知识产权管理体系建立流程.docx
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知识产权管理体系建立流程
知识产权管理体系具体设计实施细则
一、设计实施时应充分考虑以下因素的影响（要求：
企业自身的实际情况）：
1、经济和社会发展现状，法律和政策要求；
2、企业的发展要求、竞争策略、所属行业特点；
3、企业的经营规模、组织结构、产品核心技术。
二、参与部门
知识产权部门、研发部门、人事部门、销售部门、市场部门、财务部门、战略部门、采购部门、行政部门
三、管理体系构成
1、总体要求（要求：
在要求开始部分提出总体要求）
企业应按照本标准要求建立知识产权管理体系、实施、运行并持续改进、保持其有效性，并形成文件
2、文件要求：
①总则（要点：
知识产权文件体系）：
知识产权管理体系文件应包括：
、知识产权方针；
、知识产权手册；
、本标准要求形成文件的程序和记录。
②文件控制（要点：
文件管理、控制的手段、方法和形式）：
知识产权管理体系文件是企业实施知识产权管理的依据，应确保：
、发布前经过审核和批准、修订后再发布前重新审核和批准；
、文件中的相关要求明确；
、按文件类别、秘密级别进行管理；
、易于识别、取用和阅读；
、对因特定目的需要保留的失效文件予以标记。
③知识产权手册（要点：
知识产权管理文件及其相互关系的文件体系化）：
编制知识产权手册包括：
、知识产权机构设置、职责和权限的相关文件；
、知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用；
、知识产权管理体系过程之间相互关系的表述。
④外来文件与记录文件（要点：
外来文件、记录文件的管理要求）：
编制形成文件的程序，规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置所需的控制。
对外来文件和知识产权管理体系记录文件应予以控制并确保：
、行政决定、司法判决、律师函件等外来文件进行有效管理，确保其来源与取得时间可识别；
、建立、保持和维护记录文件，以证实知识产权管理体系符合本标准要求，并有效运行；
、外来文件与记录文件的完整性，明确保管方式和保管期限。
4、管理职责
1、管理承诺（要点：
最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人）
最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，应通过以下活动实现体系有效性：
a）制定知识产权方针；
b）制定知识产权目标；
c）确保知识产权的有关职责、权限和有效沟通；
d）确保资源的配备;
e）组织管理评审。
2、知识产权方针（要点：
知识产权方针是最高管理者推动知识产权管理的重要工具）
最高管理者应批准、发布企业知识产权方针，并确保：
a）符合相关法律法规和政策的要求；
b）与企业的经营发展情况相适应；
c）在企业内部得到有效运行；
d）在持续适宜性方面得到评审；
e）形成文件，付诸实施，并予以保持；
f）得到全体员工的理解。
3、策划
①、知识产权管理体系的策划（要点：
策划是最高管理者落实知识产权管理的必要环节）
最高管理者应确保:
a）理解相关方的需求，对知识产权管理体系进行策划，以确保满足知识产权方针的要求；
b）知识产权获取、维护、运用和保护活动得到有效运行和控制；
c）知识产权管理体系得到持续改进。
②、知识产权目标（要点：
最高管理者针对职能和层次，建立和保持知识产权目标）
最高管理者应针对企业内部有关职能和层次，建立并保持知识产权目标,目标应确保：
a）形成文件并且可考核；
b）与知识产权方针保持一致，内容包括对持续改进的承诺。
③、法律法规和其他要求
最高管理者应批准建立、实施并保持形成文件的程序，以便：
a）识别和获取适用的法律法规及其他要求，并建立获取渠道；
b）及时更新有关法律法规及其他要求的信息，并传达给员工。
4、职责、权限和沟通
①、管理者代表
最高管理者应在企业最高管理层中指定专人作为管理者代表，授权其承担以下职责：
a）确保知识产权管理体系的建立、实施和保持；
b）向最高管理者报告知识产权管理绩效和改进需求；
c）确保全体员工对知识产权方针和目标的理解；
d）落实知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源；
e）确保知识产权外部沟通的有效性。
②、机构（要点：
知识产权管理机构）
建立知识产权管理机构，配备专（兼）职工作人员，或委托专业的服务机构代为管理。
