学用Excel.docx
《学用Excel.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《学用Excel.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
学用Excel
学用Excel
第一章Excel入门
打开工作簿（在“文件”菜单中，单击“属性”命令，可查看文件摘要信息）
在“文件”菜单中，单击“打开”命令。
弹出对话框，在“查找范围”下拉列表内，选择文件所在的驱动器或文件夹；
在“文件类型”下拉列表框内，选择打开文件的类型（系统默认为工作簿类型）；
选中要打开的文件（或输入文件名）。
快捷菜单（单击“右键”打开）
鼠标指定对象，单击“右键”打开。
快捷键和功能键（打开菜单，同时按下“AIT”键和菜单字母，打开对应菜单）
F1：
显示“帮助”。
F2：
编辑活动单元格。
F2+Alt：
“另存为”命令。
F12+Ctrl：
“打开”命令。
窗口菜单
A.新建窗口
打开“窗口”菜单，单击“新建窗口”命令，打开一个与当前工作簿内容完全一样的新窗口。
B.多窗口重排
打开“重排窗口”命令；
若“平铺”，则各工作簿窗口均匀摆放在Excel主窗口内；
若“水平并列”，则各工作簿窗口上下并列摆放在Excel主窗口内；
若“垂直并排”，则各工作簿窗口左右并列摆放在Excel主窗口内；
若“层叠”，则只“完整显示”工作簿最前面的窗口。
C.多窗口切换
在“窗口”菜单的下端，单击要激活的工作簿窗口名即可。
D.窗口的拆分和冻结
先拆分，后冻结（锁定行列标题，便于查看表内数据）
首先选定要拆分的工作表；
确定拆分的位置：
鼠标放在分割线“右下方”的第一个单元格。
在“窗口”菜单下，单击“拆分”命令即可。
工具栏
在“视图”菜单下的“工具栏”命令下设置是否显示。
A.常用工具栏（显示“工具”图标）
创建新工作簿、打开工作簿、保存、打印、拼写检查、复制、粘贴、图表向导、函数、插入超级链接等。
B.格式工具栏（显示“格式”图标）
格式化文本、排版操作、设定数字小数位数等。
保存文件
A.保存命令：
将文件按原位置及文件名存盘，直接在“文件”菜单中，按“保存”按钮。
若首次保存，将弹出“另存为”对话框。
B.另存为命令：
将当前文件更换文件名保存。
加密保存
在“文件”菜单中，单击“另存为”命令；在“另存为”对话框中，在“工具”下打开“保存选项”对话框，输入密码，按确定。
第二章工作表
2.1单元格
单元格地址
“Sheet2!
C2”——表示该单元格在工作表Sheet2的第3行第2列。
活动单元格
任何时候，表中只有一个活动单元格。
它的四周有一黑色边框，称为单元格指针。
选中一个单元格
对某一单元格操作，必须首先选中该单元格。
方法：
A.单击“名称框”，输入要激活的单元格的地址，回车；
B.直接单击要激活的单元格；
C.用键盘上的光标移动键，
2.2常用操作
选定区域
A.选定连续区域——用鼠标单击要选区域的“左上角”单元格；按住“Shift”键，单击要选区域的“左下角”单元格。
B.选定不连续区域——按住“Ctrl”键，点选。
命名单元格及单元格区域
用鼠标选中区域，单击名字框，输入新名后回车。
2.3管理工作表
插入工作表
如在Sheet2的前面插入一个新表。
单击Sheet2使其成为当前表；打开“插入”菜单，单击“工作表”命令。
删除工作表（用“编辑”菜单）
选定要删除的工作表，使其成为当前表；打开“编辑”菜单，单击“删除工作表”命令；按“警告框”的确定。
移动工作表
A.鼠标法：
直接用鼠标拖动表格；
B.菜单法：
选择要移动的工作表所在的工作簿（如Book1），选择要移动的工作表；利用“编辑”菜单下的“移动或复制工作表”命令；在“移动或复制工作表”对话框，单击“工作簿”下拉列表，选目标工作簿（如Book1）；选择工作表移动到的新位置。
复制工作表
A.按住“Ctrl”键，直接用鼠标拖动表格；
B.利用“编辑”菜单下的“移动或复制工作表”命令，确定复制的目标位置，点选“建立副本”（在不同工作簿之间操作时，同时打开两个工作簿）。
