费用报销和预支备用金及审批程序制度.docx
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费用报销和预支备用金及审批程序制度
关于费用报销和预支备用金及审批程序制度
总则
1、为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。
2、本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通信费因公发生的业务费用等。
3、本制度适用对象为上海总公司和各地子公司，公司副总经理及以上高层管理人员费用按实报销。
一·费用报销规定
1、费用报销程序：
报销人按要求填制《业务费用报销明细单》，交出纳审核票据,出纳审核票据无误后,统一按审批权限规定递交相关负责人审批，审批人审批通过,出纳编制记账凭证，由会计复核，出纳根据复核后的记账凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借支单不予退回；报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。
2、对原始票据的要求：
⑴、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经税务机关认可，票面字迹清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；发票抬头需开具“上海云汉电子有限公司”或者“深圳市云汉电子有限公司”；如若提供抬头是个人的发票,需总经理签字批准方可报销。
⑵、报销人需给每张票据进行编号（用铅笔将编号编注在发票右上角空白处）,在《业务费用报销明细单》的事由描述里，注明所编号票据金额开支的用途（事由描述要清晰明了,写明产生费用的事件、参与人、费用类型等）,将发票按编号顺序,用曲别针附于《业务费用报销明细单》后，票据如有遗失，需写出书面报告，经部门经理签署意见，报总经理或副总经理审批后，按票价的80%报销。
编号示例:
A:
编号时用以下格式：
3－1
其中第一个数字3表示业务费用报销明细单中的第3项
第二个数字1表示是第3项明细中的第1张票据，以此类推
B:
偶尔有不同项目的费用是在同一张票据上，如累计开票，可能是数个项目的内容，但是发票都开在一张上。
此时请用3/6/8-1的格式，表明第3项和第6、8项都对应这张发票。
（3）、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。
特殊情况，无法取得正规发票的（白条），请写明未取得发票的原因，并用同金额的发票替代。
这部分需要由总经理加签，财务部才能予以报销。
3、报销人签名要求手写签署,清晰完整,不能打印或签写英文名字或ID缩写
4、每月15日前必须完成上个月的费用报销单据的提交，逾期报销者若无特殊原因的书面说明，和部门经理的签字确认,将不予报销。
5、费用报销的原则是设定相关费用上限，报销人根据当月实际情况进行申请报销，由部门经理或直接主管核实并签字确认。
6、财务部单独建立销售人员业务费用的支出统计表，对各个销售人员的每月费用支出情况和额度使用情况进行详细统计管理。
销售人员每月的费用将在月度计算销售提成时从订单利润总额中扣除。
如当月订单利润总额小于业务费用时，则从下月订单利润总额中累计扣除，以此类推。
如连续三个月不能正常扣除，需报公司经理核准。
特别说明:
因报销与工资提成核算有一定的时差,是本月到帐利润扣除上月报销的费用
7、各分公司报销因地域限制，与上海总公司报销流程略有不同,程序如下:
（1）、分公司财务负责人负责收集当月《业务费用报销明细单》和原始票据。
（2）、每月15日之前将上月《业务费用报销明细单》复印件（报销人已经签过字的）和原始票据寄到总公司财务部（原件交由分公司经理留存）。
并同时邮件发送《业务费用报销明细单》的电子版本（电子版本不需要手签字，不需要扫描）。
（3）、财务部按以上流程复核原始票据，并向分公司经理报告原始票据的审核情况（邮件）。
分公司经理按后续流程在对《业务费用报销明细单》原件上审核签字。
（4）、分公司经理负责将最终签字确认的表格交给分公司财务负责人，由财务负责人安排发放。
（5）月底将签字的《业务费用报销明细单》原件跟其他单据一起寄到上海办。
二·出差补贴及相应标准
1、定义：
出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应标准的出差补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴。
2、员工出差应填写《出差计划表》，做好该次出差的费用预算，报批部门经理，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。
3、公司各部门应根据实际工作需要合理确定出差期限和具体日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。
4、长途出差交通工具乘坐标准
级别
飞机
火车
轮船
副总经理及以上
普通舱及以上
硬卧及以上
二等舱及以上
部门经理
普通舱
硬卧
二等舱
其他人员
视情况而定
硬卧
三等舱
5、出差补贴，住宿及宾馆或酒店标准（币种：
人民币，单位：
元）
级别
宾馆或酒店标准
客房标准
住宿标准/天/人
出差补贴/天/人
副总经理及以上
四星级或以上