a）制定企业知识产权发展规划；
b）建立知识产权管理绩效评价体系；
c）参与监督和考核其他相关管理机构；
d）负责企业知识产权的日常管理工作。
其他管理机构负责落实与本机构相关的知识产权工作。
③、内部沟通（要点：
内部沟通的意义：
说明、说服、说动；内部沟通的方式：
正式的、非正式的，专门的、非专门的）
建立沟通渠道，确保对知识产权管理体系的有效性进行沟通。
5、管理评审
最高管理者应定期对知识产权管理体系的适宜性和有效性进行评审。
①、评审输入（要点：
为了改进的评审，评审与审核）
评审输入应包括：
a）知识产权方针、目标；
b）企业经营目标、策略及新产品、新业务规划；
c）企业知识产权基本情况及风险评估信息；
d）技术、标准发展趋势;
e）前期审核结果。
②、评审输出（要点：
改进方案及相应的资源）
评审输出应包括：
a）知识产权方针、目标改进建议；
b）知识产权管理程序改进建议；
c）资源需求。
五、资源管理
1、人力资源
1）知识产权工作人员（要点：
任职条件，相应的保障措施）
明确知识产权工作人员的任职条件，并采取适当措施，确保从事知识产权工作的人员满足相应的条件。
知识产权工作人员包括知识产权管理人员、专利工程师等。
2）教育与培训
·规定知识产权工作人员的教育培训要求，制定计划并执行；
·组织全体员工按业务领域和岗位要求开展知识产权培训，并形成记录；
·组织对中、高层管理人员进行提升知识产权意识的培训，并形成记录；
·组织对研究开发等与知识产权关系密切的岗位人员进行知识产权培训，并形成记录。
3）人事合同（要点：
在必需的合同中规定知识产权内容）
通过劳动合同、劳务合同等方式对企业员工进行管理，约定知识产权归属和保守秘密条款；明确发明创造人员享有的权利和负有的义务；必要时应约定竞业禁止和补偿条款。
·明确规定在劳动合同履行期间，劳动者负有保守用人单位知识产权或商业秘密不对外泄露的义务；
·对劳动者跳槽或解除、终止劳动合同后就业于同类企业，从事同种职业进行合理限制及应给予的补偿
·劳动者违反劳动合同约定的保守知识产权或商业秘密条款所应承担的责任，包括赔偿损失的数额和方式。
4）入职（要点：
知识产权背景调查的目的和方式，知识产权声明的内容）
·对新入职员工进行适当的知识产权背景调查，并与其进行充分沟通，
以避免侵犯他人知识产权。
·对于研究开发、产品线等与知识产权关系密切的岗位，企业应要求新入职员工签署知识产权声明。
5）离职（要点：
离职提醒的形式和内容，离职知识产权协议的内容：
义务和权利）
·对离职的员工进行相应的知识产权事项提醒；
·涉及核心知识产权的员工离职时，应签署离职知识产权协议或执行竞业限制协议。
6）激励（要点：
奖励、激励制度）
明确员工知识产权创造、保护和运用的奖励和报酬；明确员工造成知识产权损失的责任。
例如：
奖酬体系如何建设，物质+精神奖励结合，专利商用化奖励
2、基础设施（要点：
办公和工作条件）
根据需要配套相关资源，以确保知识产权管理体系的顺利运行：
1）软硬件设备，如知识产权管理软件、数据库、计算机和网络设施等；
2）办公场所（地）。
3、财务资源（要点：
经费保障）
应设立知识产权经常性预算科目，保障知识产权工作的正常进行，经费
项目包括：
1）用于知识产权申请、注册、登记、维持、检索、分析、评估、诉讼和培训等费用；
2）用于知识产权管理机构的运行费用；
3）用于知识产权激励的费用；
4）有条件的企业可设立知识产权风险准备金。
4、信息资源（要点：
信息是知识产权管理的基础）
应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：
1）建立信息收集渠道，及时获取所属领域、竞争对手的知识产权信息；
2）对信息进行分类筛选和分析加工，并加以有效利用；
3）在对外信息发布之前进行相应审批；
4）有条件的企业可建立知识产权信息数据库，并有效维护和及时更新。
六、基础管理
1、获取（要点：
结合业务需要获取知识产权，保证所获取的知识产权的合法性）
应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：
a）根据知识产权方针目标，制定知识产权获取的工作计划，明确获取的方式和途径；
b）在获取知识产权前进行必要的检索和分析；
c）保持知识产权获取记录；
d）保障发明创造人员的署名权。
专利挖掘工作是破除现实误区
企业专利管理工专利挖掘获取专利成果
作的基础防治财富流失
我们这样的公司专利培训+意识熏陶
没有专利
我们这样的项目宏观工作：
亲专利政策
不会有专利专利普及运动
微观工作：
专利普及运动原来我们有
