银行会计档案管理办法.docx

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银行会计档案管理办法

XX银行会计档案管理办法

（2017年修订版）

第一章总则

第一条为加强XX银行会计档案管理，完善会计档案保管形式，确保会计档案真实、完整、可用和安全，根据《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局第79号令）等有关规定，制定本办法。

第二条本办法所称会计档案是指XX银行在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映XX银行经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成和存储的电子会计档案。

第三条本办法适用于总部、各支行、营业部。

总部运营部负责对本行会计档案工作的指导、监督和检查。

总部负责本行会计档案的日常检查和管理，建立健全会计档案的归档、保管、查阅、交接、销毁和保密制度。

第二章会计档案种类

第四条以下会计资料应当作为XX银行会计档案：

（一）会计凭证：

原始凭证、记账凭证及其他会计凭证。

（二）会计账簿：

总账、明细账（分户账）、日记账和其他辅助性账簿。

（三）财务会计报告：

月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

（四）其他类会计资料：

各类流水清单、与客户签订的业务协议、客户申请书、开销户资料、对账资料、重要会计业务事项（印章、人员分工等）登记记录、会计档案保管（移交、销毁）清册、纳税申报表、重要资产购置（处理）协议、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第五条XX银行会计档案按照存储介质不同分为纸质会计档案和电子会计档案。

纸质会计档案是以纸介质为载体保存的会计档案。

电子会计档案是以磁盘、光盘等介质为载体保存的会计档案。

电子会计档案单独的磁盘、光盘等介质保管，并能够满足阅读及打印要求。

第三章会计档案归档

第六条会计档案应及时归档。

会计凭证应于月度终了10个工作日内办理归档，定期（月、季、年等）装订的会计档案应分别在次月、次季、次年10个工作日内办理归档。

遇特殊情况需推迟会计档案归档时间的，应经会计主管同意。

第七条会计档案归档时，应对档案名称、档案种类、保管期限、保管地点等信息进行登记《档案管理登记簿》，应确保登记信息准确、完整。

第八条纸质会计档案应按照整理、装订、编号、登记、入库保管的程序立卷归档。

第九条纸质会计档案按照会计期间、档案种类、保管期限等分类装订立卷。

同一会计期间、保管期限相同、种类不同的会计档案，单种会计档案数量较少的，可以合并装订。

第十条会计凭证应每日进行整理，同一会计日期的凭证按照以下顺序排列：

（一）机构汇总资料

机构科目日结单

（二）柜员资料，应按柜员号大小顺序（从小到大）排列，具体各个柜员的资料如下：

柜员尾箱交接单

柜员日结表

柜员科目日结单

柜员交易流水清单

柜员流水账-账务类流水

柜员凭证：

柜员的会计凭证按柜员账务流水号顺序排列，并在右上角空白处标明流水号。

一张凭证有多个流水号，应在同一张凭证中按序写出多个流水号；一个流水号涉及多张凭证的，应在该多张凭证中标明同一流水号；有流水号无凭证的，应补制凭证，并标明对应的流水号。

（三）其他资料

表内科目总分核对差错清单（日）

表外科目总分核对差错清单（日）

非机构柜员交易科目汇总清单（日）

第十一条会计凭证一般应按日装订。

同一日期会计凭证过多的，可分册装订。

同一日期会计凭证过少的，可将同属一个月份的多个日期（不超过5日,清算中心等特殊机构可不超过一个月）凭证按日期顺序合并装订，但不同日期的凭证应使用传票封面封底分隔。

财务核算、参数管理等非营业性机构可根据业务量适当延长会计凭证合并装订的时间，不同日期的凭证无需使用传票封面封底分隔。

第十二条会计凭证装订应加具封面封底，背脊处加封，由会计主管和装订人员在骑缝处签章。

封面上注明单位名称、日期、册数和保管编号等，并由会计主管和装订人员签章。

背脊处注明日期、保管编号。

第十三条会计账簿按月度或年度整理装订。

手工记载的分户账按年、科目、账号顺序整理装订，账页过多可分册整理装订。

登记簿根据类别、保管期限分别整理，计算机输出打印的登记簿按年按业务顺序装订，订本式登记簿按年按本归档。

第十四条会计账簿装订应加具封面封底（账页装订应同时加具账首、账页目录），在背脊处加封，在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、保管期限、保管编号等，由会计主管和装订人员在骑缝处签章。

