仓库管理中避免出现差错.docx
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仓库管理中避免出现差错
在仓库管理中如何高效利用时间
BP项目运作部 陆大勇
一、工作中避免出现差错………………………………………………………………………1
（一）如何降低操作难度？
……………………………………………………………………1
1、利用物流管理系统协助管理………………………………………………………………1
2、操作流程科学合理…………………………………………………………………………2
3、为后面的工作做好准备……………………………………………………………………4
（二）如何复核？
………………………………………………………………………………6
1、复核的方法…………………………………………………………………………………6
2、复核需要注意的事项………………………………………………………………………6
二、工作中避免重复劳动………………………………………………………………………6
1、不进行无用的劳动…………………………………………………………………………6
2、优先完成手头工作…………………………………………………………………………7
3、未完成的工作能够断点续传………………………………………………………………8
三、工作中合理分配时间………………………………………………………………………9
1、将工作平均分配在各个时间段……………………………………………………………9
2、紧急的工作先做……………………………………………………………………………11
3、充分利用空隙时间…………………………………………………………………………12
在仓库管理中如何高效利用时间
做同样的工作，有的人手忙脚乱，结果未必令人满意；有的人看似很清闲，但工作效果非常好。
为什么会有这样的差异？
因为后者的工作效率比前者高。
提高操作效率包括提高操作熟练程度和提高时间利用效率，操作熟练程度是要在工作中慢慢培养的，高效利用时间则可以在短期内做到。
仓库管理人员应该有高效利用时间意识，并且贯彻到工作中去。
本教案以bp项目管理为基础，阐述的内容主要是有关于平面仓库管理，但是对立体仓库管理同样有借鉴意义。
仓库管理人员要想在运作中高效利用时间，要想既工作轻松，又很好的完成工作任务，必须做到以下三点：
一、工作中避免出现差错
如果在工作中出现差错，必须花费大量时间去检查错误原因、改正错误结果。
处理错误的时间和精力远远大于正常操作，所以，高效利用时间最重要的一点是避免出现差错。
任何人都可能出现差错，如何在工作中避免出现差错？
途径主要有两条，一是降低操作难度，二是进行操作复核。
降低工作难度能够降低仓库管理人员的工作差错率，假设操作难度很高时，仓库管理人员出现差错的可能性是1%，操作难度降低后，他出现差错的可能性能够降到0.1%。
进行操作复核，假如每次操作出现差错的可能性是0.1%，如果进行一次复核，出现差错的可能性只有百万分之一，如果进行两次复核，出现差错的可能性则只有十亿分之一。
下面我们将说说如何降低操作难度和进行操作复核。
（一）如何降低操作难度？
1、利用物流管理系统协助管理
物流管理系统的作用是数据共享和数据计算。
任何一项操作，只要录入系统一次即可，录入之后可以以任何方式查询该项操作，避免重复工作，这是数据共享；系统根据已有的信息，计算出货物进库上架的位置和出库拣货的位置，这是数据计算。
使用物流管理系统能够完成许多工作，既节省了人员培训的成本，又降低了人员替换的风险。
在进库管理方面最复杂的是合理安排库位，合理安排库位的前提是，完全了解库位的使用情况，哪些库位是完全空的，哪些库位还可以容纳货物，库位上存放哪些品种的货物，并且完全理解上架的原则。
如果有物流管理系统，可以通过系统快速查询仓库库位的使用情况，如哪些库位是空的，哪些库位还可以容纳货物，原来进库的该品种货物存放在什么位置；如果信息充足的话，系统还能自动安排存放库位。
