采购及付款程序的有关规定.docx

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采购及付款程序的有关规定

采购及付款程序的有关规定

第一部份采购员职位职责

采购部门在公司财务总监（或总领导）的直接领导下，由财务部（或总办）对采购人员的具体工作分工做出安排，负责酒店各类物品的采购工作。

具体职责：

一、依照利用部门填写的申购单，采购所需的物品和，严格遵守采购打算，按时、按质、按量确保供给。

二、货比三家，力求所购商品价廉物美。

三、对不符合要求的商品，负责输退货或调换。

四、与供给商维持良好的关系，和谐各部门在采购环节碰到的问题。

五、协助仓库弄好物品入库的验下班作，做到发票与货物相符，货物质量、数量与申购单要求相符。

六、按期或不按期对商品进行询价，考核和评判供给商，挑选新的供给商，将价优质好的商品供给商推荐给公司。

七、常常与仓管员联系，了解库存库存消耗情形，做到采购心中有数，分清轻重缓急，不积存浪费。

八、严格依照财务制度，及时办理结账手续，做到单据清、账目清、手续清。

九、熟悉酒店各类商品，做到对商品质量性能、级别档次、规格型号心中有数，熟悉商品供货渠道，优选最正确供给商。

十、不断提高业务知识，提高个人综合能力，包括：

和谐能力、公差能力、货物识别能力、采购知识全面。

参加公司不按期组织的培训，做到工作认真踏实、主动，所购物品达到物美价廉。

第二部份采购工作程序

一、申购单程序规定

为进一步增强操纵，严格执行申购单和治理程序，使涉及到申购单程序的部门、人员各司其职，各负其责，提高工作效率，规定如下申购单程序：

（一）、申购单填报规定

1、各部门申购材料物品，填报申购单应尽可能统筹安排，增强申报的集约、打算治理，幸免每单仅申购一项物品，又持续填报多份申请，以节约申请表的消耗量，减少申报、传递、签批次数。

2、申购部门必需详细填写部门、日期、物品的名称、规格型号、数量、单位、参考价钱、用途等。

3、常物资采购，由仓管部依据库存与需用情形确信最正确定货量和最正确定货采购期，以保证正常经营下的最低库存量，尽力降低库存本钱。

4、、申购单必需以利用部门为单位填报，由利用部门主管签署，分管总监签认，经收货仓库部落实酒店仓库确无备用品或可替代物品，并签字确认。

（二）、采购询价、执行规定

1、财务部领导（或总办）安排采购员询价，采购员对大宗采购物品必需货比三家，填报三家供给商单位及价钱，由采购部、利用部门、分管总监、财务总监、总领导成立采购定价小组，一起选定供给商并确信价钱，报总领导审批。

2、关于常规采购物品，采购员须研究以往采购价钱的合理性，争取在保证质量的前提下进一步降低价钱，如本次询价高于上次采购价钱，那么须说明缘故。

3、财务部领导签批后，由采购员汇总其采购单上的各项货款价钱及全单价钱合计后报总领导签批。

4、采购单一经签批，采购员尽快采购到位，保证营业需要，5日内未能购进的应及时反馈到申购部门处置，并作废采购单，由采购部负责将一式三联统一收回后退给申购部门存档处置；关于分批购进的物品，采购部应注明分批购进的期限，应于期限内购入。

5、特殊情形需要变更单价的物品，必需于采购当日将变更单签批手续办理完（变更单采购部一联，仓管部和财务部各一联），过时不予签批，由此造成的后果由采购员自大。

仓管部和财务部应将签批变更单附在原申购单上，仓管部按应按变更后的价钱填写收货证明。

6、仓管部和利用部门应严格依照签批完整的申购单内容进行货物的验收、收货证明的填写，并做好申购单已购入各项目的核销工作。

（三）、单据传递、审核及归档

1、签批完毕的申购单由财务部（或总办）负责传递分发至采购员、财务部应会、申购部门各自存档成立采购档案。

2、采购员申请借款前先由财务部审核采购打算的准确性，出纳付款之前注销采购打算的采购联。

3、先到货后付款的采购业务，付款前应先按打算单审核收货证明的价钱、数量执行情形是不是和采购打算相符，查对相符后注销采购打算，以幸免一份打算多次利用，造成重复付款。

