做好行政人事工作的初步方案.docx

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做好行政人事工作的初步方案

做好行政人事工作的初步方案

行政部分

一、明确岗位职责

通过制作岗位职责说明书对岗位职责进行合理有效的分工，促使有关人员明确自己的岗位职责，认真履行岗位职责，出色完成岗位职责任务。

明确岗位职责有如下好处：

1、可以最大限度地实现劳动用工的科学配置；　　　

2、有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象；　　

3、提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才；　　

4、是组织考核的依据；　　　

5、提高工作效率和工作质量；　　　

6、规范操作行为；　　

7、减少违章行为和违章事故的发生。

二、部门主管负责制（分权管理）

一般公司现行的指令式管理，使得部门缺乏计划力、灵活性，员工失去创造力，同时也使得老板工作量沉重，所以我建议公司要有这样的意识并开始部署并尝试推行部门“分权管理”制。

所谓分权，就是现代企业组织为发挥低层组织的主动性和创造性，而把生产、经营管理决策权分给下属组织，最高领导层只集中少数关系全局利益和重大问题的决策权。

分权的对称是集权。

集权是指决策权在组织系统中较高层次的一定程度的集中。

集权和分权主要是一个相对的概念。

具体如下：

1、以各个部门为主体，在处理自己部门工作业务上拥有更大的权力，其它部门都不能对该部门员工的具体工作指手划脚，公司从大体上制定一个工作方向、任务，具体操作就交由部门团队自由发挥了。

这样一来，在工作目标的实现上，部门团队会有很大的灵活性来采用具体的方法。

同时我也考虑到各部门的经理、主任他们有相当的部门业务水平及管理经验。

（抓大放小，放手去做）2、公司部门经理、主任根据部门实际工作业务情况，有权对部门内部“现有人员”进行组合、对工作的分配作统一调配（前提是要保持部门团队的稳定性）。

3、部门主管根据部门实际工作情况，不定期召开部门自己的内部沟通短会，每月不低于两次，让公司各种政策措施、方案变动等信息，及时准确传达到公司基层。

（开始由行政部监督，以后让他们形成习惯）

优缺点分析：

优点是这种宜于现代企业制度适用的“分权理论”，摒弃了旧的落后的指令性管理法，采用科学的目标管理法，有效提升企业管理的水平和层次。

员工自己的方式总是会将工作完成的更好更快，并且员工的方式中往往会包涵有更多创新的东西（调动其多想办法，解决问题的积极性）。

缺点是要求公司必须先行出台各部门统一标准的业务流程；不排除会有滥用职权或以权谋私可能性，所以必须由行政、财务等部门监管其权力的使用。

具体操作：

财务部由于工作流程比较统一规范，可先行由它打开局面，接着是行政部，如此类推。

每个部门标准业务流程，先由他们部门总结提交方案、行政部、老板三方共同制定，逐一强化，成功一个铺开一个。

工作开头肯定是烦琐的，但我们追求的是公司今后的规范标准，我认为是值得的，“一劳永逸”（以点带面，逐步推广）！

三、公司部门主管定期月度工作例会制度（分集权管理）

公司部门主管定期月度工作例会制度（集权管理）部门主管定期例会制度管理会议由行政部经理或老板主持召开，并由专人记录，整理后，抄送老板、各部门主管备份。

1、各部门汇报上一月度工作任务完成进度，未能如期完成的需说明原因，并在会上提出最终完成时间，需要其它部门或人员协助解决的会上提出。

（层层抓落实）2、行政部经理或老板依据公司年度经营发展目标大纲，分解下一月度各部门的具体工作任务及安排。

3、各部门同时也根据各自部门的实际业务开展情况计划好自己的工作安排。

（具体依据公司部门岗位职责细则）4、建立同行业市场竞争对手信息动态体系，由拓展部、质检部、行政部共同牵头，对在工作、生活中看到、听到的竞争对手的各种真实信息及时反映，并最终由拓展部将其整理归纳、系统化，必要时供公司领导决策层参考。