我这样的工作动员技术人员这么多专利
不会有专利
专利是爱迪生专利奖励+专利指标
的事情
类型
保护客体
保护期限
地域性
保护成本
公开性
申请
排他性
商业秘密
非常广泛，无特别限制
理论上无限制
无限制
采取保密措施费用
无需公开
无需向官方申请
无排他性
发明专利
产品或者技术方案
发明专利10年
地域性
申请费、维持费
必须公开（保密专利除外）
需向专利行政部门递交申请
有排他性
2、维护（要点：
评估的目的与方法）
应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：
a）建立知识产权分类管理档案，进行日常维护；
b）知识产权评估程；
c）知识产权权属变更；
d）知识产权权属放弃；
e）有条件的企业可对知识产权进行分级管理。
3、运用
①、实施、许可和转让（要点：
知识产权对产品的贡献，许可是一个复杂的业务）
a）应促进和监控知识产权的实施，有条件的企业可评估知识产权对产品销售的贡献；
b）知识产权实施、许可或转让前，应分别制定调查方案，并进行评估。
②、投融资（要点：
结合知识产权金融政策）
投融资活动前，应对相关知识产权开展尽职调查，进行风险和价值评估。
在境外投资前，应针对目的地的知识产权法律、政策及其执行情况，进行风险分析。
知识产权出资入股----------知识产权质押---------知识产权担保
③、企业重组
企业重组工作应满足以下要求：
a）企业合并或并购前，应开展知识产权尽职调查，根据合并或并购的目的设定对目标企业知识产权状况的调查内容；有条件的企业可进行知识产权评估。
b）企业出售或剥离资产前，应对相关知识产权开展调查和评估，分析出售或剥离的知识产权对本企业未来竞争力的影响。
④、标准化（要点：
知识产权标准化如何落到实处）
a）参与标准组织前，企业应了解标准组织的知识产权政策，在将包含专利和专利申请的技术方案向标准组织提案时，应按照知识产权政策要求披露并做出许可承诺；
b）牵头制定标准时，应组织制定标准工作组的知识产权政策和工作程序。
⑤、联盟及相关组织（要点：
知识产权是联盟的基础条件，知识产权可以塑造企业间的关系）
参与或组建知识产权联盟及相关组织应满足以下要求：
a）参与知识产权联盟或其他组织前，应了解其知识产权政策，并进行评估；
b）组建知识产权联盟时，应遵循公平、合理且无歧视的原则，制定联盟知识产权政策；主要涉及专利合作的联盟可围绕核心技术建立专利池。
4、保护
①、风险管理（要点：
明确的风险意识和认识）
a）应采取措施，避免或降低办公、生产等设备及软件侵犯他人知识产权的风险；
b）应定期监控产品可能涉及的他人知识产权的状况，分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度，向决策层发出警示性信息，并提出防范预案；
c）有条件的企业可建立全面知识产权风险管理程序，对知识产权风险进行识别和评测，并采取相应风险控制措施。
②、争议处理（要点：
争议处理预案，经营思维与法律思维）
a）及时发现和监控知识产权被侵犯的情况，适时运用行政和司法途径保护知识产权；
b）在处理知识产权纠纷时，应评估诉讼、仲裁、和解等不同处理方式对企业的影响，选取适宜的争议解决方式。
③、涉外贸易（要点：
知识产权与国际贸易）
a）向境外销售产品前，应调查目的地的知识产权法律、政策及其执行情况，了解行业相关诉讼，分析可能涉及的知识产权风险；
b）向境外销售产品前，应适时在目的地进行知识产权申请、注册和登记；
c）对向境外销售的涉及知识产权的产品可采取相应的边境保护措施。
5、合同管理（要点：
合同是管理知识产权的基本工具和手段）
a）应对合同中有关知识产权的约定进行审查，并形成记录。
b）对检索与分析、预警、申请、诉讼、侵权调查与鉴定、管理咨询等知识产权对外委托业务应签订书面合同，并约定知识产权权属、保密等内容；
c）在进行委托研发或合作研发时，应签订书面合同，约定知识产权权属、许可及利益分配、后续改进的权属和使用等；
d）承担涉及国家重大专项等政府类科技项目时，应了解项目相关的知识
产权管理规定，并按照要求进行管理。
6、保密（要点：
保密与知识产权管理密切配合）
编制形成文件的程序，包括：
a）明确涉密人员，设定保密等级和接触权限；
b）明确可能造成知识产权流失的设备，规定使用目的、人员和方式；
c）明确涉密文件，规定保密等级、期限和传递、保存及销毁的要求；
d）明确涉密区域，规定客户及参访人员活动范围等。
7、实施和运行
1、立项（要点：
立项时的知识产权工作）
a）应分析该项目所涉及的知识产权信息，包括各关键技术的专利数量、地域分布和专利权人信息等；
