Excel服务器认证工程师培训教材2.docx

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Excel服务器认证工程师培训教材2

图539填报时出现下拉列表

1.1设置主键，保证录入数据的唯一性。

“主键”是一个数据库的概念。

针对一个数据表，我们可以把其中某个或某几个字段设成主键。

在输入数据的时候，数据库会自动检查主键字段的内容是否唯一。

如果发生重复，则拒绝保存。

下面，我们把“客户登记表”中的“客户名称”设置为主键，以此来保证所有输入的客户没有重名。

定义主键

1）用Admin账户登录，打开《客户登记表》模板，进入设计状态。

2）选择菜单“模版管理数据表”，调出“管理数据表”窗口，点击“字段定义”按钮，弹出“字段定义”窗口。

3）在“字段定义”窗口中“客户名称”左侧的“主键”栏单击，出现“√”，然后单击【修改字段】按钮。

图540设置主键

4）点【返回】，回到“管理数据表”窗口，再次点【关闭】，回到模板设计状态。

5）关闭模板

主键的作用

回忆5.4节，我们输入的第一份《客户登记表》的客户名称是“甲公司”，现在把“甲公司”的客户信息再录入一遍，看会出现什么情况。

1）新填一份《客户登记表》，名称输入“甲公司”。

2）保存，出现以下的提示：

图541主键的作用

这就是主键的作用，通过设置“主键”，我们不需要靠人为的小心谨慎来保证数据的唯一，这个任务由系统自动完成了，可以大大提高数据的准确性。

1.2本章练习

请自行完成以下练习。

本练习中建立的模板在下面的章节中会用到。

1）建立《物料表》模板，表样如下：

图542《物料表》模板的表样

设置该模板“Admin”可以录入，其他用户可以查看。

2）定义《物料表》模板上的数据项，组成数据表“物料表”

主键

区域

字段名

数据类型

必填

填写规范

其它

C2

物料类别

文字（100字以内）

不清空

C3

物料编码

文字（20字以内）

√

E3

物料名称

文字（100字以内）

√

C4

规格型号

文字（100字以内）

E4

计量单位

文字（20字以内）

E6

当前库存量

小数

3）定义自动编号，让“物料编码”能够自动生成。

4）让“计量单位”可以下拉选择。

5）让“物料类别”可以下拉选择。

输入若干物料信息

第2章、管理业务数据

本章我们通过建立一个业务单据模板----《订单》，继续学习模板的设计，同时会接触到Excel服务器的最精彩功能之一----表间公式的定义和应用。

本章具体内容包括：

●定义重复数据项

●使用动态取值的下拉列表

●学习表间公式的概念，定义并应用一个简单的表间公式

●使用列表选择数据规范

2.1定义重复数据项

单一数据项和重复数据项

图61订单表样

上图是我们要建立的《订单》模板的表样。

如前所述，模板上可以填写内容的那些空白单元格称为“数据项”。

在订单的表样上，有表头----2~4行的客户信息、表尾---第12行的审批信息，也有明细----7~10行的订货产品信息。

我们说在《订单》模板上，有两种不同性质的数据项。

第一种，即表头和表尾处的空白单元格，为“单一数据项”。

它们的特点是在一份表单上只出现一次。

比如C3:

F3处的“客户名称”，一份订单上只能有一个“客户名称”。

第二种，即明细中的空白区域，为“重复数据项”，它们的特点是在一份表单上会填多次，比如区域C7:

C10处的“产品名称”，一份订单上会包括多种产品。

该区域的每一行的单元格的内容都不一样，但它们都是“产品名称”。

建立《订单》模板

1）建立订单模板，表样如图6-1所示

2）权限设置为：

填报权限：

Administrators、销售员

查阅权限：

Administrators、总经理、销售部长、销售员。

其中销售员只能查看本人填报的，其他角色能够查看全部。

3）输入若干Excel公式

单元格/区域

公式

作用

H7:

