石油管理局档案管理信息系统.docx

1、石油管理局档案管理信息系统新疆石油管理局档案管理信息系统用户手册中国石油新疆石油管理局技术信息档案馆北京佳讯天则数字技术有限公司目 录第一章 前 言 41.1 编写目的 41.2 读者和阅读建议 51.3 术语定义 5第二章 基本操作 62.1 鼠标 62.2 键盘 62.3 选定 62.4 导航按钮 72.5 返回按钮 72.6 页面跳转按钮 72.7 登陆口令 82.8 OCX打印控件 82.9 其他 11第三章 运行环境 123.1 运行环境 123.1.1 硬件环境（建议配置） 123.1.2 软件环境（建议配置） 12第四章 用户界面 134.1 登陆页面 134.2 主菜单 144

2、.3 检索界面 184.4 文档视图 184.5 属性页面 19第五章 系统功能 215.1 新增 215.1.1 新增案卷保管的条目 215.1.2 新增卷内文件的条目 215.1.3 新增按件保管档案的条目 225.1.4 在文件或件条目中上载电子文件 235.2 编辑/著录整理 245.2.1 案卷级档案编辑/著录 245.2.2 卷内文件著录/编辑 255.2.3 建立互见号 255.2.4 件级著录/编辑 265.2.5 历史档案著录 275.2.6 全宗卷管理 275.3 入库 275.3.1 单个案卷/件条目入库 275.3.2 案卷/件条目批量入库 285.4 校正 285.4

3、.1 已入库条目校正 285.5 删除 295.5.1 对单个条目的删除 295.6 打印 295.6.1 打印软卷皮 295.6.2 打印分类目录 305.6.3 打印借阅登记表 315.7 检索 325.7.1 单一类目全库检索 325.7.2 多类目全库检索 335.7.3 非系统用户检索利用（类似Baidu、Google检索） 335.7.4 检索公式的应用 355.7.5 浏览、下载电子文件 365.8 借阅 375.8.1 借阅纸质或实体文件 375.8.2 电子文件借阅 385.8.3 预借阅 385.8.4 直接借阅单 385.8.5 已借档案的归还 385.8.6 档案利用情

4、况统计 395.9 统计 395.9.1 分类统计 395.10 鉴定销毁 405.10.1 销毁鉴定申请 405.11 用户管理 445.11.1 用户权限分配 445.12 帮助信息 455.12.1 帮助信息页面 45第一章 前 言1.1 编写目的本手册作为软件开发重要的基础文档之一，介绍了“新疆石油管理局档案管理信息系统”的使用方法和操作规程。依循国家档案管理的新旧标准在执行DA/T 22-2000归档文件整理规则以及国家档案局下发的档案管理软件功能要求暂行规定等新的标准规范的基础上，充分考虑了石油行业档案管理的特殊性，同时提供按卷和按件两种管理模式。提供灵活的可定制手段可以根据本单位

5、的分类体系和管理规范，定义导航目录、调整著录和统计项目、修改文档视图，从而实现系统的用户化、特性化。强调高度的可扩展性和可移植性不仅可以单独使用，也可以与其他办公自动化系统进行集成，并通过专用数据转接工具，全面兼容和无缝利用原有关系型或非关系型数据资源。全面支持多媒体文档数据各种格式的附属文件（DOC、XLS、DXF、BMP、JPG、TIF、HTML、AVI、MEPG、WAV）可在线直接浏览。提供强大的报表自定义功能可以自由设置卷皮、案卷目录、卷内目录、归档文件目录以及其它特殊要求的报表，并实现所见即所得的屏幕预览和精确打印。我们相信通过后期不断的努力，将会使“新疆石油管理局档案管理信息系统”

6、更加完善化、合理化，推动石油档案信息化和网络化的进程。 因为时间仓促，本手册在编写过程中疏漏、失当之处在所难免。同时，系统在运行中还有许多的不足，请大家在操作过程中多提宝贵意见，在此一并致歉。1.2 读者和阅读建议本手册读者包括档案管理员、文书人员及一般机关工作人员。对各类人员的预期作用见下表：人 员作 用档案管理员掌握档案信息的归档、整理和利用文书人员掌握档案信息的归档、整理和利用一般机关工作人员掌握档案信息的网上检索、浏览1.3 术语定义术 语说 明条目程序中对文件或案卷所作的一条记录，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合导航目录根据您所在单位档案分类体系建立的目录树，可以方便地

7、折叠或展开文档视图与您在导航目录中所选定的档案类目相对应，显示该类目下所有的案卷、件或文件条目的区域属性页面显示您在文档视图中所选定条目的著录属性及内容电子文件通过计算机进行操作、传输、存储等处理的文件检索指对文档数据中的任意字符所进行的搜索，全库搜索中的字符串可为任意有意义或无意义的字符串，检索系统将在数据库中检索到所有与该字符相匹配的文档记录第二章 基本操作为使讲解时语言更加简捷，手册中使用了一些公认的、标准的计算机操作术语，为便于您掌握这些术语所代表的具体操作，下面先作一简要介绍。2.1 鼠标 单击：按一下鼠标左键，然后释放 双击：连续快速地按动两下鼠标左键，而后释放您在点击导航目录时，