平面仓库面积在3000平方米以下时，系统自动安排库位与人工安排相比的优势还不明显；如果平面仓库面积大于3000平方米，没有物流管理系统的支持，人工很难合理的安排库位。
一个人很难既掌握上架原则，又记住所有库位的使用情况；即使有人能够做到，但是如果换了一个人工作，其他人也很难接手他的工作。
在出库管理方面最复杂的是制作拣货单，货物品种超过50种，仓库管理人员很难记住每一个品种存放的库位。
如果没有系统支持的话，仓库管理人员要花费大量时间去找货，如果同一品种货物存放在不同位置，而且不同位置的货物的批号不同，仓库管理人员还得去核对哪些货物应该先出，仓库管理人员的工作难度很高。
如果有系统的话，仓库管理人员只要输入出库产品代码和数量即可，系统能够根据先进先出原则自动安排出库货物的位置和数量。
在报表管理方面，客户需要多种报表，而且报表的内容还会改变，如果没有系统的话，制作这些报表的工作量就非常大。
在我们公司的ISC系统还在调试时，客户要求我提供收货报告，并且按照他们的格式来做。
客户急着要收货报告，系统又不能使用，我只好用Excel来做，一个四十多条记录的收货报告，每条记录有9项内容。
把内容填好后，我又必须一项一项的检查是否出错，前后花了2个多小时，自己累着了，客户还不满意。
其实，客户要的收货报告的数据已经录入系统，如果使用系统制作收货报告，在两三分钟内就能做好，而且出错的可能性更低。
仅仅是一个收货报告就要花费两个多小时，每天还要做出库报表、库存报表、待发报表、过期产品报表、过期时间小于90天产品报表，每月要制作费用结算表、业务量统计，以及客户临时要求的业务量数据分析。
据说国内某大型家电企业的物流本部，在使用物流系统前，单证员有40多人，使用物流系统之后，单证员只有2人，而且工作效果比以前好。
使用物流系统既能降低工作难度，又能加快操作速度，由于加快操作速度不是本教案阐述的内容，这里不再赘述。
虽然物流系统作用非常重要，但是，我在另外一篇论文里曾经说明，任何软件系统都只是辅助管理，而不是参与管理，使用得好，系统能够大大提高效率；使用不好，还会降低效率，甚至造成不可估量的损失。
物流系统能够提高效率、降低成本，必须做到数据统一性、数据唯一性、数据完整性、数据连续性和数据准确性。
2、操作流程科学合理
操作流程太简单，则仓库管理人员不能及时发现错误；操作流程太复杂，则仓库管理人员工作量非常大，降低工作效率。
所以，操作流程必须科学合理，既能保持操作速度，又能保证不出差错。
仓库管理的主要操作流程如下：
进库流程包括准备、验货、复核、录入、上架、确认6道程序。
准备：
仓库管理人员在收货前一定要拿到客户的送货清单，知道有什么货物进库。
送货前，承运商会提前告知我们什么时候会有什么货物进库，如果同一批货物有几个货柜，我们可以要求先送哪个货柜。
为了方便货物上架，在送货前我们要对该批货物各品种按照数量进行排序，应该要求承运商先送单品种数量多的货柜，送完一个品种再送另外一个品种。
验货：
在收货时，核对实物是否与送货单上的产品代码、数量、批号相符，同时检查货物的外包装是否完好，在验货的同时，将货物的代码、名称、产地、批号、生产日期、托盘号、数量登记在收货作业单上。
注意，一定要在验货的同时登记这些信息，不能在货物全部进库后再登记，这将在后面重点论述。
另外，填写收货作业单时，尽量将代码、批号相同的货物填写在一起，方便后面的单据录入（填写收货作业单的技巧：
如果收货时发现有批号不同的产品，但是不知道后面是否还有该批号的产品，则隔开几行填写收货作业单，从两头往中间填写作业单）。
复核：
在给送货司机签收单前，仓库管理人员必须对所收的货物进行复核，复核的内容是影响收货准确性的关键内容，如产品代码、数量、状态。
深圳来货送货单是客户的JDE制作的，代码与名称、包装一定是对应的，复核的主要内容是产品代码、数量和包装完好性，因为这三项是收货是否正确的关键因素；上海来货和广州调货，送货单是bp其他物流供应商制作的，有可能出现产品代码与名称、包装规格不符。
