档案管理信息系统设计与实现.docx
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档案管理信息系统设计与实现
档案管理信息系统设计与实现
摘要：
随着社会经济和科技的不断进步，计算机科学与技术的应用领域也越来越广，它在人们生活、工作、学习中的很多方面发挥着越来越重要的作用。
本论文研究的档案管理系统，是为适应市场竞争，提高企业管理能力而设计的。
对于现代企业来说，随着公司规模扩大，人事信息管理工作的任务越来越繁重，传统的手工管理方式已经不能满足形势发展的需要，通过设计一个人事档案管理信息系统进行管理，可以有效的解决这些问题，提高企业工作效率。
其人员从入职到离职，要经过许多环节，储存大量数据，用手工作业的方式处理大量的入职、离职以及对员工人事及异动进行统计分析，其效率低下，而且容易出错，可能造成数据汇总困难，使企业管理混乱。
因此，为了提高企业档案管理效率，我设计开发了本系统，为解决实际的管理问题。
本人事档案管理系统是一个使用简单，功能全面的人力资源管理系统，主要针对中小企业进行人事档案管理。
本管理系统包括登录系统、员工基本信息录入、公司部门管理、部门岗位编制管理、人员信息查询、信息浏览打印、报表统计、添加管理员、数据备份、修改密码、退出系统等功能。
人事档案管理是企业日常管理的一个重要内容，已成为企业日常运行中不可或缺的一部分。
企业人事档案管理系统是把分散的员工信息实行统一，集中规范的收集管理，建立分类编号管理，电脑存取查询功能，实现了信息资料管理的现代化、专业化，为企业和员工解除了后顾之忧。
一个可以规范化的企业人事档案管理系统将成为管理者进行管理决策和进行各种经营活动提供了重要的依据。
关键词：
档案管理；工作效率；报表统计
引言
目前人事信息管理工作的任务越来越繁重，工作量越来越大，传统的手工管理方式已经不能满足形势发展的需要，开发基于计算机技术的人事档案管理系统已迫在眉睫了。
本人所在的事业单位就存在上述问题，给日常人事管理等工作带来了很多的麻烦和不便。
本研究以本人所在单位实际人事档案管理工作情况为背景，应用ASP.NET技术，采用C/S架构模式和SQLServer2008，进行了系统实现。
系统设计合理，页面布局美观，人机交互操作方便。
1人事档案管理系统的研究背景及意义
1.1研究背景
世界上最早出现的管理系统是人力资源管理信息系统，它可以追溯到上世纪60年代末，尽管当时碍于时代的发展限制，计算机技术还在发展当中，所出现的人力资源管理系统的功能与结构都是相对单一的，但正是它的出现开启了管理系统的大门。
人事档案管理系统也随之出现。
因此，可以说国外的专家学者对人事档案管理系统的研究起步比较早，我国相比较国外而言具有一定的劣势。
这些劣势主要体现在：
国外在资金方面具有雄厚的实力，在科研方面以及人才培养与储备方面也具有明显的优势。
他们的管理理念先进，而且还有着许多公司进行强强联合。
国外尤其是发达国家的人事档案管理系统的崛起主要是在上世纪70年代，那时计算机应用技术开始快速发展，人事档案管理开始出现了第二代产品，第二代产品相比较第一代的单一功能而言，进步了不少，开始解决以及弥补第一代产品所遗留下来的问题等，但还是因为时代的原因，不可避免的会有一些系统方面的缺陷，主要体现在我国的人事档案管理系统的功能还是不够完善，值得我们去进一步加强；与此同时，我国的人事档案管理的范围相对来说还是不够宽广，处于相对狭窄的状态里；我国的人事档案管理稳定性不高等缺点需要我们进一步的努力。
1.2研究意义
目前，人才作为企业稳定长期发展中的中坚力量和核心力量，人才的合理配置关系到企业的稳定、健康和可持续的发展。
有效的人事档案管理对企业人力资源管理的应用和发展起到一定的重要意义：
（1）为企业人力资源管理工作提供真实可靠的信息和依据
人事档案记载着人一生的轨迹和经历，全面的、系统的记录着和反映着人员的身份、出生年月、学习经历、职业经历、奖罚情况及业务技能等方面的信息和内容，这些都是与人员的切身利益息息相关的。