重命名工作表（在“格式”菜单中单击“工作表”命令）
A.双击工作表标签，输入新名；
B.打开“格式”菜单，单击“工作表”子命令中的“重命名”命令。
工作表的隐藏（在“格式”菜单中）
选取“格式”菜单中的“工作表”命令，单击“隐藏”命令即可。
还可完成“重命名”工作表、给工作表加“背景”等操作。
2.4输入数据
输入数值
输入负数：
如“﹣123”，输入﹣123或（123）；
输入真分数：
如“1/2”，必须用“0和一个空格”引导，输入01/2。
输入假分数：
如“1又1/2”，必须在“整数”和“分数”之间加“一个空格”，输入11/2。
输入文本
可以是字符，也可以是数字和字符组合。
输入纯数字文本时（如电话号码），要以“’”引导，否则Excel会误认成数值型数据，而在单元格内“右对齐”。
默认方式下，文本在单元格内“左对齐”。
输入日期、时间
日期：
年、月、日之间用“/”或“-”分隔。
时间：
时、分、秒之间用“：
”分隔。
单元格中换行
打开“格式”菜单，单击“单元格格式”命令，在其对话框中，点选“对齐”选项卡，选中“换行”复选框，按确定。
输入序列填充（在“编辑”菜单中单击“填充”命令下的“序列”命令）
A.填充：
利用“填充柄”，右键按住“填充柄”拖动鼠标，选定填充区域，松开鼠标后，直接键入要填充的内容。
B.输入等差、等比数列：
选定起始单元格，输入初值；打开“编辑”菜单，单击“填充”命令下的“序列”子命令，填写“序列”对话框。
C.输入数字文本组合序列：
如2000年、2001年……。
选定起始单元格，输入初值，选定区域；打开“编辑”菜单，单击“填充”命令下的“序列”子命令，在“类型”项中，选中“自动填充”项。
自定义序列（在“工具”菜单中的“选项”命令下定义）
A.从“工作表”导入
选定已输入的序列；
打开“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框；
选择“自定义序列”标签；
单击“导入”按钮即可。
B.直接在“自定义序列”中建立序列
打开“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框；
选择“自定义序列”标签；
在“输入序列”框中输入新的序列，每输入一个项目内容后，按回车一次；
输入完全部内容后，按“添加”按钮。
有效数据
限定数据类型。
在“数据”菜单中，打开“有效数据”命令对话框设定。
使用批注
A.插入批注：
打开“插入”菜单中的“批注”命令。
B.查看批注：
用鼠标指向批注标记，停留后即可显示批注；
打开“视图”菜单中的“批注”命令，显示全部批注。
C.编辑批注：
选中要批注的单元格，打开“插入”菜单中的“编辑批注”命令。
D.消隐批注：
打开“工具”菜单中的“选项”命令对话框，点选“视图”标签。
在“视图”菜单中，单击“批注”命令，显示或消隐批注。
E.删除批注：
1.右键单击单元格，选择“删除批注”命令。
2.打开“插入”菜单中的“批注”命令，显示全部批注。
选中要删除的批注，用“审阅”工具栏删除。
3.打开“编辑”菜单中的“清除”命令，在下一级菜单中单击“批注”。
输入到同组单元格
按住“Ctrl”键，点选区域；
输入数据后，同时按住“Ctrl”键，回车。
完成输入。
输入到同组工作表
如在工作簿Book1中的工作表，Sheet1、Sheet2、Sheet3的A1单元格中，输入“Excel97”内容。
其操作如下：
单击Sheet1标签，按住“Shift”键，单击Sheet3标签，建成一个由“Sheet1、Sheet2、Sheet3”组成的工作组。
A.打开“窗口”菜单的“新建窗口”命令，在新窗口中打开Sheet2。
B.打开“窗口”菜单的“新建窗口”命令，在新窗口中打开Sheet3。
C.打开“窗口”菜单的“重排窗口”命令，将窗口平铺。
D.单击Sheet[工作组]窗口，输入“Excel97”回车即可完成同时输入。
复制/粘贴
A.鼠标操作：
选定区域，将鼠标移到“边框”上，鼠标变成“空心箭头”，按住“Ctrl”键拖动鼠标到目标区域，释放鼠标。
