跟单毕业设计解析.docx
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跟单毕业设计解析
关于出口儿童玩具的跟单流程探讨
系（分院）：
工商学院
专业班级：
国际商务3121
学生姓名：
钟紫群
学号：
1236253143
指导教师：
王一名
.
二0一五年四月二十九日
2015届国际商务专业毕业设计开题报告
学生姓名
钟紫群
专业班级
国际商务3121
指导教师
王一名
选题
关于出口儿童玩具的跟单流程探讨
根据学院的教学计划安排，我已完成相应学分的修读，现申请进行毕业设计，具体思路如下：
一、设计背景
在校三年中，主要学习了《国际贸易导论》、《外贸跟单与生产跟单》、《商务英语》、《外贸业务协调》、《制单与审单》、《报关报检实务》、《船贷与货代》、《进出口商品归类》、《国际商法》等课程，了解了海关的监管措施、相关法律、国家外贸政策等基础理论；学到了外贸订单处理、生产订单处理、出运管理、单证操作、报关单填制等技能。
该毕业设计就是围绕实习工作中一笔真实业务,从接到订单开始，然后下单给工厂，之后包括跟进工厂寄出内外部测试板、签板、客人签板，客人抽板验货跟验大货，万利验货；订购客人所需的贴纸等方面的工作事项；处理验货报告中的事项等。
二、卷宗基本内容
卷宗基本内容包括：
所在公司与贸易公司介绍、交易产品的信息、工厂的选择、收到客人订单后向工厂下单后的一系列跟单任务，有订购贴纸，跟进测试板与签板的寄出、自己公司验货的日期与结果、客人抽板与验大货的日期与结果。
最后为自己在实习阶段的收货与体会，在未来工作中应该注意的地方。
三、毕业设计拟采用的方式
Simtrade等教学仿真软件提供的资料（）
在实习公司实习中搜集的资料（
）
通过网站搜集的资料（）
四、时间安排
1．2015年2月20日前，完成合格的跟单背景和卷宗目录。
2．2015年3月1日前，完成合格的工厂选择模块卷宗。
3.2015年3月15日前，完成合格的生产进度跟单模块卷宗。
4．2015年3月30日前，完成合格的产品质量跟单模块卷宗。
5．2015年4月10日前，撰写业务总结，完成毕业设计。
指导教师意见：
签名：
日期：
业务卷宗目录
序号
内容
页码范围
备注
1
业务背景介绍
2
进出口商介绍
4-5
3
商品信息
6
4
工厂选择阶段
5
工厂选择
7
6
生产进度跟单阶段
7
向工厂下单
8-10
8
订购贴纸
11-13
9
签板、测试板
14-16
10
测试报告
17-20
11
大货出运
21
12
产品质量跟单阶段
13
客人订单介绍
22-23
14
客人抽板验货
24
15
客验大货
25-26
16
万利验货结果与照片
27-30
17
跟单总结阶段
31-33
18
19
业务背景介绍
出口商介绍
公司名称（中文）：
宁波万溢玩具技术咨询有限公司
公司名称（英文）：
MGSGroupLtd.