第十五条财务会计报告按月度、季度、半年度或年度整理装订。

第十六条财务会计报告装订应加具封面、封底，在封面上注明单位名称、报表名称、所属期间、保管期限、保管编号等，在背脊处加封，由会计部门负责人和装订人员在骑缝处签章。

作为会计档案保管的财务会计报告，要求加盖单位公章的，可统一加盖在封面。

第十七条其他类会计资料一般应按照月度或年度整理装订。

第十八条其他类会计资料装订应加具封面封底，在封面注明单位名称、档案名称、日期、保管期限、保管编号等，在背脊处加封，由会计主管和装订人员在骑缝处盖章。

第十九条会计档案装订应力求结实、整齐、美观，做到不掉页、不压字、不妨碍查阅。

单册会计档案厚度一般不超过6厘米。

已归档的会计档案不得拆封。

第二十条固定格式会计档案封面，一般应使用碳素墨水填写封面要素，并做到字迹工整、清楚；非格式封面，一般应打印封面要素。

第二十一条会计档案的保管编号一般根据会计年度、档案种类、保管期限等按册顺序编排。

第二十二条会计档案归档时，交出人员与档案管理人员要当面清点，保证会计档案完整。

第二十三条单独采用磁盘、光盘等介质保存电子会计档案的，应按照会计年度、档案类别、保管期限等整理归档，粘贴标签并加装介质封套，注明档案名称、年度、保管期限、保管编号等，由会计主管和经办人员在标签及介质封套上签章。

第四章会计档案保管

第二十四条会计档案保管期限分为永久和定期两种，定期保管期限分为30年和10年。

外部监管部门明确规定保管期限的，可从其规定。

第二十五条会计档案保管期限自会计档案所属年度终了后的次年1月1日起算。

第二十六条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，法人机构认为有必要的，可以延长，但不能缩短。

第二十七条会计档案实行集中保管，总部指定专人负责会计档案保管工作，经办前台业务的记账人员不得兼管纸质会计档案。

会计机构当年形成的会计档案，最迟于次年1月末前移交总部保管。

第二十八条总部应设置专用会计档案室（柜），保管会计档案。

会计档案管理人员发生变动，应及时更换档案室锁具。

并在进出会计档案室区域安装视频监控。

第二十九条会计档案室应保持整洁卫生，做到防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物，防止会计档案毁损、散失或泄密。

磁介质保管的电子会计档案保管地点应同时具备防磁条件。

第三十条档案室内保管的会计档案应按照机构、保管期限、种类等分区域有序存放，以便查阅。

必要时，可按内容和形成时间建立索引。

第三十一条未整理装订的纸质会计档案，应明确保管责任，非营业期间，应入柜（屉）加锁保管。

已整理装订的纸质会计档案，入库前由装订人员妥善保管。

第三十二条本行内部形成的属于归档范围的电子会计资料同时满足下列条件的,可仅以电子形式保存:

（一）形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

（四）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

（五）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第三十三条满足本办法第三十二条规定条件,本行从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第三十四条破损、变质的会计档案应进行修复、复制或其他处理，并将处理情况登记《档案管理登记簿》。

会计档案丢失，凡能重制的，应立即重制；留有复印件的，由经办员、会计主管签章证明，以复印件代替；不能重制或未留有复印件的，应以其他档案资料为依据补制，并由经办员、会计主管签章证明。

重制、补制的会计档案应注明“重制”、“补制”字样。

第五章会计档案调阅

第三十五条本行应严格会计档案调阅管理，防止会计档案丢失和泄密。

第三十六条内部调阅会计档案,应由调阅人提出申请，经会计主管或会计档案管理部门负责人批准。

内部调阅纸质会计档案的，档案管理人员登记《档案管理登记簿》后，协助调阅。

第三十七条法律、法规授权的外部部门调阅XX银行会计档案的，应提供县级及以上主管部门的正式公函（或协助查询通知书）、调阅人有效身份证件（执行公务证、工作证或居民身份证等）等证明材料。