所以，除了复核产品代码、数量和包装完好性外，还要核对货物名称、包装规格。
录入：
仓库管理人员收货后，由单证员将收货作业单上的数据录入系统，录入的内容包括代码、托盘号、批号、生产日期、原产地、数量。
在项目操作初期，还不能使用系统安排库位，在项目运作成熟后，操作方式与系统运算逻辑完全协同后，还可以由系统自动安排库位，仓库管理人员只要根据系统指定的库位上架即可。
上架：
仓库管理人员根据系统生成的上架单上架，将货物上架的实际库位填写在上架单上。
仓库管理人员在上架过程中要检查产品代码、生产日期、托盘号，这是对收货作业单和录入系统的数据进行复核。
先制作上架单后上架，一方面，上架单已经根据货物的代码和生产日期排序，仓库管理人员上架能够很轻松地知道哪些货物应该先上架；另一方面，单证员在录入数据时，仓库管理人员制作上架单要录入大量数据，难免会出错，特别是托盘号和批号容易录入错误，根据上架单上架能够检查出上架单的错误。
不管是收货作业单填写错误，还是系统录入错误，上架时都能检查出来。
另外，在上架的过程中，仓库管理人员必须带上移库作业单，因为上架的过程中，可能会移动一些货物。
为了减少总的工作量，在移动的货物托盘数在三个以下，完成新进货物上架后，再将移动的货物放回原来的库位。
如果一个库位上需要移动的托盘数超过三个，则直接移库，货物移动到新库位后立即填写移库作业单，稍后在系统中进行库位调整。
为了保证先进先出和尽量减少拣货单修改，在上架时，应该将生产日期早的和托盘号大的存放在库位里面。
上架时还要预测货物的出库时间，不同货物放在同一库位，尽量做到出库时间早的堆放在出库时间晚的外面。
确认：
货物上架后，如果上架单有错误，则在系统中修改实收清单和上架单，如果上架单没有错误，将上架单上的库位录入系统。
此时录入的数据只有库位，而且系统的排序和上架单的排序完全相同，录入非常简单，出错的可能性非常小。
单证员将库位录入系统后，自己检查一遍，然后保存，最后确认即可。
出库流程主要包括准备、制单、拣货、复核、确认5道程序。
准备：
客户以他们制作的送货单作为出库指令，我们收到送货单后，首先要检查单据，如果在产品代码下有North字样，这些货物不是从我们仓库出货的，遇到这样的送货单，我们通知客户后将这些送货单存放好即可。
如果产品代码下有damage字样，这样的送货单是出非正常品，我们要与客户再次确认。
制单：
确定送货单没有问题后，检查ISC系统是否有客户资料，通过ISC检查仓库是否有客户要的货物。
在录入送货单数据时，系统自动会检查是否有客户资料，但是不会检查是否有足够的货物，所以还要通过查询库存报表检查是否有足够的货物。
在完成送货单数据录入后，不要在系统进行拣货。
因为客户下达出库指令后，一般是要到第二天才发货，不能确定哪一票货物先发，此时制作拣货单，会给后面出库拣货带来很大麻烦，最好是在提货车辆到场后再制作拣货单。
将所有送货单录入系统，处理所有实际出库的送货单，从系统中提取订单状态是2和3的记录，即可得到待发报表。
拣货：
系统会根据出库原则自动生成拣货单，拣货单指明出库货物的库位和数量。
制好拣货单后，制单人一定要检查拣货单与客户送货指令是否一致，如单号、品种、数量。
以前出现过仓库管理人员为了图方便，没有从指定库位出货的情况，这种行为要被禁止。
不从指定库位出货可能出现两种错误，一种是违背先进先出原则，另一种是可能发错货。
有些货物名称完全相同，而且都是大桶，但是由于产地或者包装规格不同而是不同的产品，例如3339714和3405991，货物名称都是CLEAREDGEEP88，都是大桶包装，产地都是澳大利亚，但是3339714是205L包装，3405991是200L包装，遇到这种情况不从指定库位出货就很容易造成发货错误。
由于原来进库上架原则和拣货单选择托盘的逻辑还没有完全协同，现在会出现系统选择的托盘在库位的里面，如果完全按照拣货单指定的托盘拣货需要移走很多同一品种、同一批号的货物。