地址（中文）：
浙江省宁波市海曙区启文路125弄11号四栋
地址（英文）：
Block4,No.11,Lane125,QiwenRoad,HaishuDistrict,Ningbo,ZhejiangProvince,China
公司总经理：
杨智伟（Vincent）
电 话：
0574-87078285传 真：
0574-87078273
邮编：
315606E-mail:
Vincentyeung@
网址：
公司介绍：
该公司是一家大型港资企业在宁波的办事处企业，成立于2013年。
主要经营盒装玩具、毛绒玩具、充气玩具、节日玩具（圣诞节、复活节、万圣节……）等产品。
公司有OEM（新产品设计及研发）、OPEN、GL（产品采购，寻找新供应商）、MIT自家工厂生产，万利玩具投入了大量资源，已确保其产品能够配合最新的市场需求及满足客户的要求，产品主要销往欧洲、东南亚、澳洲、中东等地区。
进口商介绍
公司名称：
KmartCorporation
公司地址：
3333BEVERLYRD,HOFFMANESTATES,IL60179
企业法人：
Michael（USManager）
所属国家：
美国
电话：
847-286-4921
E-mail：
网址：
公司介绍：
该公司是一家大型连锁超市，成立于1899年。
主要经营家居用品、玩具产品、各类时髦服装、各式各样生日礼物、手机等,各种你需要的东西Kmart都有，并且都是具有最佳时尚底价并且高质量的产品，产品主要进口自亚洲国家等地区。
每年Kmart通过当地的商店投资计划来筹款支持数以百计的学校、幼儿园和当地社区团体。
∙Thecompanyisachainhypermarket,wasfoundedin1899.Mainlyengagedinhouseholditems,toys,allkindsoffashionableclothing,avarietyofbirthdaygift,mobilephonesandsoon,allwhatyouwant,Kmartcansatisfyyou,andallarebestlowestpriceandhighqualityproducts.TheproductsaremainlyimportedfromcountriesinAsiaandotherregions.EachyearKmartsupportshundredsofschools,kindergartensandlocalcommunitygroupswiththeirfundraisingeffortsviaourlocalstoreinvestmentprogram.
商品信息
产品编号：
#93495
中文名称：
涂鸦板2个装英文名称：
JKDOODLEBOARD2PKASST
产地:
惠州市博罗县
销售单位：
香港万利玩具有限公司
包装单位：
惠州市博罗县维多利玩具有限公司
毛重：
7.44LB外箱尺寸：
13.50X11.50X10.30（宽深高）
商品图片：
数量：
19002pcs
第三阶段工厂选择阶段
工厂选择可以是在广交会上看中自己想要的产品，然后向卖家发出询盘，我司购进然后再出口到国外，但基本都是在阿里巴巴国际站上搜寻工厂，将价格、规格、品质、数量、包装等要求告知并询问他们是否能生产这些产品；又或者是看到有相似的产品的话，可以直接跟工厂沟通让他们寄样品过来给我们先参考，这个时候就要先开始询价，货比三家最后选择向哪家工厂下单。
但也有些虽然写着是生产环保但最后生产出来的产品并不环保的工厂，所以就需要市场部的同事去访问工厂，亲自去看看这家工厂符不符合我们产品的生产。
市场部是按照产品的不同类型来分类，有毛绒玩具、派对玩具、木制玩具等，相应产品的工厂也是由市场部的同事进行寻找。
维多利这家工厂是我们一直在下单生产这个产品的，所以我们是老客户了，对于工厂的一些信息也十分了解。
惠州市博罗县维多利玩具有限公司属于港资企业，创建于2003年3月，工厂在广东惠州，主要生产塑胶电子玩具产品，是惠州玩具行业知名企业，产品全部出口，主要销往美国、欧洲、日本等地。
