基建工程档案管理办法.docx
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基建工程档案管理办法
六祖寺基建工程
资料管理基本规定
（试行）
六祖寺基建管理办公室
2014年5月
六祖寺基建工程资料管理基本规定
1、目的
加强基建工程建设全过程、规范化的资料管理，建立健全工程建设档案，为工程建设的决策、管理、使用、维护，提供资料支持与保障。
2、适用范围
自2014年6月1日起，各建设单位应按本规定，建立本单位的基建工程资料管理档案。
所有计划开建、新开建的工程项目，应严格按本规定建立该工程项目的资料管理档案，在该项工程竣工验收二个月内，将该工程项目的档案副本送六祖寺基建办存档。
所有在建工程项目，应按照本规定的要求，建立工程资料管理档案，收集整理并补充相关工程建设资料，在该项工程竣工验收二个月内，将档案的副本送六祖寺基建办存档。
已经建成投入使用的工程项目，应根据工程建设资料的现存情况，对历史资料收集整理，在2014年底前建立相应的工程档案，并将副本送六祖寺基建办存档。
3、参照标准与术语
3.1参照标准
3.1.1建设工程文件归档整理规范（GB/T50328---2001）。
3.1.2科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822--2000）。
3.1.3《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3--89）。
3.1.4《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）。
3.2术语
3.5工程档案：
按照规定的要求或标准，对相关工程资料进行整理，形成可以长期保存与利用的档案文件。
4、职责
4.1六祖寺基建管理办公室的档案管理职责
4.2各建设单位的档案管理职责
5、工程档案的归档范围及质量要求
5.1归档范围
对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
（详附件3）
5.2质量要求
5.2.1归档的工程文件应为原件。
5.2.2工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
5.2.3工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
5.2.4工程文件尺寸统一采用A4规格归档。
6、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计
6.1工程档案的收集
文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。
6.2工程档案的整理
按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
6.3工程档案的立卷
6.3.1工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件（如果设有监理）、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
6.3.2工程准备阶段文件按建设程序组卷。
6.3.2监理文件按单位工程、分部工程组卷。
6.3.4施工文件按单位工程、分部工程组卷。
6.3.5竣工图按专业组卷。
6.3.6竣工验收文件按单位工程组卷。
6.4工程档案的编目
6.4.1每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。
6.4.2卷内目录：
“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。
“日期”填写文件形成的日期。
6.5工程档案的装订
案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法。
6.6工程档案的归档
单位工程竣工验收完成后30日内，负责的资料员要完成该工程档案的归档工作。
6.7工程竣工档案移交
工程竣工验收完成后60日内，负责的资料员将完整的工程竣工档案一份移交基建办档案室。
6.8工程档案的索引
工程代号由六祖寺基建办统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。
专业号如：
基建类1为1.1.1
工程代号如大雄宝殿为1.1
单位代号如六祖寺代号为1
7、工程档案的保管期限
工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。
保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。
8、工程档案的统计
工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。
9、附件
9.1附件1：
建设单位代号
9.2附件2：
单位工程代号
9.3附件3：
建设工程文件归档范围和保管期限参照表
9.4附录4：
卷内目录式样
9.5附录5：
卷内备考表式样
9.6附录6：
案卷封面式样
9.7附录7：
案卷脊背式样
9.8附录8：
有关表格资料参照式样
9.9附录9：
工程照片拍摄参照表
附件1：
建设单位代号
序号
建设单位
代号
备注
1
六祖寺
2
茂名灵惠寺
3
江门茶庵寺
4
德庆湘山寺
5
怀化菩提寺
6
南岳方广寺
7
洪江大兴禅寺
8
衡阳古城寺
9
岐山仁瑞寺
10
常宁湘山寺
11
沅江景星寺
12
武汉灵泉寺
13
仙桃甘露寺
14
龙泉崇仁寺
15
咸宁南华寺
16
渭南慧照寺
17
汝阳文殊寺
18
浙江清泉寺
19
高州观山寺
附件2：
单位工程代号
序号
单位工程名称
代号
备注
1
山门
2
钟鼓楼
3
天王殿
4
法物流通处
5
大雄宝殿
6
观音殿
7
配殿
8
藏经阁
9
地藏殿
10
药师殿
11
禅堂
12
延生堂
13
往生堂
14
伽蓝殿
15
祖师殿
16
17
18
19
附件3：
建设工程文件归档范围和保管期限参照表
序号
归档文件
保存单位和保管期限
建设单位
施工单位
设计单位
监理单位
城建档案馆
工程准备阶段文件
一
立项文件
1
项目建议书
永久
∨
2
项目建议书审批意见及前期工作通知书
永久
∨
3
可行性研究报告及附件
永久
∨
4
可行性研究报告审批意见
永久
∨
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
永久
∨
6
