物流单证填写采购.docx
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物流单证填写采购
单元一：
物品采购单证填制
实训任务一：
采购业务作业流程
流程图
知识点简析
相关单证
制定采购计划
询价
报价
比价议价
货品申购
发出订单
交期控制
记录物料采购
制定采购计划：
采购员根据生产部门等各部门的物料需求，以及市场供需状况，制定采购计划，内容包括采购物料、采购数量、需求日期等。
《采购计划表》
询价：
采购员通过电话询价、上网查询、市场调查等方式向物料供应商或者同行竞争对手咨询物料价格，以获得市场最精准的价格信息。
《询价表》
报价：
供应商接到采购员的询价要求后，综合考虑自己产品的成本，利润，市场竞争力等因素，报出的可行的价格。
《报价单》
比价议价：
采购员将供应商的《报价单》按物料类别汇总成《比议价记录单》，比较物料的价格，找出有竞争力的价格。
《比议价记录单》
货品申购：
采购员综合考虑采购成本、产品利润、供应商实力等因素，选择合理的供应商，
向采购经理申请进行采购。
《货品申购表》
发出订单：
采购经理审批之后，采购员根据《货品申购表》制定采购订单，包括物料规格、价格、数量、交货期、向供应商发出采购订单。
《订购单》
交期控制：
供应商会发生缺货、断货、物流等问题，所以采购员需要严格、实时控制交货期在合理范围内。
《交期控制表》
记录物料采购：
采购员定期汇总采购单，记录采购历史，并得出当期采购量、采购金额、供应商表现、物料品质等数据，便于分析、改进采购工作。
《物料采购记录表》
实训任务二：
采购业务主要单证的填制
一、采购计划表
1、采购计划表
采购计划（ProcurementPlan），是指企业采购人员在了解市场供求情况，企业内部需求，并掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购活动所做的预见性的安排和部署。
采购计划表是采购部根据物料使用部门的物料需求进行采购计划时所制定的单据。
它的内容主要包括采购物料、采购数量、采购金额、需求日期等。
按计划周期的长短来分类，可以把采购计划分为年度物料采购计划、季度物料采购计划、月度物料采购计划等。
2、采购计划的作用
（1）有效地规避风险，减少损失：
①提前预计采购物料所需的时间，防止供应中断，影响产销活动。
②合理安排采购周期，使库存合理，避免库存占用过多资金及存储空间。
（2）配合企业生产计划与资金调度：
为企业组织采购提供了依据。
（3）更好地进行资源的合理配置，以取得最佳的经济效益：
①确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与成本。
②提前计划有利于采购部门事先准备，选择有利时机（价格、供求状况）购入物料。
3、采购计划表样本
采购计划表
编号：
项目名称：
编制依据：
序号
物料名称
型号
质量标准
数量
单位
预估单价
预估金额
需求时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
编制：
生产经理审批：
采购经理审批：
财务经理审批：
日期：
日期：
日期：
日期：
4、采购计划表的填制
填制采购计划表，特别要注意物料的名称、型号、数量、单价和需求时间不得有误，否则影响重大，并且所列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。
（1）项目名称：
根据最终产品的项目来填写。
（2）编号：
按采购部对文件的编号规则进行编号，是便于文件的追溯和管理。
（3）编制依据：
填写编制采购计划的依据，通常是：
计划采购、特殊申购、项目采购等等。
（4）物料名称：
需采购的物料详细名称、中英文都可。
（5）物料型号：
用字符来表示物料的通用详细描述，如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等。
（6）质量标准：
填写对物料特殊、重要的质量要求。
（7）数量：
按需求部门的申请填写。
（8）单位：
按物料的常用计量单位填写。
（9）预估单价：