标准客房
400
100
部门经理
三星级
标准客房
300
80
员工
经济连锁酒店或同等
标准客房
200
50
除经总经理批准外，公司其他任何员工不得住标准客房以外的各类特色房、普通套房和豪华套房等高标准客房。
公司员工应尽量选择低星级的宾馆或酒店住宿，以减少开支。
考虑到全国各地住宿实际情况的不同，为避免因住宿标准制订过低，给住宿带来困难，不利于工作开展，给公司形象带来负面影响及增加个人负担，个人单独出差实际住宿费高于规定住宿标准的，经副总经理或以上公司领导允许后可按实报销；
6、出差天数的按照实有天数计算。
7、出差补助的计算与申领：
（1）出发日补助计算：
以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：
上午
12：
00前出发的可享受全天补助；12：
00后出发的，当日不能到达目的地的，可享受半天补助；12：
00后出发的，当天到达目的地的并住宿，可享受全天补助；
（2）到达日补助计算：
以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：
上午
12：
00前返回的可享受半天补助；12：
00后返回的可享受全天补助。
（3）在当月的《出差费用报销单》中按照相应的补贴标准进行出差补助的申领，自行按照前述要求计算补助天数，财务核实无误后予以报销。
出差补助属于福利性质，不属于业务费用，故不会从订单利润中扣除。
8、出差人员的住宿费在住宿标准内据实报销，超支部分自理，但参加包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议，公司不予相关费用的报销。
9、出差人员有招待费发票的，经票据编号后,在《费用报销明细单》里必须填写清楚并注明招待事由，出差期间的市内出租车票经编号后，在《费用报销明细单》里注明往返地点及用车事由。
10、出差人员超标准乘坐交通工具须经总经理签字同意方可报销，并需事先请示；飞机票、软卧火车票、头等舱轮船票须经总经理签字同意方可报销。
11、长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报总经理或副总经理审批后，按票价的80%报销。
12、公司员工随同主管及以上级人员一同出差，其住宿标准可按主管及以上级人员相应标准执行。
13、公司员工出差途中，如有经总经理批准可绕道回家探亲的，其绕道车船费扣除直线单程车、船费后全部自负，在家期间不享受出差补贴。
三·市内交通费标准
1、市内交通费是指公司员工在公司所在地办理公务和在出差地所发生的市内交通费（包括公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。
2、公司鼓励在不影响事情办理和耽误时间的前提下，公交或地铁可以直达的客户，尽量乘公交或地铁；公共交通不能直达的，长距离乘地铁，两端可考虑出租车。
3、因公办事的非销售人员的市内交通费用实报实销。
凡市内办理公务的非销售人员，一般只能乘坐市内公共汽车，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门主管的批准。
4、销售人员每人每月市内交通费报销上限规定如下，
部门
级别
规定上限（币种：
人民币单位：
元）
销售部
部门经理
1000
业务人员
800
有自备车并已享受每月固定车补的人员，每月的市内交通费报销上限应按上述规定的金额再减去相应的车补后的金额，如部门经理每月车补400元，则每月的市内交通费的报销上限即为600元。
（现有的固定车补属于公司福利性质，不属于业务费用，故不会从订单利润中扣除）
5、为提升公司形象，公司鼓励销售员在市内优先选择使用自备车拜访客户，自备车的日常维修、保养及保险等费用不应由公司报销；如有必要须自驾车拜访外地客户，经副总经理或分公司经理允许后可另外报销相应的油票、停车票或公路通行费等。
6、销售人员如接待重要客户或其他重要场合需使用公司车量时，需向副总经理申请。
7、员工在公司指定的加班情况下，平时超过21：
00时和周六、周日加班可以报销应加班产生的出租车费。
加班的出租车票上需要主管的部门经理签字，注明是加班。
8、所有因公报销出租车费用的员工，必须在费用报销明细单上注明往返地点及用车事由。
9、报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发现将追缴当次报销的所有市内公共交通费，并处以两倍的罚款，第二次发现将予以通报批评，第三次发现将移交人事部处理。
四·业务招待费标准
1、业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。
2、销售人员的因公客户接待费用，须事先取得部门经理同意并在《业务费用报销明细表》签字确认，否则不予报销。
3、其他的部门接待费用或其他业务单位的接待费用，须事先取得副总经理的同意，否则不予报销。
4、招待费发票在《业务费用报销明细表》里必须填写清楚并说明招待事由。
五·通信费标准
1、定义：
通信费是指销售人员因公务而发生的移动电话费用。
每月的通信费报销需提供运营商的话单作为原始报销凭证并注明实际因公发生的金额，由部门经理或主管进行签字确认。
2、使用移动电话的员工，其裸机的购置费、上户费及修理费等一律由使用者本人负担。
3、通讯费报销上限标准。
级别
规定上限（单位：
元）
部门经理
300
业务人员
200
