立丰出差管理制度.docx
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立丰出差管理制度
青岛立丰美达经贸有限公司
差旅费管理办法
一、目的
因为公司外往来及业务发展需要，为进一步完善公司财务制度，有效控制和压缩差旅费用的支出，遵从真实，节约的原则，提高业务人员的办事效率，根据公司的实际情况，特制定本制度。
二、适应范围
适用于公司业务人员因公出差，业务办理，参展，参加外训，会议，公司组织旅游等所有外勤活动的申请，以及公差借款与费用报销单等手续办理。
三、办理程序
1、出差人员必须事先填写“出差派遣单”，注明出差地点、出差任务、路线、天数、所需资金，经部门负责人签署意见、分管领导（副总或总经理）批准后方可出差。
2、出差人员如需借款需持批准后的“出差派遣单”，填写“借支单”，列明用款计划，对于入职不满一个月的人员，须经部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，分管领导审批后方可借款。
3、出差人员回公司后，应形成出差完成情况书面报告，并向分管领导汇报，由分管领导考核结果，签署考核意见。
4、审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”和有效出差单据，按费用包干标准规定，经审核后方可报销差旅费。
5、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。
6、出差回公司应在一星期内报销，超过一星期报销差费，每一天按30元罚款，若迟报时间超过一个月以上，每一张单据按每月30元累积加罚（发票日期），并追究其部门担保人责任。
7、出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人及负责人的责任。
四、费用标准
总体原则：
对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用，节约归己，超支不补”。
（1）住宿标准（金额单位：
元。
下同）：
地区/人员
特区
直辖市
省会城市
省辖市
县级市及以下
总经理
实报实销
部门中层（含各副总）
210
180
150
120
100
其余人员
150
150
130
120
100
（2）伙食补助费：
地区/人员
特区
直辖市
省会城市
省辖市
县级市及以下
总经理
实报实销
部门中层（含各副总）
60
40
40
40
40
其余人员
50
30
30
30
30
（3）市内交通费：
地区/人员
特区
直辖市
省会城市
省辖市
县级市及以下
总经理
实报实销（含各副总）
部门中层
10
8
5
5
3
其余人员
10
8
5
5
3
（4）交通工具标准：
工具/人员
飞机
火车
轮船
长途汽车
市内交通
总经理/总监
普通舱
软卧软座
二等舱
实报
出租
部门中层
预申请
硬卧硬座
三等舱
可乘
公交/地铁
其余人员
——
硬卧硬座
三等舱
可乘
公交/地铁
五、报销办法
（一）住宿费报销办法
1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。
2、出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。
3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有客户、会见目标客户影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管领导允许的前提下，可按实报销。
4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。
（二）伙食补助费报销办法
中午12时前离开本市按全天补助；中午12时后离开本市按半天补助；中午12时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。
（三）交通费报销办法
1、旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时）而未乘座卧铺，特快按票价50%，其它列车票价60%予以补助。
订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报分管领导批准后，方可报销。
2、对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。
3、出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：
（1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；
（2） 携有巨款或重要文件须确保安全的；
（3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；
（4）陪同重要客人外出的；
（5）执行特殊业务或夜间办事不方便的
以上情况须请示部门主管同意后方可报销。
4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。
出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。
遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示主管领导同意后方可报销。
（四）通讯费报销办法
除外出学习的出差人员，每天补助10元通讯费，特殊情况需经主管领导批准。
销售人员除外。
（五）其他
1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
2、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。
3、驾驶员行车途中的违章罚款一律不准报销。
六、本制度补充规定