专家建议文件
永久
∨
7
调查资料及项目评估研究材料
长期
∨
二
建设用地、征地、拆迁文件
1
选址申请及选址规划意见通知书
永久
∨
2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
永久
∨
3
拆迁安置意见、协议、方案等
长期
∨
4
建设用地规划许可证及其附件
永久
∨
5
划拨建设用地文件
永久
∨
6
国有土地使用证
永久
∨
三
勘察、测绘、设计文件
1
工程地质勘察报告
永久
永久
∨
2
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
永久
永久
∨
3
建设用地钉桩通知单（书）
永久
∨
4
地形测量和拨地测量成果报告
永久
永久
∨
5
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
长期
∨
6
初步设计图纸和说明
长期
长期
7
技术设计图纸和说明
长期
长期
8
审定设计方案通知书及审查意见
长期
长期
∨
9
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议
永久
∨
10
施工图及其说明
长期
长期
11
设计计算书
长期
长期
12
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
长期
∨
四
招投标文件
1
勘察设计招投标文件
长期
2
勘察设计承包合同
长期
长期
∨
3
施工招投标文件
长期
4
施工承包合同
长期
长期
∨
5
工程监理招标文件
长期
6
监理委托合同
长期
∨
五
开工审批文件
1
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
∨
2
建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目表
永久
∨
3
规划审批申报表及报送的文件和图纸
永久
4
建设工程规划许可证及其附件
永久
∨
5
建设工程开工审查表
永久
6
建设工程施工许可证
永久
∨
7
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期
∨
8
工程质量监督手续
长期
∨
六
财务文件
1
工程投资估算材料
短期
2
工程设计概算材料
短期
3
施工图预算材料
短期
4
施工预算
短期
七
建设、施工、监理机构及负责人
1
工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单
长期
∨
2
工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单
长期
长期
∨
3
工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
长期
长期
∨
监理文件
1
监理规划
①
监理规划
长期
短期
∨
②
监理实施细则
长期
短期
∨
③
监理部总控制计划等
长期
短期
2
监理月报中的有关质量问题
长期
长期
∨
3
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
长期
∨
4
进度控制
①
工程开工／复工审批表
长期
长期
∨
②
工程开工／复工暂停令
长期
长期
∨
5
质量控制
①
不合格项目通知
长期
长期
∨
②
质量事故报告及处理意见
长期
长期
6
造价控制
①
预付款报审与支付
短期
②
月付款报审与支付
短期
③
设计变更、洽商费用报审与签认
长期
④
工程竣工决算审核意见书
长期
∨
7
分包资质
①
分包单位资质材料
长期
②
供货单位资质材料
长期
③
试验等单位资质材料
长期
8
监理通知
①
有关进度控制的监理通知
长期
长期
②
有关质量控制的监理通知
长期
长期
③
有关造价控制的监理通知
长期
长期
9
合同与其他事项管理
①
工程延期报告及审批
永久
长期
∨
②
费用索赔报告及审批
长期
长期
③
合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
∨
④
合同变更材料
长期
长期
∨
10
监理工作总结
①
专题总结
长期
短期
②
月报总结
长期
短期
③
工程竣工总结
长期
长期
∨
④
质量评价意见报告
长期
长期
∨
施工文件
一
建筑安装工程
（一）
土建（建筑与结构）工程
1
施工技术准备文件
①
施工组织设计
长期
②
技术交底
长期
长期
③
图纸会审记录
长期
长期
长期
∨
④
施工预算的编制和审查
短期
短期
⑤
施工日志
短期
短期
2
施工现场准备
①
控制网设置资料
长期
长期
∨
②
工程定位测量资料
长期
长期
∨
③
基槽开挖线测量资料
长期
长期
∨
④
施工安全措施
短期
短期
⑤
施工环保措施
短期
短期
3
地基处理记录
①
地基钎控记录和钎探平面布点图
永久
长期
∨
②
验槽记录和地基处理记录
永久
长期
∨
③
桩基施工记录
永久
长期
∨
④
试桩记录
长期
长期
∨
4
工程图纸变更记录
①
设计会议会审记录
永久
长期
长期
∨
②
设计变更记录
永久
长期
长期
∨
③
工程洽商记录
永久
长期
长期
∨
5
施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告
①
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表
长期
∨
②
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件
长期
∨
③
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告
长期
∨
④
预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录
长期
∨
⑤
工程物质选样送审表
短期
⑥
进场物质批次汇总表
短期
⑦
工程物质进场报验表
短期
6
施工试验记录
①
土壤（素土、灰土）干密度试验报告
长期
∨
②
土壤（素土、灰土）击实试验报告
长期
∨
③
砂浆配合比通知单
长期
④
砂浆（试块）抗压强度试验报告
长期
∨
⑤
混凝土配合比通知单
长期
⑥
混凝土（试块）抗压强度试验报告
长期
∨
⑦
混凝土抗渗试验报告
长期
∨
⑧
商品混凝土出厂合格证、复试报告
长期
∨
⑨
钢筋接头（焊接）试验报告
∨
⑩
防水工程试水检查记录
楼地在、屋面坡度检查记录
