ISO企业文件编号规范.docx
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ISO企业文件编号规范
保密级别:
公司内部
传阅范围:
公司内部
文件编号规范
20030311发布20030311实施
修改历史记录
序号更改单号版本编制日期审核日期批准日期
目
录
1
目的
.......................................................................................................................................................
4
2
使用范围...............................................................................................................................................
4
3
编号办法...............................................................................................................................................
4
3.1
公司名称及项目名称约定:
..................................................................................................
4
3.2
日期表示...............................................................................................................................
4
3.3
文件版本编号.......................................................................................................................
4
3.4
技术文件命名.......................................................................................................................
5
3.5
其他文件的编号...................................................................................................................
6
3.5.1
公司规章制度和管理文件...........................................................................................
6
3.5.2
合同协议.......................................................................................................................
6
3.5.3
传真...............................................................................................................................
6
3.5.4
电子邮件的命名规则...................................................................................................
7
3.5.5
外来文件.......................................................................................................................
7
3.5.6
对外发文.......................................................................................................................
7
3.5.7
会议纪要.......................................................................................................................
7
3.5.8
其它文件.......................................................................................................................
8
3.5.9
文件附件.......................................................................................................................
8
4
编号管理...............................................................................................................................................
9
1目的
确保公司重要文件具有唯一编号,便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转。
2使用范围
适用于公司文件的编号管理和控制:
a)技术类文件:
是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件:
包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;
c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3编号办法
3.1
公司名称及项目名称约定:
公司全称为:
南非中国制衣集团
(北京)
本组织简称:
CGMBJ
项目全称:
CGM企业信息管理系统1.0版
项目简称:
CGMv1
3.2
日期表示
格式:
yyyy-mm-dd或
yyyymmdd
yyyy:
用四位数字表示公元年份,如2005表示公元2005年。
mm:
用两位数字表示月份,不足两位时,第一位用零补齐,如
03表示3月。
dd:
用两位数字表示日期,不足两位时,第一位用零补齐,如15表示第15号。
例如:
2003-10-27或20031027表示(2003年10月27日)
3.3文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:
起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,0.10。
0.1,0.1.1,0.1.1.1.
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如,
一旦文件版本得以确认后,版本编号应该始自
1.0。
版本编号不断变化为:
1.0,1.1,1.2,...,1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为
2.0,2.1,2.2等。
3.4技术文件命名
格式:
CGM-vnn-(AA-)BB-yy
CGM:
项目缩写。
nn:
版本号,参见3.3节。
AA:
子项目名称。
yy:
文件版本号。
BB:
工作过程名称:
相应工作过程名称的简称(例如SPP,SRS)不是必需的,但如果要使用,应该遵守下面表格中的标准。
验收测试计划
(AcceptanceTestPlan)
ATP
验收测试报告
(AcceptanceTestReport
)
ATR
检查单(CheckList)
CL
程序修改报告
(CodeDifferenceReport
)
CDR
软件构成设计文件
(Software
Component
Design
Document)
CDD
具体设计文件
(DetailDesignDocument
)
DDD
软件功能设计文件
(SoftwareFunctionDesignDocument
)FDD
软件功能说明书
(SoftwareFunctionSpecification
)
FS
手册(HandBook)
HB
系统集成测试计划
(SystemIntegrationTestPlan
)
ITestPlan
系统集成测试报告
(SystemIntegrationTestReport
)
ITestRep
组间协作文件
(IntergroupCoordinationDocument
)
ICD
初步设计文件
(PreliminaryDesignDocument
)
PDD
软件配置管理文件
(SoftwareConfiguration
Management
PlanDocument
)
SCM
软件开发策划文件
(SoftwareDevelopmentPlanDocument
SDP
)
软件项目策划文件
(SoftwareProjectPlanDocument
)
SPP
软件质量保证计划
(SoftwareQualityAssurancePlan
)
SQA
软件需求规格说明
(SoftwareRequirementsSpecification
)SRS
工作说明(StatementofWork)
SOW
子系统测试计划
(Sub-SystemTestPlan
)
SSTP
子系统测试报告
(Sub-SystemTestReport
)
SSTR
子系统测试脚本
(Sub-SystemTestScript
)
SSTS
软件维护计划
(SustainingPlan)
SP
系统操作描述
(SystemOperationsDescription
)
SOD
系统测试计划
(SystemTestPlan)
STestPlan
系统测试报告
(SystemTestReport)
STestRep
培训计划(TrainingPlan
)
TP
例如:
CGM-v1-需求规格说明书-0.1.doc
CGM-v1-SRS-1.2.doc
CGM-v1-信息控制子系统-验收测试计划-2.0.doc
3.5其他文件的编号
3.5.1公司规章制度和管理文件
公司规章制度和管理文件的编号格式为:
CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd
DN:
大写英文字母,部门代号,如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员,
该部分编码省略;如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门编号,表示该制度由
部门内部使用。
TT:
大写英文字母,文件类型;
RR—规章制度,指公司颁布执行的各种规章制度;
QS—质量管理文件,公司运转过程中的各类文件和记录。
AB:
文件名称
dd:
文件版本号。
例如:
CGMBJ-RR-考勤管理规范-01.doc
CGMBJ-RR-绩效考核规范-1.2.doc
3.5.2合同协议
合同协议的编号格式为:
yyyyCGMBJ-T-nnn
yyyy:
阿拉伯数字,签订合同的年份;
T:
合同类型
S-销售合同
P-采购合同
C-合作协议
H-劳动合同
O-其它合同
nnn:
合同流水号,流水号每年1月1日自动归0。
3.5.3传真
发出的传真编号结构为:
CGMBJ-AA-R/S–BB-yyyymmdd-nn
AA:
人员姓名
BB:
传真的主题(不超过15个汉字)。
nn:
流水号。
yyyymmdd:
表示日期。
R表示收到传真,S表示发出传真
传真属于临时文件,一般不做长期保存,如需要保存,则应对其复印,并以外来
文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。
例如:
CGMBJ-张三-R-台湾需求的回复-20030314-01(表示在2003年3月14日收到从台湾发来的传真,主题为“台湾需求的回复”。
3.5.4电子邮件的命名规则
电子邮件需要归档管理时,按传真的命名规则命名。
3.5.5外来文件
外来文件结构为:
CGMBJ–AA–yy-nnnn
AA:
文件种类编号:
RM:
需求相关
yy:
文件来源编号:
01:
台湾嘉可公司
nnnn:
文件流水号。
例如:
CGMBJ-RM-台湾公司操作手册-01-0001.doc
3.5.6对外发文
指公司发给公司外部的通知、公函等。
yyyyCGMBJ(外)文字第nnn号
yyyy:
阿拉伯数字,发文的年份
nnn:
流水号,每年1月1日自动归0。
3.5.7会议纪要
指公司内部会议的记录等。
CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd
yyyymmdd:
日期,详见4.2节日期表示。
AB:
会议主题(不超过15个汉字)。
dd:
阿拉伯数字,文件流水号。
例如:
CGMBJ-20030314-M-周例会-0001
3.5.8其它文件
项目周报:
CGM-vnn-yyyymmdd-周报-AB
周工作计划:
CGM-vnn-yyyymmdd-周计划-AB
工作任务单:
CGM-vnn-yyyymmdd-任务单-AB
工作日报:
CGM-vnn-yyyymmdd-日报-AB
nn:
版本号,参见3.3节。
yyyymmdd:
日期,详见4.2节日期表示。
AB:
人员姓名
例如:
CGM-v1-20030312-周报-张三
CGM-v1-20030312-日报-李四
3.5.9文件附件
所有文件,如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等,采用在原有文件编号
后附加:
-Mnn(-NA)
M:
附加内容类别;T:
表格
A:
附件
S:
补充文件
nn:
附加文件流水号
NA:
文件名称;
4编号管理
合同协议由公司办公室统一编制管理。
传真由公司办公室编制和管理。
对内、对外的发文统一由公司办公室编制和管理。
因为我们就这么一辈子,几十年的光景,无法重来,开心也好,不开心也罢,怎么都是活着,那么何不让自己开开心心的过好每一天呢!
生活虽辛苦,但我们一定要笑着过,以积极乐观的心态让日子过得有滋有味,这样才不白来人世走一遭,才会无怨无悔。
因为生活没有真正的完美,只有不完美才是最真实的美。
不要总是悲观地认为自己很不幸,其实比我们更不幸的人还有很多;要学会适应,学会调整自己的心态,学会宽容和理解,许多的苦、许多的累,都要坦然面对。
只有经历了,体验过了,才能明白了生活的不易。
因为“经历就是收获”.
要知道世上没有什么不能割舍,人生没有过不去的坡,当你调整好了心态,一切都会风清云谈。
人活着,活的就是一种心情。
谁都有不如意的时候,这就要求我们做任何事情上都要持有一颗平常心。
只要做到不攀比,不虚荣,待人诚恳、做事踏实,以知足乐观的心态释怀所有,做事尽量站在别人的角度去考虑别人的感受,常怀感恩的心态待人,哪怕平庸,也会赢得世人对你的认可和尊重!
因为人活着,就需要一份积极向上的乐观和感恩的好心态来对待所有。
只要心中有景,何处都是彩云间;只要有一份好的心态,所有的阴霾都将会烟消云散⋯⋯
人生在世,免不了磕磕绊绊,不如意在所难免,因为很多事情都不是我们所预料的,也不可能按你的设想去发展。
正所谓“生活岂能百般如意,凡有一得必有一失。
人生追求完美,但总会留下这样那样的遗憾,不存在十全十美,有遗憾才显出生活本色。
只有这许许多多的遗憾,才是我们生命之中最为珍贵的财富;只有坦然面对所有,积极乐观的活着,就会发现平淡的生活原来也会变得很丰富。
”
生活,让我们微笑,也可以让我们哭泣。
我们不要总是消极的怨天尤人,该以积极乐观的良好心态活着,如若心态好,精神打起来,好运自然来,就看你怎样去对待!