8、可以使用鼠标直接单击导航目录中的某一个类目，即可直接打开该目录视图。 2.2 键盘 Tab键、Shift + Tab键：在著录模板中移动光标至后一属性、前一属性 键：在著录模板中移动光标至前一字符、后一字符 键：在采用下拉输入框的字段中选择关键字2.3 选定当您想对文档视图中某一条目进行操作时（比如：借阅、打印），您应该首先使它处于选定状态。您可以通过鼠标单击来进行选定，也可通过快捷按钮操作全部选择、全部不选、反向选择。当您在文档视图中已选定的文件框中再次单击鼠标时，所有选定的条目将取消选定。2.4 导航按钮当编辑和查看多个文件属性页面时，可通过单击鼠标的方式点击系统中自带的导航按钮选择第一条

9、、前翻、后翻、最后一条，无需返回文件视图页面再进入。2.5 返回按钮本系统使用的是IE浏览器的方式操作，屏蔽了IE浏览器中的返回按钮，固在系统中进入属性页面后请单击系统中自带的返回或退出按钮进行操作。 2.6 页面跳转按钮系统中每个视图页面显示20条数据，当数据超过20条时会产生很多分页，这时可使用页面跳转按钮直接跳转到想要打开的视图页面。2.7 登陆口令每个人都有自己的帐号，初始密码均为9999，如需更换口令，可登陆系统后点击密码管理，修改初始密码，单击确定后即可保存，单击放弃则返回主页面。注意：用户名和密码均为英文小写格式。2.8 OCX打印控件在本系统中使用的是精确报表打印系统，需要安装

10、Windows的OCX打印控件后才能正常使用，OCX打印控件可自动下载安装。OCX打印控件可自动下载注意事项： 添加可信任站点：打开工具菜单选择Internet选项打开安全属性页面选择受信任的站点，单击站点按钮添加可信任站点10.71.2.40，点击确定按钮退出 设置IE浏览器安全级别为低：单击自定义级别按钮选择重置为：安全级低 确定后退出 关闭各种弹出窗口拦截工具：2.9 其他 检索：进入不同的视图页面后单击进入检索页面，检索的范围和结果仅为该视图页面下的数据，在此系统中的检索功能只有进入某个视图页面展开数据列表后才可使用，否则在帮助页面单击时无效。 确定：在著录属性页面中单击确定按钮表示：

11、“保存并继续” 退出：在著录属性页面中单击退出按钮表示：“放弃并退出”第三章 运行环境3.1 运行环境3.1.1 硬件环境（建议配置）档案部门客户端硬件环境配置： CPU：Intel P4 2.0G 内存：512M 硬盘：40GB 激光打印机 平板式扫描仪 100M带宽网络环境3.1.2 软件环境（建议配置）档案部门客户端软件环境配置： 操作系统：Win 2000 / XP 浏览器：IE6.0 网络协议：TCP/IP第四章 用户界面4.1 登陆页面进入Windows以后，打开IE浏览器，有三种方式可打开档案管理信息系统页面：1、打开中国石油新疆石油管理局主页面（http:/10.71.1.8）

12、，点击右侧软件系统测试栏中的档案管理信息系统文字连接进入登陆页面。2、直接在浏览器中输入档案管理信息系统地址进入（http:/10.71.2.40:8080）3、通过技术信息档案馆门户网站直接输入用户名、密码登陆。4.2 主菜单系统中将不同的功能模块设置为主菜单，单击后可分别进入不同功能下的导航目录。归档处理的导航目录如下： 预归档 预归档案卷 预归档件 OA办结公文 打印移交目录 档案交接文据 归档文件目录 卷内文件目录 文书卷皮 科技卷皮 基建档案卷皮一 基建档案卷皮二 卷内备考表 归档审核 不归档文件 本单位文件 其他单位文件 著录整理 案卷级著录 A-D类案卷著录 E类案卷著录 F类案

13、卷著录 G类案卷著录 H类案卷著录 I类案卷著录 K类案卷著录 K08、K09单井岩心档案著录 S特殊载体著录 W实物档案著录 件级著录 A类著录 B类著录 C类著录 D类著录 历史档案著录 历史案卷级著录 历史件级著录 全宗卷管理 入库档案查询的导航目录如下： 档案查询 全部档案 A党群工作 B行政管理 C经营管理 D生产技术管理 E产品 F科学技术研究 G基本建设 H设备仪器 I会计档案 K油气勘探开发 S特殊载体档案 W实物档案 资料查询 历史档案查询 全宗卷查询 我的借阅单 借阅纸质文件 预借阅单 纸质申请获准 申请未获准 申请待获准 未归还 已归还 打印审批表 借阅电子文件 电子申请

14、获准 申请未获准 申请待获准借阅管理的导航目录如下： 纸质文件 借阅单管理 直接借阅单 预借阅单处理 申请获准 申请未获准 申请待获准 未归还 已归还 打印借阅登记表 电子文件 申请获准 申请未获准 申请待获准鉴定销毁的导航目录如下： 鉴定管理 档案鉴定申请 销毁管理 档案销毁申请 销毁处理 待销毁档案 销毁记录 档案销毁记录 审批未通过 鉴定审批未通过 销毁审批未通过打印统计的导航目录如下： 系统打印 目录类表格 电子文件类表格 鉴定销毁表格 档案交接表格 系统统计4.3 检索界面您可以按照所指定的检索条件对数据库进行全库检索，支持跨库检索、精确检索。4.4 文档视图与您在导航目录树中所选定的档案类别相对应，显示该类别下所有的案卷、件或文件条目。单击文档视图中某