利用人事档案中的信息材料有助于企业在识别人才、选拔人才的过程中，充分了解人员的过去和现在的信息，为企业在正确使用人才方面起到重要的保障作用。
（2）为企业在人员合理配置工作上提供可靠依据
在企业中，不完善的人力资源配置，会导致企业担负无形的成本。
充分发挥人事档案中的信息资源，使企业了解和掌握人员的自身的情况信息，根据不同人员的能力和性格特征，把人员配置在企业最适合的岗位上，使各类人才最大限度的发挥自己的能力和才能，为促进企业的迅速发展发挥自己应有的价值。
（3）为企业人力资源绩效考核管理工作提供重要依据
现目前，绩效考核制度作为督促企业发展的促进作用，在各个企业管理和发展的过程中广泛应用和实施。
企业实行对人员进行月度、季度、年度绩效考核，有助于提高企业员工的工作效率和工作积极性，有利于企业的长期高效发展，同时对不上进的员工造成一种威胁和督促。
人事档案中的信息资料成为企业发展中的最宝贵的信息资源，为企业在考核工作中对人员业务能力进行综合评定。
2人事档案管理系统的研究思路和目标及可行性分析
2.1研究思路
本文主要介绍了人事档案管理系统的发展历史、系统的内容及功能设计、数据库的设计和系统功能的实现；分析了人事管理系统的现状和对未来的展望；综述了人事档案系统在信息化建设中的重要，分析了可持续发展的方向，探讨了信息化建设给人事管理带来的变化，新信息流的划分；并借用实际运用方法评价了人事档案系统的设计与实现的吸引力；也提出了设计人事档案管理系统所需要面临的问题、并展望了前景；最后讨论了应对人事档案管理的策略及部署一个人事档案管理的系统方案。
2.2研究目标
本系统采用前台编程语言Asp开发而成，使用SQLServer2008R2作为后台数据库，因而具有操作界面简单明了，操作步骤简介清晰，系统的可移植性好等优点。
企业人事档案管理系统的建立，使人事档案管理工作发生了深刻的变化，与传统的手工作业相比，它使人事档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，大大减轻了工作量，减少了人为的工作失误，全面提高了人事档案管理的效率及管理水平，提高了对各种资料的加工处理和检索的速度，从而使人事档案管理水平跃上了一个新的台阶。
2.3可行性分析
2.3.1社会可行性
信息安全技术的不断提升，网络管理人事在实际运用中越来越被企业和个人所接受，并在不断地提升和表现它在实际企业中的经济价值，这个经济价值也是当前企业所期望看到的。
人事管理工作覆盖面广，涉及到组织架构、人员信息录入、人员调配、考核、奖罚等多个方面。
人事管理活动中产生的数据和信息，如：
各级机构的层次构建，职工的自然状况，职称、职务变动情况，考核培训结果，专业技术工作及主要业绩以及针对这些数据进行的各类统计报表的制作和综合分析等。
对如此多的数据、信息的管理、开发及运用，都必须在规范化和标准化的基础上实现，借助于网络化管理手段能够满足这些要求。
2.3.2经济可行性
由于系统开发并不复杂，操作起来也比较简单，只需一些基本的编辑软件，另外具备网络中心的一些资源优势，因此开发费用较低。
由于该系统用于企业工作的大部分信息发布和传递工作，不仅能够节省大量的人工信息传递任务，提高了工作效率，更加有利于整个企业各部门之间的无纸化办公的推广。
2.3.3技术可行性
硬件、软件要求不高，目前市场上的一般计算机软硬件资源均能满足系统开发要求。
其中运用的主要软件有Dreamweaver，Photoshop，SQLServer2008R2等，数据库采用SQLServer2008。
该技术功能强大、扩展性强，Macromedia公司提供大量的第三方控件，并结合VBScript，JavaScript，Asp以及SQL等脚本语言，以上技术足以完成本系统的开发和设计。
工作方便，后台操作简洁明了，操作人员可以在短时间内完全掌握维护技术。
3系统开发工具
人事档案管理系统的开发，采用B/S架构，开发平台是ASP，后台数据库是SQLServer2008R2数据库。
3.1B/S架构
B/S（Browser/Server）结构即浏览器和服务器结构。
它是随着Internet技术的兴起，对C/S结构的一种变化或者改进的结构。