（四）、其他规定

1、关于申购单填写不标准，不符合上述规定的，财务部有权不予受理。

2、填报申购单购入物品后显现闲置、不适用等造成的损失由申购部门承担。

3、购入物品存在质量问题由收验货人员承担责任，存在价钱问题的由采购员承担损失。

4、仓库填报补仓打算之前应与采购员和谐好，将一次采购的材料填写一份单据，便于集中采购，降低采购费用。

二、紧急采购程序

为提高工作效率，并保证各方面物资供给，增强紧急采购治理，特对紧急采购事项做到如下规定：

（一）、紧急采购的概念：

所谓紧急采购是指酒店各部门运作中，遇突发事件或客人的特殊要求，急需采购物品，但按正常的采购审批程序，不能保证及时到位，阻碍到酒店的经营，为幸免以上情形的显现，所采取的特殊的采购运作程序。

1、在明确仓库无备用或代用品的情形下，由利用部门提报申购单，注明紧急采购的缘故，标头注明“紧急采购”字样，经本部门领导或分管总监签字后报总领导（如届时相关领导不在可联系，依口头批准实施，但事后要补办手续）实施。

2、采购人员接到总领导批准的紧急占请后，如需借款那么直接到财务部填写借款申请单，注明“紧急采购”报财务领导批准（也可口头批准并通知出纳员）后，领取借款。

3、采购员及时将物品采购到位，并通知利用部门验货，然后凭紧急申购单到仓管部办理收货手续，填制收货证明。

收货员在采购单中已完成项目栏加盖“已收货”章。

4、总领导签批的紧急采购单，有效期为两天，超过规按时刻未到货的项目，自动失效，采购部门应及时通知利用部门，并将采购单按正常程序办理审批手续。

5、仓管部对超过紧急采购时刻规定，而未按正常手续审批的采购单不得办理收货手续，直到审批手续完备后方可办理。

已实施完毕的紧急采购单，由采购部按程序在两天内补办完成审批，报销清账手续，不然，对借款人予惩罚。

三、市场询价制度

为最大限度降低市场采购价钱，标准酒店市场采购询价制度，特对市场询价做如下规定：

（一）、市场询价包括：

蔬菜、水果、肉禽、海鲜等直入厨房材料，每半个月由采购部、厨房部两边询价。

由采购部、餐饮部联合定价，财务部进行监督，初步确认后报总领导。

（二）、采购价钱确认

1、当采购部、餐饮部所询价钱不同较大，不能及时确信采购价钱时，由采购部在询价表中说明情形后，财务部依照询价情形暂按低价钱原那么确信执行价钱，不同价钱在获批准后的当日开始执行。

2、市场采购价钱一经确信，应视同与供给商协议。

但市场价钱如显现较大幅度变更，执行中确实有困难，由采部填写价钱调整申请单，经厨房部、财务部确认后，报总领导批准后变更。

（三）询价变更

如酒店确信的市场采购价确实存在困难，由采购部填写价钱调整申请单，经厨房部确认，报财务领导及总领导批准后进行变更，采购人员负责做好供给商的说明工作，不得以在干扰酒店有关人员正常工作。