H10

=F7*G7

金额＝数量×单价

H11

=SUM（H7:

H10）

计算合计金额

4）把表头、表尾定义成单一数据项，组成数据表“订单_主表”

主键

区域

字段名

数据类型

必填

填写规范

其它

√

C2

订单编号

文字（20字以内）

√

不清空

E2:

F2

订单日期

日期

√

当前日期

H2

录入人

文字（20字以内）

√

当前用户姓名

C3:

F3

客户名称

名称或地址

√

H3

客户编号

文字（20字以内）

√

C4:

F4

地址

名称或地址

H4

电话

文字（100字以内）

C12

审批日期

日期

E12:

F12

审批人

文字（20字以内）

H12

审批意见

文字（20字以内）

5）定义自动编号“订单编号”，设为“订单编号”字段的填写规范。

定义重复数据项，组成明细表

现在来把订单的明细部分定义成重复数据项。

1）在订单模板的设计状态下，选中区域B7:

H10，右击鼠标，选择弹出菜单“定义重复数据项”

图62选中要定义为重复数据项的区域

2）弹出如下图所示的“定义重复数据项”对话框，点击带图标的大按钮【按行】，上方标题行数1，选中“数据区域可向下扩展”，按【下一步】。

图63

3）选择“组成新数据表”，命名为“订单_明细”如图，按【下一步】

图64

4）选择各字段的数据类型，设置所有字段必填，点【下一步】。

图65

5）在下一屏上直接点【完成】，窗口关闭，回到订单模板的设计状态。

6）关闭并保存模板。

填报时扩充明细表的行数

在订单模板的表样上，我们只预留了4行明细的位置，但实际的订单可能不只4条明细。

因为我们在定义“订单_明细”的重复数据项时，指定了“可向下扩展”，填报时，工作表的上方会出现“报表操作工具栏”。

当输入焦点进入“订单_明细”表所在区域时，工具栏中的【增加行】和【删除行】按钮可选，如下图所示。

通过这两个按钮，可以向明细表增加新行或删除多余的空行。

图66报表操作工具栏

关于“报表操作工具栏”上其它按钮的作用，我们会在后续的章节中陆续介绍。

2.2动态取值的下拉列表

在上一章，我们学习过“下拉列表”这种数据规范，现在我们为订单上的“客户名称”定义下拉列表。

1）用Admin帐户登录到管理台。

2）新建数据规范。

输入内容如下图：

图67动态取值的下拉列表

注意在这里，我们对数据源选择的是“来自数据表”，意思就是，下拉列表中的可选项不是事先写定的，而是根据“客户登记表”中的内容动态决定。

3）按【确定】

4）回到Excel，在《订单》模板的设计状态下，选择菜单“模板管理数据表”，设置“订单_主表”中“客户名称”字段的填写规范是“客户名称列表”。

5）关闭模板。

现在用小宋的帐户登录，来填报一份订单，我们看到，“客户名称”处出现了下拉列表，其中的内容是我们已经输入的两张客户登记表中的客户名称。

图68

练习

1）复习上一章，在订单模板上设置如下数据填写规范：

a）订单编号自动生成

b）录入人默认为当前用户姓名

c）订单日期默认为当前日期

2）多输入一些客户登记表信息

2.3用表间公式提取数据

在上一节，我们对订单模板上的客户名称字段设定了填写规范，填报时可以从下拉列表中选择，但地址、电话等依然还需要手工输入。

设想一下填写订单的过程：

填好客户名称“甲公司”

--地址在哪里？

…去翻一下客户登记表…找到了！

--把找到的地址“抄写”到收货地址处

--接着填…

这个过程中的“翻查”和“抄写”既耽误时间又容易出错。

实际上，因为所有客户的信息都已经通过《客户登记表》模板录入计算机了，所以“翻查/抄写”的工作完全可以由计算机完成，只需要告诉计算机：

按照“我所选定的客户名称”到客户表中查一下地址，填充到“地址”栏。

这句话实际上表达了四个方面的含义：

1）从哪里找数据？

----到“客户登记表”中。

2）找符合什么条件的数据？

----按照“我所选定的客户名称”