B.菜单操作：
选定区域，打开“编辑”菜单，单击“复制”命令；单击目标区域“左上角单元格”，打开“编辑”菜单，单击“粘贴”命令。
（也可以用“工具”按钮和快捷键完成同样的操作）
C.选择性粘贴：
选定区域，打开“编辑”菜单，单击“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框内，指定粘贴内容，单击“确定”按钮。
转置
执行“复制”命令后，打开“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在对话框内选中“转置”复选框，可以实现“行”与“列”的转换。
插入超级链接
工作表中的单元格或图形、图片都可做超级链接的热点，单击“超级链接”即可直接打开使用链接的目标。
A.创建超级链接：
选定要插入超级链接的区域或图片；
打开“插入”菜单中的“超级链接”命令（或单击常用工具栏上的“插入超级链接”按钮）；
在“超级链接”对话框中，键入链接的文件路径（或从列表选取），单击确定。
B.使用超级链接：
指向包含超级链接的区域或图片，鼠标变成手形后，单击鼠标即可打开超级链接。
C.删除超级链接：
选定包含超级链接的全部区域或图片；
在“编辑”菜单中，单击“清除”命令（也可按“Delete”键）。
2.5图形对象
插入图片
选中要插入图片区域的左上角单元格，打开“插入”菜单中的“图片”命令，在子命令中确定“图片”来源。
图像控制
图像大小由“拖动柄”控制，或“双击”图片，在对话框内设置。
自动、灰度、黑白、水印。
裁剪图像
在图像上单击一下鼠标，选中要裁剪的图片。
单击“图片”工具栏中的“裁剪”按钮。
拖动鼠标，将裁减掉虚线框以外的部分。
在“图片”工具栏中还可以完成图片的“亮度、对比度”操作。
创建图形对象
在“视图”菜单下的“工具栏”命令中，打开“绘图”工具栏。
利用“绘图”工具栏可以绘制简单的图形、导入自选图形、插入文本框、插入艺术字等功能。
A.绘制基本图形：
直线、箭头、椭圆、矩形。
B.绘制自选图形：
打开“自选图形”的“基本形状”框，选定需要的图形。
C.绘制正多边图形（同时按“Shift”键）
拖动鼠标绘制图形时，同时按下“Shift”键，如绘制一个“正方形”。
D.绘制约束图形
拖动鼠标绘制图形时，同时按下“Alt”键，绘制的图形被约束在“网格线”的交点之内。
为图形添加文字
单击图形（仅用于自画图形），使其处于激活状态，直接输入文本。
单击图形对象，可以编辑图形中的文本。
文字与图形成为一体，不可分。
文本框
利用“绘图”工具栏的“文本框”按钮，可以在任何图形上的任何位置上添加文本。
文本与图片相互独立。
对齐和微移
激活图形，当鼠标指向图形对象变成“*”时，可任意拖动图形。
A.对齐：
单击“绘图”工具栏的“绘图”按钮，打开并选中“对齐”子菜单中的选项；选中图像，拖动到需要位置释放鼠标。
B.微移：
单击“绘图”工具栏的“绘图”按钮，打开并选中“微移”子菜单中的选项，图像随之移动。
绘图工具栏的其它功能
填充颜色、填充效果、线型颜色、艺术字、阴影、三维效果等。
2.6编辑工作表
插入单元格
选择插入位置的单元格，选择“被插入位置”上现有单元格“右移”还是“下移”。
插入行或列（总在当前位置的前面插入）
新“行”位置：
在当前行的“上面”插入新空白行。
新“列”位置：
在当前列的“左面”插入新空白列。
删除单元格或行、列（删除）
单击“编辑”菜单下的“删除”命令。
清除单元格（清空）
不删除单元格，只是删除单元格中的全部或部分内容。
A.单击“编辑”菜单下的“清除”命令，在子菜单中选择命令内容。
B.按“Delete”键。
C.向上拖动“填充柄”。
查找和替换
选定要查找（替换）的区域，如果只选一个单元格，则认为搜寻整个工作表；
单击“编辑”菜单下的“查找”命令（或“替换”命令），填写对话框，单击“查找下一个”按钮。
编辑单元格的内容
在“工具”菜单下的“选项”命令中设定。
工具菜单的选项命令
在“选项”命令中，可设定：
视图、重新计算、编辑、常规、自定义序列、图表、颜色。
拼写检查和自动更正
