如何做好部门的沟通协调.docx

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如何做好部门的沟通协调

如何做好部门的沟通协调

主讲：

冉景峄

一、沟通的意义

二、对沟通与协调的认识

三、如何提高沟通协调能力

四、如何让跨部门沟通更有效

沟通的意义:

1.有效的沟通能够及时准确地取得市场,竞争对手等方面的信息.为企业决策的制定提供依据;

2.保持企业各部门上下信息通畅,使企业员工及时了解企业的发展状况及面临的困难和机遇,通过员工的参与,提高执行力和凝聚力;

3.有效的沟通可以增进员工领导之间的相互了解,减少矛盾,促进工作的协调性.

对沟通与协调的熟悉：

沟通与协调是一个普遍的客观存在,是一个问题的两个方面.沟通是协调的条件和手腕,协调则是沟通的目的和结果,二者是相辅相成。

沟通与协调无处不在,无时不在,其作用体此刻：

一是沟通协调是人类社会进展的基础。

社会性是人的本质性,马克思指出,人的本质“在其现实性上,它是一切社会关系的总和”。

社会性决定了人与人之间的合作,而合作的前题就是沟通与协调.没有沟通协调,个人与个人之间就不会形成群体的力量来对付外来的要挟,人们之间就不会答成共识,就不会形成协调人类社会各类关系的规则,就不会形成道德和各类法律规范,人类只能停滞于自然状态,就不可能形成群体的力量从而创造出悠长的人类历史和璀璨的人类文明.只有沟通协调才能形成社会壮大的力量来进行社会改造,增进社会的进展,推动社会的进步。

二是沟通协调是国际交往的基础。

随着社会的日趋进展,经济全世界化推动了全世界生产力的加速进展,一个国家的进展已经不可能离开世界,愈来愈多的问题已经形成全世界一路面对的问题,仅靠一个国家的力量是不可能解决的,必需要通过增强国际沟通来协调解决。

三是沟通协调是提高行政效率的保证。

没有沟通协调就没有效率,深化改革就是要从体制上增强中央与地方,地方与地方,部门与部门之间的沟通协调,理顺工作关系,形成工作合力,增进各行业,各系统工作和谐高效运转.不然,沟通不顺畅,就会推委扯皮,延误工作。

四是沟通协调是增进社会经济进展的重要办法.随着社会进入信息时期,信息沟通协调对经济社会的进展愈来愈起到举足轻重的作用,进展信息产业,就是为社会经济的进展提供良好平台,通过沟通,实现资源的最佳配置和合理的社会分工,增进经济社会的进展。

五是沟通协调是个人事业成功的基础.一个人的事业成功,要靠集体的力量,没有他人的帮忙,仅靠个人单一的事业是很难成功的,要想事业成功,必需擅长沟通协调。

如何提高沟通协调能力

提高沟通协调能力，必需围绕实现整体目标进行沟通协调。

目标是一切管理活动的中心和方向。

任何组织和部门都因特定的目标而存在。

目标越明确，行动越有效。

沟通协调是为了更好地实现目标，围绕目标来开展。

提高沟通协调能力，必需围绕提高行政效能进行沟通协调。

实践证明，一个单位的工作顺不顺、群众满意不满意，专门大程度上在于那里干部作风正不正、机关效能高不高。

而决定机关行政效能高低的一个很重要的因素，就是内部和谐不和谐、运转协调不协调。

而形成和谐协调局面的关键是那里可否形成沟通与协调的气氛和机制。

提高沟通协调能力，必需围绕人员团结进行协调。

团结是克服困难、赢告捷利的壮大力量，是凝聚人心、成绩事业的重要保证。

个人出成绩、工作出效率、单位出成绩，原因万万条，团结最重要。

但有少数人把团结看淡了、想偏了、做歪了。

有的为了一己私利，是非眼前不开口，躲着矛盾走，做息事宁人的“好好先生”；有的为了小圈子，彼此吹嘘，彼此表扬，做处处拉关系的“混混先生”，等等。

这些都是与构建和谐社会的要求背道而驰的。

咱们开展沟通协调工作，就是要减少误解、增进理解，减少阻力、增加动力，把一切能够团结的力量团结起来，把一切踊跃因素调动起来，一路致力于事业的进展。

良好的沟通需要稳固的情绪和比较健康的心态和对于沟通对象的尊重，外加必然的技能和手腕，这些全数都组成了沟通不可或缺的要件。

那些在生活中为沟通失败感到困惑的人，其实真正的原因都远不是表面上所呈现出来的那样简单，往往有更深层次的因素、乃至当事人自己都轻忽了的因素所影响着。

比如一个烦躁的喜欢挑剔丈夫的妻子可能是在性的问题上受到挫折，所以不知不觉地表此刻两个人的日常相处上；一个常常干与妻子社交的丈夫可能是因为自己心里感到自卑，因此表此刻对对方的控制上。