在这种结构下，用户工作界面是通过WWW浏览器来实现，极少部分事务逻辑在前端（Browser）实现，但是主要事务逻辑在服务器端（Server）实现，形成所谓三层3-tier结构。
这样就大大简化了客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本（TCO）。
以目前的技术看，局域网建立B/S结构的网络应用，并通过Internet/Intranet模式下数据库应用，相对易于把握、成本也是较低的。
它是一次性到位的开发，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式（比如LAN,WAN,Internet/Intranet等）访问和操作共同的数据库；它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。
特别是在JAVA这样的跨平台语言出现之后，B/S架构管理软件更是方便、快捷、高效。
3.2ASP技术
ASP是ActiveServerPage的缩写，意为“活动服务器网页”。
ASP是微软公司开发的代替CGI脚本程序的一种应用，它可以与数据库和其它程序进行交互，是一种简单、方便的编程工具。
ASP的网页文件的格式是.asp，现在常用于各种动态网站中。
ASP是一种服务器端脚本编写环境，可以用来创建和运行动态网页或web应用程序。
ASP网页可以包含HTML标记、普通文本、脚本命令以及COM组件等。
利用ASP可以向网页中添加交互式内容（如在线表单），也可以创建使用HTML网页作为用户界面的web应用程序。
与HTML相比，ASP网页具有以下特点：
（1）利用ASP可以实现突破静态网页的一些功能限制，实现动态网页技术；
（2）ASP文件是包含在HTML代码所组成的文件中的，易于修改和测试；
（3）服务器上的ASP解释程序会在服务器端制定ASP程序，并将结果以HTML
格式传送到客户端浏览器上，因此使用各种浏览器都可以正常浏览ASP所产生的网页；
（4）ASP提供了一些内置对象，使用这些对象可以使服务器端脚本功能更强。
例如可以从web浏览器中获取用户通过HTML表单提交的信息，并在脚本中对这些信息进行处理，然后向web浏览器发送信息；
（5）ASP可以使用服务器端ActiveX组建来执行各种各样的任务，例如存取数据库、发送Email或访问文件系统等；
（6）由于服务器是将ASP程序执行的结果以HTML格式传回客户端浏览器，因此使用者不会看到ASP所编写的原始程序代码，可放置ASP程序代码被窃取。
3.3SQLServer2008R2数据库
数据库是一些关于某个特定主题或目的的信息集合，例如记录客户订单或维护一个音乐收藏集。
如果数据库没有保存在计算机中，或只有一部分保存在计算机中，可能需要从各种各样的来源来追踪信息，这样用户就必须自己来进行协调和组织工作。
使用SQLServer2008R2，可以在单一的数据库文件中管理所有的信息。
在这个文件中，用户可以将自己的数据分别保存在各自独立的存储空间中，这些空间称作表；可以使用联机窗体来查看、添加及更新表中的数据；使用查询来查找并检索所要的数据；也可以使用报表以特定的版面布置来分析及打印数据。
数据库设计则指对于一个给定的应用环境，构造或设计优化的数据库逻辑模式和物理结构，并根据此条件来建立数据库及其应用系统，一次来满足信息管理要求和相应的数据操作要求的系统。
在数据库应用系统的开发过程中，数据库的设计主要指各个表结构的设计。
因为信息与表格之间具有关联性，所以信息与信息之间、表格与表格之间都具有相互的关系。
数据库的设计会影响到人事管理系统的实现效果，以此也会对人事档案管理者最终的工作情况产生影响。
就是因为数据库设计的重要性，人们进而提出了许多数据库的结构设计及相应的技术，在这些数据库的结构设计以及相应的技术中，设计的方法是与设计者的工作经验有着直接联系的。
因此要从根本上解决所有数据库结构设计的问题，就需要多实践，在实践中积累经验和教训。
4人事档案管理系统的内容及功能实现