在“工具”菜单中，打开“拼写”等相应命令。
（也可用常用工具栏上的相应按钮）
2.7格式化工作表
在“格式”菜单中的“单元格”命令下完成。
格式化工作表是指对工作表中的数字、字体形式及大小、颜色、文字对齐、单元格边框、底纹图案等格式信息进行定义。
数字格式
改变数字的小数位数、改数字位千分位格式：
单击常用工具栏上相应按钮；打开“格式”菜单中的“单元格”命令，选项操作。
字符格式
选定要格式化的区域，单击常用工具栏上相应按钮；打开“格式”菜单中的“单元格”命令，选项操作。
时间和日期格式
选定要格式化的区域，单击常用工具栏上相应按钮；打开“格式”菜单中的“单元格”命令，选项操作。
自动套用格式
选定要格式化的区域，单击常用工具栏上相应按钮；打开“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，选项操作。
条件格式
选定要格式化的区域，单击常用工具栏上相应按钮；打开“格式”菜单中的“条件格式”命令，在“条件格式”对话框中，选项操作。
可更改、添加或删除条件格式。
条件可以是公式（公式前要加“=”）、可以是单元格数值。
在“条件格式”对话框中，单击“格式”按钮，将弹出“单元格格式”对话框，可设定“字体”、“边框”、“图案”（也可在“格式”菜单中的“样式”命令中完成）。
合并单元格（在“格式”菜单“单元格”命令的“对齐”选项卡中）
选定要合并的区域，打开“格式”菜单中的“单元格”命令，将弹出“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡。
在“对齐”选项卡中，下端“文本控制”选中“合并单元格”复选框。
还可以完成数据的“水平对齐”、“跨列居中”、“垂直对齐”、“改变文字的排列方向”、“自动换行”等各项操作。
合并单元格后，只能保留区域“最左上角”单元格内的数据；若保留全部数据，应先复制到区域“最左上角”单元格内。
单元格内容的缩进
A.常用工具栏上的“缩进”按钮，每单击一次，缩进一个标准字体的宽度。
B.打开“格式”菜单中的“单元格”命令，将弹出“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，调整“缩进”量。
调整行高、列宽
A.鼠标拖动。
B.精确调整：
利用“格式”菜单中的“行”、“列”命令。
添加边框、底纹
A.利用工具栏上的“边框”按钮。
B.打开“格式”菜单中的“单元格”命令，将弹出“单元格格式”对话框，单击“边框”或“图案”选项卡。
添加工作表背景
打开“格式”菜单中的“工作表”命令，在子命令中可完成“背景设置”、“重命名”、“隐藏”等各项操作。
2.8数据保护
防止报表机密内容泄露。
保护工作簿、工作表
选定要保护的工作簿（工作表），打开“工具”菜单中的“保护”命令。
单元格保护
打开“格式”菜单中的“单元格”命令，将弹出“单元格格式”对话框，单击“保护”选项卡。
单元格保护是对单元格的内容进行“锁定”和“隐藏”。
锁定——禁止编辑。
隐藏——指隐藏单元格的公式，使公式不在“编辑栏”内被显示。
第三章公式与函数
3.1公式
修改数据
A.重新输入：
单击单元格，直接输入，旧数据被更新。
B.只做修改：
双击单元格，修改。
C.公式修改：
单击单元格，在“编辑栏”内修改。
输入、编辑公式和四则运算
A.算术运算符
除号——正向斜杠“/”。
乘幂——脱字符“^”。
B.比较运算符
不等于——“<>”。
C.文本运算符
连字符——“&”。
将两个“文本值”连成一个“文本值”。
引用运算符
冒号——“：
”区域运算符。
对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用。
如B5：
B15。
逗号——“，”联合运算符。
将多个引用合并为一个引用。
如SUM（B5：
B15，D5：
D15）。
空格——交叉运算符。
产生对同时隶属与两个引用的单元格区域引用。
如SUM（B5：
B15A7：
D7）。
输入和编辑公式（在“插入”菜单下的“函数”命令）
选定单元格，输入“=”（或单击编辑公式“=”按钮、粘贴函数“fx”按钮）,输入公式内容。
