Legal English 7BFor the students only.docx

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NeutralAnalysis—theOfficeMemorandumofLaw

I.IntroductiontoLegalMemo:

在美国的法学院，memo写作是一门非常重要的课程，因为其写作不仅考察学生们的法律语言能力，同时培养学生具备良好的法律分析和研究能力，并能够根据不同的写作要求写出适合不同阅读人员要求的memo来；memo的写作也是考察法律人是否具备律师之严密思维和谨慎作风的试金石，故而为西方法学院所重视。

随着中国经济的日益国际化，中国学生也应当学会和掌握有关涉外法律领域法律写作中的基本知识，以便更好地参与法律业务国际化的进程。

当你找到第一份法律工作时，officememo大概会是你第一个被指派的工作，你的老板会要求你写一个officememo来回答与某位诉讼当事人相关的特定法律问题；当你向法院提交起诉书（compliant）或答辩状（answer）时，通常需要就法律和事实提交一份陈述状（memo）；在庭审（courtproceeding）中，向法院提交一项动议（motion）时，也需要你提交一份支持该动议的法律陈述状（memoofpointsandauthorities）；当你代理客户参加一起国际商事仲裁（arbitration）时，仲裁机构也往往要求当事方提交memo，以阐明自己的观点；当你代表国家在国际法院（Int’lCourtofJustice,简称“ICJ”）参加诉讼时，国家法院也会要求当事国提交一份“memorial[awrittenstatementoffactspresentedtoalegislatureorexecutiveasapetition]”，实乃一种memo。

根据memo提交的对象，可以分为两大类：

第一类称为“internalorofficememo”（简称“officememo”）。

Officememo指的是在律所内，助理律师根据合伙人或其他高级律师的要求，就特定案件中所涉及的法律和事实争议（issues）进行分析，提出相关意见，以供决策者参考。

因其用于律所内部参考，所以要求写作者以客观（objective）、中立（neutral/detached）和全面（comprehensive）的角度分析当事人在案件中的利弊（positiveandnegativeinformation），最后根据法律和相关事实预测法院或仲裁机构对该案件可能做出的判决，并据此提出解决问题的最佳方案（recommendation）。

如律所在评估是否接一个胜诉才收酬金的案子（contingent-feecase）与一个以时薪计酬的案子（hourly-ratecase），其判断胜诉几率的措辞可能有所不同。

故此，officememo的作者首先要分析案情，找出事实和法律焦点（issuesoflawandfacts）。

有时，客户或主任律师预先设定了焦点问题，作者只需在规定的时间内对焦点问题进行分析即可，officememo重在就利弊进行分析，其作用如下：

·toinformaseniorattorneyofthefactsandlawrelevanttoaclient’sproblem;

·toassistaseniorattorneyinevaluatingthemeritsofpotentialclaimsanddefenses;

·toassistaseniorattorneyinplanninglitigationstrategiesandtactics,settlementoptions;

·toprovideafoundationfordraftingotherdocuments,e.g.pleadingdocuments,discoveryrequestsandbriefs;

·toassistintrialpreparation;

·todocumentthefactualandlegalsourcesyourelyon;

·todocumentyourresearchforfuturecases.

另一类memo称为“externalmemo”，其提交对象主要是客户、法院、仲裁机构或政府等。

其主要目的是说服对方接受你的观点或做出有利于自己的判决。

Externalmemo的最根本特点是必须具有说服力（persuasiveness）和感染力（effectiveness），故此也被称为advocacymemo。

Externalmemo主要包括：

1.memoofpointsandauthorities:

在向初审法院（trialcourt）提交动议（motion）时配合使用；

2.trialmemo:

庭审法律意见书，又称trialbrief;

3.hearingmemo:

听证会使用的法律文书；

4.appellatebrief:

向上诉法院提交的上诉法律意见书。

由此可见，externalmemo是一个泛称，其中1，4是最重要的两种。

II.写作一般注意事项：

Memo的写作宗旨是以读者为目标，根据读者的不同来设定语气和内容。

一名合格的律师必须学会将事实和法律有机地结合起来，善于通过演绎和归纳得出令人信服的结论。

优秀的memo写作必须清楚、简洁、完整。

每一句中的每一个单词应当认真斟酌；每个段落中的每一句话和每篇文章中的每个段落间须做到逻辑井然。

Memo的写作是一个复杂的过程，通常其要求在一定的时限内，高效率地完成任务，还必须要求作者遵循相应的写作程序和技巧，下面是一个memo写作的基本程序：

1.Preparation

-Establishyourobjective

-Identifyyourreader

-Determinethescopeofyourcoverage

-Developawritingplan

2.Research

-Developandanalyzefacts

-Researchstatutesandcases

-Developissuesandshortanswer

3.Organization

-Makeoutline

-Selectanappropriateformat

4.Writingthedraft

-Developandexplainlegaltheories

-Applythelegaltheoriestofacts

-Makeconclusions

-Supportyourconclusionswithfurtherauthoritiesifnecessary

5.Revision

-Checktheaccuracyofyourcitationandreferences

-Checkforunityandcoherence

-Checkforcompleteness

Adviceandsuggestionsforwritingagoodmemo:

-Don’tbedefensiveaboutchangingandimprovingyourlegalwriting.