一个人自从来到这世上，注定就不可能孤立的生存着。

小时候有父母、亲人；上了学有老师、同窗；踏入社会有同事、朋友。

而今天谈论的主题是：

同事之间的相处。

（一）真诚相待、勤学为主

记得一名同窗曾经向我透露：

他说，找工作他既不担忧实力、也不害怕没有机缘、最“悚”的恰正是人际关系。

这种担忧从另一个侧面反映了今世大学生对社会关系的隐忧，因为职场与学校毕竟文化相差较大。

但就我个人的求职感受而言：

那个社会或许不像你想象得那么美好，但也绝不像有人说的那么险恶。

所以说，对于初来匝道的毕业生而言，不要有什么顾虑。

只要你本着：

真诚待人、勤学为主的原则，相信能够为你开拓较为良好的人际局面。

固然，因为初来，同事对你的感觉还比较陌生，可能有一些人会产生自卑的感觉，好象感觉自己是局外人一样。

这点能够理解，但不该成为你的负担。

你能够通过自身实力展现自己，并使自己尽快融入工作气氛中。

这里尤其得提到勤学。

勤学包括两层含义：

一是勤快、二是肯学习。

尤其是前者，比如说：

你提前半个小时弄好清洁卫生。

同时，你应通过学习，尽快掌握技术并熟悉公司业务。

若是你在工作中碰到困难，自己应试探在先，实在不明白的，能够请教同事。

注意：

不要忘了道谢。

若是你能在工作中表现出良好的个人修养和素质，相信会给同事留下较好的印象。

（二）增强沟通、展现实力

工作是一大机械，员工就比如每一个零件，只有各个零件凝聚成一股力量，这台机械才可能正常启动。

这也是同事之间应该遵循的一种工作精神或职业操守。

其实生活中不难发觉，有的企业因为内部人事斗争，不仅企业本身“伤了元气”，整个社会舆论也产生不良影响。

所以作为一名在职人员，尤其要增强个体和整体的协调统一。

因为员工作为企业个体，一方面有自己的个性，另一方面，就是如何专门好的融入集体，而这种协调和统一专门大程度上成立于人的协调和统一。

所以，无论自己处于什么职位，第一需要与同事多沟通，因为你个人的视野和经验毕竟有限，避免“独断独行”的印象。

何况，随着社会分工的愈来愈细，这种沟通协调也是必需的。

固然，同事之间有摩擦是不免的，即即是一件情形有不同的想法，咱们也应具有“对事不对人”的原则，及时有效的调解这种关系。

不过从另一角度来看，现在也是你展现自我的好机缘。

用成绩说话，真正另同事另眼相看。

即便有人对你有些非议，现在也会“偃旗息鼓”。

固然有了成绩，也不该滋长自豪的情绪，好象感觉“高人一等”。

咱们应该意识到：

工作是一种团队合作精神，成绩是大家一路尽力的结果。

顺便带一笔，若是你有了物质奖励，不妨拿出一部份和同事一路分享。

（三）适当的赞美，不挑拨离间

一成不变的工作容易令人变得乏味，若是你能生活中适当加点“调味”，相信会使你的工作变得多姿多采，同事间的关系也会加倍融洽。

比如：

一句由衷的赞美或一句得体的建议，同事会感觉到你对他的重视，固然，也无形中增加对你的好感。

不过，这里需要注意的是：

不要盲目赞美或过度赞美，如此容易有掐媚之嫌。

这里既然说到了赞美，咱们也谈一谈禁忌。

其实生活中咱们不难发觉：

有的人“喜欢”对同事评头论足（包括对工作处世、服装品味、个人适应等），这些都是一个人不成熟的表现。

因为每一个人都有自己一套原则，作为同事，只能是尊重个人的权利和隐私。

若是你超越了自己身份的话，很容易引发同事的反感。

固然，若是你想进一步拉近彼此的距离，不妨在闲暇时，和同事多参加一些成心义的活动。

在集体生活中发掘每一个人的另一面，这也是一种很不错的“润滑剂”噢！

其实同事的关系也是一种很微妙的“化学反映”，或许一件小事就可以让你和他或（她）的关系专门好，也可能很坏，关键是在于那个“度”。

所以作为一个职业人，只有在不段的经验积累和学习中，才能更好得把握这种“度”。

如何让跨部门沟通更有效

此刻众多企业都趋于扁平化，使得跨部门之间的沟通加倍频繁。

部门之间地位平等，不存在上下级关系，按说沟通应该比较容易。