4、享受通讯费报销标准的人员必须保持24小时（含节假日）通讯畅通。
六·备用金借支程序
1、各部门人员为保证公务的合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额的备用金。
2、备用金借支程序：
借支人填制借支单，按审批权限审批后交出纳编制记账凭证，由会计复核，出纳根据复核后的记账凭证，向借支人支付备用金，同时借支人须在记账凭证上签字。
借支2000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。
3、行政部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。
实行定额备用金制度的人员须经财务部和总经理认可。
4、备用金借支人须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金，实行定额备用金的借支人须每2个月结清一次。
借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清后款不借。
每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。
5、借支单是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借支单也不予归还，收据须妥善保管备查。
6、备用金是为保证公务需要而设，因私不得借支备用金。
七·费用报销和备用金借支的审批权限
1、费用的报销和备用金借支需由部门经理确认后，报总经理或副总经理审批;
2、部门经理的备用金借支和费用报销由副总经理或以上公司领导审核确认，销售分公司的常规业务费用报销由分公司总经理审批，其他特殊情况须向总公司汇报申请。
3、总经理或副总经理的费用报销由财务经理审核后，再行报销；
4、财务经理和总经理、副总经理的费用报销交叉审批。
5、如业务人员和部门经理不在一地，业务人员应将相关业务费用的发生情况及时邮件知会部门经理，部门经理可根据参照邮件内容在月底报销时统一签字确认。
八·其他费用标准
1、礼品费。
因工作特殊需要，需赠送有关部门人员或客户礼品的，须经总经理同意由行政办公室统一采购，个人不得私自赠送礼品。
2、加班费。
加班费由人力资源部按国家和公司有关规定办理，月底随同工资一起发放。
3、培训费。
经公司安排，给部门或员工做相关培训的人员，享受培训费用补贴
九·补充说明
1、各分公司总经理报销标准等同总公司部门经理报销标准
2、备用金借支和报销单据的审核，财务部随时受理，但报销款的领取时间为每月20日（节假日顺延），其余工作日财务部不办理。
3、如超过相应费用上限的报销，需经过公司副总经理或总经理的签字批准。
4、业务费用报销单是针对销售流程中产生的费用，如客户的招待费、礼品费，出差产生的费用等。
除此之外的行政费用、货款、公共费用请不要用《业务费用报销明细单》填写，如公司用车的汽油费、公司内部聚餐的福利费、个别需现金付款取货的货款等等。
请到财务部领取《费用报销单》填写报销，也不会受到业务费用领取时间为每月20日的限制。
5、本制度自修订之日起实行，本制度由财务部负责解释。
十·附件：
1、费用报销流程及注意事项图示
2、出差计划表
3、业务费用报销明细单
4、备用金借支单（在财务处领取）
出差计划表
销售代表：
计划出差时间：
填表时间：
客户名称
客户地址
客户联系电话和联系人
详细拜访计划
拜访预约情况
拜访结果反馈
费用预算
备注
***所
上海市**区**路**号*楼***室。
张三（采购处主任），136******
1，得到确切的订货日期；
2，得到竞争对手的报价；
3，……
1，4月20号左右会订货。
2．……
李四（工程师主管），137******
1，了解项目进展情况；
2，了解DSP仿真器的具体需求情况，年用量；
3，……
1，……
2，……
3，……
王五（主要经手人），138******
1，得到竞争对手的具体信息；
2，得到客户常年使用的具体型号；
3，了解到顾客最新的动向和人事变动。
4，……
说明：
1，拜访计划尽可能罗列详细和有针对性，做到有的放矢。
2，拜访前的预约要“两手准备”，并注意时间安排要合理。
3，结果反馈应针对拜访计划和实际拜访情况来做，严禁语焉不详。
4，根据实际情况做好费用预算以供审批
5，所举例子仅供参考，实际操作应根据不同客户，不同情况做出调整。
业务费用报销明细单
项目
费用发生日期
事由描述
总金额
票据编号
张数
对应客户
对应销售
费用类型
备注
1
2
3
4
报销人郑重申明：
本人对以上费用发生的真实性、合理性负责！
报销人：
权签人：
财务：
出纳：
填写说明：
1.费用类型有6个选项：
招待费、交通费、住宿费、通讯费、礼品费、其他
招待费须说明客户名称和参与人
交通费须说明目的地和出发地
住宿费须说明住宿时段和总天数，费用发生日期写时段的最后一天
通讯费须说明费用时段，费用发生日期写时段的最后一天
礼品费须说明客户名称和收礼物的人名
2.对应销售一般都是报销人自己
如有特殊情况,例如销售经理陪同销售人员拜访客户，费用是销售经理支付的，由销售经理报销。
对应销售一栏应填写销售的名字。
3.票据编号一般等同与项目号
偶尔有不同项目的费用是在同一张票据上，如累计开票，可能是数个项目的内容，但是发票都开在一张上。
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