在会议上各部门也可以及时反映自己掌握的信息。

5、同时会议也将公司经营过程中，各部门存在的问题、不良现象逐一提出并要求整改。

各部门也可以对公司经营反映情况、提出好建议。

6、危机管理通常把危机管理称之为危机沟通管理，原因在于，加强信息的披露与公众的沟通，争取公众的谅解与支持是危机管理的基本对策。

除了规定月度会议外，各部门还应该根据信息万变市场、突发的危机的需要，不定期地召开短会，商讨应变对策。

月度工作例会制度是各部门之间沟通的重要桥梁，目的是为了发现问题，解决问题。

（上情下达，下情上报）

四、办公室管理制度（集权管理）

（一）考勤制度

（二）请休假制度

（三）办公用品申领制度办公用品申领制度新员工入职发放一套办公用品；每月28号前各部门统计并提交自己部门下一月度办公用品明细清单，办公用品将在下一月度7号之前发放，所有办公用品申领必须做好登记，统一管理防止浪费。

（四）公务用车制度公务用车制度各部门、人员用车必须提前一天向行政部提出用车申请，并填好申请表（用车部门、人员名称，申请时间，预计用车地点、开始时间、返程时间，用车事由，部门主管意见、行政部意见），由行政部统一安排调配，外出人员（司机）并在下午下班前将车钥匙交回行政部。

（行政安排用车原则：

按申请时间先后、事情缓急轻重程度）

（五）文书资料的管理

（六）涉外事物管理

（七）成本控制

1．对每一项行政管理活动经费进行预算；

2．分析每一岗位对办公用品的需求，制订出用量标准；

3．领用物品采取以旧换新的方法；

4．对供应商进行比较分析，选择诚实守信，物美价廉的供应商；

5．电话费用可采用集体入集群网的方式，以节约电话费；

（八）其它建议：

其它建议：

1、人性化管理，营造公司是我家的良好氛围，行政部除了员工生日送上祝福外，员工结婚（贺卡、结婚贺金）、生育（奶粉、纸尿布）等也同样送上公司的祝福问候！

公司组织一年一、两次的公司集体活动，增强公司员工凝聚力，营造公司自己独有的企业文化。

2、对办公室人员的纪律要加强监管。

杜绝现象：

上班时间大声说笑、闲聊、串岗、接听客户咨询电话不够热情等……。

（树立行政部执法威信）

五、部门沟通协作机制

部门沟通协作机制为了工作的执行落实，同时也基于“分权管理”中存在的漏洞，所以订立“部门沟通协作机制”。

工作过程中，各部门之间会涉及到人员的互相协作。

例如，A部门需要B部门的协助或者A部门需要B部门XX人员的协助。

这时候，A部门主管不能直接命令B部门XX人员去协助。

正确操作方法：

A部门主管征询B部门主管的意见，让B部门安排适合的人员协助。

总之，部门之间的人员调配、重要信息的沟通以及输出，必须是部门主管与部门主管之间的沟通，各部门、人员不能私自调动人员。

倘若有矛盾、碰撞的情况发生的，行政部或老板从中调解和谐。

当然，大部分工作任务已在月度工作例会上说明。

（分权管理、沟通协调）

六、.确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。

企业行政管理的最佳化实现在很大程度上取决于被管理者的积极有效的配合和实施。

因此对人的管理是现代企业行政管理的核心工作 ,而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障 ,这就要求 :

以恰当的目标来引导正确的反应行为 ,以准确的绩效评价作为奖励的科学依据 ,以不同客体的针对性奖励措施完成激励机制的良性循环。

只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合 ,激励机制才会在企业行政管理中圆满达到预期效果。

七、培育传播企业文化。

在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人。

也就是我们通常所说的人文管理。

企业文化的建设包括四个方面，需要全体员工的参与。

（1）组织结构清晰，战略导向明确。

分工明确，这是企业发展的基础。

企业不仅应该有近期目标，更要有远期规划。

行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标。

从而形成一个完善的团结的团队。

（2）建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。

这个平台上充满竞争、激励、开放、交流的特征，管理者不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果。