3）找什么数据？

----地址

4）找到数据做什么用？

----填充到“地址”栏

这就是表间公式的最原始表达。

用稍微规范一些的方式描述一下，教给计算机，就是这样：

2.3.1定义表间公式

1）打开《订单》模板，进入设计状态

2）选择菜单“模板定义表间公式”，弹出“表间公式”对话框

3）按【新增】按钮，弹出如下图所示的对话框，选中第一个单选按钮，按【确定】

图69选择表间公式类型

4）弹出定义表间公式对话框，在公式名称处输入“查询客户信息”，应用方式选择“筛选条件改变后自动执行”如下图。

图610输入表间公式名称

5）按【来源数据】，弹出如下对话框。

所谓“数据源”指的是现有模板上那些已创建的数据表。

因为我们输入的所有信息都存储在这些数据表中。

对话框左上部的列表中列出了所有已创建的数据表的名称。

在左侧列表中选中“客户表”，点击【>】，客户表移到右侧列表，按【确定】

图611选择表间公式数据源

6）回到“定义表间公式”对话框，点击【筛选条件】按钮

图612

7）弹出“输入表达式”对话框，做以下操作：

a）单击左侧分类列表中的“<客户表>”，右侧选项列表中出现客户表中的左右字段

b）双击选项列表中的“客户表.客户名称”，使之出现于下方的表达式文本框

c）单击常用操作符中的【=】

d）单击分类列表中的“<本报表>”

e）双击选项列表中的“本报表.Sheet：

客户名称”

构造好的表达式为“客户表.客户名称=本报表.Sheet1:

客户名称”，如下图

图613输入表达式

图614输入表达式

表间公式在模板的设计状态下定义，在填报时实际起作用。

其中的“本报表.Sheet1:

客户名称”指的是“当前正在填报的这张表单上所输入的客户名称”。

它是一个变量，只有在填报的时刻才能确定取值。

8）按【确定】回到定义表间公式对话框，点击【填充方式】按钮。

图615准备输入填充方式

9）出现“定义填充方式”对话框，填充数据表选择“订单_主表”，双击“地址”所在行的第一列

图616双击输入填充方式

10）再次弹出“输入表达式”对话框，参照前述方法输入表达式内容为“客户登记表.地址”，按【确定】。

图617输入填充表达式

11）回到“定义填充方式”窗口，结果如图。

图618

12）继续输入“客户编号”和“电话”的填充方式。

图619

请注意：

在每个填充目的字段的右侧，都有一个“锁定”复选框，勾选此复选框，表明通过表间公式填充到表单上的内容会被锁定，不允许手工修改，反之，则允许修改。

13）按【确定】。

回到“定义表间公式”窗口，显示完整的表间公式如下：

图620定义好的表间公式

14）按【确定】回到最初的“表间公式”窗口，按【返回】

15）关闭模板。

2.3.2应用表间公式

以小宋的账户登录，填写一份订单，您会发现两个现象：

1）选择客户名称后，客户编号、地址和电话自动显示。

2）输入焦点无法进入客户编号、地址和电话所在的单元格，也就是说，它们被锁定了！

前者意味着输入变得简便快捷，而后者意味着出错的可能性大大降低。

2.4列表选择数据规范

通过前面两个小节的工作，我们已经尽可能简化了“订单_主表”的输入――只需要选择“客户名称”，其它内容全部是自动填充的，或者通过数据规范，或者通过筛选条件改变后自动执行的表间公式。

在这一小节，我们来解决“订单_明细”的输入问题，达到如下图所示的效果――当输入焦点放到“产品名称”位置上时，自动弹出一个选择列表，列举所有产品的编码、名称、规格等，可以从中选择一条或几条，自动填充到订单明细上。