（四）询价要求

1、采购部、厨房部询价人员对询价工作要认真、严肃，询价范围要全面详细，询价表中未列明的项目可补充。

2、厨房部要及时将新增的利用材料补充到询价表中。

3、询价人员不负责任，应敷了事，一经发觉，报总领导严肃处置。

（五）有关各厨房对询价的监督规定

市场价钱的高低直接阻碍到酒店食物本钱水平，阻碍到各厨房本钱率的高低，各厨房负责人有权对市场采购价钱进行监督，提出意见，以保护本厨房及酒店的利益。

四、询价表定价时刻规定

为进一步提高工作效率，针对当前市场询价后定价时刻太长，阻碍各部门正常工作的现状，特作如下规定：

（一）、严格坚持按期询价的规定，提高询价质量，保证酒店原材料供给。

（二）每次询价完毕，组织采购部、厨房部等定价小组人员一路最终确信价钱。

并将审核完毕的定价表发送相关部门，以不阻碍第二天仓管部的正常工作。

（三）如有关人员不妥值时，应及时安排其他相关人员跟进。

五、成立完善采购信息库

（一）成立和完善供给商档案

采购部提供各供给商的资料送财务部备查，包括供给商名称、商品名称、质量、价钱、常常采购量、进货时刻、结算情形、营业场所、联系、营业执照复印件、业务经办人的授权书等，供给商发生变更时采购部要及时跟进提供相关资料；财务部负责保管上述资料，并监督检查资料的真实情形。

（二）财务部负责对常购常备之物资按类别成立价钱信息库，并对其采购价钱进行序时监督、作出分析。

六、确信酒店重点供给商的规定

为降低酒店经营本钱，成立酒店与供给商一起进展、彼此支持的良好关系，树立酒店商业信誉，对重点供给商，在货款支付时给予资金保证，具体规定如下：

（一）将长期与酒店维持业务关系、送货数额较大、价钱合理、能保证货物质量、送货及时、信誉靠得住的供给商定为重点供给商户。

（二）支付以前年度货款时必需由采购部、餐饮部、财务部联合对每一个供给商做好考评，采购部依照考评情形报总领导同意，确信供给商以前年度货款的支付金额，财务部据以付款。

（三）对供给商的考评项目要紧包括公式化价钱、货物质量、业务关系。

1、供货价钱要求低于其他供给商一样货物价钱和同期市场价钱。

2、货物质量要求达到酒店利用部门的要求，无酒店客户投诉现象。

3、保证长期业务往来，按酒店打算要求及时送货。

4、对采取以次充好、缺斤短两等讹诈手腕和不守信誉的供给商酒店将给予经济制裁。

七、有关签定合同应注意的事项规定

为保护酒店利益，增强财务监督和事前操纵，针对酒店与业务单位签定的某些合同填写不标准问题，对签定经济合同事项做如下要求：

（一）合同笔迹要清楚，标点要准确，关键数量要大写。

（二）须复写多联的合同要复写清楚，以避免笔迹模糊，不易保留。

（三）酒店方面签定人填写完合同后，须由合同项目利用部门主管签字，并经财务部审核后，报总领导审批，再加盖合同专用章。

（四）加盖合同专用章时，注明合同签定人（经办人），单须注明全称及地址、联系。

（五）合同一经签定就不得随意涂改，假设有错误或遗漏要修正，须在修改或补充处加盖公章，甲方保留的合同涂改处由乙方盖章，乙方保留的合同涂改处由甲方盖章，以示负责。

（六）内容要明确、具体、周密、措辞力求准确、简练、不得有歧异，不须填定的项目要划“/”，以示内容清楚。

（七）合同签定后，由采购部将一份合同副本送财务部存档备查。

（八）按合同付款的有关手续，由财务部办理。

第三部份仓库治理制度

一、仓库治理规定

收货把关质量的好坏，直接关系到酒店经济利益，为提高对收货职位重要性的熟悉，增强收货治理，特对收货治理制度规定如下：

（一）收货职位的工作原那么及要求：

1、严格遵守酒店各类规章制度和劳动纪律，遵守物品库工作程序和物品为《平安消防治理制度》，按时上下班，工作时不得擅离职守。

2、确保库房整洁、干净，保证仓库的卫生，做到防患于未然。

3、负责物料及原材料的入库验下班作，入库严格依照申购单上标明的数量和质量验收，依照详细的名称、规格、型号、单位、数量、价钱、金额等验收，对不符合要求的采购商品有权拒收，并及时上报领导，严把质量关。