公司已通过了ISO9001：
2000质量体系认证，从成立开始，公司的管理层及员工实施执行ISO9001：
2000质量管理系统和环境、健康、安全管理系统。
香港公司名称为：
MANILINKLTD
惠州工厂名称：
VictoryToyCo.,Ltd
第四阶段生产进度跟单阶段
1、向工厂下单
在系统开好PO后交由香港本组经理，经理核对并确认了这份PO上的内容后签字再发给我们，由我们放单给工厂。
PO主要包括工厂名称、产品厂价、箱唛内容、产品主要信息和一些样板的寄出，如下图1-图3所示：
图1PO第一页
图2PO第二页
图3PO第三页（箱唛资料）
2、订购贴纸：
由于这个客人需要外箱条形码贴纸，贴纸是由我司来负责订购（一般都是跟新源宏印刷厂）。
与印刷厂往来电邮，如图4-图5所示：
图4与工厂往来电邮
（1）
图5与工厂往来电邮
（2）
3、向印刷厂下单
给印刷厂的订单如图6所示：
图6给印刷厂订单
贴纸样式与印刷厂的报价，如图7所示：
图7贴纸样式
当新源宏回复交期时需要做贴纸的收条，将收条发给新源宏并要求与贴纸一起寄出，新源宏寄出贴纸给了快递单号后通知工厂有贴纸寄出将快递单号与贴纸收条一同发给工厂，要求工厂收到贴纸后回签。
回签是证明工厂收到过该贴纸最有力的凭据，因为有些工厂总是会把贴纸乱丢或者是因为时间长了就不记得把贴纸放在了哪里……为了避免这些所以需要工厂配合回签收条。
当工厂说他们没有该贴纸时我们可以用收条和往来的电邮提醒他们。
但是也不乏缺少那些不肯负责任的工厂，说什么都是不肯回签。
工厂回签收条如图8所示：
图8工厂回签收条
4、跟进签板和测试板的进度
由于这个产品的万利签板跟内部测试板是由工程师来跟进，我们需要的只是跟进客人签板跟外部测试板。
有些时候工厂已经有我们的签板并该客人是可以用那只签板的来让QC验货，就不需要再寄去香港签。
外部测试板是要看这个客人是否要求做外部测试，外部测试由第三方公证行来做，主要的有ITS、BV这两家。
以下为出给工厂电邮内容，如图9所示：
图9
我们所有的产品都是需要做内部测试的，只有内部测试通过了才能做去做外部测试，Kmart这个客人比较特殊，当我们一放PO时就要问工厂拿样板做外部测试，这个叫产前测试（Pre-Production），产前测试跟内部测试都通过了，就可以叫工厂寄出从大货中抽取的外部测试板去公证行，这个叫产中或者产后测试（Production）一般都是做这两次外部测试，但是也会有例外需要做第二次产后测试。
图10为PO中讲明需要寄出各种样板的时间规定：
图10PO第五页
这张订单中工厂寄出产前测试样测试后的结果是不通过的。
但是因为船期很赶，客人那边确认同意不需要重新提交印刷的证明。
但是要保证大货上的印刷包装是正确，颜色也会有所改善。
因为这个产品的包装是规定要用客人指定规格的，PO上也有注明这一点。
客人说明工厂将包装的颜色印的有点深了，建议再调校颜色稍微浅一点，专色的油墨色调要配合CC-Card和Pantone标准。
包装的涂层也不正确，应该是用水性–光面来保护。
如图11所示：
图11PO第四页
5、获取测试报告
Pre-Production通过测试报告，测试报告必须要公证行相关人员签字才有效。
下面为测试报告的部分内容，如图12-图13所示：
图12
图13
在Pre-Production报告出来后才能将外部测试板寄去测试行（因为测试行在香港，所以工厂在之前就先将样板寄去了香港办公室），一般测试要7个工作日，加急是5个工作日（加HKD120），紧急的话是3个工作日（加HKD168），加急跟紧急需要额外的费用由工厂承担。
这批货的ClosingDate在1/31/2015,1/28之前必须要有Production报告，所以这次必须要采用紧急。
Production报告测试内容比Pre-Production少了，主要就是产品安全这一块，也是以公证行相关人员签字才有效。
如图14-图15所示：
图14
图15
6、安排大货出运