图621填报时自动弹出选择列表

2.4.1定义列表

1）以Admin帐户登录到管理控制台

2）在管理台主窗口的左侧选中“数据规范列表选择”，点击鼠标右键，选择弹出菜单【新建】，弹出【定义列表数据规范】窗口，输入名称为“产品列表”。

图622新建列表

3）点击【1:

数据源】，弹出“选择数据表”窗口，选择数据表为“物料表”，点击【确定】

图623选择列表数据源

4）回到“定义列表数据规范”窗口，点击【3:

定义数据项】，弹出“定义列表数据项”窗口。

如下图。

图624

5）双击第一行的“表达式”栏。

弹出“输入表达式”窗口，输入表达式“物料表.物料编码”，点击【确定】，回到“定义数据项”窗口。

6）继续定义其他列表数据项，结果如图。

在“物料名称”对应的“默认返回值”栏打勾。

图625

我们在这里定义的列表将成为模板上的某个数据项的填写规范。

列表选择和下拉列表不同，下拉列表只有一列，而列表选择有多列。

所谓“默认返回值”，指的就是，填报时选中了弹出列表的某一行之后，要把这一行信息中的哪一列的内容，返回到该数据项所在的位置上。

7）点击【确定】，回到“定义列表数据规范”窗口，再次点击【确定】，完成列表的定义。

2.4.2设置数据项的列表选择填写规范

现在把前面定义的列表设置为订单模板上“产品名称”字段的数据规范。

1）打开订单模板，进入设计状态

2）打开“管理数据表”窗口，选择“订单_明细”表，点击【字段定义..】，打开“字段定义”窗口。

3）设置“产品名称”字段的填写规范为“产品列表”。

图626

4）点击“附加属性”标签上“填充方式”右侧的【…】按钮，弹出“附加填充方式”窗口，如图。

请回忆上一小节，我们设置“产品列表”的默认返回值为列表中的“物料名称”，所以，这里默认把“物料名称”填充到本字段，即“订单_明细”的“产品名称”字段。

图627

5）继续设置列表中其他字段的填充方式，结果如图。

图表61

6）点击【确定】，回到“字段定义”窗口。

7）点击【修改字段】，【返回】。

8）点击【返回】，关闭“管理数据库”窗口，回到模板的设计状态，关闭模板。

2.4.3填报时使用列表选择

填报订单时，输入焦点进入“产品名称”所在的区域，会自动弹出列表选择窗口。

如下图所示：

在这个列表选择窗口上，您可以：

1）选择一条或几条信息

2）点击右上角的

，可以（向右）展开/缩回查询条件输入区域，当列表内容较多时，可以输入条件，过滤出需要的信息。

3）点击【确定】，本窗口关闭，勾选的那些条目填充到正在填报的表单上。

图628

第3章、熟练填报

作为模板的设计者，我们需要尽量为模板的使用者，即普通用户提供方便。

本章专门介绍为方便普通用户而需要考虑的设计问题，包括：

锁定

选项设置

模板分类

我的工作台的配置

格式打印

3.1锁定

您可能已经注意到了，填报表单的时候，工作表的某些区域被锁定了，输入焦点无法进入，这是为什么呢？

我们来看一下模板的属性设置，就会找到答案。

用模板设计者的身份登录到客户端，点击菜单【模板】【打开模板】，打开“打开模板”窗口。

选中某个模板，比如“订单”模板，点击右下方的【更改属性…】，弹出“模板属性”窗口。

切换到“版本”标签上，我们会看到有一个单选按钮被选中，“保护全部工作表”。

熟悉Excel的读者都知道，Excel本身有保护工作表的功能，这里就是利用了Excel的这个功能，填报的时候，自动保护了工作表，这就是为什么填报时工作表的某些区域被锁定的原因。