4、验收进仓物品，如发觉不符合要求的，需填写验收报告交财务部解决。

5、坚持先进先出，出陈存新的原那么，先入库和后入库的同一商品别离寄存，做到整齐美观。

6、对包装完整的物品要清查件数，对包装破漏的要开箱查验，对易碎易损的玻璃器具、磁器等要每一个检查。

验收中对缺少、破损、质次、过时、变质等除做好记录外，要及时向部门领导报告。

7、严格验发料制度，依照发料单内容要求认真填写，不然拒绝出货，严禁白条出库，特殊情形，须经部门领导同意后方可发出。

8、发货时，当面点清，离库后短少、缺损，仓库不负责任。

9、仓库重地，闲人勿进，更不得在仓库门内谈天、会客。

10、严格出入库手续，按时记录三级明细账，按期清点、按时报表，做到账目相符，账物相符。

11、严格遵守仓库平安治理规定，上下班前后对仓库的门窗、货物、电源、消防器材进行平安检查，发觉隐患及时处置，保证库房和物资的平安。

12、提高业务技术，熟知物品和原材料性能和质量，明确负责保管货物的责任和范围，做好仓管工作。

13、做好日常工作交接，仓管员调离时要办理交接手续，认真逐笔查对账货，将商品、账目、资料交接清楚。

14、仓管员要对工作认真负责，有敬业精神，不得以权谋私，不得损害公司利益。

15、仓库内严禁堆放私人物品。

（二）收货程序：

一、商品到货后，先检查是不是具有有效的申购单，查对到货物品

与采购单申请项目是不是相符。

3、确认采购物品与采购打算相符后，按类别对商品质量、数量进行验证，必要时要求提报打算部门一起验货。

采购项目属专业设备等资产时，要查对新产品合格证、保修证、会同提报打算部门依照利用说明书进行验收，确保购入商品数量、重量、质量、符合打算要求。

4、核销已办理收货手续的申购单。

（三）收货准那么：

1、无采购打算不收货。

采购单签批手续不完备的到货不予收货。

2、与申购项目不符不收货。

到货物品与申购项目的品牌、规格、质量、数量、重量、价钱等不符，商品无相应的标识者不予收货。

3、不符合质量要求的不收货。

4、未及时送货者不收货。

5、接近或超过有效维持期的到货物品不予收货。

6、实行实物验收。

所有的采购物品必需通过仓管验收，凡未通过仓管部而直接入部门利用的，仓管部不予出具收货证明。

7、关于专业、技术性强，不易鉴定其质量的到货必需出具《部门到货验收通知单》，由要紧利用部门派人到场协助验收，并出具验收结果。

（四）监控治理：

1、妥帖保管仓管部印签、空白凭证及收货资料档案。

仓管部相关人员对其平安性负责。

2、收货员之间必需紧密配合，填制收货证明的项目保证与验收的实物一致。

避免因供给商作弊，造成同一货物重复验收，切实幸免重复出具收货证明现象。

3、收货工作衽责任追究制和谁收货谁负责的方法，如无打算、超打算及质量、价钱、数量、重量不符等问题，将追究收货员责任。

4、实行收货物质量记录制，对收货中显现的问题及处置情形进行记录，并及时反馈汇报。

5、财务部对收货把关质量进行监督，实施不按期检查。

6、所收货物要求必需真实准确，利用部门有复核的权利，增强彼此监督，实行双重把关。

7、非仓管部员工不准开具收货证明。

（五）其他事项：

1、填开收货证明后，必需要求采购员及供给商签字确认，供给商付款联直接转送财务部，作为扣除货款依据。

2、因供给商个人缘故丢失收货证明的，非经财务领导批准不得补开。

二、收货证明填制及签返时刻规定

为增强酒店治理，确保本钱费用及时核算，财务部现规定每日直接采购物品用入库物品《收货证明》的填制及签返时刻规定：

（一）直接采购：

1、餐饮用原材料：