但现实的情形是，部门之间协调的本钱相当昂贵，这种沟通本钱不仅存在于大规模组织内，一样也困扰着中小型公司。

　　许多事情，其实并不复杂，而是相互之间的沟通不畅，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司来协调。

绕了大大的圈子，走了长长的弯路，耽误了你我他的宝贵时间。

俗话说，浪费时间就是浪费金钱，这其实就是高昂的沟通成本。

有句话说得很直接，搬出上司来协调，就是你我他的沟通无能。

有效的沟通，能节约大家的时间，避免占用上司的时间。

那么，造成跨部门沟通如此昂贵的本钱原因安在呢?

原因可能有三：

一、职能部门未能将各自的目标有效地整合在组织目标之下——虽然各自制定的目标似乎都无懈可击，但都各自为政。

如A部门在某件情形上做出妥协，对B部门有利、对组织整体也有利，但对A部门不利，则跨部门沟通就不好协调了。

二、由于部门不同，大家在认知上不免有不同。

若是再加上沟通的信息不对等、不能及时反馈等因素，就会致使目的或结果预期的不同。

三、组织所提倡和形成的文化气氛及员工的互动方式，决定了沟通效率的不同。

在公司里，员工和中级主管花在内部沟通的时刻大约占其工作时刻的40%～50%，而对于高层主管，那个比率会更高。

如何提高公司内部跨部门沟通的运营效率呢?

　一、有效整合部门目标

有部门就必然存在部门利益、小集体利益，这是不争的事实。

虽然大家理论上都明白要摒弃小集体利益，要从公司整体来考虑问题;但一旦公司利益侵犯到部门利益时，那个部门一般都会自觉不自觉地保护部门利益，而不是简单地第一捐躯小集体利益。

这是人的自利本性造成的;即便部门领导不想这么做，但迫于部门基层员工的压力也不能不这么做。

那个问题的根子在于二者利益的不一致性，或说是二者的目标是不一致的。

为此，咱们应该整合那种各自为政的部门目标，使部门的各个目标与组织的总目标同心。

如很多大企业给部门设定预算目标时，都采取企业内部的计算依据;如此便于考核，但显然这种内部的计算依据是不面向市场的，也就是说部门的预算目标不是面向市场，而企业是面向市场的，它们的方向就明显地不一致。

这种企业设置的指挥棒方向性不一致，直接致使部门和企业的想法不一致，“志不同，不与谋”，故而沟通难以为继。

二、换位试探

在沟通进程中，两边的彼此理解和换位试探超级重要。

对于一个部门领导来讲，换位试探也即应该多了解其他部门的业务运作情形，多从其他部门的角度考虑问题，要理解其他部门的难处。

如此才能沟通无极限。

当其它部门不配合你的工作时，你应该检讨自己，站在对方的角度去看问题，而不能一味地抱怨、抱怨。

那么，企业能为员工的换位试探做些什么?

第一是能够制定一些制度，为员工创造一些条件跨部门沟通，也能够成立跨部门的项目小组进行工作。

不过，最常做的也是最有效的一招就是实行职位轮换或是彼此兼职!

80/20规律告知咱们，公司内部80%的信息交流与沟通发生在20%的人员之间，各部门的主管和秘书就是公司内部沟通的“关键少数”。

所以，应该鼓励职位轮换，请业务背景的人员担当支持部门的主管，请业务链的上下工序主管互换。

这既能够让员工学习到多种知识，专门好地计划他们的职业生涯，也能够让各部门的员工站在更高的一个职位角度试探问题，使团队协作精神得以发挥。

三、注重非正式沟通

四、企业内部沟通中有正式沟通和非正式沟通。

正式沟通很普遍，在跨部门沟通时常常被运用，如会议沟通。

但咱们需注意，部门间需要沟通的较为敏感问题，最好能在会议前私下解决，迫不得已需要在会议上讨论的，也应该先通气。

另外在会上的沟通讨论，要尽可能以解决问题为主，而不能彼此指责、彼此挖墙脚。

五、部门领导们应该常“串门”，要多与沟通对象面谈。

此刻很多企业的部门都是块块管理，各自为块，部门领导们很少“互访”，用得最多的沟通就是电话沟通。

对于面谈，很多人会说“我正事都忙不过来，哪有空去串门闲聊?