图71模板属性

在“保护密码”输入框，您可以自己设置模板的保护密码，如果不设置，系统会用一个默认的密码去保护工作表。

如果你的模板包含多个工作表，而只是其中的某几个需要保护，则可以选择“保护部分工作表”，然后点击[设置哪些工作表需要保护]按钮，选择需要保护的工作表。

同样在这个选项卡上，左侧还有几个复选框，下面分别解释它们的作用。

工作簿内公式可改：

“工作簿内公式”指的是模板上的那些Excel公式。

比如订单模板上，“金额”处就有Excel公式。

这个地方不打勾，则填报的时候，凡是有Excel公式的区域都会被锁定，这样可以防止用户误操作，不小心改动了Excel公式，导致计算错误。

由直接取数的数据规范填入的值可修改：

“直接取数的数据规范”，指系统变量、自动编号等直接填入的值。

如果这个地方不打勾，则自动填入的“当前日期”、“当前用户姓名”等均被锁定。

3.2选项设置

3.2.1常规选项

登录后，在Excel服务器菜单下有一个子菜单项“选项”，您可根据自己的操作习惯，设置登录后的系统表现。

点击【Excel服务器】【选项】，弹出选项设置窗口，如图：

图72选项设置

看到“常规”标签上的设置，我们就能自己找到这几个问题的答案：

1）为什么登录成功之后会自动进入我的工作台？

2）为什么输入焦点放到“订单日期”的位置上，总是弹出一个日期选择窗口？

我喜欢手工输入日期，不习惯用鼠标选择，我怎样才能不让这个日期选择窗口弹出来？

3）输入订单时，为什么输入焦点放到“产品名称”位置上，列表选择窗口会自动弹出来？

如果不让它每次都弹出来，我该怎么做？

3.2.2快捷填报工具栏

在“选项设置”窗口上，切换到“快捷填报工具栏”标签，列出本人有权限填报的所有表单。

您可打勾选择把其中的哪些表单放在屏幕上方的快捷工具栏中。

按【确定】保存设置。

图73设置快捷填报工具栏

现在断开连接，再重新登录进去，会看到快捷填报工具栏按钮，如下图所示：

图74快捷填报工具栏

3.3模板分类

到目前为止，我们已经创建了客户登记表、物料表、订单等若干模板。

随着所创建的模板逐渐增多，我们可以对模板赋予不同的关键字，使它们分类显示在我的工作台中。

3.3.1定义报表分类

1）用Admin帐户登录到管理台

2）在左侧的“报表分类”上点击鼠标右键，选择弹出菜单【新建】

图75新建报表分类

3）弹出“报表分类”窗口，输入分类名称为“基础数据”。

图6-23定义报表分类

4）点击【确定】，窗口关闭。

回到管理台主窗口，在“报表分类”之下出现了子节点“基础数据”。

图76定义好的报表分类在管理台主窗口中显示

5）用同样方法创建另一个报表分类“销售单据”。

管理台中定义报表分类的时候可以指定排序顺序，其他使用报表分类的地方按指定的顺序排序显示。

方法：

1.用管理员身份登录管理控制台。

2.鼠标右键选择报表分类，点击“分类排序”：

3.可以通过“上移”、“下移”，调整显示顺序：

4.调整好顺序后，点击“应用”，关闭。

5.登录客户端：

模板分类变成与管理台上设置的一样。

6.登录ESWEB：

模板分类变成与管理台上设置的一样。

3.3.2设置模板分类

现在回到Excel，用Admin帐户登录

1）选择菜单“模板打开模板”。

弹出“打开模板”对话框。

2）选中“客户登记表”，按【更改属性…】。

3）弹出“模板属性”对话框，切换到“基本信息”选项卡，在“模板分类”处选择“基础数据”。

图77设置模板的分类

4）点击【确定】，回到打开模板窗口

5）用同样的方法设置其它模板的分类：

模板名称

模板分类

物料表

基础数据

订单

销售单据

