联系单是用于工程监理单位与工程建设有关方相互之间的日常书面工作联系，有特殊规定的除外。
工作联系的内容包括：
告知、督促、建议等事项。
本表非特殊注明回复要求不需要书面回复。
2工作联系单应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表C.0.1的格式。
本表发、收、报、送文单位各一份。
6.2.3监理通知单
1监理通知单系项目监理机构在实施监理过程中，发现工程存在下列问题时，如在施工过程中出现的不符合设计要求、不符合施工技术标准、不符合合同约定的情况、使用不合格的材料、构配件和设备等行为，在工程质量、安全、进度、造价等方面出现违规、违章、违背合同的行为时由总/专业监理工程师签发的需回复的书面文件资料。
2监理通知单填写应包含如下内容：
拟通知事由发生的时间、地点（具体部位）、事由的具体内容、拟通知事由的依据、通知要求、回复标准和回复期限。
3监理通知单应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表A.0.3的格式。
本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。
6.2.4监理通知回复单
1监理通知回复单是施工单位按照监理通知单规定的时限要求进行响应后向项目监理机构报送的回复意见。
2监理通知回复单应附相关文件资料，包括响应工作记录、响应工作达到的标准、相关影像资料等。
3监理通知回复单应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表B.0.9的格式，附件应符合《山东省建筑工程施工技术资料管理规程》DBJ14-023的相应要求。
本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。
6.2.5监理会议纪要
1第一次工地会议纪要
第一次工地会议纪要由项目监理机构负责整理、归档并下发各方，会议由建设单位于工程开工组织召开。
会议纪要内容应包含：
1）建设单位、施工单位和工程监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及分工。
2）建设单位介绍工程开工准备情况。
3）施工单位介绍施工准备情况。
4）建设单位代表和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求。
5）总监理工程师介绍监理规划的主要内容。
6）研究确定各方在施工过程中参加监理例会的主要人员，召开监理例会的周期、地点及主要议题。
7）其他有关事项。
2监理例会纪要
监理例会纪要由项目监理机构负责整理、归档，例会由总监理工程师或其授权的专业监理工程师定期组织并主持。
会议纪要内容包括：
1）检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因。
2）检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施。
3）检查分析工程项目质量、施工安全管理状况，针对存在的问题提出改进措施。
4）检查工程量核定及工程款支付情况。
5）解决需要协调的有关事项。
6）其他有关事宜。
3专题会议纪要
由项目监理机构组织并主持的专题会议纪要内容应包含会议时间、地点、参会人员、会议议题、会议内容、会议决议或意见及其他内容。
6.2.6工程暂停令
1工程暂停令应在征得建设单位同意后由总监理工程师签发。
在紧急情况下，未能事先征得建设单位同意的，应在事后及时向建设单位书面报告。
2工程暂停令必须注明停工范围、暂停原因、整改要求、整改标准、整改时限和回复要求。
3项目监理机构发现下列情形之一时，总监理工程师应及时签发工程暂停令，要求施工单位停工整改：
1）施工单位未经批准擅自施工的；
2）施工单位未按审查通过的工程设计文件施工的；
3）施工单位未按批准的施工组织设计施工或违反工程建设强制性标准的；
4）施工存在重大质量、安全事故隐患或发生质量、安全事故的。
4工程暂停令发出并经响应后，项目监理机构应按照《建设工程监理规范》GB/T50319-2013第6.2.4和第6.2.5条的要求做好后续工作。
5工程暂停令符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录A.0.5的格式。
本表一式三份，项目监理机构一份，施工单位一份，报建设单位一份。
6.2.7工程复工报审表、工程复工令
1工程复工报审表是施工单位在暂停原因消失，具备复工条件后向项目监理机构报送的回复意见。
经项目监理机构复查后，由总监理工程师签署审核意见，建设单位代表签署审批意见。
工程复工令由总监理工程师签发并加盖执业印章，宜事先向建设单位报告。
2暂停施工事件发生时，项目监理机构应如实记录所发生的情况。
当暂停施工原因消失、具备复工条件时，施工单位提出复工申请的，项目监理机构应审查施工单位报送的复工报审表及有关后附文件资料，对施工单位的整改过程、结果进行检查、验收，符合要求后，总监理工程师应及时签发复工令；施工单位未提出复工申请的，总监理工程师应根据工程实际情况指令施工单位恢复施工。
3复工报审表后附材料应针对暂停令要求内容逐一响应，必要时应附整个事件产生的质量、安全管理文件资料，格式应符合《山东省建筑工程施工技术资料管理规程》DBJ14-023的要求。
4工程复工报审表应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表B.0.3的格式。
本表一式三份，项目监理机构签署意见后自留一份，报建设单位一份，返回施工单位一份。
5工程复工令应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表A.0.7的格式。
本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。
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