任何人员能上能下。

（3）注重企业形象建设。

包括物质形象和精神形象。

物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。

精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。

让工作“生活化”。

（4）重视人才，用企业的发展凝聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。

企业在给员工发展空间的同时，注重提供给员工在再学习机会。

可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感。

八、踏踏实实地去执行。

完善成熟的制度有了，即定目标有了，关键就是要做好。

要做好执行需要注意：

（1）什么事情该做，该怎么做。

（2）如何更好更快完成该做的事情。

（3）清除所有障碍。

（4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。

人事部分

“三流企业重生产，二流企业重制度，一流企业重管人。

”一个企业，如果没有了人，企业也就只能停止了。

所以我认为，企业要想提升管理水平，朝正规化方向发展，必须重视人力资源管理。

而要想做好人力资源管理，必须从如下几方面入手：

一、人力资源规划

1．根据公司实际状况及对人力资源的需求，选择和设计适合于公司的组织架构；

2．进行各岗位工作分析，制定出各岗位工作职责及相应的工作说明书；

3．建立人力资源管理体系，不断完善各类企业管理制度，包括：

基本制度，管理制度，技术规范，业务规范，个人行为规范等；努力使企业朝着科学化，规范化，制度化方向发展；

4．编制人力资源管理费用预算并有效执行，一个人力资源管理者，必须要懂得如何做好企业的人力资源管理费用预算，包括：

人工费用、行政费用、招聘费用等，做好成本方面的控制，懂得用最少的钱办最好的事的道理。

二、人事招聘管理

（一）．人员招聘的途径

1．根据不同的招聘人员的需求，选择最恰当的招聘渠道，做到在花费最低的情况下，为公司招到最合适的人才。

2．根据公司实际情况，制定一套完善的人才测评体系，为人才招聘工作提供可靠而有力的保障。

3．招聘人才，以德为先，要重视应聘人员的思想道德水平，对于那些不学无术，散慢随意的人员，坚持宁缺勿滥的原则。

（二）尊重人才，发挥他们的特长，用心留住人才。

1．对新来的人员，一定要进行入职前的培训，让他们尽快适应环境，给他们的家的感觉；

2．定期举行员工代表会议，及时解决员工工作上和生活中存在的困难；

3．努力营造和谐，民主，团结，向上的企业文化氛围，增强员工的向心力和归属感；

4．对于重要岗位的人才，一定要提供给他们具有竞争性和激励性的薪酬福利待遇；.

