浅谈文秘人员形象塑造.docx

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浅谈文秘人员形象塑造

浅谈文秘人员形象塑造

一、论文提纲

二、内容提要、关键词

三、正文

四、参考文献

一、引言

随着社会的发展，形象的塑造已不再是明星的“专利”，普通职场人士对自己的形象也越来越重视，好的形象可以增加一个人的自信，对个人的求职、工作、晋升和社交都起着至关重要的作用。

当今社会是一个商业社会，急需大批训练有素能力卓著的秘书，企业老板和职业经理人已经认识到社会分工的重要性，只有依靠秘书的协助，自己才能更有效地从事经营和管理。

作为一种受人瞩目的职业，文秘人员的言行举止就代表着企业的形象。

从一位文秘人员的表现就感觉表现出所在企业及其上司的品质特征。

文秘人员的职业形象是指秘书在公众面前树立的印象，它是通过衣着打扮、言行举止反映出你的专业态度、知识及技能等。

同时，也是文秘人员与社会沟通并使之接受的方法。

良好的职业形象不仅能够提升个人品牌价值，而且还能提高自己的职业自信心。

因此，塑造其形象是不可缺少的，文秘形象应从下面两个方面进行塑造。

二、外在形象的塑造

在生活和工作中，文秘人员外在的形象是不能忽视，外在形象有仪表、仪容和仪态。

（一）仪容

第一，整洁的发型，即头发干净、整齐，长短适当，发型简单大

方、朴素典雅，要勤洗发、勤理发，把头发梳理到位。

男秘书头发以6厘米左右为佳，最长也不应该后及领口，前过额头；女秘书头发的长度则相对来说宽松一些，不过最好是不要长过肩部，或挡住眼睛。

工作场合，则必须将长发扎起来。

第二，清秀的面孔，不允许面部不干净、不卫生，要做到这一点，必须勤洗脸，不让自己的面部存在一丝一毫的汗渍、泪渍以及不洁之物。

从事商务活动的男秘书不许蓄须，最好每天坚持剃一次胡须，绝对不可以胡子拉碴地上班或会面。

还要注意经常检查和修剪鼻毛，最后还要注意去除口部的多余物，这是指口角周围沉积的唾液、飞沫、食物残渣和牙缝间的牙垢，要消除口腔异味，养成在参加商务活动前不吃生蒜、生葱和韭菜一类带刺激气味的食物的良好习惯。

第三，干净的手部，必须勤洗手、常剪指甲，决不要留长指甲。

第四，女秘书应适度化妆，工作岗位上宜施淡妆，白天的社交活动也应是淡妆，浓妆只适合晚上的娱乐性活动，如舞会等，在喜庆的场合化妆可以艳丽引起，以烘托热烈的气氛；而在吊唁、丧礼的场合浓妆艳抹则是非常失礼的，此时只允许施淡妆。

（二）仪表

仪表是个性的表征，反映一个人的文化修养和格调，显示自己的

职业和职位。

秘书也是如此，正式场合应关整洁得体大方优雅的职业装，秘书的打扮可以说是公司的风向标，客户来拜访，先见到的不是老板而是秘书。

身为秘书，应记得随时保持得体的美丽形象，不要怕比老板穿孔得庄重。

每个老板的穿着品味不同，可是心态却是一致的；希望自己的秘书外表典雅庄重，在外人面前很有面子。

所以说工作再怎么努力，行程再怎么急忙，也要从容利落；抽屉里可以放些简单的化妆品，以备急时之需。

随着现代企业制度的逐步建立，对企业秘书素质的要求越来越高。

“绝大多数老板对秘书的要求是工作高效率，能创造价值。

”专业人士认为，“干秘书这一行，重视仪表美，并不为了到舞台上表演，也不是要人家钟情于你，而是要树对秘书这个角色的美好形象，更有得为领导服务，有利于开展工作。

”秘书人员的外在形象美主要是仪表美、气质美，秘书应该保持一个较为完美的外观形象，给公众以良好的喜爱感觉。

（三）仪态

就是要培养谦虚落落大方的态度，谦虚是指正确地看待自己，也正确地看待别人，不过高估计自己，不过低估计别人，善于发现自己的缺点并改正，善于发现别人的优点并欣赏和学习。

恭敬就是尊重对方的人格，诚垦待人，和蔼热情，不骄横。

谦虚而恭敬的态度往往是一个人的神态、语言、动作和行为的综合表现。

1、表情

表情中是了主要的因素是眼神和微笑。

它们可以表现出对对方的欣赏、理解和欢迎。

特别在与人交谈时，眼神要能显示你在倾听对方的谈话，因为每个人都喜欢用语言表达自己，喜欢别人听自己讲话，如果你用眼神告诉对方“你是一个值得我倾听的人”，无形中会提高对方的自尊心和信心，使对方感到你能理解他、尊重他，才能赢得对方的信任，从而产生愿意与你交往。