产品做了测试并验货通过后就可以通知工厂放货了，Kmart的订单Shipping（船务）组的同事一般都是在规定船期提前一个月（至少需要提前10-20天）就算好柜型，然后在Booking上显示出来订给货代去安排好仓位。
按照之前跟工厂确定的贸易术，是由工厂将货物送至港口的就由工厂负责；工厂只负责生产大货完成后放在工厂货仓库的就需要我们的人负责去将货物送至港口。
我们只负责到货物验完货后通知工厂可放货为止，接下来的事项是由Shipping组的相关同事负责跟进。
第五阶段产品质量跟单阶段
客人一张单子上只有1个产品但至少有三个不同船期，图片为客人订单中最主要的两页。
如图16-图17所示：
工厂名称、地址与联系方式
图16客人订单第一页
图17客人订单第二页
这一份内容里面包括客人产品号、货描、外箱尺寸、我们报给客人每只的价格、客人的零售价、包装类型还有最重要的产品数量与船期等内容。
关于验货主要有三种：
（1）客人抽板：
通常是第一水的货生产到30%时由客人QC来抽板。
PP跟工厂联系好抽板时间然后告知，我做一份预约客验的表格给客人QC，如果他们最后接受了就通知PP告知工厂按这个时间来抽板。
如果客人QC那边回复这天验货太紧张等，就需要PP跟工厂另外洽定时间。
预约客验抽板的表格，如图18所示：
图18预约客验抽板申请表
（2）客人验大货：
抽板完或者是大货生产差不多之前PP就会提前跟工厂商量客验大货日期，然后再出电邮告知，因为这次我要按照船期来计算这个日期是否可行，如果可行就做预约验大货的表格给客人QC，他们接受这个日期就可以通知PP告知工厂按此日期验货。
预约验大货的表格，如图19所示：
图19预约验大货申请表
客人QC验完货后的报告，结果均为PASS后就可以让PP通知工厂放货了，如图20所示：
图20客验报告
（3）万利验货：
一般是当大货生产到100%，除非客人规定生产到80%要客验了，公司QC就会按照之前PP跟工厂订的客验时间之前先去验货。
万利验货报告，如图21所示：
图21万利验货报告
部分验货照片，如图22所示：
图22验货照片
万利验货报告分三种结果：
PASS&PENDING&REJ
当报告是在PASS的情况下，我们也会看报告对应的客人跟PO号是否属于我们跟进，检查图片箱唛是否正确。
当报告是在PENDING&REJ的情况下，我们需要看QCComment是关于产品哪一方面的不足，如果是彩盒、包装、功能、外观等方面需要找跟进的工程师跟相应的市场部同事来处理；如果是箱唛内容、贴纸位置等方面的问题，就需要我们自己来检查后告知香港同事，可接受的情况下就需要香港同事签回AOD（AcceptonDeviation-批准走货）给QC。
签AOD的验货报告跟电邮，如图23-图24所示：
图23签回AOD验货报告（关于备注1）
图24工程师AOD关于备注2、3、4的电邮
第六阶段跟单总结阶段
我们只是香港公司在宁波地区的一家办事处，我们这边所有的工作都是由香港上级直接给我们的，每个人都是跟着不同的小组，有自己需要去了解的10多个客户。
如果是像Wal-mart和DollarTree这样的客户就是由专门一个人负责。
工厂都是由市场部的同事在阿里巴巴上面去寻找、联络沟通，要求工厂寄样板来给我们参考，也是由他们去访问工厂，查看工厂的环境。
每年12月中旬后陆陆续续会有一些客人去到香港的ShowRoom挑选产品，客人挑选一个产品我们就要开始做报价单，在最短时间内做完客人所选的全部产品的报价单后给公司内部审核人员批核后再需要我们进入系统去修改报价单，再做成客人规定格式的报价单向客人报价，通常是第二天就跟客人开会报价。
（也有些客人没来到香港挑选产品的，就由销售去向客户介绍，老客户一般都会对我们的产品有所了解，新的产品就需要销售重点介绍了）。
客人看完报价单后回去会选自己最终要下单的产品给销售，然后销售再给香港办事处的同事。
当我们收到客人的订单后就要开始进系统开Pre-SI（主要是让公司内部人员知道有什么客人下单，数量、船期、产品种类等方面的信息）和SO（里面最重要的内容是箱唛资料）。