对于人事档案管理系统而言，其组成部分为“三管理一维护”，具体是部门管理、人事档案管理、岗位编制管理以及系统的维护。
在这些组成部分中，部门档案管理、人事档案管理以及岗位编制管理的内容都包括添加记录、查询记录、修改记录以及删除记录，而系统维护则包括添加用户、删除用户、数据备份、数据恢复以及修改密码等。
人事档案管理的功能则应包括以下的几个部分。
最简单的来说，要具有分类统计的功能，能够自动地对数据输出显示其结果；对于用户来说，要有对用户登录权限的管理功能，不同级别的用户享有不同级别的权限，诸如普通的用户不能够对其他用户的信息进行查询，也不能擅自更改其他用户的个人信息或其他资料等；而管理者具有对员工的档案记录、查询以及编辑的功能，这样既可以保证信息的易管理化，也能使得责任落到具体的部门或个人手中；人事档案的管理者为了更好地、快速地找到所需求的目标信息，这就需要人事档案管理系统要创建筛选查询的条件，可以轻易的对所有的员工档案进行某一特征属性的筛选查询，快速而又准确的找到目标，有助于提高工作效率；最后，人事档案管理系统还需要有可以满足各类操作以编辑可视的界面展现给人事档案管理操作者的友好的人机交互界面。
人事档案管理系统主要实现以下功能：
（1）登录系统;
（2）员工基本信息录入;
（3）公司部门管理；
（4）岗位编制管理；
（5）人员信息查询；
（6）信息浏览打印；
（7）报表统计；
（8）添加管理员；
（9）数据备份；
（10）修改密码；
（11）退出系统；
4.1系统登录功能的实现
关于人事档案管理系统的登录功能，它的主要作用是为了保证人事档案管理人员才能够进入该系统，阻止其他非人事档案管理人员进入系统。
这样有利于系统的安全性与清晰的责任划分。
所以，系统的登录功能就是人事档案系统实现的基础。
如图4.1所示，在进行系统登录时，首先显示的是系统登录的界面来对身份进行验证，通常的用户认证方式是通过登录界面的对话框中依次输入对应的用户名以及密码后，由系统根据数据库的用户信息来对所登录用户信息进行核实，在确认无误后，对该用户进行登录授权，则该用户可以登录。
反之，如果数据库中不包含所登录用户的登录信息，则该用户的权限获取失败，该用户不能登录系统。
图4.1系统登录
4.2员工基本信息录入功能的实现
人员信息维护可以实现人员信息的动态管理，发生变动，即时更新。
使人员的年龄、身份、学历、工龄、入职日期等一目了然，为工资套改、办理离职等工作提供依据。
如图4.2所示，其中各页面都具有的功能是维护信息窗口，设计的主要目的在于实现原有信息的浏览、查询、录入、修改，包括员工号、姓名、性别、民族、籍贯等多项数据。
图4.2员工基本信息录入
4.3公司部门管理功能的实现
公司部门信息维护可及时更新部门动态，明确部门性质、级别，从而确定人员的性质，界定人员身份、职称等，如图4.4所示，对于部门信息可以进行新增、更新、修改以及删除等功能，可以在部门信息进行变更时，及时进行部门的更新。
随时可以掌握全公司各种身份工作人员的数量，克服了每年报表统计的准确性以及系统的及时性。
图4.3公司部门管理
4.4部门岗位编制管理功能的实现
实现岗位编制的设定，主要是为了在组织结构框架内进行的岗位设置和人员配置，以适当的人员充实组织结构所规定的岗位，从而保证部门的正常运行，不会出现缺编和超编的现象。
如图4.4所示，主要功能点包括：
对于部门岗位信息可以进行添加、更新、修改以及删除等功能，可以在岗位编制信息进行变更时，及时进行部门编制信息的更改。
图4.4部门岗位编制录入
4.5人员信息查询功能的实现
对于信息管理功能的实现来说，主要是后台数据信息管理的功能子模块作用。
主要包括以下：
可以对员工的基本档案进行数据编辑，将员工的基本信息编辑到该系统中去，这样一来是由于信息系统的自动化操作，避免了手动操作输入而带来的疏忽和错误；此外，信息功能的实现还通过人事档案进行工号配置，由此一来，每一个工号对应着一位员工的信息资料，管理人员可以轻松容易地进行检索与管理；对于人员的信息可以进行添加、更新、修改以及删除等功能，可以在员工信息进行变更时，及时进行员工资料的更改。
对于信息查询的功能实现来说，就是在登陆之后，获取了数据库的授权，可以对信息系统内的信息进行查询。