单元格的引用（公式的灵活性是通过单元格的引用来实现的）
A.绝对引用——使用“$”符号做前缀，对于函数也是如此。
如在F4中输入“=$B$4+$B$4*4/7+$D$4-$E$4”。
将F4复制到F5公式值仍为F4的值。
B.相对引用——只将公式形式拷贝到其它单元格，数值自动改变。
C.混合引用——如在A中的输入该为“=$B4+$B4*4/7+$D4-$E4”。
只固定了“列标”，“行标”不固定。
日期和时间的运算（如计算职工工龄或出勤天数）
A.计算其中天数：
如在A1单元格内键入：
="2003-10-20"-“2003-8-9”
B.计算间隔时间：
时分秒之间用“：
”分隔。
键入：
="10：
20"-“8：
9”
计算其中的时间数值
注意——两者都必须使用英文引号。
数值精度
确定保留几位小数
A.利用“格式工具栏”上的格式按钮。
B.利用“格式”菜单下的“单元格”命令，在弹出的“单元格式”对话框中确定。
如货币：
在分类列表框单击“货币”格式；在“小数位数”编辑框中，确定小数位数；在“货币符号”编辑框中，确定“无”；按“确定”按钮即可。
公式计算和循环引用
控制公式计算方式（当单元格数据改变时，重新计算）
在“工具”菜单中的“选项”命令下，进入“选项”对话框；打开“重新计算”选项卡；在“计算”一栏中，选中“自动重算”复选框。
3.2函数
函数的组成
A.函数“=”符号：
表示是公式、函数。
B.函数名：
英文缩写，无大小之分。
C.括号（）：
包含函数的参数，及函数的输入值。
注意：
括号必须成对使用，括号与参数之间不能有空格。
D.参数：
有的函数没有参数。
函数的输入和输入带有函数的公式
A.使用函数向导——单击要输入的区域；打开“插入”菜单中的“函数”命令；选择函数类型，按确定；输入参数。
输入参数时，可以在公式编辑栏手动输入。
也可在函数对话框内输入。
或用鼠标点选单元格。
B.键盘输入函数——单击要输入的区域；输入“=”符号，输入函数名和左圆括号，输入参数，输入函数的右圆括号。
如输入：
“=SUM（A1：
A10）”。
C.使用公式选项板——单击“=”或“fx”按钮，在函数下拉列表中选择。
公式中的函数以同样的方法输入即可。
常用函数
**A.和函数SUM——是一个数学与三角函数，对number1、number2……数字求和。
对于区域运算，可利用引用运算符“：
”如C2：
C8（指C2到C8共计八个单元格的数值相加）
也可以键盘输入参数值number1、number2……
也可以用鼠标选中参数所在的单元格。
**B.记数函数COUNT——是一个统计函数，统计计算数组或单元格区域中数字项的个数。
**C.算术平均值函数AVERAGE——是一个统计函数，计算参数平均值。
**D.取整函数INT——是一个数学与三角函数，运算结果是实数，向下取整后最接近的整数值。
如输入1.99其结果是1。
**E.舍入函数ROUND——是一个数学与三角函数，运算结果为某个数字按指定位数舍入后的数字。
如“-59.8555保留二位小数”。
在ROUND（-59.8555，2）。
F.最大值函数MAX——是一个统计函数，取最大值。
*G.余数函数MOD——是一个数学与三角函数，运算结果是两数相除的余数。
Number是被除数；Divisor是除数。
H.平方根函数SQRT——是一个数学与三角函数，开平方。
**I.条件检测函数IF（Logical_test,Value_if_true,Value_if_false）——逻辑函数，执行真假判断。
如工资个人所得税计算：
800元以上20%税金，800以下4%税金。
逻辑测试条件大于800元；
条件为“真”，大于800；
条件为“非”，小于800。
在三个编辑框分别输入“G4>800”、“（G4-800）*20%”、“G4*4%”；单击确定。
3.3公式和函数的深入使用
在工作表之间引用数据
A.在工作表间的函数和公式运算
在工作表间复制公式：
“=函数名（引用表名称！
绝对引用单元格名称，……）”。
如输入：
“=SUM（Sheet1!