1、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执行。
2、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。
会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。
3、报销范围
①若无特殊情况，跨月车票不予报销；
②节假日车票不予报销（特殊情况需说明原因，经各部门主任批准后给予报销）；
③因公外出应经部门主任核准，否则不予报销。
④本规定未列明的费用一律不予报销。
⑤原则上不得随意乘坐出租车，如有特殊情况需乘坐出租车时，需经总经理批准后，方可报销。
每次出租车费用不可超过50元，如超过部分由个人承担。
⑥报销出租车费，若多人同时公差或可顺道时，应共同坐车，由一人代表报销，写清楚各个部门承担的费用，其他作为证明人签字。
4、报销流程详解
1）填写“出差申请核准单”（见附件1），一式三份，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。
凡能通过电话、传真、网络解决的事项，应尽可能的不安排出差。
核准的出差申请单第一联附于差旅报销单之后，报销时供财务人员核对；第二联送综管部存档备查；第三联做为预借差旅费依据，否则差旅费不予报销。
2）出差人员回公司后，应形成《出差工作汇报》（见附件2），并向分管领导汇报，由分管领导考核结果，签署考核意见。
经签字审阅后的（复印件）统一报综管部备案留存。
没有经过签字审阅的《出差工作汇报》及《行程及差旅费明细表》（见附件3）的不予报销有关费用。
3）凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需提供证明由主管及分管领导签署意见后方可报销，不得任意改变，因生病、交通堵塞或因工作实际需要等因素需要延期者，需致电经部门领导、分管副总同意后方可延期，否则除不报销差旅费用外，延期时段作旷工处理。
4）出差回公司应在一星期内报账，根据实际出差天数填报，并按“报销人---部门主管---财务审核人----财务部负责人”顺序审核后报销。
5）住宿费报销方案补充修改说明
①员工报销住宿费，必须取得出差地住宿发票，在规定限额标准内凭发票报销，实际住宿费用超过住宿标准部分自理，不予报销，如因出差地偏僻、特殊原因无正式住宿票者，需经主管部门负责人核实签字，经综管部调查属实，由住宿地出具证明按出差地住宿费标准予以报销。
②员工出差，同性偶数人员必须两人合住一标间，住宿费用报销按一个房间核算报销，异性奇数住宿人员费用分别核算报销。
若因个人原因超出住宿标准的，超出部分自理。
③财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如有虚假行为公司将按情节轻重处罚，出差费用不予报销。
6、伙食费报销方案补充修改说明
①如因工作需要，业务招待等原因，超出伙食补助限额的，出主管部门领导核实签字，交分管副总审核签字据实报销，提供正式票据。
②陪同领导出差、开会、培训学习者，不享受伙食补助，如不包食宿的，可参照标准补贴及报销。
7、通讯费报销方案补充修改说明
①享受手机费报销以及补助的出差人员，出差期间不另行报销通讯费；
8、招待费和礼品费报销方案补充修改说明
出差期间因工作需要招待客户或赠送客户礼品的，原则上须在出差审批时提出申请并经主管领导签字，报分管副总批准同意后，按财务相关规定另行报销；对于提前未预料到但因工作需要确实需要招待客户或赠送客户礼品的，需电话征求副总口头同意，回来补办有关手续。
未经批准的，不予报销。
9、其它补充说明
①以上出差人员交通费、住宿费、伙食补助费，按报销标准和流程严格审核，严禁弄虚作假、虚报冒领，违反规定的，一律不予报销，对于情节严重者，给予严肃处理。
②出差人员，借出差工作之便，走亲串友或处理私人事情者，经主管领导同意者，其多出费用自理，不予发放补助费，未经主管领导同意者，当天所有费用自理，视为旷工处理。
③出差期间因情势需要必须发生订票费等其它费用的，经上级领导批准后可以报销。
④综管部必须根据出差人备案的《出差申请核准单》不定期对出差人的行程及工作进行督察，并做好相应的督察记录。
附：
1、附件一：
出差申请核准单
2、附件二：
出差工作汇报
3、附件三：
行程及差旅费明细表
附件一：
出差申请核准单（第一联）
出差人
部门
职务
姓名
出差事由
暂支旅费
出差日期
自年月日起至年月日止共天
出差地点
部门主管
签字
分管副总
签字
申请日期
…………………………………………………………………………………………………………………………
出差申请核准单（第二联）
出差人
部门
职务
姓名
出差事由
暂支旅费
出差日期
自年月日起至年月日止共天
出差地点
部门主管
签字
分管副总
签字
申请日期
…………………………………………………………………………………………………………………………
出差申请核准单（第三联）
出差人
部门
职务
姓名
出差事由
暂支旅费
出差日期
自年月日起至年月日止共天
出差地点
部门主管签字
分管副总签字
申请日期
附件2：
出差工作汇报
报告人:
出差时间：
年月日至年月日
出差地点：
出差事由：
出差
工作
汇报
日期
时间
拜访单位
拜访对象
职务
洽谈事项与洽谈结果
需特批事项说明
部门意见：
主管领导意见：
费用
预算
费用项目
合计金额
用途
费用项目
合计金额
用途
车（机、船）费
招待、礼品费
住宿费
通讯费
总经理意见：
市内交通费
其它费用
合计：
元
（万千百十元）
已借款：
元
（万千百十元）
附件3：
行程及差旅费明细表
序号
开始
结束
车（机、船）票
住宿费
市内交通费
招待
礼品费
通讯费
其它费用
日期
地点
日期
地点
交通工具
金额
费用
名称
金额
1
2
3
4
5
6
7
8
出差人签字：
部门领导签字：
主管领导签字：
总经理签字：
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