5．建立员工申诉程序，沟通渠道畅通无阻；

6．提供员工充分发挥潜能的空间，尊重员工，让员工享有成就感。

（三）劳资纠纷问题

1．以劳动合同法为依据，制订切实可行的公司管理规章制度，合理规避法律风险，尽可能避免劳资纠纷的发生；

2．解雇员工必须有理有据，符合解雇条件；因此要注意平时员工犯错时证据的收集与保留；

3．一旦发生劳资纠纷，本着协商解决的原则，双方平等相处，互相协商，尽量将大事化小，小事化了；

4．提倡人性化管理，尊重员工，善待员工，平时处理好了与员工的关系，会减少很多劳资纠纷，就算一旦发生了，解决起来也不会那么复杂麻烦。

（四）做好离职员工面谈工作。

1．直属上司或人事部找其进行面谈，了解员工离职的真正原因；

2．对于可留的员工，想方设法留下来；对于不想留的员工则让其自然离职；

3．告诉员工善始善终，坚持到最后的道理，不要以为准备离职了就抱有随随便便，做一天和尚撞一天钟的心态；

4．定期对离职面谈的记录进行汇总分析，从而发现管理中存在的问题，以便于更好地完善今后的管理。

（五）做好人事档案管理工作

1．公司所有员工必须要有详细的人事档案资料在人事部存档，一份完整的员工人事档案应包括如下几方面内容：

A、员工入职登记表（必须按表格要求详细填写）；B、身份证复印件；C、学历及相关证件复印件；D、员工照片；E、劳动合同；F、培训记录；G、人事异动记录等。

2、人事档案应分部门归类存档，在职员工档案和离职员工档案应分开存放。

3、所有员工个人人事资料要及时输入电脑人事系统。

4、对于人事档案要定期整理，一般一个星期整理一次，确保人事档案准确无误。

5、做好劳动合同签订工作，自员工入职之日算起，一个月内必须与员工签定劳动合同，在填写劳动合同时，必须做到填写完整，准确，并让员工充分理解其中内容。

三、培训管理工作

1．建立和完善培训管理体系；

2．培训之前要做好宣传教育工作，让所有人意识到：

培训是企业发展的动力和源泉；企业要发展就必须离不开培训；

3．进行培训需求调查；

4．根据培训需求结合公司实际，制定出培训计划；

5．做好培训费用预算工作；

6．组织开展培训工作，重点还要做好培训后效果评估工作；

7．培训课程要讲究实用性；培训方式要讲究灵活性；同时要做好培训讲师的选择和培养工作；

8．要努力改变员工对培训的看法，把“要我培训”的心态转变为“我要培训”的渴望。

四、绩效考核管理

1．首先让所有人理解绩效考核的目的和作用：

调动员工的工作积极性；与工资挂钩，体现多劳多得，能者多得的原则；找出员工的薄弱环节了解员工需要培训什么等。

2．前期的宣传工作一定要做好，绩效考核不单是人事部的工作，人事部只是起推动、指引和督导的作用，每个部门都有责任做好本部门的绩效考核工作；

3．针对不同的工种选择不同的考核方法，比较实用的有：

KPI考核，360度考核，目标考核和平衡计分卡考核。

4．绩效考核时，必须明确各部门的职责，及数据的提供由哪个部门负责；

5．因绩效考核直接关系到员工的经济利益，所以一定要做到公平，公正，客观，用事实说话。

五、薪酬福利管理

1．把握好几个原则：

对外具有竞争力；对内具有公正性；对员工具有激励性；薪酬成本控制原则；合法保障原则。

2．薪酬水平根据公司实力而定，如实力强可定位在略高于同行业平均薪酬水平。

3．绩效工资要根据职位的不同层级确定相应的绩效工资比例：

副总级占40%，经理级占30%；主管级占20%；职员级占15%；员工级占10%为宜。

4．通过岗位分析，确定各工种各岗位的薪酬级差，级差不宜过多，且差距不宜太多；不同工种的薪酬级差可以重叠。

5．薪资结构，个人认为对待管理人员宜采用以工作为导向的薪资结构，其主要构成部分包括：

基本工资、职务津贴、工龄工资、绩效工资、全勤奖等；而对于普通员工应采用以产量为导向的薪资结构，其主要构成部分为：

基本工资、绩效工资、加班费、工龄工资、全勤奖等。

六、劳动关系处理

（一）沟通与协调

1．人力资源部是沟通与协调各部门的桥梁，起着平衡各种利益关系，缓和各种矛盾的作用；担负营造和建立和谐融洽民主团结向上的企业文化氛围的重任；

2．人力资源部始终要站在既维护公司利益又兼顾员工利益这个平衡点上处理问题，坚持原则，公正无私，又能以理服人，真正做到左右逢源，而非左右为难；

3．针对于部分生产管理人员只重生产，不重员工管理的现状，人力资源部要下大力度，教育和引导这部分管理人员重视员工的管理，同时教给他们相应的管理手段和方法。

（二）企业文化建设

1．提升企业外部形象。

2．完善制度文化：

包括各部门的管理规章制度，员工礼仪规范，行为守则，宿舍制度等，从制度上保障管理的可操作性和有效性。

3．提炼精神文化：

公司高层决策者，通过长期的管理运作，要提炼出一些属于公司特有的东西，包括企业精神，企业使命，企业价值观，并在日常管理中通过各种手段，各种渠道将这种文化广泛宣传，起到潜移默化的效果，让员工感觉到公司的追求就是员工的追求，公司的荣誉就是员工的荣誉，让员工的追求与价值同公司的追求与价值达到有机的结合和完美的统一。

4．宣传企业文化的方式多种多样，如：

创办刊物，定期举办宣传栏，谱写厂歌，定期举行生日晚会，逢重大节假日举行文艺演出、文体竞赛、卡拉OK歌唱比赛等活动。

通过这些活动，丰富员工的业余文化生活，宣传了公司的企业文化，同时也给员工一个展现自我的舞台，增强了员工的对企业的向心力和归属感。

曹飞

2012年4月2日