同样微笑能使生疏变为亲密，真诚的微笑能造成互相信任和亲切友好的气氛。

2、举止

举止礼仪是自我心诚的表现，一个人的外在举止行动可直接表明他的态度。

要塑造良好交际形象，必须讲究礼貌礼节，注意行为举止，做到彬彬有礼，落落大方，遵守一般的进退礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯。

手势和行立坐态都能表现出谦虚而恭敬的态度。

秘书经常与总经理出现于各种场合，更应注意礼节。

在社交场合要主动、大方地与对方接触、递送名片、自我介绍。

让对方尽快了解自己，言谈中注意语言的文雅与委婉，说话方式轻松自如，语速不急不慢，落落水方。

3、牢记别人的姓名，称呼恰当亲切。

一般人对于自己的姓名特别在意，如果记得对方的姓名，会使对方对你产生莫大的好感。

即使忘记了对方的姓名，也要委婉地“套”出或不动声色地处理。

切忌直白对方“记不起了”或“我忘记了”等让对方难堪。

秘书人员要使自己的形象美，就得做到行为美。

而行为美要靠平时的自我克制过激情绪和“一时冲动”，把自己的行为约束在法律、纪律、制度和社会道德、风俗人情的范围之内，做现代文明社会的“四有”新人。

三、内在形象的素养

文秘人员的内在形象也就是内在素养，是文秘人员形象的重中之中，特别是表现在文秘人员的工作中。

但主要是如下几点：

（一）知识能力素质

随着文秘人员活动领域的扩大和现代科学技术的发展，对文秘人员的知识面和能力范围也提出了新的要求。

这就要求文秘人员有广泛的兴趣，去掌握更多的知识与技能，从而使秘书在工作中具有较强的应变能力和较强的适应性。

一个优秀的文秘人员首先应有主导兴趣，也就是对本职工作的热爱，有了主导的兴趣才能驾驭其它的兴趣，有效地发挥作用。

秘书人员应把运用语言的兴趣和对本部门专业知识及管理状况的兴趣作为自己的主导兴趣；其次，文秘人员还应有持久的兴趣。

凡事见异思迁，喜新厌旧，那不是兴趣而是好奇；文秘人员工作者只有对自己的工作所需要的知识和技能产生持久的兴趣，才能表现出应有的耐心和恒心，取得应有的成绩。

随着社会主义市场经济体制的逐步完善，文秘人员知识要求越来越高，文秘人员才逐渐向“复合型”人才方向发展，其知识体系趋于庞大和复杂。

文秘人员必须在实践中不断地拓展自己的知识面和更新知识结构。

一是基础知识和基本理论，基础知识和基本理论是文秘人员必备的本领和基本功。

是秘书人员思维飞向更高的“翅膀”。

也是文秘人员成长过程中的“阶梯”。

目前，文秘人员必须更加注重学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，注重结合市场经济的具体实践，掌握科学的世界观和方法论，将市场经济体制下的新情况、新问题上升到一定的理论高度加以概括和总结，正视改革过程中出现的新问题。

二是专业知识和业务知识。

文秘人员必须通晓各种业务，熟悉各种经营活动和发展战略，及时收集、处理各种市场信息，必须通晓行政、财务、统计、管理、市场、营销等方面的知识。

在日常工作和工作闲暇时博闻强记，尽可能掌握、熟悉专业以外的有关知识，如法律、公共关系、文学、艺术、数理、统计、科学方法等。

（二）道德职业素养

培养良好的道德修养，礼仪是道德的一种外在表现形式，良好的道德会令人自然展示优雅得体的举止仪态，表现谦虚恭敬的态度。

1、公正客观

要公正地评价他人，不要以自己的好恶来评说他人，也不要用自己的好恶来要求他人。

在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务的高低论曲直，提批评、建议要出于“公心”，帮助他人要出于“诚心”。