”孰不知，面对面的沟通借助丰硕的表情，表达加倍准确，能够大幅减少信息失真，还能够增进部门间的情感和理解。

要避免告状式沟通。

发觉了相关部门的问题，最好与那个问题的相关部门责任人协调解决，而不能简单直接地把问题端给部门领导，更不能直接端给部门领导的上司。

不然，如此做，对于那个责任人而言，就是“告状”;即便那个问题由上司出面干与解决了，但以后的沟通协调可能更麻烦。

四、坚持跟进

跨部门沟通的一个重要原则就是永久不要嫌麻烦。

不要以为开完会、发个文件、写个报告就没事了，事后应该随时维持联系，主动了解其它部门的工作进度，掌握最新的情形。

不要被动等对方告知你问题发生了，而是要主动而持续地沟通，预防问题的发生。

很多人常常抱怨：

“情形怎么会如此，为何不早说?

”很多人都有过如此的经验，对方事前都没有主动联系，任由问题扩大，等到无法解决了，才紧急跑来求救。

如此致使的气愤也是情有可原，可是若是他人不告知你，为何你不主动去问对方?

　　不过，除了要跟进其它部门的执行之外，还需关照自己的部门状况。

首先要确保与属下之间的信息是完全流通的。

要避免这样的事情发生，如有时部门主管之间约定的事情，属下却完全不知情，还在为这事徒伤脑筋;有时则是属下之间彼此协调好的事情，却没有事先告知主管就去做了，主管事后知道却大感不妥，推翻之前的决定，一切又得重新来过。

其次，要跟进属下在与其它部门沟通时是否遇到了某些困难，你可以主动询问员工，是否需要你出面联系，以便尽早发现问题、尽早解决问题。

五、提倡沟通文化

跨部门沟通还有一个最为明显的障碍是企业缺乏一种气氛。

很多企业的企业文化没有鼓励沟通的内容。

因此，企业的老板若是想打造一个优秀的团队，各部门之间不会因为沟通不顺畅而内耗的话，就应尽力在企业中营造一个良好的沟通气氛。

比如很多员工在企业内部不肯意去沟通，这有可能是他曾经因为主动沟通而蒙受过冲击。

因此，企业的负责人应该为员工营造一个交流的平台，能包容各类不同意见，不要随意冲击下属的踊跃性。

有些企业采取“头脑风暴法”，把问题拿出来，每一个人都能够说，什么意见都能讲，慢慢地再把它总结出来。

方式很多，关键一点仍是能包容不同的意见，企业要慢慢营造这种气氛。

企业应该鼓励部门的员工与相关部门的员工成立朋友关系，采用“人盯人”的战术，辞别以前那种只是“半熟脸”、没事不说话的现象;在有可能的情形下，请需要配合的部门主管来参加本部门的业务会，一方面能够让他了解本部门的用意和需要取得的配合，而且还能够听取他的建议，以便在实施进程能够更顺利地配合;而且其它部门主管可能也会吸取那个经验而请你“回访”。

同时，不要总指望由企业出面组织部门之间的沟通和联谊，因为那恐怕一年也没有两次。

跨部门沟通不该拘泥于某种模式，沟通的方式多种多样，沟通的目的是为了增进交流和默契的合作，达到整个事业的提升。

沟通的有效性与企业文化直接相关，其关键在于企业如何去引导和执行。

六、调整组织机构

若是部门间需要频繁的沟通，则有必要考虑调整组织机构，使跨部门沟通变成部门内部沟通，这有助于改善沟通。

若是信息传递链太长，会减慢流通速度并造成信息失真，则有必要减少组织机构重叠，拓宽信息渠道。

总之，有沟通才能把握全局、了解真伪，拓宽领导者视野;有沟通才能凝成合力、组成顽强团队;也只有更好地沟通，才能令人心畅通、企业兴旺!