按历史采购单价或大致市场行情填写，准确单价要询价后得到。
（10）预估金额：
按“预估单价×单位=预估金额”填写。
（11）需求日期：
按物料需求本门的申请日期填写。
（12）审批流程：
在表格尾端从“编制”到“财务部经理”逐步审批，并以财务经理签字为流程结束。
二、询价表
1、询价表
（1）询价的含义（inquire），指买方向卖方询问商品价格，或者同行竞争对手之间询问商品产品在市场上的价格。
询价表：
是采购员（买方）向卖方发出的询价文件，内容与采购计划表对应，主要包括：
物料名称、型号、详细的规格描述、数量、价格、交货要求、付款条件等（交货条件、相关说明）。
（2）询价的作用
①采购通过询价充分了解物料的品名、规格及产品的最新发展趋势。
②询价能获得产品最新的价格信息、供求状况、以便在采购中能对物料、设备进行及时、正确的定价。
③询价是了解市场的过程，广泛的询价能了解到是否有性价比高的替代品或对抗品。
④通过询价能掌握供应商情况，帮助采购控制商品供应渠道、节省投资资金和时间、降低成本。
2、询价的方法
询价的方法有：
电话询价、上网查询、市场调查、厂家报价等。
询价时应该尽可能多的向销售人员提供预购的产品信息、项目名称，需求数量等，可以获得更优惠的价格、付款等交易条件！
3、询价表样本
询价表
编号：
项目名称：
供应商名称：
销售：
电话：
传真：
地址：
客户名称：
采购：
电话：
传真：
地址：
序号
物料名称
物料型号
单价（是否含税）
数量
单位
备注（运费、包装）
1
2
3
付款方式：
□月结天□货到付款□款到发货□其它
交货方式：
□送货上门□亲自提货□托运□其它
售后服务：
□保换□保退□保修□安装□其它
交货周期：
报价有效期：
询价人：
（需盖章签名确认）
询价日期：
4、询价表的填制
询价表是重要的商业文件，并具有法律效力，所列各项必须完整、准确、清晰、并不得涂改。
询价人需在表格末端签字盖章。
（1）编号：
按采购部对文件的编号规则进行编号，便于文件的追溯和管理。
（2）项目名称:
按客户内部产品的项目填写。
（3）供应商资料：
按实际填写供应商名称、销售联系人、及联系方式（电话、传真、地址）。
（4）物料型号：
用字符来表示物料的通用详细描述，如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等。
（5）物料名称：
需采购的物料详细名称、中英文都可。
（6）客户资料：
按实际填写客户名称、联系人、及联系方式（电话、传真、地址）
（7）单价：
供应商在报价表中给出，询价表中不用填写。
（8）单位：
按物料的常用计量单位填写。
（9）数量：
按需求部门的申请填写。
（10）报价有效期：
指供应商报价的有效期限，由供应商填写。
（11）付款方式：
有月结、货到付款等方式，可由询价人制定或供应商填写。
（12）交货方式：
有供应商送货上门、采购提货等方式，可由询价人制定或供应商填写。
（13）交货周期：
指从下订单直至到货的时间，由供应商填写。
（14）询价人/日期：
由询价人签名，并签字盖章。
三、报价单
1、报价单
（1）报价（quote），报价是卖方通过考虑自己产品的成本，利润，市场竞争力等因素，公开向买方报出的可行的价格。
分为证券报价、投标报价、产品报价。
最常用的是产品报价。
报价单（QuotationForm）则是供应商向客户报价时所制作的单据，是重要的商业文件，具有法律效力。
（2）报价的作用：
报价是买卖双方交易的前提
对买方来说，可以通过报价了解最新的产品趋势、供求状况、准确价格，并参考竞争者采购价格、替代品价格用以定位最终的采购价格、供应商，从而保证准确控制商品供应渠道、节省投资资金和时间、降低成本。
对卖方来说，合理的报价是达成交易的重要前提，只有为客户提供详细、可靠、有竞争力的报价及随附的交货条件、结款条件等信息，才有可能打动客户，获得订单。
2、报价单样本
报价单
编号：
项目名称：
供应商名称：
销售：
电话：
传真：
详细地址：
客户名称：
采购：
电话：
传真：
详细地址：
序号
物料名称
物料型号
单价
数量
单位
最小订单量
交货周期
备注（运费、包装）
1
2
3
付款方式：