为了提高操作效率，又没有违背先进先出的原则，可以从与拣货单不同的托盘上取货，然后修改拣货单。
以后，上架原则与系统取货逻辑完全协同后，就不会出现从与系统不同的托盘上取货的情况。
复核：
货物出库后，仓库管理人员根据客户的送货单对产品代码和数量进行复核。
注意，这里是用客户的送货单复核，而不是我们的拣货单。
拣货单是我们制作的，可能出现差错，我们要做的是完全按照客户指令进行操作。
使用客户送货单进行出库复核，既检查了前一名仓库管理人员拣货是否错误，又是对我们拣货单进行一次复核。
确认：
这是检查原来的进库和出库是否出错，如果实际出库托盘、库位与拣货单完全相符，确认只需要输入实际出库时间、车牌号、司机即可；如果实际出库托盘、库位与拣货单不相符，就需要在系统中修改拣货单；如果拣货单修改后能够成功保存，说明进出库都没有问题；如果拣货单修改后不能成功保存，就要分析原因。
不能保存拣货单，有以下几种原因：
一、另外还有一份没有完成处理的拣货单指定了从该票货实际出库的库位和托盘出库；二、进库时托盘号或者库位录入错误；三、出库时拣货单填写错误；四、曾经进行库位调整，但是系统没有进行相应的调整；五、发货错误。
不管是哪种原因造成拣货单不能保存，都必须查找出原因，进行相应处理，并且避免以后发生同样的错误。
状态转移按照类型分为：
库位转移、托盘变更、存货类型变更、批号变更、生产日期变更、原产地变更。
状态转移的流程主要是实物状态转移、填写状态转移单、调整系统数据。
bp项目从1月1日至3月1日，库位转移224条记录，生产日期变更80次，存货类型变更68次，托盘变更41次，产地变更36次，批号变更8次。
从原来的操作量来看，库位转移操作量最大；生产日期变更有80条记录是因为转库货物有许多没有生产日期，后来客户重新定义原来没有生产日期产品的生产日期，以后生产日期变更频率不会有这么高。
在设计状态转移通知单时，既要考虑填写的内容都是必要的，又要尽量使任何状态转移能够使用一种状态转移单完成登记。
所以，移库作业单包括代码、名称、规格、原库位、原托盘、新库位、新托盘7项内容；存货类型单中包括代码、名称、规格、原库位、原托盘、原存货类型、新库位、新托盘、新存货类型9项内容；批号、生产日期、原产地的变更一般不会涉及库位和托盘的改变，所以将这三种状态转移类型的转移单包括代码、名称、规格、原批号、原生产日期、原产地、新批号、新生产日期、新产地9项内容。
库位调整有两种情况，一种是在进出库时，必须移动一些货物才能完成进出库作业，这是被动型库位调整，被动型库位调整一般不涉及托盘变更；另一种是通过系统分析和现场检查发现货物存放位置不合理，利用空闲时间进行库位调整，这是主动型库位调整，主动型库位调整一般涉及托盘变更。
注意：
实物状态改变后，一定要及时填写状态转移单，并在系统中进行调整，如果实物改变后没有及时填写状态转移单和在系统中进行处理，会造成出库时找不到货物，甚至可能造成发货错误，例如，货物由正常状态转为隔离状态后，如果系统没有完成状态转移，系统会把隔离货物当作正常货物发出。
所以，状态转移中最重要的除了记录所有信息必须准确外，还要尽量缩短整个流程的操作时间。
3、为后面的工作做好准备
能不能轻松、快速地完成本道程序的工作，不仅与本道程序的操作有关，而且与前面几道程序的工作有很大的关系。
进行任何一项工作时，要考虑现在的操作是否能够保证后面的操作顺利进行，要为后面的工作做好准备。
下面以进出库操作为例，用倒推法分析如何才能保证所有工作量最低。
要使出库时操作量最少，必须同时做到两点，一是取货时移动的货物最少，二是完全按照拣货单的要求取货。
如何做到取货时移动的货物最少？
我将在另一篇《平面仓上架原则》里详细说明。
如何做到完全按照拣货单要求取货？
必须做到存放货物托盘的排序与拣货单托盘的排序完全相同。
如何做到存放货物的托盘的排序与拣货单的托盘排序完全相同？
首先，我们要知道拣货单拣货的原则。