-Legalwritingisnotanexerciseincreativewriting,essayorcomposition.Youmustgettothepoint,beexactandfollowtherules.

-Thesimpler,thebetter.

-Youdon’thavetoreinventthewheelforeverylegalwritingassignment.Allmemosdemandonlyaslightvariationinformat.

-Thecourtscarelessaboutthereality,theyonlylookintothefactsandlawasrelatedtothembyyourmemosandcourthearing.

-Useconsistentterms.Afteryouhaveintroducedanidentifyingterm,stickwithituntiltheendofyourmemo.

-Partnersandprofessorswillnotnecessarilygiveyoucleardirectionsformemoassignments.Ifyoudon’tunderstandsomething,gobackandaskthembeforeyoubeginwork.Betternowthanlater.

-Apersuasivestructurethatworksinmemoswilltranslateintoapersuasiveoraladvocacyinthecourtroom.Askarespectedtrialattorney.

-It’sthelittlethings,likeproofingandcitation,whichareeasilyfixedbuttoooftenoverlooked.Thesekindsoferrorswillleaveapoorimpressionofyourworkinthemindsofcourt,partnersandprofessors.

III.TheCharacteristicsofOfficeMemo:

如前所述，officememo应注意以下四个方面：

■Fullyunderstandthefactualandlegalcontextofyourassignment

■Assessthestrengthsandweaknessesofyourposition

■Assessthestrengthsandweaknessesoftheopposingposition

■Predictwhatthetribunalwoulddecideastoeachissue

这四个要求的核心就是officememo的客观性。

所谓客观性，即要求在叙述事实时要如实客观；在寻找相关的法律依据时要实事求是；在根据事实和法律分析案情时要摒除主观偏见；在预测后果时要利弊兼顾。

试比较以下两例：

e.g.1.ThemajorityofStatesconsidersurrogatemotherhoodunlawful;theUnitedStatesandsomeEuropeancountrieshavenotsoconsidered.

e.g.2.Eventhoughamajorityofstateshaveconsideredsurrogatemotherhoodunlawful,theUnitedStatesandsomeEuropeancountrieshavewillfullyignoreditssocialramificationandembraceditwithoutqualification.

IV.TheStructureofanOfficeMemo:

OfficeMemo的格式和结构没有一个特定的标准，许多律所往往会根据自己的偏好制定一套格式和固定结构，甚至有些律所根本没有此类规定，任凭写作者自己决定。

尽管如此，officememo一般包含下面几个部分：

Heading----------------------------------------------抬头

Statementoffacts----------------------------------事实陈述

StatementofIssues--------------------------------案件争点陈述

ShortAnswer---------------------------------------简要回答

ApplicableStatutesorCases---------------------适用法律

Discussion------------------------------------------案件分析讨论

ConclusionandRecommendation---------------结论和建议

有些律所要求在officememo的抬头部分后加上statementofassignment（对memo写作任务的说明）。

Ifyourlawfirmorindividualsupervisingattorneyexpressesapreferenceforaparticularformat,youshouldrespectthewishesofyourintendedaudience.Otherwise,youcanchooseanyreasonableformat,suchaseitherofthefollowing:

FormatAFormatBFormatC

I.Issue（s）I.OverviewI.Facts

II.BriefAnswer（s）II.FactsII.Issue（s）

III.FactsIII.Issue（s）III.Conclusion

IV.DiscussionIV.BriefAnswer（s）IV.Discussion

V.ConclusionV.Discussion

VI.Conclusion

可见，其格式不受任何规则或法则的拘束。

只要所使用的格式能呈现你向表达的内容即可，比如，memo并不需要包含事实陈述部分，因为你的老板已经了解案件事实了，故当一份memo包含事实部分，应该将其缩小集中在与你所分析的争点有关的部分，现将上面列明的每一部分进行逐一说明：

1.Heading:

Officememo的抬头完整版一般包括：

1）标题（caption）：

要求居中放置，阐明memo的类型是OfficeMemoofLaw；

2）Memo的提交对象：

一般为你的主管律师或教授

3）作者姓名（writer’snameandtitle）

4）Memo的分配日期和提交日期（assignmentandsubmissiondates）；

5）案件名称或写作题目（如果知道当事人姓名，则应注明）；

6）案件编号（CaseNumber，一般由律所统一编号）；

7）如果案件已经提起诉讼则应当列明法院案件编号（thecourtdocketnumber）；

8）对memo主要内容的提示说明：

一般要求在RE后面加上提示内容（re:

表示“与……有关”），以表明该memo所涉及的法律内容，memo写作中将这一项的作用称为subjectmatterdescription。

如下例所示：

OfficeMemorandumofLaw

TO:

ZhangSan,Partner

FROM:

LiSi,JuniorAssociate

ASSIGNMENTDATE:

October8,2008

SUBMISSIONDATE:

November8,2008

CASE:

ChinaVetureTech,Inc.v.BancoPupula,N.A.