直接入厨房的原材料，必需于当日办理收货手续，当日签返收货证明；采购员的市场采购部份，最迟不得超过第二天完成收货手续及单据的签返传递。

2、日用百货/工程材料/客用品

购入后直接进入各部门的其他物料用品，必需于到货当日办理收货手续，最迟于到货第三日签返收货证明，完成单据的传递。

（二）补仓采购（由仓管员负责）

1、对入库至各仓库的备用材料、物料用品，必需于到货两日内办理完收货手续及单据的签返、传递。

2、因特殊情形不能按上述规定完成收货及单的仁慈手续的，必需事前报经财务领导批准同意，并依如实际情形限期完成。

3、对酒店各类专项推行活动所采购的物品，必需在收货证明上单独注明。

三、仓库平安治理制度

1、仓库内周围不得有易燃、易爆等危险物品寄存。

2、仓库内外要备好足够的防火器材。

3、仓库内不得停留闲杂人员，任何人不得在仓库内抽烟。

4、仓库治理员要按规定检查水、电、电源、插头等，玻璃检查门窗，维持室内通风，依照湿度、温度对货物进行检查，做到防水、防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防毒、防腐，确保平安。

5、对长期闲置不用的货物和即将过时货物等，提出报告交有关领导，提出处置意见。

第四部份采购付款规定

一、采购付款程序

采购付款时，由采购部依照商品入库（或直购）供给商联和发票填制支出凭单，经财务部领导、总领导批准后才能付款。

进一步完善付款手续，特作如下规定：

（一）要遵守公司各项规章制度、财经纪律。

（二）除零星采购需要支付现金外，其余商品要求采购、定价、付款三分离，付款通过合同约定，尽可能由财务部转账支付。

对供给商开出的支票中，收款人一栏必需写明供给商名称，此栏不得空白，且此栏填列的供给商名称必需与所附发票的印签一致。

（三）在支付款凭证上注明购买物品名称和购买的时刻。

（四）在粘贴收货证明时，要依照到货时刻的前后依次粘贴，并附上“申购单”。

（五）采购到货后收货员在填写收货证明时要清楚标准，专门是供给商名称要填写完整。

（六）付款时纳员对收货证明、申购单等一一查对，并在上面加盖“现金付讫”或“银行付讫”，以示以付清。

（七）采购员除日常零星采购必备的备用金外，不得保留过量现金，采购入库即刻办理报销，原那么上旧账不报，新账不借。

（八）采购员采购的每件商品都需依照申购单的要求采购，采购完毕后取得合法单据，报销时必需具有合法完整的单据与审批手续。

其他报销及付款按公司费用报销及付款业务程序办理。

（九）严肃财经纪律，不得收取不合规定的发票，由现金直接支付的采购，除公司已确信的价额外，其余需两人以上经手办理采购业务。

二、增强采购资金专款专用治理制度

为严格采购资金的治理，确保资金专款专用，特作如下规定：

（一）支付固定供给商货款一概通过银行转账结算，各采购业务员不得用先借用现金支付，然后再报销现金，归还借款的方式处置。

（二）严格招待采购单申请程序，货款支付后由财务部核销采购打算。

采购员不得采取先利用采购单办理支付申请，后待该业务收货后证明办理支付货款手续的形式。

（三）采购业务员的每项采购垡必需按所申请的用途利用，如该采购业务完成后有余款或借款后又改变采购打算的，应当即归还借款，不得自行串用资金。

（四）采购员借款时每笔采购业务利用一张借款单，采购完成后将业务单据一次申报还款，不得多次借款一次归还或一笔借款分次归还。

（五）采购部必需严格执行上述规定，及时清理各项业务借款，因采购员不执行规定给酒店造成损失的，由采购员本人补偿失额，属单据审核不利的由审核人员承担连带责任。