b）通过知识产权分析及市场调研相结合，明确该产品潜在的合作伙伴和
竞争对手；
c）进行知识产权风险评估，并将评估结果、防范预案作为项目立项与整
体预算的依据。
序号
任务
输入
输出
主要工作内容
立项阶段
1
申请立项，组织市场调研
客户需求/公司规划
市场调研报告、市场需求规格书
调研小组主要从市场、经济、技术以及知识产权等方面进行调研
2
组织初始可行性分析
市场调研报告、市场需求规格书
市场可行性分析报告
主要对市场及经济可行性进行分析
3
进行预立项评审
市场可行性分析报告
评审报告
公司PRB根据调研活动的输出，对是否立项进行预评审
4
制定概念阶段详细计划及项目整体节点计划
产品开发任务书
概念阶段开发WBS计划、里程碑与交付件计划
PDT经理基于项目任务书和MRS，组织PDT成员制定概念与计划阶段计划，并根据实际情况，同时启动项目风险管理
5
收集需求，组织需求分析
市场需求规格书
产品需求规格书
SE组织系统分析和设计小组对MRS进行分析综合并转换为产品需求规格，同时考虑产品的工程特性需求（如EMC、安规、防护等），以及产品质量属性（如可靠性、可制造性等）
6
确定技术路线，制定备选方案
市场调研报告、产品需求规格书
技术可行性分析方案
SE组织PDT成员，根据产品的需求规格以及技术路线，提出可行性的备选方案，并推荐优选方案
7
进行技术评审TR1
产品需求规格书、技术可行性分析方案
技术评审报告
SE组织评审专家对产品包需求（包括市场需求、可服务性需求、可制造性需求、可采购性需求等）的完整性、完备性、技术的可行性进行评审
8
组织产品成本、业务分析，制定预算
市场可行性分析报告
产品业务计划
PDT经理组织PDT从市场、经济、技术和知识产权四个方面进行产品可行性分析，并进行项目预算，提交预算说明
9
进行概念决策评审CDR
产品业务计划
DR1评审报告、产品开发任务书
PRB对项目是否正式立项进行正式评审，主要关注此概念建议作为一个产品，是否具有足够的市场和业务发展潜力（相对于其他项目），需要提交评审的资料是初步的产品业务计划
2、研究开发
a）对该领域内的知识产权信息、相关文献及其他公开信息进行检索；对项目的技术发展状况、知识产权状况和竞争对手状况等进行分析；
b）在检索分析的基础上，制定知识产权规划；
c）跟踪与监控研究开发活动中知识产权，适时调整研究开发策略和内容，避免或降低知识产权风险；
d）督促研究人员及时报告研究开发成果；
e）及时对研究开发成果进行评估和确认，明确保护方式和权益归属，适时形成知识产权；
f）保留研究开发活动中形成的记录，并实施有效的管理。
3、采购
a）在采购涉及知识产权的产品过程中，收集相关知识产权信息，必要时应要求供方提供权属证明；
b）做好供方信息、进货渠道、进价策略等信息资料的管理和保密工作；
c）在采购合同中应明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等。
4、生产
a）及时评估、确认生产过程中涉及产品与工艺方法的技术改进与创新，明确保护方式，适时形成知识产权；
b）在委托加工、来料加工、贴牌生产等对外协作的过程中，应在生产合同中明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等，必要时，应要求供方提供知识产权许可证明；
c）保留生产活动中形成的记录，并实施有效的管理。
5、销售和售后（要点：
知识产权与市场结合）
a）产品销售前，对产品所涉及的知识产权状况进行全面审查和分析，制定知识产权保护和风险规避方案；
b）在产品宣传、销售、会展等商业活动前制定知识产权保护或风险规避方案；
c）建立产品销售市场监控程序，采取保护措施，及时跟踪和调查相关知识产权被侵权情况，建立和保持相关记录；
d）产品升级或市场环境发生变化时，及时进行跟踪调查，调整知识产权保护和风险规避方案，适时形成新的知识产权。
8、审核与改进
1、总则（要点：
审核的要求与目的）
策划并实施下列方面所需的监控、审查和改进过程：
a）确保产品、软硬件设施设备符合知识产权有关要求；
b）确保知识产权管理体系的适宜性；
c）持续改进知识产权管理体系，确保其有效性。
2、内部审核（要点：
内部审核的定位）
应编制形成文件的程序，确保定期对知识产权管理体系进行内部审核，满足本标准的要求。
3、分析改进（要点：
提出改进意见）
根据知识产权方针、目标以及检查、分析的结果，制定和落实改进措施。
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