□月结天□货到付款□款到发货□其它
交货方式：
□送货上门□亲自提货□托运□其它
售后服务：
□保换□保退□保修□上门安装□其他
销售：
销售经理：
（需签名签名确认生效）
报价日期：
有效期：
3、报价单的填制
报价单是重要的商业文件，报价人需在报价单上签字盖章即可生效，并具有法律效力，所列各项必须完整、准确、清晰、并不得涂改。
（1）编号：
按采购部对文件的编号规则进行编号，便于文件的追溯和管理。
（2）项目名称:
按客户产品的项目名称填写。
（3）供应商资料：
按实际填写供应商名称、销售联系人、及联系方式（电话、传真、地址）。
（4）物料名称：
客户所询价的物料详细名称、中英文都可。
（5）物料型号：
用字符来表示物料的通用详细描述，如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等。
（6）客户资料：
按实际填写客户名称、联系人、及联系方式（电话、传真、地址）。
（7）单价：
供应商按物料、按其需求量的不同填写价格信息。
（8）单位：
按物料的常用计量单位填写。
（9）数量：
按客户询价是提供的物料需求信息的填写。
（10）最小订单量：
按供应商所能接收客户的最少订单数量填写。
（11）交货周期：
指从下订单直至到货的时间，由供应商填写。
（12）付款方式：
有月结、货到付款、款到发货等方式，由供应商按自身实际或客户要求填写。
（13）交货方式：
有供应商送货上门、采购提货、托运等方式，由供应商按自身实际或客户要求填写。
（14）售后服务：
有保换、保退、保修、上门安装等服务方式，由供应商按自身实际或客户要求填写。
报价有效期：
指供应商报价的有效期限，由供应商填写。
（15）审批流程:
由供应商的销售人员填写，销售经理签字，并盖章生效。
（16）报价日期：
按报价单生效的日期填写。
（17）报价有效期：
供应商按根据市场行情及自身实际填写报价的有效期限。
四、物料采购记录表
1、物料采购记录表
物料采购记录（materialpurchaserecord）：
采购员定期汇总采购单，记录采购历史，并可得出当期采购量、采购金额、供应商表现、物料品质等数据，便于分析、改进采购工作。
物料采购记录表是采购部进行采购订单等数据记录时所制定的单据，是采购部的重要文件。
物料采购记录表的作用：
通过记录订单，采购单价、售后服务、物料品质进行横向和纵向比较，帮助采购员了解供应商的表现，并据此对供应商进行分类、分级，采取相应的激励措施从而获得更好的采购单价、更短的交货周期、及更过硬的物料质量，管理供应商，降低采购成本、降低库存、提高采购效率。
3、物料采购记录表的样本
物料采购记录表
填表日期：
年月日
序号
订单
编号
物料
名称
物料
规格
单价
数量
＆单位
申购
日期
订购
日期
交货
周期
质量
记录
供应商
备注
1
2
3
4
5
总结：
记录人：
采购经理：
4、物料采购记录表的填制
填制物料采购记录表，特别要注意与每笔订单内容对应，物料的名称、型号、数量、单价、交货周期和质量记录不得有误，并且所列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。
（1）物料规格：
用字符来表示物料的详细描述、比如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等等。
（2）物料名称：
需采购的物料详细名称、中英文都可。
（3）供应商资料：
按实际填写供应商名称、销售联系人、及联系方式（电话、传真、地址）。
（4）单价：
按采购订单中的单价填写，需注明是否含税以及币种。
（5）单位：
按材料的常用计量单位填写。
（6）数量：
按订单的采购数量填写。
（7）订单编号：
按订单的编号填写，一般在订单的顶头体现，须符合企业的编号规则。
（8）申购日期：
查此物料的申购单，按财务经理的批准日期填写。
（9）交货周期：
指从采购下订单直至货物入仓的时间，按天数计。
（10）质量记录：
按质量部对此材料的质量评估来填写，一般常用的重要指标有原材料合格率、返修率、废品率、售后服务及时率、及时率等。
（11）供应商：
按此订单中实际购买的供应商填写。