土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表
长期
∨
7
隐蔽工程检查记录
①
基础和主体结构钢筋工程
长期
长期
∨
②
钢结构工程
长期
长期
∨
③
防水工程
长期
长期
∨
④
高程控制
长期
长期
∨
8
施工记录
①
工程定痊测量检查记录
永久
长期
∨
②
预检工程检查记录
短期
③
冬施混凝土搅拌测温记录
短期
④
冬施混凝土养护测温记录
短期
⑤
烟道、垃圾道检查记录
短期
⑥
沉降观测记录
长期
∨
⑦
结构吊装记录
长期
⑧
现场施工预应力记录
长期
∨
⑨
工程竣工测量
长期
长期
∨
⑩
新型建筑材料
长期
长期
∨
施工新技术
长期
长期
∨
9
工程质量事故处理记录
永久
∨
10
工程质量检验记录
①
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
②
分项工程质量验收记录
长期
长期
长期
③
基础、主体工程验收记录
永久
长期
长期
∨
④
幕墙工程验收记录
永久
长期
长期
∨
⑤
分部（子分部）工程质量验收记录
永久
长期
长期
∨
（二）
电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
1
一般施工记录
①
施工组织设计
长期
长期
②
技术交底
短期
③
施工日志
短期
2
图纸变更记录
①
图纸会审
永久
长期
∨
②
设计变更
永久
长期
∨
③
工程洽商
永久
长期
∨
3
设备、产品质量检查、安装记录
①
设备、产品质量合格证、质量保证书
长期
∨
②
设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告
长期
③
设备安装记录
长期
长期
∨
④
设备试运行记录
长期
∨
⑤
设备明细表
长期
∨
4
预检记录
短期
5
隐蔽工程检查记录
长期
长期
∨
6
施工试验记录
①
电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录
长期
∨
②
楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录
长期
∨
③
变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录
长期
∨
④
给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录
长期
∨
⑤
电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录
长期
∨
⑥
电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验报告
长期
∨
7
质量事故处理记录
永久
长期
8
工程质量检验记录
①
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
②
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
③
分部（子分部）工程质量验收记录
永久
长期
长期
∨
（三）
室外工程
1
室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件
长期
∨
2
室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件
长期
∨
二
市政基础设施工程
（一）
施工技术准备
1
施工组织设计
短期
短期
2
技术交底
长期
长期
3
图纸会审记录
长期
长期
∨
4
施工预算的编制和审查
短期
短期
（二）
施工现场准备
1
工程定位测量资料
长期
长期
∨
2
工程定位测量复核记录
长期
长期
∨
3
导线点、水准点测量复核记录
长期
长期
∨
4
工程轴线、定位桩、高程测量复核记录
长期
长期
∨
5
施工安全措施
短期
短期
6
施工环保措施
短期
短期
（三）
设计变更、洽商记录
1
设计变更通知单
长期
长期
∨
2
洽商记录
长期
长期
∨
（四）
原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告
1
砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表
长期
∨
2
砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）验报告及现场复试报告
长期
∨
3
水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表
长期
∨
4
水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报告
长期
∨
5
混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表
长期
∨
6
混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料
长期
∨
7
厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表
长期
∨
8
厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明
长期
∨
9
设备开箱报告
短期
（五）
施工试验记录
1
砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材）焊连接、填土、路基强度试验等汇总表
长期
∨
2
道路压实度、强度试验记录
①
回填土、路床压实度试验及土质的最大干密谋和最佳含水量试验报告
长期
∨
②
石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告
长期
∨
③
道路基层混合料强度试验记录
长期
∨
④
道路面层压实度试验记录
长期
∨
3
混凝土试块强度试验记录
①
混凝土配合比通知单
短期
②
混凝土试块强度试验报告
长期
∨
③
混凝土试块抗渗、抗冻试验报告
长期
∨
④
混凝土试块强度统计、评定记录
长期
∨
4
砂浆试块强度试验记录
①
砂浆配合比通知单
短期
②
砂浆试块强度试验报告
长期
∨
③
砂浆试块强度统计评定记录
长期
∨
5
钢筋（材）焊、连接试验报告
长期
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