系统拣货的逻辑是，首先是根据生产日期按升序排序，接着根据库位按升序排序，接着根据托盘是否存在零头按升序排序，接着根据托盘号按升序排序。
即是这样，同一品种取货，首先取生产日期早的；如果生产日期相同，先取完一个库位再取下一个库位；如果生产日期和库位相同，则先取托盘上有零头的托盘；如果生产日期和库位相同，而且托盘上都放满了货物，则先取托盘号小的货物。
所以，在货物上架时，先将生产日期晚的货物存放在库位的里面，然后将生产日期早的存放在库位的外面；如果生产日期相同，则先将放满货物的托盘放在里面，然后将有零头的托盘放在库位外面；如果生产日期相同，而且都是放满货物的托盘，则先将托盘号大的托盘放在库位里面，然后将托盘号小的托盘存放在库位外面。
如何做到以最少的工作量按上面的逻辑上架？
必须做到上架时同一品种货物生产日期最晚的、托盘号最大的货物最容易取到。
我们仓库的实际情况是，卸车时最先使用的托盘，上架时最后才能取到。
所以，一方面我们要将托盘按照托盘号进行排序，托盘号越小的越先使用；另一方面我们要知道将进库货物按照品种、生产日期分类排序，将相同品种和相同生产日期的货物放在一起。
如何做到将货物按照品种和生产日期分类排序？
首先必须知道有什么货物要进库。
我们现在的实际情况是，客户的入库单有产品种类，但是没有生产日期，有的话也不准确，而且也不能按照生产日期的顺序卸货。
装车一般是按照品种装的，但是生产日期有点乱，常会遇到这样的情况，一种生产日期的货物还没有卸完，就会有新的生产日期的货物卸车。
所以，在卸车时，最好是能够同时有三个托盘可以放货，如果出现新的生产日期的货物，可以放到另外一个托盘上；如果最后不同生产日期的同品种产品都有零头，再将不同生产日期的货物拼盘。
拼盘的托盘如果放满货物，一定要存放在这两个生产日期的货物中间；如果没有放满，则放到该库位该货物的最外面。
要知道什么货物进库，先要拿到客户的进库单。
要保证托盘号越小的托盘越先使用，必须在每次出库装车完成后，将托盘按照托盘号整理好。
下面是如何保证后面工作顺利进行的具体措施。
为了保证轻松地将数据录入系统，需要将品种、批号、状态相同的货物填写在收货作业单相邻的格子里。
如何保证完全相同的货物数据填写在收货作业单相邻的格子里？
必须知道要收哪些货物，如果遇到一个品种货物没有全部进库又有另一品种货物进库，需要为还没有进库的前一品种货物预留填写位置。
为了保证仓库管理人员每次操作时能够方便、快速的取到工具，常用工具如叉车、地牛、夹具，要放在固定的位置，最好是在仓库门口附近。
为了保持良好的工作心情，仓库必须保持干净、整洁，地面上不能有纸片、木屑，也不能有太厚的灰尘，货物要码放整齐，不使用的托盘要归类堆放整齐。
为了降低发货出错的可能性，包装和标签相似的货物尽量分开存放。
如果一个库位要存放几种货物，尽量做到bp和castrol两种品牌货物交叉存放；如果都是bp品牌，尽量将油类和脂类两种货物交叉存放；如果全是bp油类货物，应该将名称差异大的存放在一起，例如ENERGOLGX-XP320与TRANSCALN存放在一起，不能将品名相似的货物存放在一起，例如ENERGOLHLP46和ENERGOLLPT46不能存放在同一个库位。
为了降低上架时的工作量，收货时要将相同品种和批号的货物放在一起，如果最后相同品种不同批号的货物都有零头，可以将它们拼到一个托盘，但是，要避免出现几个托盘的货物都拼盘的情况，这样的话会给录入系统和以后的先进先出带来麻烦。
同一种货物生产日期早的要放在容易取到的位置，保证上架时，不要移动货物就可以上架。
为了及时找到货物，在进库和移库时，库位、托盘号、数量必须录入准确，在空闲时，对货物的库位、托盘号、数量进行盘点检查。
货物移动后，要及时在系统进行移库处理。
出库移动货物后，如果没有状态转移，要及时将移动的货物放回原来的库位。
为了盘点和拣货时能够轻松看到货物得标签，收货时货物的标签必须面向托盘的两侧。
（二）如何复核？
1、复核的方法
复核的次数越多，出错的可能性越低，但是，复核次数太多，会消耗许多时间，而且仓库管理人员会产生疲倦心理，不严格执行复核程序，这与高效利用时间的宗旨相违背。