B5,Sheet2!
B5）”。
B.在工作簿间的函数和公式运算
在工作簿间的函数和公式运算
在工作簿间复制公式：
“=函数名（[文件名.xlc]引用表名称！
绝对引用单元格名称，……）”。
如输入：
“=SUM（[簿名]Sheet1!
B5,[簿名]Sheet2!
B5）”。
第四章数据分析
4.1图表
图表要素和术语
A.数据系列和图例——图表的数据起源于工作表的行和列，它们被按“行”或按“列”分组而构成各个数据系列，各数据系列的颜色各不相同。
图例：
说明各数据系列的颜色和图案的示例就是图例。
B.分类轴——X轴常用来表示时间或种类，称分类轴。
C.数值轴——Y轴用来表示数值的大小。
D.标题——图表名称。
E.轴标题——是图表中使用坐标轴来描述数据内容时的标题。
建立图表
利用“图表向导”建立图表。
单击“插入”菜单中的“图表”命令，启动“图表向导”。
编辑数据表
图表选中后，菜单栏的“数据”项变成“图表”项。
打开“图表”菜单中的“添加数据”命令，添加数据。
编辑已有图表（选中要编辑的图表）
在“图表”菜单下，编辑已有图表，就是对图表类型、数据系列、标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等图表元素的编辑。
图表删除：
选中图表，按“Delete”键即可。
4.2图表元素的格式
设置图表元素格式的方法（在“格式”菜单下的“图表区”命令中）
A.双击图表元素，弹出“图表区格式”对话框。
B.单击图表，选中它；打开“格式”菜单下的“图表区”命令。
C.单击图表，选中它；打开“视图”菜单下的子菜单“工具栏”，单击“图表”命令。
D.直接用“右键”单击打开。
图表标题和坐标轴标题格式
A.单击被操作对象，如坐标轴，选中它。
B.打开“格式”菜单，设置字体、字号、颜色及对齐方式等。
坐标轴格式
调整刻度等。
图例格式
调整图例的字体、颜色等。
图形区格式
调整绘图区颜色等。
数据系列格式
可以调整系列次序、系列边框和颜色。
4.3常用分析方法
数据清单
实际上就是工作表中的一个区域，即把一个二维表格看成是一个数据清单。
其特点：
清单中的每一列为一个字段。
每一列的列标题为字段名（必须在第一行），如姓名、数学、物理等。
每一行为一个记录，即各个字段的一个组合。
数据记录紧接在字段名行的下边，不能有空行或空列。
数据清单与工作表的其它数据之间应至少留有一个空白行和一个空白列。
一般情况一张工作表内，建立一个数据清单和一个清单标题。
排序
A.单击数据区域的任何一个单元格；
B.打开“数据”菜单下的“排序”命令，弹出“排序”对话框，默认为按“列”排序。
若要按“行”排序，在“排序”对话框下边，打开“选项”命令，确定按“行”还是按“列”排序。
注意：
因字段名行不参与排序，所以数据清单中如果含有字段名行，应单击“有标题行”按钮将其排除。
分类汇总
分类汇总是将相同类别的数据进行统计汇总，以便对数据进行管理和分析。
A.首先按照要分类的字段排序；
B.单击数据区域的任何一个单元格；
C.打开“数据”菜单下的“分类汇总”命令，弹出排序对话框；
E.填写“列表框”。
选中对话框下边的两个复选框：
“替换当前分类汇总”、“汇总结果显示在数据下方”。
多种统计的分类汇总
第一步：
重
升级会员 