DOCKETNUMBER:

08-C00178NYS

OFFICEFILENUMBER:

08-L016GY

RE:

WhethersubstituteserviceisallowedundertheCivilProcedureLawofthePRC

请注意officememo的heading以及在memo中若整段引述他人文章或者案例，应当采用单倍行距，其他情况则使用双倍行距。

Re部分提示了接下来的memo正文中要处理的法律问题。

其一利于归档；其二快速查档。

但简略版可能如下述较为常见：

Theheadingofamemoissimpleandrequiresonlybriefdiscussion.Theheadingshouldidentifytheauthorofthememo;therecipientofthememo;thesubjectmatter,statedinamannerthatfacilitatesfilingandlaterretrieval;andthedate:

TO:

SusanElias

FROM:

JamesNelson

RE:

EnforceabilityofJulieWeek’sPromisetoActasGuarantorforLoanObligation;File06-127

DATE:

August16,2006

2.StatementofAssignment（工作任务说明）

在主管律师或教授向你分配officememo写作任务后，你应当立即将其记录下来以明确工作范围，此部分有时候也被称为backgroundandpurpose,见下例说明：

STATEMENTOFASSIGNMENT

Youhaveaskedmetoprepareamemooflawlimitedtothequestionwhetherourclient,Mr.Defendant,hasbreachedthecontractbetweenhimandMs.PlaintiffbydirectinghisagentstowithholdpaymentuntilSARShasbeeneffectivelycontrolledinChina.Specifically,youaskedmetodiscusstheapplicabilityoftheUnitedNationsConventiononContractsfortheInternationalSaleofGoods（CISG,联合国国际货物销售合同公约）.

该部分内容若与“RE”部分相似，则可以和RE部分合并。

3.StatementofFacts（事实陈述）

事实陈述是整个memo中最为重要的部分之一；同时也是难度较大的一部分。

一方面作者必须找出相关的法律事实（legallyrelevantfacts），即那些能够产生法定权利，引起法定义务或产生法律纠纷的事实，而此种法律事实又可分为重要的法律事实（legallysignificantfacts）和背景事实（backgroundfacts）；另一方面，事实陈述必须简洁（concise）、全面（comprehensive）、准确（accurate）并富有条理（logical）。

在事实陈述上的任何微小的疏漏都会造成决策者在预测法律后果或决定方案时出现偏颇。

要判断哪些是相关的法律事实，首先要通晓相关法律，以法律为准绳判定有关事实的法律地位；其次，还必须学会对比（contrast即就类似案件的相关事实的不同点进行对比）与比较（compare是就类似案件的相关事实的相似点进行比较），在复杂的事实中进行筛选。

比如，国际法认为，战争中大规模的、有组织的强奸是一种战争罪（warcrime），否则只能是一般的国内罪行。

那么，所谓的相关法律事实就可能包含：

1）有没有人在战争中强奸妇女（rapeagainstwomen）；

2）规模如何（scale）；

3）是否具有组织性（organized）。

上述任何一点事实都可能影响案件的审理结果。

相关法律事实也可能涉及程序问题（procedure），像时效（statuteoflimitation），如果原告等了20年后才就某一合同提起违约之诉，则法院一般不会受理。

背景事实指那些可以帮助读者理解整个案件的事实。

它对帮助理解重要法律事实是不可或缺的。

但是，在叙述这一部分事实时应该尽可能简明扼要。

一篇好的事实陈述必须条理井然，使人一目了然。

要组织好事实部分的写作，有两种途径：

一是按照时间顺序（chronologicalorder）来阐述；二是按照要点阐述。

按照时间顺序叙述事实，还可以分为列举式和陈述式。

前者一般仅仅按照时间简单罗列事件，后者则按时间叙述事件。

例如：

e.g.1（列举式）：

STATEMENTOFFACTS

Year2000

OnDecember7:

TianjinCo.（hereafter:

CLAIMANT）emailedShanghaiCo.（hereafter:

RESPONDENT）,confirmingtheagreementreachedthroughtele-conferenceearlierinthemorning.CLAIMANTassuredthatRESPONDENTwouldalwaysreceivethe“bestprice”andidentifiedthispriceas8%lowerthantheordinarypricequotedtoCLAIMANT’sotherclients.

OnDecember15:

REAPONDENTfaxedCLAIMANTapurchaseorder,whichwasquicklyacknowledgedbyCLAIMANT.Noshippingandpaymentprocedureswerespecified.

OnDecember27:

CLAIMANTexpress-mailedRESPONDENTastandardcontractinwhichanarbitrationagreementdesignatinganon-existingarbitrationinstitutionandachoice-of-lawclausewasincorporated.However,saidcontractdidnotcontainthe8%d