当Pre-SI由本组经理接受后便可以开PO（有些是GL-充气产品，就需要GL-PP来接受这份Pre-SI,GL的产品都是由GL相关同事负责）。
开好PO需要先由经理来核对，最后确认工厂名称、厂价、数量等无误后才能将PO放给工厂，生产大货。
PO一放给工厂就需要问工厂板期，要先寄给我们公司QA（产品安全监测部）的同事检测合格才行，生产大货到差不多80%后可以安排工厂寄内部测试板到我们自己的实验室先去做实验，物理跟化学都通过后才能安排工厂抽板寄去公证行做测试。
但是不排除我们自己测试结果是不通过但是工厂一直以来是用这个材料做产品都是测试通过的情况，在船期紧张的情况下仍会先叫工厂寄外部测试板去测试行做测试。
测试报告出来后就需要发给负责测试报告方面的文员去让她更新系统。
当工厂在寄内部测试板时需要先确认工厂是否有我们公司的签板（1年之内的）如果没有就需要再寄样板来给我们公司签，还需要客人确认板。
一般需要的就是签板、客人确认板、内部测试板和外部测试板。
我接触过的客人只有Kmart是需要抽板验货的，在大货生产到30%的时候抽板验货，大货生产到100%时验全部大货。
所有的验货都是需要公司内部的QC人员在客人QC来之前几天先去验货一次才行。
无论是抽板还是验大货预约客验时需要做一份表格给客人QC。
其余的都是按客人要求，如果需要客验就要跟工厂约时间，如果不需要客验直接公司内部QC验货通过就可以放货。
之后就交由船务部的同事按照之前订舱的时间来准备出货。
在外贸公司实习期间，收获还是颇多，通过直接参与公司的运作过程学到了一些实践知识，可以运用到在学校学到的理论知识，加深了对理论知识的理解，对跟单的流程也有了自己的认识，在实习中学到的东西真的比在课堂上学到的更能让我记忆深刻。
每天重复单调繁琐的工作时间久了就会厌倦，可是又不能马虎，必须要有责任心，认真完成。
在学校的时候老师就说过跟单是辛苦的工作，因为要跟工厂打交道，有时可能会被工厂气个半死，现在想想是真的。
我碰到一家工厂每次只有他们自己有问题了就会出电邮问我们，我们出电邮给她们的时候就是不回或者是很晚才回，每次在电话里面说马上会回复，等挂了电话之后马上就忘记了，要催好几遍才可以。
工厂寄出测试样板通常情况是用寄付的，可是有些工厂会觉得自己这批单子的盈利也不是很多说什么就不肯用寄付，这样我就又要询问香港的同事来处理这些事情，另外还要跟工厂沟通。
要了解一个客人对出货之前的要求是我们必须要做的事情，测试跟验货是每个客人都需要的，每次工厂寄出内外部测试板都需要更新系统里的寄出时间，我总是忘记，每次都是在这些资料被Load出来的时候才会去更新，然后又需要去找这些时间。
还有就是做事心会太急，有一两次开PO时，因为一次性开太多又有点赶，居然将一两张PO忘记了转为正确的工厂名称，被检查出来才意识到。
细心是我现在开始就要注意的事情，尽自己最大的努力不去犯低级的错误，做完事情就要检查一遍，不要太过心急。
产品测试方面的事情是在学校学不到的，在跟进内部测试板做测试的时候可以了解到：
物理需要做跌落、拉力、燃烧等测试，还要测试一些产品的尖点、利边；化学需要做重金属、邻苯二甲酸盐等测试。
在往后的日子里我需要改变自己做事的态度，不能再浮躁了，要细心并耐心的完成将错误率降到最低，不能再给工作带来负面的影响；要学会多与人沟通，增强自己的说话技巧，能够更好的表达出自己需要了解的问题；在工作上面我的能力确实是不够的，这有待提高。
还需要提高的是工作的主动性，我有时候会按照自己的直觉去做事，虽然是做对的，可是我并不知道我为什么要做这件事情，偏偏我的上级也是那种我不去问他也不怎么会说的的人。
现在我已经习惯每次做事情之前都会问，把我不懂不清楚的先全部问一遍让自己了解了，这样做事就更加顺利；我的英语水平也一般般，虽然看得懂一般的电邮内容，可是专业性的单词就有些不懂了，在遇到的时候我应该记下来空闲的时间可以多看看加深印象。
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