五、货品申购表
1、货品申购表
申购（applytopurchase），它区别于按生产计划采购，申购的物料不属于生产计划的范围，是由市场部、质量部、技术研发部门等物料需求部门单独提出的采购申请。
目的主要有新材料试用、客户推荐材料购买、新设备购买或更换等等。
货品申购表（purchaseapplication）是除生产部外其他物料需求部门进行物料采购申请，所制定的单据，对于申购部门和采购部门都是非常重要的文件，是进行采购的依据，与采购计划表有同等效用。
货品申购表的生效：
只有在物料需求部门经理、采购经理、财务部经理逐级审批之后，货品申购表才能正式生效，否则不能作为下达订单的依据，严格控制货品申购表的审批流程也就是严格执行企业的采购制度，避免了采购的越权操作，规范采购流程。
2、货品申购表的样本
申购单
项目名称：
计划编号：
编制依据：
填表日期：
年月日
序号
物料名称
物料规格
预估单价
数量
预估金额
质量标准
推荐供应商/品牌
交货期
用途
备注
＆单位
1
2
3
4
5
合计：
￥（人民币大写：
万千佰元角）
申购部门：
申购人：
部门经理;日期：
采购：
采购主管：
采购经理;日期：
财务经理;日期：
（加盖财务章确认）
3、货品申购表的填制
填制货品申购表，特别要注意物料的名称、型号、数量、预估单价和需求时间不得有误，否则影响重大，并且所列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。
（1）项目名称：
根据最终产品的项目来填写。
（2）计划编号：
按采购部对文件的编号规则进行编号，是便于文件的追溯和管理。
（3）编制依据：
填写编制采购计划的依据，通常是：
常规采购、紧急采购、特殊申购等等
（4）物料名称：
需采购的物料详细名称、中英文都可。
（5）物料规格：
用字符来表示物料的详细描述、比如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等等。
（6）质量标准：
填写对物料特殊、重要的质量要求。
（7）预估数量：
按需求部门的申请填写。
（8）单位：
按物料的常用计量单位填写。
（9）预估单价：
按历史采购单价或大致市场行情填写，准确单价要询价后得到。
（10）预估金额：
按“预估单价×单位=预估金额”填写。
（11）推荐供应商：
按符合申购部门质量要求、交货要求的供应商填写
（12）交货期：
按对物料的最晚交货时间填写。
（13）用途：
简短说明该物料的主要用途。
（14）保管方式：
申购单为一式三联，一联为申购部门留底用，一联交给库管员，在仓库收货时作为凭证，一联交采购部作为采购物品的清单依据。
（15）审批流程：
在表格尾端从生产计划人员“编制”到“采购经理”逐步审批，以采购经理签字为审批流程结束
六、比议价记录单
1、比议价记录单
比价议价，是采购与销售签订采购合同的最后一环，对于客户和供应商来说，都至关重要，因此采购员与供应商在这个环节上要花费相当多的人时间与精力。
比议价记录单就是采购员与供应商在进行比价议价是所指定的单据。
2、比价议价的流程
对于买方来说，
（1）货比三家：
要多渠道获得报价，至少要对三家以上的供应商进行询价，无论是新老供应商都要询价，这样才能了解最新的市场行情。
（2）仔细比价：
将不同供应商报价单中的条件（最小订单量、附加成本）转化一致后进行比较，这样才能得到真实可信的比较结果。
（3）耐心议价：
比价后，选出价格最合理、付款、供应能力、产品质量等交易条件最合适的二至三个供应商进入议价环节。
此时可将详细的采购要求传达给供应商，并且可进一步“杀价”，直至得出买卖双方均可接受的价格作为日后的正式采购价格。
对于卖方来说：
一定要配合买方的比价议价流程，并为客户提供有竞争力的价格等交易条件，尽快进入议价阶段，并促成交易。
3、比价议价单的样本
比价议价单
编号：
项目名称：
日期：
序号
物料
名称
物料
型号
供应商
初始
报价
议价后
单价
最小订单数量&单位
交货
时间
付款
条件
交货
方式
售后
服务
备注
1
2
3
4
5
采购员总结：
日期：
采购经理审批：
日期：
4、比价议价单的填制