所以，既要对所有操作程序进行复核，又要保证复核的简便性和有效性。
要保证复核的准确性，最好能够找到绝对准确的参照物，例如，收货时客户的调货单是绝对准确的参照物，发货时客户的送货单是绝对准确的参照物；如果没有绝对准确的参照物，则先找出复核数据之间的差异，根据差异再寻找差异原因，例如盘点，系统库存和实物盘点表，系统库存可能出错，实物盘点表也可能出错，那就先以系统库存为基准，检查出实物盘点表哪些品种库存比系统库存多，哪些库实物盘点比系统库存少，然后重新盘点、检查进出库记录，查出是盘点错误，还是系统数据错误，或者是进出库错误。
复核必须要明确的目的，并确定复核的内容，保证复核能够简便准确地进行。
例如，收货验货后的复核，复核的目的是检查货物是否与客户送货单相符。
深圳来货虽然送货单会注明批号，但是，即使实际批号与送货单不相符，也不会对收发货造成影响，上海来货和广州调货时没有批号的，所以，对验货的复核，只要检查代码、名称、包装规格、包装完好性、数量即可，批号和托盘号留到后面上架时再复核。
如果对批号和托盘号也进行复核，需要耗费大量时间，无论是送货司机，还是我们都没有必要为与送货无关的复核耗费时间。
单证员制作好上架单后，仓库管理人员根据上架单上架，既能对货物托盘号、批号进行复核，又能对单证员录入数据进行复核，任何一个程序出错，仓库管理人员上架时都能够发现。
出库拣货时，仓库管理人员使用的是我们制作的拣货单，拣货单上注明取货的品种、库位、托盘位、数量，协助仓库管理人员能够立即找到要出库的货物。
拣货完毕后，另一名仓库管理人员根据客户的送货单进行复核，不管是拣货单制作错误，还是仓库管理人员拣货错误，在这一复核程序都能发现。
盘点也是复核，盘点分为全面盘点和循环盘点，全面盘点对库内所有货物进行盘点，一般一个月进行一次，循环盘点只盘点前一天货物数量变动过的库位。
2、复核需要注意的事项
操作和复核应尽量安排不同的人进行，例如，出库拣货时，一名仓库管理人员根据拣货单从库位拣货，另外一名仓库管理人员根据客户的送货单进行复核。
任何人对自己的工作进行复核，都会存在思维惯性，认为自己的工作出错的可能性很小，复核的作用就会受到限制。
进行工作复核，往往是管理者公布了流程，操作人员想当然的认为不会出现差错，而没有完全按照要求进行复核。
有一次我在检查操作人员发货时，负责复核的操作人员，根本没有复核实物与送货单，就在拣货单上签名。
在复核中很少发现错误，但不是说前面的操作不会出现差错，仓库管理人员长期没有发现差错会对复核麻痹大意，一旦出现差错，就不容易发现，因此，有时需要有意制作差错，保持仓库管理人员复核时的警惕性。
仓库管理要有复核的流程，也要有检查是否严格进行复核的流程和处理方案。
严厉禁止仓库管理人员在执行复核程序时只签名不复核。
推行末位负责制，只签名不复核的仓库管理人员不仅在出错后要承担全部责任，平时检查发现这种情况，也要严肃处理。
二、工作中避免重复劳动
1、不进行无用的劳动
货物位置移动的次数越多，移动货物消耗的时间越多，发生事故的可能性越高。
仓库管理的其他工作也如此，操作次数越多，时间耗费越多，出错的可能性越大。
在工作中有些是必要的劳动，有些是可有可无的劳动，有些是有害的劳动，可有可无的劳动和有害的劳动都是无用的劳动。
不进行无用的劳动，必须做到两点，一是每一步工作都是合理的，不需要后面的工作来弥补前面工作的差错；二是保证每一步工作都是必要的，进行该项工作能够创造价值，或者能够为后面的工作提供便利。
以下都是合理的操作：
为了充分利用仓库，每个库位会存放几个品种的货物，在进出库时需要移动一些货物才能完成操作。
因此，货物存放位置的合理性对减少操作量非常重要，如果货物存放合理，进出库只需要移动少量货物，如果安排不合理，进出库需要移动大量货物。
根据实际情况，bp
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