如图4.5所示，输入“工号”或者“姓名”，点击回车即可实现“查询”功能操作；若想查询其他信息，系统可实现两种搜索功能，一个是简单的档案查询，可操作CTRL+F调用查询窗口，主要通过SQL语言实现模糊和精确查询；另一个是选择要查询的条件进行复合查询，操作CTRL+D查询条件信息，可根据姓名、编号、部门等条件进行复合查询。
图4.5人员信息查询
4.6信息浏览打印功能的实现
人事信息浏览查询包括员工生日查询、基本信息查询、部门岗位查询、员工退离查询等，如图4.6所示，查询完成后可对当前页面进行打印操作。
图4.6信息浏览打印
4.7报表统计功能的实现
报表统计是根据实际工作，帮助管理员全面深刻的熟悉职工的日常情况。
如图4.7所示，为企业统计职位现有人数、入职离职人数、调入调出人数等多项信息，为了高效地统计汇总管理系统中员工的数据，方便浏览，实时统计。
图4.7报表统计
4.8添加管理员功能的实现
权限管理，一般指根据系统设置的安全规则或者安全策略，用户可以访问而且只能访问自己被授权的资源，不多不少。
添加管理员权限几乎会出现在任何系统里面，只要有用户和密码的系统都会有管理员，一般admin是最高管理权限，如图4.8所示，添加admin为系统管理员，可对整个系统的其他用户权限进行管理，对任何模块进行操作，拥有最高管理权限，而其他“用户”均设定了权限范围和部门范围，仅能对与自己权限范围下的部门人员信息进行相关的查询。
图4.8添加管理员
4.9数据备份功能的实现
数据备份是系统的基础，是指为防止系统出现操作失误或系统故障导致数据丢失，而将全部或部分数据集合从数据库备份到其他存储介质的过程。
如图4.9所示，设置自动备份，每天备份一次，防止数据丢失。
图4.9数据备份
4.10修改密码功能的实现
通过更改密码可以进一步提高保密系数，因此根据工作的需要密码必须可以修改，默认密码的安全保密系数不高，或者难以熟记。
如图4.10所示，可通过修改密码改成自己属意的密码并仅可自己登陆，杜绝安全隐患。
图4.10修改密码
4.11系统退出功能的实现
系统使用完成后，如图4.11所示，可操作右上角的“退出”按钮退出系统。
图4.11系统退出
5
系统实现结果与软件测试
在管理员登录的页面，用户通过输入账号和密码进行身份认证，登录之后，对应的功能模块窗口在用户登录后打开。
如需修改密码，在打开相应的弹窗之后，选择密码修改项的菜单，通过录入相应用户账号、联系方式、密码保护问题，输入正确之后就可以更新为新的密码，再一次输入确认即可。
登录及密码修改功能完全符合要求已通过测试。
在用户登录成功后，通过点击“修改”、“插入”、“确认”等选项，可以在职位信息、部门信息等的弹窗修改旧信息，修改完成之后点击“保存”按钮进行保存，则数据库中已成功保存输入的记录，通过测试，系统维护模块的功能一切正常。
6系统维护
系统维护是为保证系统的正常运行和安全保障等目的而采取的一系列措施，其
中包括数据库维护、信息更新、版面更新、安全测试以及数据备份等操作过程；除
此之外，还包括服务器和域名空间等的维护。
所有这些工作都需要由专门的技术人
员专门来负责，并根据一定的规章制度和流程来进行操作。
数据库维护和信息更新：
该阶段主要是要求管理员要经常对数据库和过期的信
息及时地进行更新和维护，以保证数据库的正常运行和信息的及时性，从而保证了
访问者能够顺利地了解到最新的信息动态。
版面的更新：
该过程主要是要求对系统的首页和页面定期的进行相应的调整或
更新，从而使本系统经常以崭新的面貌出现在广大访问者的面前。
安全测试和数据备份：
该过程主要是从系统的安全方面考虑，由于目前整个网
络体系的安全问题还存在着较大的隐患，所以如何加强系统的安全性能对于一个系
统的正常运行具有非常重要的意义。
所以，管理员要经常对系统进行诸如一些用户
名、密码以及权限的更新或重新设置，从而保证系统的安全性。
除此之外，还要经
常对所有信息进行备份，以防止整个系统遭到外界袭击时陷入瘫疾状态。
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