填制比价议价单，特别要注意物料名称、型号、初始报价、议价后单价、以及提供价格的供应商不得有误，否则会严重影响采购业务，并且所列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。
（1）编号：
按采购部对文件的编号规则进行编号，是便于文件的追溯和管理。
（2）项目名称：
根据最终产品的项目来填写。
（3）物料名称：
需采购的物料详细名称、中英文都可。
（4）物料型号：
用字符来表示物料的详细描述、比如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等等。
（5）供应商：
指提供物料报价的供应商。
（6）初始报价：
按第一次供应商提供的报价单中物料单价填写。
（7）议价后报价：
按采购员与供应商议价后，供应商的更新报价填写。
（8）交货周期：
按供应商的预计交货时间长短填写。
（9）付款条件：
按供应商提供的付款条件填写，有月结、提前付款、货到付款、分批付款等方式。
（10）交货方式：
按供应商提供的交货方式填写，有送货上门、客户提货、托运等方式。
（11）售后服务：
按供应商提供的售后服务填写，一般有保修、包换、技术支持等方式
（12）审批流程：
在表格尾端由采购员对比议价情况进行总结，从表单中选出一家供应商，推荐采购，再由采购经理审批，决定采购对象，以采购经理签字为审批流程结束。
七、交期控制表
1、交期控制表
交期控制（deliverycontrol），是采购员管理物料交货期的一种方法，是采购的最后一个阶段。
采购在每个工作日都要进行物料交货期的核对，并且要设定一个交货的提前期，比如为一天，若有物料在交货期前一天未到货，采购或跟单员要进行催交，并逐级上报，逾期未交的物料，更要启动应急处理程序，让供应商及时交货，避免对生产造成更大影响。
交期控制表就采购部对物料交货期控制进度时所制作的表格。
安排好采购计划，在时间上要预留空间市场信息调研和行情分析签约时争取合适的条款以控制风险科学测定合理真实的交货期强调延迟交货的违约责任，体现按期交货的重要性规定卖方提供网络计划和进度报告等节点控制资料。
交期控制表
编号：
日期：
序号
订单编
物料
名称
物料
规格
物品
名称
供应商
订单
数量
缺货
数量
订单
交货期
到货数量
＆日期
延迟
天数
处理
措施
备注
1
2
3
4
5
说明;
跟单员：
日期：
总结：
采购：
日期：
审批;
采购经理;日期：
2、交期控制表的样本
3、交期控制表的填制
填制交期控制表，重点在缺货数量、订单交货期、延迟天数交货期几个数据，一定要真实、准确，并且所列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。
（1）订单编号：
按该物料的采购订单编号填写。
（2）物料规格：
用字符来表示物料的详细描述、比如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等等。
（3）物料名称：
需采购的物料详细名称、中英文都可。
（4）供应商：
按订单中该物料的供应商填写。
（5）订单数量：
按订单中该物料的采购数量填写。
（6）缺货数量：
按“订单数量-到货数量=缺货数量”填写
（7）订单交货期：
按订单中该物料的计划交货期填写。
（8）到货数量/日期：
按供应商对物料的实际送货数量和日期填写。
（9）延迟天数：
按物料到货日期与交货日期的差额填写。
（10）处理措施：
由采购填写，对外是处理迟交的物料和供应商，有专人前去到工厂催交、督促其改变生产计划、改变运输方式、罚款、逐步减少采购额等措施；对内是与生产计划及市场部做积极的协调，将交货延迟对客户的损失减少到最小。
（11）说明：
由跟单员填写，延迟交货的详细原因、供应商的补救措施，货物延迟交货的影响。
（12）总结：
由采购填写，对延迟交货的处理措施建议，申请得到采购经理批准执行。
（13）审批：
由采购经理填写，评价交期控制表中的重点追踪物料交货情况，评估采购做出的补救措施，并作出指示。
八、订购单
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