石油管理局档案管理信息系统.docx

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石油管理局档案管理信息系统

新疆石油管理局档案管理信息系统

用户手册

中国石油新疆石油管理局技术信息档案馆

北京佳讯天则数字技术有限公司

目录

第一章前言4

1.1编写目的4

1.2读者和阅读建议5

1.3术语定义5

第二章基本操作6

2.1鼠标6

2.2键盘6

2.3选定6

2.4导航按钮7

2.5返回按钮7

2.6页面跳转按钮7

2.7登陆口令8

2.8OCX打印控件8

2.9其他11

第三章运行环境12

3.1运行环境12

3.1.1硬件环境（建议配置）12

3.1.2软件环境（建议配置）12

第四章用户界面13

4.1登陆页面13

4.2主菜单14

4.3检索界面18

4.4文档视图18

4.5属性页面19

第五章系统功能21

5.1新增21

5.1.1新增案卷保管的条目21

5.1.2新增卷内文件的条目21

5.1.3新增按件保管档案的条目22

5.1.4在文件或件条目中上载电子文件23

5.2编辑/著录整理24

5.2.1案卷级档案编辑/著录24

5.2.2卷内文件著录/编辑25

5.2.3建立互见号25

5.2.4件级著录/编辑26

5.2.5历史档案著录27

5.2.6全宗卷管理27

5.3入库27

5.3.1单个案卷/件条目入库27

5.3.2案卷/件条目批量入库28

5.4校正28

5.4.1已入库条目校正28

5.5删除29

5.5.1对单个条目的删除29

5.6打印29

5.6.1打印软卷皮29

5.6.2打印分类目录30

5.6.3打印借阅登记表31

5.7检索32

5.7.1单一类目全库检索32

5.7.2多类目全库检索33

5.7.3非系统用户检索利用（类似Baidu、Google检索）33

5.7.4检索公式的应用35

5.7.5浏览、下载电子文件36

5.8借阅37

5.8.1借阅纸质或实体文件37

5.8.2电子文件借阅38

5.8.3预借阅38

5.8.4直接借阅单38

5.8.5已借档案的归还38

5.8.6档案利用情况统计39

5.9统计39

5.9.1分类统计39

5.10鉴定销毁40

5.10.1销毁鉴定申请40

5.11用户管理44

5.11.1用户权限分配44

5.12帮助信息45

5.12.1帮助信息页面45

第一章前言

1.1编写目的

本手册作为软件开发重要的基础文档之一，介绍了“新疆石油管理局档案管理信息系统”的使用方法和操作规程。

依循国家档案管理的新旧标准——在执行《DA/T22-2000归档文件整理规则》以及国家档案局下发的《档案管理软件功能要求暂行规定》等新的标准规范的基础上，充分考虑了石油行业档案管理的特殊性，同时提供按卷和按件两种管理模式。