现在打开“我的工作台”，我们能看到，在左侧树型中各种模板按其分类排列显示。

图78模板我的工作台中按分类排列

可以设置多级报表分类吗？

当然可以，在定义报表分类的时后，适当选择上级分类就可以。

请读者自行练习

3.4让我的工作台更好看

3.4.1设置默认排序

假设我们希望在我的工作台中显示的数据默认按某个或多个字段排序。

可在“管理数据表”对话框中，设置其排序方式。

例如，若希望客户登记表按登记日期排倒序，即最近登记的客户排在前面、同一天登记的客户按名称排升序，可设置如下：

图79设置默认排序字段

3.4.2设置默认分类

当数据量比较多时，我们可能会需要根据数据的内容，在我的工作台中分类显示，比如，我们共有10000条客户信息，分属于5个大区，10个销售员，我们希望所有客户信息在我的工作台中分类显示如下：

即，在我的工作台左侧的菜单中，“客户登记表”之下，按大区分成不同的子文件夹，每个大区下再按销售员分子文件夹，如果想看全部的，就直接点击“客户登记表”，如果想看某大区某销售员的，就点击对应的子文件夹。

图710数据在我的工作台中分类显示

为了达到这种效果，需要在“管理数据表”窗口中设置分类方式。

当然，也可以继续增加分组字段，最多可选择5个。

如图：

图711设置默认分类字段

3.4.3隐藏不需要的字段

当您在我的工作台中，选中左侧窗格中的模板名称，右侧窗格会显示该模板上定义的数据表中的数据。

如果一个数据表中的字段较多，而在我的工作台中只需要看到一些主要的字段，不需要看到全部，可以设置那些不需要显示的字段为隐藏。

假设对于《客户登记表》中的数据，在我的工作台中只需要看到客户的名称、登记日期、地址、电话和联系人，可按如下步骤操作：

1）打开模板《客户登记表》，进入设计状态。

2）选择菜单“模板管理数据表”，点击【字段定义…】按钮，弹出“字段定义”窗口。

3）在“客户表”的字段定义中，除上述5个字段外，所有其它字段的“隐藏”栏均打勾，如下图所示：

图712设置某些数据项隐藏

4）按【修改字段】，按【返回】；在“管理数据表”窗体中，点击【返回】

5）关闭模板。

6）重新打开我的工作台，选择左侧的“客户登记表”节点，会看到右侧窗格中的数据仅显示5列，如下图所示：

图713在我的工作台上不显示隐藏字段

3.4.4调整字段先后次序

依然是在“字段定义”窗口中，选中某字段，按【上移】或【下移】，可改变该字段出现在我的工作台中的先后次序。

请读者自行完成以下练习：

调整“客户表”在我的工作台中的字段排列次序为：

登记日期、客户名称、地址、电话、联系人

3.5格式打印

通常情况下，我们填报了一份表单，若想打印的话，直接利用Excel本身的打印功能就可以了，但是在某些情况下，Excel的打印功能就不能完全满足我们的需要了，例如：

●套打

●把合计行作为页尾，每页都打印

●页号、页数等和表单的内容出现在同一行

●…

对于上述利用Excel自身的打印难以实现或实现起来很麻烦的情况，我们可以用Excel服务器专门提供的“格式打印”功能来处理。

另外需要说明的是，格式打印功能仅Excel服务器的企业版才提供。

3.5.1设置模板的打印格式

本节我们的例子是一个“记账凭证”模板，如下图所示：

图714

我们先来定义打印格式。

1）打开“记账凭证”模板，进入设置状态

2）选择菜单[模板]—[指定报表打印属性]，弹出“指定报表打印属性”窗口

3）在“页面”选项卡上，可以指定纸张大小、打印方向、页边距等等。

图715

4）切换到“页首/页尾”选项卡，指定页首行和页尾行。

可以手工输入，也可以点击带灯图案的按钮，直接从工作表上选择。

图716

5）切