外部调阅纸质会计档案的，档案管理人员登记《档案管理登记簿》后，陪同查阅。

第三十八条调阅人查阅纸质会计档案的，不得涂改、圈划、拆散或抽换，查阅完毕及时归还。

档案管理人员收回会计档案后，应及时进行归还登记。

第三十九条查阅人可以抄录、照相、复制会计档案,但不得将原会计档案拆封和借走。

确因工作需要（如司法鉴定）且根据国家有关规定必须提供会计档案原件的，XX银行应指定专人携带会计档案配合办理，会计档案原件不得脱离该指定人员的监控。

第四十条客户申请查询账户交易明细记录的，个人客户应由本人办理；单位客户应由法定代表人（单位负责人）或其授权的经办人员办理。

营业机构向客户出具的账户交易明细记录，客户要求加盖印章的，应予以加盖。

第四十一条客户申请查阅交易凭证资料的，个人客户应由业务发起人或账户所有人办理；单位客户应由法定代表人（单位负责人）或其授权的经办人员办理。

客户要求提供相关交易证明材料的，营业机构可为其补制回单，但不得向其提供所查阅交易凭证资料的复印件或影印件。

第六章会计档案移交

第四十二条会计档案保管机构或本单位会计档案管理人员发生变化，应办理会计档案交接手续。

第四十三条当地档案行政管理部门要求本行向当地档案馆移交会计档案的，应当根据法律法规的规定以及本行与当地档案馆的协商意见确定移交档案种类及方式等。

定期保管的会计档案可不向当地档案馆移交。

永久保管的会计档案需要移交当地档案馆保管的，应归档保存正本和副本各一份。

本行保管期满时，按规定编制移交清册一式两份并逐项清点正本，核对无误后交当地档案馆保管，副本及经档案馆签章的一份清册由本行永久保存。

对只有一份正本的会计档案，如有需要，移交前应复制副本存查。

第四十四条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当上缴上一级部门管理，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。

第四十五条单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的，原单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案仍应由原单位保管。

第四十六条移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由专人监交。

交接完毕后，交接双方和监交人应在会计档案移交清册上签章。

会计档案管理人员发生变化移交会计档案的，由会计主管或部门负责人监交；法人机构内部移交会计档案的，由会计档案管理部门安排专人监交；因单位分立、合并等移交会计档案的，由交接双方的单位负责人安排专人监交。

第七章会计档案销毁

第四十七条本行应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。

经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

会计档案鉴定工作应当由财务部门牵头,组织财务、审计、安保等部门或人员共同进行。

第四十八条经鉴定可以销毁的会计档案，由法人机构统一按照以下程序组织销毁：

（一）档案管理部门编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案名称、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）销毁会计档案前，应由法人机构董事长或行长、财务部门负责人、档案管理经办人共同在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，财务部门负责组织实施，财务部门、审计部门、安保部门共同派员监销。

监销人按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，并注意保密和安全，严防散失和发生流弊。

（四）销毁后，监销人在会计档案销毁清册上签章确认。

第四十九条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册注明，并在《档案管理登记簿》中登记列明。

第八章检查监督

第五十条本行应定期组织对会计档案进行清查核对，保证会计档案安全、完整，防止毁损、丢失。

对于永久保管的会计档案，应每年组织一次清查核对；对于定期保管的会计档案，应每两年组织一次清查核对。

第五十一条审计部门根据审计工作要求，做好对会计档案归档、保管、移交、销毁等工作的审计监督。

第五十二条因归档不及时、保管不善或其他违规操作造成会计档案毁损、丢失的，按照《XX银行员工违规违纪行为处理办法》等相关规定追究有关人员责任。

第九章附则

第五十三条本办法由XX银行负责解释。

第五十四条本办法自2017年月日起施行，《XX银行会计档案管理办法》（（2015）42号）同时废止。

附表：

XX银行会计档案保管期限

一、永久保管的会计档案

1.年度财务会计报告

2.子公司年度财务会计报告

3.年度实收资本（股本）明细

4.挂失、补发记录及有关资料

5.会计印章的销毁记录

6.会计档案保管及销毁清册

7.存、贷款开销户记录

8.机构变动交接清册

9.有权机关查询、冻结、扣划通知书、相关资料及登记记录

10.账销案存记录

11.股本金入股、转让、赠予协议

12.股权投资的决议、协议

13.已纳入损益的长期不动户清单

14.重要资产购置（处理）协议

15.房屋购建的契约（包括基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、完税证明和公证书等）

16.更换核算系统过程中数据迁移产生的各类报表

17.会计档案鉴定意见书

18.本行认为应永久保管的其他会计档案

二、保管30年的会计档案

1.会计凭证及附件

2.总账及明细核算资料

3.重要单证的领发、保管、交接和销毁记录

4.会计印章的领发、保管和交接记录

5.会计人员移交清册

6.会计档案移交清册

7.交易明细资料

8.代售贵金属、理财产品等业务的交易记录

9.客户账户自动扣款业务的协议资料

10.其他辅助性账簿，包括抵（质）押品登记簿等

11.重要会计业务事项登记记录，包括营业日志、会计人员分工交接登记簿等

12.本行认为应保管30年的其他会计档案

三、保管10年的会计档案

1.下级行社上报的财务会计报告

2.中期（月度、季度、半年度）财务会计报告

3.查询查复书

4.纳税申报表

5.存、贷款余额对账回单

6.已解约的电子银行及自助服务客户申请及协议资料

7.自助设备流水日志

8.联网核查记录

9.日计表（业务变动情况统计表）

10.不定期报表

11.因账务核对等原因留存的会计资料

12.现金管理类登记簿，包括款项交接登记簿、假币收缴代保管登记簿、查库登记簿等

13.已撤销账户的账户资料

14.本行认为应保管10年的其他会计档案