提供灵活的可定制手段——可以根据本单位的分类体系和管理规范，定义导航目录、调整著录和统计项目、修改文档视图，从而实现系统的用户化、特性化。

强调高度的可扩展性和可移植性——不仅可以单独使用，也可以与其他办公自动化系统进行集成，并通过专用数据转接工具，全面兼容和无缝利用原有关系型或非关系型数据资源。

全面支持多媒体文档数据—各种格式的附属文件（DOC、XLS、DXF、BMP、JPG、TIF、HTML、AVI、MEPG、WAV……）可在线直接浏览。

提供强大的报表自定义功能——可以自由设置卷皮、案卷目录、卷内目录、归档文件目录以及其它特殊要求的报表，并实现所见即所得的屏幕预览和精确打印。

我们相信通过后期不断的努力，将会使“新疆石油管理局档案管理信息系统”更加完善化、合理化，推动石油档案信息化和网络化的进程。

因为时间仓促，本手册在编写过程中疏漏、失当之处在所难免。

同时，系统在运行中还有许多的不足，请大家在操作过程中多提宝贵意见，在此一并致歉。

1.2读者和阅读建议

本手册读者包括档案管理员、文书人员及一般机关工作人员。

对各类人员的预期作用见下表：

人员

作用

档案管理员

掌握档案信息的归档、整理和利用

文书人员

掌握档案信息的归档、整理和利用

一般机关工作人员

掌握档案信息的网上检索、浏览

1.3术语定义

术语

说明

条目

程序中对文件或案卷所作的一条记录，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合

导航目录

根据您所在单位档案分类体系建立的目录树，可以方便地折叠或展开

文档视图

与您在导航目录中所选定的档案类目相对应，显示该类目下所有的案卷、件或文件条目的区域

属性页面

显示您在文档视图中所选定条目的著录属性及内容

电子文件

通过计算机进行操作、传输、存储等处理的文件

检索

指对文档数据中的任意字符所进行的搜索，全库搜索中的字符串可为任意有意义或无意义的字符串，检索系统将在数据库中检索到所有与该字符相匹配的文档记录

第二章基本操作

为使讲解时语言更加简捷，手册中使用了一些公认的、标准的计算机操作术语，为便于您掌握这些术语所代表的具体操作，下面先作一简要介绍。

2.1鼠标

∙单击：

按一下鼠标左键，然后释放

∙双击：

连续快速地按动两下鼠标左键，而后释放

您在点击导航目录时，可以使用鼠标直接单击导航目录中的某一个类目，即可直接打开该目录视图。

2.2键盘

∙Tab键、Shift+Tab键：

在著录模板中移动光标至后一属性、前一属性

∙←→键：

在著录模板中移动光标至前一字符、后一字符

∙↑↓键：

在采用下拉输入框的字段中选择关键字

2.3选定

当您想对文档视图中某一条目进行操作时（比如：

借阅、打印），您应该首先使它处于选定状态。

您可以通过鼠标单击来进行选定，也可通过快捷按钮操作全部选择、全部不选、反向选择。

当您在文档视图中已选定的文件框中再次单击鼠标时，所有选定的条目将取消选定。

2.4导航按钮

当编辑和查看多个文件属性页面时，可通过单击鼠标的方式点击系统中自带的导航按钮选择第一条、前翻、后翻、最后一条，无需返回文件视图页面再进入。

2.5返回按钮

本系统使用的是IE浏览器的方式操作，屏蔽了IE浏览器中的返回按钮，固在系统中进入属性页面后请单击系统中自带的返回或退出按钮进行操作。

2.6页面跳转按钮

系统中每个视图页面显示20条数据，当数据超过20条时会产生很多分页，这时可使用页面跳转按钮直接跳转到想要打开的视图页面。

2.7登陆口令

每个人都有自己的帐号，初始密码均为9999，如需更换口令，可登陆系统后点击密码管理，修改初始密码，单击确定后即可保存，单击放弃则返回主页面。

注意：

用户名和密码均为英文小写格式。

2.8OCX打印控件

在本系统中使用的是精确报表打印系统，需要安装Windows的OCX打印控件后才能正常使用，OCX打印控件可自动下载安装。

OCX打印控件可自动下载注意事项：

∙添加可信任站点：

打开工具菜单选择Internet选项

打开安全属性页面选择受信任的站点，单击站点按钮

添加可信任站点10.71.2.40，点击确定按钮退出

∙设置IE浏览器安全级别为低：

单击自定义级别按钮

选择重置为：

安全级—低确定后退出

∙关闭各种弹出窗口拦截工具：

2.9其他

∙检索：

进入不同的视图页面后单击进入检索页面，检索的范围和结果仅为该视图页面下的数据，在此系统中的检索功能只有进入某个视图页面展开数据列表后才可使用，否则在帮助页面单击时无效。

∙确定：

在著录属性页面中单击确定按钮表示：

“保存并继续”

∙退出：

在著录属性页面中单击退出按钮表示：

“放弃并退出”

第三章运行环境

3.1运行环境

3.1.1硬件环境（建议配置）

档案部门客户端硬件环境配置：

∙CPU：

IntelP42.0G

∙内存：

512M

∙硬盘：

40GB

∙激光打印机

∙平板式扫描仪

∙100M带宽网络环境

3.1.2软件环境（建议配置）

档案部门客户端软件环境配置：

∙操作系统：

Win2000/XP

∙浏览器：

IE6.0

∙网络协议：

TCP/IP

第四章用户界面

4.1登陆页面

进入Windows以后，打开IE浏览器，有三种方式可打开档案管理信息系统页面：

1、打开中国石油新疆石油管理局主页面（http:

//10.71.1.8），点击右侧软件系统测试栏中的档案管理信息系统文字连接进入登陆页面。

2、直接在浏览器中输入档案管理信息系统地址进入（http:

//10.71.2.40:

8080）

3、通过技术信息档案馆门户网站直接输入用户名、密码登陆。

4.2主菜单

系统中将不同的功能模块设置为主菜单，单击后可分别进入不同功能下的导航目录。

归档处理的导航目录如下：

❑预归档

▪预归档案卷

▪预归档件

▪OA办结公文

▪打印移交目录

●档案交接文据

●归档文件目录

●卷内文件目录

●文书卷皮

●科技卷皮

●基建档案卷皮一

●基建档案卷皮二

●卷内备考表

❑归档审核

▪不归档文件

●本单位文件

●其他单位文件

❑著录整理

▪案卷级著录

●A-D类案卷著录

●E类案卷著录

●F类案卷著录

●G类案卷著录

●H类案卷著录

●I类案卷著录

●K类案卷著录

●K08、K09单井岩心档案著录

●S特殊载体著录

●W实物档案著录

▪件级著录

●A类著录

●B类著录

●C类著录

●D类著录

▪历史档案著录

●历史案卷级著录

●历史件级著录

▪全宗卷管理

❑入库

档案查询的导航目录如下：

❑档案查询

▪全部档案

▪A党群工作

▪B行政管理

▪C经营管理

▪D生产技术管理

▪E产品

▪F科学技术研究

▪G基本建设

▪H设备仪器

▪I会计档案

▪K油气勘探开发

▪S特殊载体档案

▪W实物档案

❑资料查询

❑历史档案查询

❑全宗卷查询

❑我的借阅单

▪借阅纸质文件

●预借阅单

●纸质申请获准

●申请未获准

●申请待获准

●未归还

●已归还

●打印审批表

▪借阅电子文件

●电子申请获准

●申请未获准

●申请待获准

借阅管理的导航目录如下：

❑纸质文件

▪借阅单管理

●直接借阅单

●预借阅单处理

▪申请获准

▪申请未获准

▪申请待获准

▪未归还

▪已归还

▪打印借阅登记表

❑电子文件

▪申请获准

▪申请未获准

▪申请待获准

鉴定销毁的导航目录如下：

❑鉴定管理

▪档案鉴定申请

❑销毁管理

▪档案销毁申请

❑销毁处理

▪待销毁档案

❑销毁记录

▪档案销毁记录

❑审批未通过

▪鉴定审批未通过

▪销毁审批未通过

打印统计的导航目录如下：

❑系统打印

▪目录类表格

▪电子文件类表格

▪鉴定销毁表格

▪档案交接表格

❑系统统计

4.3检索界面

您可以按照所指定的检索条件对数据库进行全库检索，支持跨库检索、精确检索。

4.4文档视图

与您在导航目录树中所选定的档案类别相对应，显示该类别下所有的案卷、件或文件条目。

单击文档视图中某