2、忠诚守信

要忠诚老实，办事恪守原则，忠于承诺，能办的事要千方百计办，不能办的事要向对方说明原因以得到他人的谅解。

3、摆正站位

文秘人员一定要摆正自己的位置，在与不同身份的人交往处事中，要正确履行自己的职责，而不能超越权限，既要积极地配合工作，又不能干预领导的决策和下属或其它部门的工作。

（三）综合能力的素养

综合能力的素养是做为一个合格的文秘人员所应该具备的综合能力了，这包括很多具体的方方面面。

秘书必须拥有善于做好各项秘书工作的能力，作为新时期的文秘人员，要做好本职工作，必须具备文“武”双全的能力。

秘书的工作性质就要求秘书不但要能说会做，能得心应手处理本职工作中所遇到的各种问题，而且要能当好领导的参谋助手，为领导提供所需求的工作信息，协调处理好本单位的内外事务。

所以，作为一个合格的秘书，就必须具备多方面的能力。

1、表达能力

表达能力是秘书的“看家本领”，它包括书面的表达能力和口头的表达能力两个方面。

秘书人员虽然很少去演说，但却要经常“说话”。

一般说来，领导的讲话精神上出自于领导，但必须形成在秘书工作之中。

因此，秘书必须要能充分领悟领导的思想，并将其形成为书面语言。

这主要考验的是秘书的写作能力，秘书不仅要写得好，还要写得快，要求能及时迅速的反映出领导的思维。

口头表达能力主要体现在上传下达、汇报情况、接待来访等情况之下，这些时候就要求秘书讲究说话艺术，说话时要清楚明白，注意分寸。

2、组织协调能力

秘书的组织协调作用主要是由秘书的辅助性决定的。

领导的任务是制定决策并指挥其他人员统一行动已实现决策，这整个过程都离不开秘书对各种工作的组织和各种关系的协调。

组织协调工作做得好，结果是一加一大于二，事半功倍；做得不好则事倍功半。

秘书处在领导和其部属之间的一个枢纽位置，上下、左右、内外各种关系的沟通，虽不能说百分之百，但在很大程度上要通过秘书这个中间环节。

因此，秘书必须要有超强的组织协调能力。

在这项工作中，服务性、事务性、填补性为主要特点，秘书的主要工作是为领导的决策提供一个切实可行的平台，其任务是为领导决策提供方便而不是干扰甚至代替领导决策。

因此，文秘人员的工作首先是为领导的决策提供准确、全面、有效的信息，其次要提供可行的预选方案，并将领导的决策最终形成文字，以利施行。

作为秘书人员，当先有辅助领导进行决策的能力，同时也要准确地把握工作范围，巧妙的“有所为有所不为”，组织协调好日常工作，做到上能下达信息灵通。

3、操作能力

秘书活动具有强烈的事务性特征，办实事成了文秘人员的一项基础性、经常性的工作。

特别是现在，主要决策者主要是集中精力研究带关键性、全局性的战略问题，而把务实的一些琐碎工作都交给了秘书部门。

因此，文秘人员的实际操作能力是一种最基本又是最重要的能力。

操作能力是由多种能力综合而成的，包括理解和领会能力，分析能力，应变能力等。

在日常工作中，秘书需要思维敏捷，行动干练，办事果断，全面做好办公室日常管理、通讯、接待、督察、信息、保密、印信、值班安排等各种工作。

应该说，文秘人员工作是一处需要多种技能的综合性的职业种类。

由于科学技术的飞速发展，尤其是办公自动化设备的应用，使文秘人员的工作方式发生了巨大变化。

因此要求秘书掌握多种专业化的事务工作技能，提高对办公设备的操作能力。

其操作能力主要包括：

方字处理设备的运用，声像信息设备的运用和通讯网络设备的运用以及计算机的运用等。

4、沟通能力

做生意就是做朋友，做朋友关键是在沟通，文秘人员沟通的主要有电话、网络、面对面交谈等沟通方式。

作为现代型的企业公司，大量的沟通工作是与客户的沟通，而且大量的工作是由职业秘书完成的，职业秘书沟通不专业，客户就无法信任你；职业秘书沟通不热情，客户冷落你；职业秘书沟通时不择机，客户只会烦着你；我一直认为，在商言商，在职言职，秘书要努力去掉口头禅，去掉不良的习惯言语，千万不要婆婆妈妈，喋喋不休。

职业秘书人中电话沟通，看是很简单的动作，规范起来就比较难了，接电话的职业用语，很大程度上体现了一个公司的整体形象，因此，很多的企业公司要求指定一个前台文员接听电话，职场规范电话接听模式是“自报家门”，这就犹如航空的播音员小姐，无论是谁在播音，我们听见几乎完全是同一个人在讲话，企业公司的秘书人员能够做到这一点，那么效果会出奇的好，因此，我们始终要保持接电话时的职业语调与规范用语，这是秘书的首要基本功。

再如，电话在两声与三声之间接听，也是职业秘书非常专业的电话接听技巧。

职业秘书面对面沟通，就比电